Śledzenie czasu w zarządzaniu projektami: Narzędzia i spostrzeżenia

Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, śledzenie czasu jest zdecydowanie najlepszym sposobem na utrzymanie projektów na właściwym torze.

W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie, jeśli nie śledzisz, ile czasu Ty i Twój zespół poświęcacie na zadania i jakie postępy poczyniliście, prawdopodobnie nie jesteście tak wydajni, jak powinniście i nie przynosicie takich zysków, jak moglibyście.

Śledzenie czasu i efektywne zarządzanie czasem może pomóc ci osiągnąć to wszystko i wiele więcej.

W tym wpisie na blogu zajmiemy się dogłębnie tym , czym jest śledzenie czasu w zarządzaniu projektami, korzyściami płynącymi ze śledzenia czasu oraz najlepszymi aplikacjami do śledzenia czasu w projektach.

Zacznijmy od omówienia, na czym polega śledzenie zarządzania projektami.

Szukasz najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu do zarządzania projektami?

Wypróbuj Timeular za darmo i dołącz do tysięcy kierowników projektów, którzy śledzą z nami swój czas!

Wypróbuj Timeular za darmo

Czym jest śledzenie czasu w zarządzaniu projektami?

Śledzenie czasu w zarządzaniu projektami oznacza analizowanie postępu zadań i projektów, rejestrowanie czasu spędzonego nad każdym z nich, monitorowanie i optymalizację wykorzystania zasobów oraz zapewnienie, że projekty są realizowane zgodnie z harmonogramem i budżetem.

Mówiąc najprościej, śledzenie czasu pracy w zarządzaniu projektami zapewnia, że zespoły w pełni rozumieją, jak spędzają swój czas. Przy efektywnym działaniu, oprogramowanie do współpracy zespołowej może pomóc poprawić komunikację zespołów i workflow, oferując wgląd, który zwiększa ich produktywność.

WSKAZÓWKA: Zasady rozliczania czasu pracy dla pracowników

Dlaczego warto korzystać ze śledzenia czasu w zarządzaniu projektami?

Kiedy zarządzasz złożonymi projektami i nie masz możliwości śledzenia wydatków i zasobów, znacznie łatwiej jest napotkać problemy. Dlatego właśnie śledzenie czasu ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami.
Niektóre z powodów, dla których warto korzystać ze śledzenia czasu w zarządzaniu projektami, obejmują:

1. Śledź wydajność swoich zespołów: Śledzenie czasu pracy zespołu może zapewnić jasny obraz wydajności zespołu. Dzięki śledzeniu czasu można zidentyfikować obszary wymagające poprawy i zadania, które można po prostu wyeliminować. Ponadto zapewnia wgląd w informacje zwrotne w celu zwiększenia ogólnej wydajności zespołu.
2. Optymalizacja planowania i alokacji zasobów: Dokładne dane śledzenia czasu mogą pomóc kierownikom projektów zrozumieć, ile czasu ich zespół będzie potrzebował na wykonanie określonego zadania lub projektu. Dzięki tym informacjom można dokładniej przydzielać zasoby, zapewniając, że właściwi członkowie zespołu są przypisani do odpowiednich zadań we właściwym czasie, unikając przeciążenia zespołu.
3. Dokładne szacowanie czasu: Dzięki wykorzystaniu danych ze śledzenia czasu będziesz wiedzieć, ile czasu Ty i Twój zespół spędziliście na podobnych projektach lub zadaniach. Dane te umożliwiają kierownikowi projektu dokładniejsze oszacowanie czasu dla przyszłych projektów, usprawniając planowanie i harmonogramowanie projektów.
4. Dotrzymywanie terminów: Śledząc czas spędzony na zadaniach, łatwiej jest uzyskać przegląd postępów projektu i zidentyfikować potencjalne wąskie gardła. Dzięki tym danym możesz w razie potrzeby zmienić kurs, zapewniając, że projekty zostaną ukończone w terminach uzgodnionych z klientami.
5. Redukcja działań marnujących czas i wykrywanie nieefektywności: Śledzenie czasu pomaga zidentyfikować czynności i zadania, które zajmują zbyt dużo czasu i nie przyczyniają się do pozytywnych wyników projektu. Jako kierownik projektu możesz po prostu wyeliminować zadania marnujące czas i nieefektywności, co pomaga usprawnić procesy i poprawić ogólną produktywność zespołu.
6. Wsparcie w podejmowaniu decyzji: Śledząc czas, uzyskasz krytyczne informacje, które mogą pomóc w procesie podejmowania decyzji i ostatecznie przyczynić się do sukcesu projektu. Pomoże to również Tobie i członkom Twojego zespołu pozostać w zgodzie z celami i terminami projektu, ponieważ każdy będzie miał pełny wgląd w rozwój projektu i uzasadnienie niektórych decyzji.
7. Czas rozliczeniowy i fakturowanie: Dokładne śledzenie czasu ma kluczowe znaczenie dla różnych rodzajów rozliczeń projektów. Dla każdej firmy, która musi śledzić czas podlegający rozliczeniu, korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu pracy zapewnia, że godziny podlegające rozliczeniu są dokładnie rejestrowane, co prowadzi do przejrzystego fakturowania i bliższych relacji z klientami.
8. Przychody i koszty: zapewnienie dokładnego rozliczania czasu pracy to inteligentna strategia zwiększania przychodów i obniżania kosztów. Śledzenie czasu zapewnia, że rejestrujesz i rozliczasz więcej czasu, przestajesz oddawać swój czas za darmo i zaniżasz opłaty.

Przeczytaj: Czym są marnotrawcy czasu i jak ich zidentyfikować?

Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu

Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu

Pobierz teraz

Jak śledzić czas spędzony na projektach

Istnieje kilka sposobów i narzędzi do śledzenia czasu spędzonego nad projektami. Każdy z nich ma swoje wady i zalety, więc wybierając metodę śledzenia czasu, ważne jest, aby wybrać tę, która najlepiej pasuje do Ciebie i Twojego zespołu.

Zacznij od oceny wielkości zespołu, wymagań projektu i potrzeb w zakresie raportowania projektów, aby znaleźć najbardziej odpowiednie podejście do śledzenia czasu spędzonego na projektach.

Oto kilka praktycznych sposobów na śledzenie czasu w zarządzaniu projektami:

Zautomatyzowane narzędzia do śledzenia czasu

Zautomatyzowane narzędzia do śledzenia czasu pracy wykorzystują oprogramowanie lub aplikacje do automatycznego śledzenia czasu poprzez monitorowanie aktywności na komputerach lub urządzeniach mobilnych.

• Zapewniają one najdokładniejsze metody śledzenia czasu pracy, eliminując możliwość wystąpienia błędu ludzkiego. Narzędzia do śledzenia czasu pracy rejestrują dane w czasie rzeczywistym, zmniejszając ryzyko zapomnianych lub błędnie zgłoszonych godzin.
• Kolejną korzyścią jest to, że pracownicy mogą skupić się na swojej pracy bez konieczności ręcznego rejestrowania i obliczania czasu, ponieważ śledzenie czasu działa w tle. Usprawniony proces śledzenia czasu oszczędza cenny czas i zwiększa produktywność, umożliwiając bardziej efektywne zarządzanie projektami i alokację zasobów.
• Oprogramowanie do automatycznego śledzenia czasu pracy zapewnia szczegółowe raporty i analizy, które oferują cenny wgląd w to, jak czas jest przydzielany do różnych projektów, zadań i klientów. Dane te umożliwiają optymalizację workflows, identyfikację wąskich gardeł i podejmowanie świadomych decyzji w oparciu o rzeczywiste wykorzystanie czasu.
• Aplikacja do śledzenia czasu pracy jest idealna dla zespołów zdalnych, ponieważ nie wymaga odwiedzania biura w celu śledzenia czasu pracy.
• Wysyłają automatyczne przypomnienia o rozliczeniu czasu pracy, aby wyeliminować konieczność wysyłania ich ręcznie.

Ręczne śledzenie czasu

Ręczne śledzenie czasu jest jedną z tradycyjnych metod śledzenia czasu w projektach. Ręczne timesheety polegają na ręcznym rejestrowaniu czasu spędzonego na każdym zadaniu przy użyciu np. szablonów timesheetów, arkuszy kalkulacyjnych lub długopisu i papieru.

Pomimo tradycyjnego podejścia, pozwala na pewną elastyczność i dostosowanie. Jest to jednak czasochłonna metoda śledzenia czasu, podatna na błędy ludzkie.

Przeczytaj również:
Mierzenie rentowności projektu
Najlepsze szablony i przykłady zarządzania czasem

Aplikacje Timesheet

Oprogramowanie Timesheet oferuje zespołom cyfrową platformę do śledzenia i rejestrowania czasu pracy nad określonymi projektami.

Na papierze wygląda to na wygodne rozwiązanie, ponieważ ułatwia monitorowanie czasu pracy pracowników. Jednak opiera się ono prawie całkowicie - jeśli nie całkowicie - na ręcznej rejestracji, co może prowadzić do kilku rozbieżności w śledzeniu czasu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Kilka rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami oferuje już wbudowane funkcje śledzenia czasu.

Pozwala członkom zespołu śledzić czas na tej samej platformie, na której zarządzają zadaniami i projektami.

Oferuje również płynną integrację, ale może wymagać dodatkowego szkolenia i konfiguracji.

Systemy zamykania i otwierania drzwi

Systemy Clock-in/clock-out to kolejna prosta, tradycyjna metoda śledzenia czasu pracy. Głównym celem jest skłonienie zespołów do rejestrowania godzin pracy za pomocą fizycznych zegarów lub systemów cyfrowych. Są one szeroko stosowane w większych zespołach, które pracują głównie na miejscu. Systemy clock-in/clock-out mają jednak pewne istotne wady:

• Wdrożenie i utrzymanie systemów clock-in/clock-out może być kosztowne i czasochłonne. Wymaga inwestycji w sprzęt (taki jak zegary lub skanery biometryczne) i oprogramowanie, a także bieżącej konserwacji, aktualizacji i rozwiązywania problemów.
• Tradycyjne systemy clock-in/clock-out są podatne na nieuczciwe działania, w ramach których jeden pracownik dokonuje wpłaty/wypłaty za innego pracownika lub manipuluje ewidencją czasu pracy. Praktyki te mogą prowadzić do niedokładnego śledzenia czasu pracy i rozbieżności w listach płac.
• Systemy Clock-in / Clock-out mogą nie być odpowiednie dla miejsc pracy, które obejmują elastyczne ustalenia dotyczące pracy, takie jak praca zdalna lub hybrydowa. Są one przede wszystkim zaprojektowane do śledzenia stałych godzin pracy i mogą nie uwzględniać zmian w godzinach pracy lub lokalizacjach. Może to skutkować niekompletnymi lub niedokładnymi danymi.

Biometryczne śledzenie czasu pracy

Biometryczne systemy śledzenia czasu pracy to stosunkowo nowy sposób śledzenia czasu w zarządzaniu projektami. Obejmuje on wykorzystanie danych biometrycznych, takich jak odciski palców lub rozpoznawanie twarzy, do rejestrowania godzin pracy ludzi.

Chociaż oferuje dokładne i bezpieczne rejestry czasu pracy, budzą one obawy o prywatność.

Aby system śledzenia czasu pracy działał poprawnie, pracownicy muszą podawać dane biometryczne, a to nie jest coś, z czym każdy będzie się czuł komfortowo.

Ponadto biometryczny system śledzenia czasu pracy wymaga wdrożenia na miejscu urządzeń biometrycznych, takich jak zegary biometryczne.

Podsumowanie

Głównym celem śledzenia czasu spędzonego na projektach jest gromadzenie dokładnych danych, które mogą pomóc w analizie i poprawie wydajności projektu, sposobu alokacji zasobów i ogólnej produktywności zespołów.

Dlatego tak ważne jest wybranie metody śledzenia czasu pracy, która jest zgodna z wymaganiami projektu, wielkością zespołu i workflow .

Zanim więc wybierzesz metodę śledzenia czasu, weź pod uwagę takie czynniki, jak dokładność śledzenia, możliwości integracji i poziom szczegółowości wymagany do celów zarządzania projektami i raportowania.

Po wybraniu metod, które najlepiej odpowiadają Twoim celom, wypróbuj je i poeksperymentuj z różnymi technikami i narzędziami, które pomogą Ci znaleźć najlepsze dopasowanie do Ciebie i potrzeb Twojego zespołu.

Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu

Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu

Pobierz teraz

Najlepsze aplikacje do śledzenia czasu projektu

Jeśli chodzi o śledzenie czasu w zarządzaniu projektami, kilka aplikacji oferuje skuteczny sposób zarządzania czasem spędzonym na zadaniach i projektach. Oto 10 najlepszych dostępnych aplikacji do śledzenia czasu:

1. Timeular

Timeular to najłatwiejsza w obsłudze i najdokładniejsza aplikacja do śledzenia czasu projektów, oferująca szeroki zakres funkcji zaprojektowanych tak, aby zarządzanie projektami było tak wydajne i opłacalne, jak to tylko możliwe.

Przydatne funkcje, takie jak przypomnienia, automatyczne śledzenie, szczegółowe raportowanie, śledzenie urlopów i integracja z popularnymi narzędziami do zarządzania projektami sprawiają, że jest to aplikacja do śledzenia czasu dla każdego, kto chce przenieść planowanie projektów i zarządzanie zasobami na inny poziom.

Plusy

• Widoki budżetu i raportowanie: Śledź czas spędzony na projektach i twórz dokładne, kompleksowe raporty.
• Widok kalendarza: Tworzenie nowych aktywności poprzez przeciąganie i upuszczanie ich w kalendarzu.
• Integracje: Połącz się z Jira, Asana, Toggl i każdym innym narzędziem, z którym pracujesz.
• Śledzenie urlopów: Łatwe zarządzanie wszystkimi rodzajami czasu wolnego pracowników w jednym miejscu. Śledź płatne urlopy, dni chorobowe, urlopy zastępcze i wiele innych.
• Skróty klawiaturowe: Szybkie przełączanie się między zadaniami za pomocą przydatnych skrótów klawiaturowych.
• Automatyczne śledzenie: Zobacz, z których aplikacji, dokumentów i stron internetowych korzystałeś w danym czasie i co było w Twoim kalendarzu, a następnie dodaj je do przeglądu śledzenia czasu jednym kliknięciem! Twoja prywatność jest chroniona w 100%: Dane są przechowywane wyłącznie na lokalnym komputerze, więc nikt inny nie ma do nich dostępu.
• Timesheets są wypełniane automatycznie, dzięki czemu masz czas na bardziej produktywne zadania.
• Aplikacja komputerowa i mobilna: Szybkie śledzenie czasu w dowolnym miejscu dzięki aplikacji mobilnej dla systemów iOS i Android
• Fizyczne śledzenie czasu: Wystarczy odwrócić Tracker, aby rozpocząć śledzenie czasu w nowym zadaniu.
• Prywatność użytkowników: Dane dotyczące czasu użytkowników są poufne.

Szukasz najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu do zarządzania projektami?

Wypróbuj Timeular za darmo i dołącz do tysięcy kierowników projektów, którzy śledzą z nami swój czas!

Wypróbuj Timeular za darmo

2. Asana

Asana to powszechnie znane i jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, znane również z wbudowanej funkcji śledzenia czasu.

Jednak funkcja śledzenia czasu w Asanie jest mniej niezawodna niż w innych programach do śledzenia czasu, co prowadzi do kilku nieścisłości podczas śledzenia godzin rozliczeniowych, co skutkuje utratą przychodów.

Wady

• Ograniczone opcje raportowania i analizy
• Niespójność w śledzeniu godzin rozliczeniowych w porównaniu z innymi narzędziami do śledzenia czasu pracy.
• Tworzenie arkuszy czasu pracy jest czasochłonne

Połącz Timeular z Asana, aby automatycznie śledzić czas.

Wypróbuj Timeular za darmo i dołącz do tysięcy kierowników projektów, którzy śledzą swój czas bez żadnego wysiłku

Wypróbuj Timeular za darmo

3. Basecamp

Basecamp to system narzędzi do zarządzania projektami, który pomaga monitorować postęp zadań i projektów. Umożliwia integrację z popularnymi narzędziami i aplikacjami, takimi jak Slack.

Jednak system projektowania wygląda na przestarzały, a użytkownicy czasami mają problemy z rejestrowaniem swojego statusu aktywności.

Wady

• Przestarzały system projektowania UX/UI
• Brak możliwości śledzenia w czasie rzeczywistym i powiadomień
• Sporadyczne usterki podczas pobierania w aplikacji mobilnej

Przeczytaj również: Śledzenie czasu Basecamp

4. Xero

Xero to oprogramowanie do automatyzacji zadań dla księgowych, które posiada funkcje śledzenia czasu, umożliwiając śledzenie rozliczanych godzin i integrowanie ich z systemem fakturowania.

Niektóre funkcje rozliczeniowe nie są jednak intuicyjne i przyjazne dla użytkownika. Na przykład nie można skonfigurować ręcznych płatności cyklicznych.

Przeczytaj również: Śledzenie czasu w Xero

Wady

• Funkcje śledzenia czasu są dostępne tylko w dwóch z trzech planów
• Kierownicy projektów nie mogą przypisywać wielu pracowników do tego samego zadania.
• Funkcja śledzenia rozliczanych godzin nie jest tak rozbudowana, jak w przypadku innych narzędzi do zarządzania projektami.

To może być przydatne: Darmowe szablony arkuszy rozliczeniowych

5. BambooHR

BambooHR to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi.

Główną zaletą BambooHR jest sposób, w jaki można łatwo usprawnić proces wdrażania nowych pracowników i skutecznie zarządzać informacjami o pracownikach, takimi jak kwestie wynagrodzeń.

Funkcje kadrowe BambooHR są jednak w dużym stopniu skoncentrowane na pracownikach z USA. Jeśli musisz zarządzać różnymi zespołami w kilku krajach, inne narzędzia do zarządzania niż BambooHR mogą zaoferować lepszą integrację zarządzania projektami.

Wady

• Brak funkcji planowania pracowników
• Niespójności w raportowaniu
• Ograniczone funkcje dostosowywania dla zespołów spoza USA

Śledzenie czasu przypisanego do każdego klienta, projektu i działania w celu oszacowania obciążenia pracą.

Wypróbuj Timeular za darmo i dołącz do tysięcy kierowników projektów, którzy śledzą swój czas bez żadnego wysiłku

Wypróbuj Timeular za darmo

6. Hubstaff

Hubstaff, świetna alternatywa dla Harvest, to aplikacja do monitorowania pracowników. Oferuje ona funkcje takie jak śledzenie GPS, monitorowanie aktywności i analiza produktywności, które mogą być pomocne dla firm wymagających szczegółowego monitorowania aktywności.

Jeśli jednak zależy ci na prywatności pracowników, Hubstaff prawdopodobnie nie jest najlepszą aplikacją do śledzenia czasu pracy dla twojego zespołu, ponieważ zapewnia funkcję zrzutów ekranu zdolną do monitorowania aktywności urządzenia.

Wady

• Złożona konfiguracja i duża krzywa uczenia się
• Ograniczone opcje integracji
• Obawy dotyczące prywatności
• Wymaga połączenia z Internetem w celu dokładnego śledzenia

Przeczytaj również: Najlepsze alternatywy dla Hubstaff

7. Wrike

Znajdujący się na liście najlepszych zdalnych narzędzi do śledzenia czasu pracy dla pracowników, Wrike umożliwia rejestrowanie rozliczanych godzin i tworzenie dokładnych kart czasu pracy. Aplikacja Wrike nie umożliwia jednak automatycznego śledzenia czasu pracy. Konieczne będzie ręczne uruchomienie licznika czasu za każdym razem, gdy chcesz śledzić czas spędzony na zadaniu.

Jeśli zapomnisz wyłączyć licznik czasu po zakończeniu zadania, dane śledzenia czasu będą niedokładne, co może prowadzić do poważnych problemów podczas przedstawiania klientom rozliczanych godzin.

Wady

• Brak automatycznego śledzenia czasu pracy
• Niespójności w raportowaniu
• Interfejs nie jest przyjazny dla użytkownika

WSKAZÓWKA : Nie trać czasu na ręczne śledzenie czasu pracy. Dowiedz się, jak integracja z systemem śledzenia czasu pracy Wrike zwiększa produktywność.

8. Jira

System śledzenia czasu Jira jest popularnym wyborem wśród zespołów inżynieryjnych i programistycznych do zarządzania zadaniami i monitorowania postępów projektu. Śledzenie czasu jest dodatkową funkcją.

Jeśli jednak nie jesteś częścią zespołu programistycznego korzystającego z Jira na co dzień, najprawdopodobniej nie spodoba ci się jej skomplikowany interfejs.

Wady

• Złożona konfiguracja i stroma krzywa uczenia się dla użytkowników nietechnicznych
• Funkcje współpracy są dość ograniczone
• Sporadyczne problemy z czasem ładowania

9. Toggl

Aplikacja do zarządzania projektami Toggl może być używana do śledzenia w czasie rzeczywistym, zarządzania kartami czasu pracy i kompleksowego raportowania. Z tych powodów jest ona uważana za jeden z najlepszych narzędzi do śledzenia czasu pracy.

Wady

• Darmowa wersja z ograniczoną funkcjonalnością
• Brak zaawansowanych możliwości zarządzania projektami
• Sporadyczne problemy z synchronizacją

10. Żniwa

Harvest jest znany jako bardzo wszechstronne oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które umożliwia śledzenie czasu, generowanie faktur i śledzenie wydatków na projekty, co czyni go niezawodną alternatywą dla Time Doctor.

Jednak, podobnie jak w przypadku Toggl, nauka śledzenia czasu i tworzenia faktur w Harvest jest trudniejsza niż może się wydawać na pierwszy rzut oka.

Wady

• Ostra krzywa uczenia się
• Opcje dostosowywania fakturowania są ograniczone
• Możliwości integracji są ograniczone

Śledzenie czasu projektu: klucz do skutecznego zarządzania projektem

Śledzenie czasu projektu to najbardziej znany sekret skutecznego zarządzania projektami. Jest to najprostszy sposób na sprawdzenie postępów projektu i upewnienie się, że Ty i Twój zespół jesteście na dobrej drodze. Jeśli coś nie działa, natychmiast się o tym dowiesz i będziesz mógł zmienić kurs, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

Jeśli jesteś gotowy, aby zacząć śledzić swój czas i poprawić produktywność, sprawdź aplikację do śledzenia czasu Timeular . Niezależnie od tego, czy zarządzasz zespołem w pracy, czy pracujesz nad swoimi projektami, Timeular pomoże Ci upewnić się, że każde zadanie zostanie wykonane, a każdy będzie wiedział, co i kiedy powinien zrobić.

Zrób pierwszy krok już dziś i odkryj, w jaki sposób śledzenie czasu w zarządzaniu projektami może poprawić Twoje umiejętności zarządzania projektami i zwiększyć Twoją produktywność.

Przeczytaj również: Czym jest śledzenie zarządzania projektami?

FAQ