Suivi du temps de gestion de projet : outils et informations

Lorsqu'il s'agit de gérer des projets, le suivi du temps est de loin le meilleur moyen de maintenir les projets sur la bonne voie.

Dans le monde rapide d'aujourd'hui, si vous ne suivez pas le temps que vous et votre équipe consacrez aux tâches et les progrès réalisés, vous n'êtes probablement pas aussi efficace que vous le devriez et vous n'êtes pas aussi rentable que vous pourriez l'être.

Le suivi du temps et une gestion efficace du temps peuvent vous aider à atteindre tous ces objectifs et bien plus encore.

Dans cet article de blog, nous allons nous plonger dans ce qu'est le suivi du temps de gestion de projet, les avantages du suivi du temps et les meilleures applications de suivi du temps de projet disponibles sur le marché.

Commençons par discuter de ce qu'est le suivi de la gestion de projet.

Vous cherchez le meilleur logiciel de suivi du temps pour la gestion de projet ?

Essayez Timeular gratuitement et rejoignez les milliers de chefs de projet qui suivent leur temps avec nous.

Essayez Timeular gratuitement

Qu'est-ce que le suivi du temps dans la gestion de projet ?

Le suivi du temps en gestion de projet consiste à analyser l'avancement des tâches et des projets, à enregistrer le temps passé sur chacun d'entre eux, à contrôler et à optimiser l'utilisation des ressources, et à s'assurer que les projets respectent le calendrier et le budget.

En d'autres termes, le suivi du temps dans le cadre de la gestion de projet permet aux équipes de bien comprendre comment elles passent leur temps. Lorsqu'il est utilisé efficacement, le logiciel de collaboration d'équipe peut contribuer à améliorer la communication et le flux de travail des équipes, en offrant des informations qui améliorent leur productivité.

TIP : Règles de comptabilisation du temps de travail pour les salariés

Pourquoi utiliser le suivi du temps dans la gestion de projet ?

Lorsque vous gérez des projets complexes et que vous n'avez aucun moyen de suivre les dépenses et les ressources, il est beaucoup plus facile de rencontrer des problèmes. C'est pourquoi le suivi du temps est essentiel dans la gestion de projet.
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devriez utiliser le suivi du temps dans la gestion de projet :

1. Suivez l'efficacité de vos équipes : Le suivi du temps de travail d'une équipe permet d'avoir une vision claire de ses performances. Grâce au suivi du temps, vous pouvez identifier les domaines qui nécessitent une amélioration et les tâches qui peuvent être simplement éliminées. En outre, il vous fournit des informations en retour pour améliorer l'efficacité globale de votre équipe.
2. Optimiser la planification et l'affectation des ressources : Des données précises sur le suivi du temps peuvent aider les chefs de projet comme vous à comprendre combien de temps leur équipe aura besoin pour une tâche ou un projet spécifique. Grâce à ces informations, vous pouvez allouer les ressources de manière plus précise, en veillant à ce que les bons membres de l'équipe soient affectés aux bonnes tâches au bon moment et en évitant de surcharger leur équipe.
3. Des estimations de temps précises : En exploitant les données de suivi du temps, vous saurez combien de temps vous et votre équipe avez passé sur des projets ou des tâches similaires. Ces données vous permettent, en tant que chef de projet, de faire des estimations de temps plus précises pour les projets à venir, améliorant ainsi la planification et l'ordonnancement de vos projets.
4. Respecter les délais : Lorsque vous suivez le temps passé sur les tâches, il est plus facile d'avoir une vue d'ensemble de l'avancement d'un projet et d'identifier les goulets d'étranglement potentiels. Grâce à ces données, vous pouvez changer de cap si nécessaire, en veillant à ce que les projets soient menés à bien dans les délais convenus avec les clients.
5. Réduire les activités qui font perdre du temps et repérer les inefficacités : Le suivi du temps permet d'identifier les activités et les tâches qui prennent trop de temps et ne contribuent pas aux résultats positifs du projet. En tant que chef de projet, vous pouvez simplement éliminer les tâches qui font perdre du temps et les inefficacités, ce qui permet de rationaliser les processus et d'améliorer la productivité globale de votre équipe.
6. Faciliter la prise de décision : En suivant le temps, vous obtiendrez des informations essentielles qui vous aideront dans votre processus de prise de décision et, en fin de compte, contribueront à la réussite du projet. Il vous aidera également, ainsi que les membres de votre équipe, à rester en phase avec les objectifs et les échéances du projet, car tout le monde aura une visibilité complète de l'évolution du projet et du raisonnement qui sous-tend certaines décisions.
7. Temps facturable et facturation : Un suivi précis du temps est essentiel pour les différents types de facturation des projets. Pour toute entreprise qui doit suivre les heures facturables, l'utilisation d'un logiciel de suivi des temps garantit que les heures facturables sont enregistrées avec précision, ce qui permet une facturation transparente et une relation plus étroite avec les clients.
8. Revenus et coûts : s'assurer que le temps facturable est exact est une stratégie intelligente pour augmenter les revenus et réduire les coûts. Le suivi du temps vous permet de saisir et de facturer plus de temps, d'arrêter de donner votre temps gratuitement et de le sous-facturer.

Lire : Qu'est-ce qu'une perte de temps et comment l'identifier ?

eBook gratuit : Le manuel du chef de projet sur le suivi du temps

Obtenez votre guide étape par étape pour maîtriser le suivi du temps en tant que chef de projet

Télécharger maintenant

Comment suivre le temps passé sur les projets

Il existe plusieurs méthodes et outils pour suivre le temps passé sur les projets. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, c'est pourquoi il est important de choisir la méthode de suivi du temps qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe.

Commencez par évaluer la taille de votre équipe, les exigences du projet et les besoins en matière de rapports afin de trouver l'approche la plus appropriée pour le suivi du temps passé sur les projets.

Voici quelques moyens pratiques de suivre le temps dans le cadre de la gestion de projet :

Outils automatisés de suivi du temps

Les outils automatisés de suivi du temps utilisent des logiciels ou des applications pour suivre automatiquement le temps en surveillant les activités sur les ordinateurs ou les appareils mobiles.

• Ils offrent les méthodes de suivi du temps les plus précises, éliminant le risque d'erreur humaine. Les outils de suivi du temps saisissent les données en temps réel, ce qui réduit le risque d'oubli ou de déclaration erronée d'heures.
• Un autre avantage est que les employés peuvent se concentrer sur leur travail sans avoir à enregistrer et à calculer manuellement leur temps, le suivi du temps s'effectuant en arrière-plan. La rationalisation du processus de suivi du temps permet de gagner un temps précieux et d'améliorer la productivité, ce qui permet une gestion plus efficace des projets et une meilleure affectation des ressources.
• Les logiciels de suivi automatique du temps fournissent des rapports détaillés et des analyses qui offrent des informations précieuses sur la manière dont le temps est réparti entre les différents projets, tâches et clients. Ces données vous permettent d'optimiser les flux de travail, d'identifier les goulets d'étranglement et de prendre des décisions éclairées sur la base de l'utilisation réelle du temps.
• Une application de suivi du temps est parfaite pour les équipes à distance, car elle ne nécessite pas que vous vous rendiez au bureau pour suivre votre temps.
• Ils envoient des rappels automatisés de feuilles de temps afin d'éliminer la nécessité de les envoyer manuellement.

Suivi manuel du temps

Le suivi manuel du temps est l'une des méthodes traditionnelles de suivi du temps passé sur les projets. Les feuilles de temps manuelles consistent à enregistrer manuellement le temps passé sur chaque tâche à l'aide de modèles de feuilles de temps, de feuilles de calcul ou de papier et de crayon.

Malgré son approche traditionnelle, il permet une certaine flexibilité et une personnalisation. Toutefois, il s'agit d'une méthode de suivi du temps qui prend du temps et qui est sujette aux erreurs humaines.

Lire aussi :
Mesurer la rentabilité d'un projet
Les meilleurs modèles et exemples de gestion du temps

Feuilles de temps

Un logiciel de feuille de temps offre aux équipes une plateforme numérique pour suivre et enregistrer leur temps sur des projets spécifiques.

Sur le papier, il s'agit d'une solution pratique puisqu'elle facilite le suivi du temps de travail des employés. Cependant, elle repose presque entièrement - sinon totalement - sur l'enregistrement manuel, ce qui peut entraîner plusieurs divergences dans le suivi du temps.

Solutions logicielles de gestion de projet

Plusieurs logiciels de gestion de projet offrent déjà des fonctions intégrées de suivi du temps.

Il permet aux membres de l'équipe de suivre le temps dans la même plateforme que celle où ils gèrent les tâches et les projets.

Il offre également une intégration transparente, mais peut nécessiter une formation et une configuration supplémentaires.

Systèmes d'enregistrement et de verrouillage

Les systèmes de pointage sont une autre méthode simple et traditionnelle de suivi du temps de travail. L'objectif principal est d'amener les équipes à enregistrer leurs heures de travail à l'aide de pointeuses physiques ou de systèmes numériques. Ils sont largement utilisés dans les grandes équipes, qui travaillent principalement sur site. Toutefois, les systèmes de pointage présentent des inconvénients importants :

• La mise en œuvre et la maintenance de systèmes de pointage peuvent être coûteuses et prendre du temps. Il faut investir dans du matériel (comme des pointeuses ou des scanners biométriques) et des logiciels, ainsi que dans la maintenance, les mises à jour et le dépannage.
• Les systèmes traditionnels de pointage sont susceptibles de donner lieu à des activités frauduleuses, lorsqu'un employé pointe pour un autre, ou à des manipulations des relevés de temps. Ces pratiques peuvent conduire à un suivi inexact des heures et à des écarts de paie.
• Les systèmes de pointage peuvent ne pas convenir aux lieux de travail qui adoptent des modalités de travail flexibles, comme le travail à distance ou le travail hybride. Ils sont principalement conçus pour suivre des heures de travail fixes et peuvent ne pas s'adapter aux variations des heures de travail ou des lieux de travail. Il peut en résulter des données incomplètes ou inexactes.

Suivi biométrique du temps

Les systèmes biométriques de suivi du temps sont une méthode relativement nouvelle de suivi du temps dans le cadre de la gestion de projets. Ils utilisent des données biométriques telles que les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale pour enregistrer les heures de travail des personnes.

Bien qu'ils offrent des relevés de temps précis et sécurisés, ils posent des problèmes de protection de la vie privée.

Pour que le système de suivi du temps fonctionne correctement, les employés doivent fournir des données biométriques, ce qui n'est pas du goût de tout le monde.

En outre, un système biométrique de suivi du temps nécessite la mise en place de dispositifs biométriques sur le site, tels que des horloges biométriques.

Résumé

L'objectif principal du suivi du temps passé sur les projets est de recueillir des données précises qui peuvent vous aider à analyser et à améliorer l'efficacité de votre projet, la manière dont vous allouez les ressources et la productivité globale de vos équipes.

C'est pourquoi il est si important de choisir une méthode de suivi du temps qui corresponde aux exigences de votre projet, à la taille de votre équipe et à votre flux de travail.

Avant de choisir une méthode de suivi du temps, prenez donc en compte des facteurs tels que la précision du suivi, les capacités d'intégration et le niveau de détail nécessaire à la gestion de votre projet et à l'établissement de rapports.

Après avoir sélectionné les méthodes qui correspondent le mieux à vos objectifs, essayez différentes techniques et outils qui vous aideront à trouver la solution la plus adaptée à vos besoins et à ceux de votre équipe.

eBook gratuit : Le manuel du chef de projet sur le suivi du temps

Obtenez votre guide étape par étape pour maîtriser le suivi du temps en tant que chef de projet

Télécharger maintenant

Les meilleures applications de suivi du temps de travail

En matière de gestion de projet et de suivi du temps, plusieurs applications offrent un moyen efficace de gérer le temps passé sur les tâches et les projets. Voici les 10 meilleures applications de suivi du temps disponibles :

1. Timeular

Timeular est l' application de suivi de temps de projet la plus simple et la plus précise, avec un large éventail de fonctionnalités conçues pour rendre la gestion de projet aussi efficace et rentable que possible.

Des fonctionnalités pratiques telles que les rappels, le suivi automatisé, les rapports détaillés, le suivi des congés et les intégrations avec les outils de gestion de projet les plus courants en font l'application de suivi du temps de travail par excellence pour tous ceux qui souhaitent porter la planification des projets et la gestion des ressources à un niveau supérieur.

Pour

• Vues budgétaires et rapports : Suivez le temps passé sur les projets et créez des rapports précis et complets.
• Vue du calendrier : Créez de nouvelles activités en les faisant glisser sur votre calendrier.
• Intégrations : Connectez-vous à Jira, Asana, Toggl et tout autre outil avec lequel vous travaillez.
• Suivi des congés: Gérez facilement tous les types de congés des employés en un seul endroit. Suivez les congés payés, les congés de maladie, les congés compensatoires et bien d'autres encore.
• Raccourcis clavier : Passez rapidement d'une tâche à l'autre à l'aide de raccourcis clavier pratiques.
• Suivi automatique: Voyez quelles applications, quels documents et quels sites Web vous avez utilisés à quel moment et ce qui se trouvait dans votre calendrier, puis ajoutez-les à votre aperçu de suivi du temps en un seul clic ! Votre vie privée est protégée à 100 % : Les données sont stockées uniquement sur votre machine locale, de sorte que personne d'autre ne peut y accéder.
• Les feuilles de temps sont remplies automatiquement, ce qui vous permet de vous consacrer à des tâches plus productives.
• Application de bureau et application mobile : Suivez votre temps rapidement, où que vous alliez, grâce à une application mobile pour iOS et Android.
• Suivi physique du temps : il suffit de retourner le tracker lorsque vous souhaitez commencer à suivre le temps consacré à une nouvelle tâche.
• Confidentialité de l'utilisateur : Les données temporelles des utilisateurs sont confidentielles.

Vous cherchez le meilleur logiciel de suivi du temps pour la gestion de projet ?

Essayez Timeular gratuitement et rejoignez les milliers de chefs de projet qui suivent leur temps avec nous.

Essayez Timeular gratuitement

2. Asana

Asana est un outil de gestion de projet très connu et l'un des meilleurs, également connu pour sa fonction intégrée de suivi du temps.

Cependant, la fonction de suivi du temps d'Asana est moins robuste que celle d'autres logiciels de suivi du temps, ce qui entraîne plusieurs inexactitudes lors du suivi des heures facturées, et donc des pertes de revenus.

Cons

• Options limitées en matière de rapports et d'analyses
• Manque de cohérence dans le suivi des heures facturées par rapport à d'autres outils de suivi du temps.
• L'établissement de feuilles de temps prend beaucoup de temps

Connectez Timeular à Asana pour suivre votre temps automatiquement.

Essayez Timeular gratuitement et rejoignez les milliers de chefs de projet qui suivent leur temps sans effort.

Essayez Timeular gratuitement

3. Basecamp

Basecamp est un système d'outils de gestion de projet qui permet de suivre l'avancement des tâches et des projets. Il vous permet d'intégrer des outils et des applications populaires, comme Slack.

Cependant, le système de conception semble dépassé et les utilisateurs ont parfois des difficultés à enregistrer leur statut d'activité.

Cons

• Système de conception UX/UI dépassé
• Absence de suivi et de notifications en temps réel
• Problèmes occasionnels lors du téléchargement sur l'application mobile

Lire aussi : Suivi du temps Basecamp

4. Xero

Xero est un logiciel d'automatisation des tâches pour les comptables qui dispose de fonctions de suivi du temps, vous permettant de suivre les heures facturables et de les intégrer dans votre système de facturation.

Toutefois, certaines fonctions de facturation ne sont pas intuitives ou conviviales. Par exemple, il n'est pas possible de mettre en place des paiements récurrents manuels.

Lire aussi: Suivi du temps dans Xero

Cons

• Les fonctions de suivi du temps ne sont disponibles que dans deux des trois plans.
• Les chefs de projet ne sont pas autorisés à affecter plusieurs employés à la même tâche.
• La fonction de suivi des heures facturables n'est pas aussi robuste que d'autres outils de gestion de projet.

Cela pourrait être utile : Modèles gratuits de feuilles de temps pour la facturation

5. BambooHR

BambooHR est un outil de gestion des ressources humaines largement basé sur le cloud.

Le principal avantage de BambooHR est qu'il vous permet de rationaliser facilement le processus d'intégration des nouveaux employés et de gérer efficacement les informations relatives aux employés, telles que les questions de rémunération.

Cependant, les fonctionnalités de BambooHR en matière de ressources humaines sont fortement axées sur les employés basés aux États-Unis. Si vous devez gérer des équipes différentes dans plusieurs pays, d'autres outils de gestion que BambooHR peuvent offrir une meilleure intégration de la gestion de projet.

Cons

• Absence de fonctions de planification des employés
• Incohérences dans les rapports
• Fonctionnalités de personnalisation limitées pour les équipes situées en dehors des États-Unis

Suivez le temps consacré à chaque client, projet et activité pour estimer votre charge de travail.

Essayez Timeular gratuitement et rejoignez les milliers de chefs de projet qui suivent leur temps sans effort.

Essayez Timeular gratuitement

6. Hubstaff

Hubstaff, une excellente alternative à Harvest, est une application de suivi des employés. Elle offre des fonctionnalités telles que le suivi GPS, le suivi de l'activité et l'analyse de la productivité, qui peuvent être utiles aux entreprises qui ont besoin d'un suivi détaillé de l'activité.

Cependant, si vous vous souciez de la vie privée de vos employés, Hubstaff n'est probablement pas la meilleure application de suivi du temps pour votre équipe, car elle propose une fonction de capture d'écran capable de surveiller l'activité de l'appareil.

Cons

• Configuration complexe et courbe d'apprentissage importante
• Options d'intégration restreintes
• Préoccupations en matière de protection de la vie privée
• Nécessite une connexion internet pour un suivi précis

Lire aussi : Les meilleures alternatives à Hubstaff

7. Wrike

Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps à distance pour les employés, Wrike vous permet d'enregistrer les heures facturables et de créer des feuilles de temps précises. Cependant, Wrike ne permet pas de suivre le temps automatiquement. Vous devrez démarrer manuellement le minuteur chaque fois que vous voudrez suivre le temps passé sur une tâche.

Si vous oubliez d'éteindre le minuteur après avoir terminé une tâche, vos données de suivi du temps seront inexactes, ce qui entraînera des problèmes importants lors de la présentation des heures facturables aux clients.

Cons

• Absence de suivi automatique du temps
• Incohérences dans les rapports
• L'interface n'est pas conviviale

CONSEIL : Ne perdez pas de temps avec le suivi manuel du temps. Découvrez comment cette intégration du suivi du temps de Wrike augmente votre productivité.

8. Jira

Le système de suivi du temps Jira est un choix populaire parmi les équipes d'ingénierie et de développement de logiciels pour la gestion des tâches et le suivi de l'avancement des projets. Le suivi du temps est une fonctionnalité supplémentaire.

Cependant, si vous ne faites pas partie d'une équipe de développement qui utilise Jira au quotidien, vous n'aimerez probablement pas son interface complexe.

Cons

• Configuration complexe et courbe d'apprentissage abrupte pour les utilisateurs non techniques
• Les fonctions de collaboration sont assez limitées
• Problèmes occasionnels de temps de chargement

9. Toggl

L'application de gestion de projet Toggl peut être utilisée pour le suivi en temps réel, la gestion des feuilles de temps et la création de rapports complets. C'est pour ces raisons qu'elle est considérée comme l'un des meilleurs outils de suivi du temps.

Cons

• Version gratuite avec des fonctionnalités limitées
• Manque de capacités avancées de gestion de projet
• Problèmes de synchronisation occasionnels

10. Récolte

Harvest est connu pour être un logiciel de suivi du temps très polyvalent qui vous permet de suivre le temps, de générer des factures et de suivre les dépenses d'un projet, ce qui en fait une alternative fiable à Time Doctor.

Cependant, tout comme Toggl, apprendre à suivre son temps et à créer des factures dans Harvest est plus difficile qu'il n'y paraît à première vue.

Cons

• Courbe d'apprentissage abrupte
• Les options de personnalisation de la facturation sont limitées
• Les choix d'intégration sont limités

Suivi du temps de travail : la clé d'une gestion de projet réussie

Le suivi du temps d'un projet est le secret le plus connu d'une gestion de projet efficace. C'est le moyen le plus simple de vérifier l'avancement du projet et de s'assurer que vous et votre équipe êtes sur la bonne voie. Si quelque chose ne fonctionne pas, vous le saurez immédiatement et vous pourrez changer de cap pour que rien ne passe inaperçu.

Si vous êtes prêt à suivre votre temps et à améliorer votre productivité, consultez l'application de suivi du temps Timeular . Que vous gériez une équipe au travail ou que vous travailliez sur vos projets, Timeular vous aidera à vous assurer que chaque tâche est accomplie et que chacun sait ce qu'il est censé faire et quand.

Faites le premier pas dès aujourd'hui et découvrez comment le suivi du temps peut améliorer vos compétences en gestion de projet et vous rendre plus productif.

Lire aussi : Qu'est-ce que le suivi de la gestion de projet ?

FAQ