Śledzenie czasu w Excelu: jak to zrobić i jego wady
Jeśli pierwszym narzędziem, które przychodzi ci do głowy do celów śledzenia czasu, jest wszechmocny Excel, możesz chcieć zastanowić się nad tym przez chwilę.
Rozumiemy to, nic dziwnego, że MS Excel jest twoim wyborem, ponieważ prawdopodobnie byłeś już narażony na jego niezliczone funkcje. I był skuteczny, nie dyskutujemy o jego zaletach ani funkcjonalności.
Szukasz zautomatyzowanej i skutecznej alternatywy dla programu Excel?
Ale raczej wyzwanie, aby zobaczyć, że śledzenie czasu w Excelu może doprowadzić Twoją firmę / procesy tylko do punktu, podczas gdy aplikacja zaprojektowana specjalnie do tego celu, uwalnia czas na podejmowanie decyzji i pomaga szybciej skalować.
W tym artykule nie recenzujemy Excela, ale przedstawiamy: przewodnik krok po kroku dotyczący śledzenia czasu w Excelu i jego wad, darmowy szablon arkusza czasu pracy w Excelu lub wykres rozliczalnych godzin stworzony przez nas oraz wyjaśniamy , w jaki sposób zautomatyzowane narzędzie do śledzenia czasu pracy, Timeular, może zastąpić klasyczne arkusze czasu pracy w Excelu.
Śledzenie czasu w arkuszu kalkulacyjnym
Powody śledzenia czasu w firmie mogą być różne:
- Możesz chcieć śledzić godziny pracy pracowników w miesięcznym ręcznym szablonie karty czasu pracy, aby mieć przegląd produktywności pracowników;
- lub po prostu śledzenie czasu projektu w celu zidentyfikowania nakładu czasu w stosunku do ceny.
- Jednocześnie celem może być zrozumienie fluktuacji zysków w oparciu o dzienną liczbę przepracowanych godzin,
- lub po prostu do rozliczania klientów na podstawie miesięcznego arkusza kalkulacyjnego Excel.
Niezależnie od celów śledzenia czasu w Excelu, najpierw trzeba zrozumieć ten proces i dowiedzieć się, jak tworzyć szablony śledzenia czasu w Excelu.
Oto proces krok po kroku, w jaki sposób zazwyczaj tworzony jest arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu:
1. Utwórz szablon śledzenia czasu
- Otwórz nowy arkusz kalkulacyjny Excel i zacznij oznaczać kolumny;
- Etykieta z datą, imieniem i nazwiskiem pracownika, nazwą projektu/klienta, opisem zadania, godziną rozpoczęcia, godziną zakończenia, łączną liczbą godzin i wszelkimi innymi istotnymi szczegółami (takimi jak godziny podlegające lub niepodlegające rozliczeniu).
2. Konfiguracja walidacji danych
- Użyj funkcji sprawdzania poprawności danych programu Excel, aby utworzyć listy rozwijane dla typowych wpisów, takich jak nazwy projektów lub zadań, w celu zapewnienia spójności.
- Zastosuj reguły walidacji danych, aby zapobiec wprowadzaniu nieprawidłowych danych (np. czas zakończenia nie może być wcześniejszy niż czas rozpoczęcia).
3. Uwzględnienie formuł
- Wstaw formuły, aby obliczyć łączną liczbę przepracowanych godzin. Można to zrobić, odejmując czas rozpoczęcia od czasu zakończenia.
- Jeśli szablon śledzi rozliczane godziny, dołącz formułę mnożenia godzin przez stawkę godzinową.
4. Rozdanie szablonu
- Udostępnij szablon śledzenia czasu pracy swojemu zespołowi. Można to zrobić za pośrednictwem poczty elektronicznej, udostępnionego dysku sieciowego lub platform przechowywania w chmurze, takich jak OneDrive lub SharePoint.
5. Śledzenie czasu codziennie lub co tydzień
- Jeśli utworzysz tygodniowy szablon timesheet, jest to idealne rozwiązanie dla zespołu, aby wypełniać swoje wpisy czasu pracy co tydzień. To samo dotyczy szablonu dziennej ewidencji czasu pracy.
- Pomaga to w dokładnym śledzeniu projektów i zapewnia, że czas wprowadzony przez pracownika jest rzeczywistym czasem pracy, ponieważ w przeciwnym razie dość łatwo jest zapomnieć o konkretnych szczegółach.
Dowiedz się także: Jak mierzyć produktywność zespołu.
6. Kompilacja danych:
- W regularnych odstępach czasu (co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc) zbieraj wypełnione szablony od wszystkich pracowników.
- Skompiluj dane w arkuszu głównym w celu ogólnej analizy i prowadzenia dokumentacji.
7. Analiza danych i tworzenie raportów:
- Korzystaj z funkcji programu Excel, takich jak tabele przestawne, wykresy i filtry, aby analizować skompilowane dane w celu uzyskania wglądu w rozkład obciążenia pracą, koszty projektu lub produktywność.
- Generowanie raportów w razie potrzeby w celu lepszego zarządzania, fakturowania, celów płacowych lub optymalizacji procesów.
8. Regularne aktualizacje i konserwacja
- Regularnie aktualizuj szablon, aby dodawać nowe projekty lub zadania i usuwać ukończone.
- W razie potrzeby zmodyfikuj szablon, aby dostosować go do zmian w witrynie workflow lub wymagań dotyczących raportowania.
9. Przegląd i walidacja
- Okresowo sprawdzaj wpisy czasu pracy pod kątem dokładności i kompletności.
- Sprawdzanie z członkami zespołu wszelkich rozbieżności lub brakujących wpisów.
Może Cię również zainteresować: Sposoby na śledzenie godzin pracy pracowników
Korzystanie z predefiniowanych szablonów programu Excel
Jeśli szukasz prostszego sposobu na śledzenie czasu w Excelu, aby przyspieszyć swój proces, możesz skorzystać z arkusza śledzenia czasu w Excelu, który stworzyliśmy dla Ciebie:
szablon tygodniowego timesheetu, szablon miesięcznego timesheetu, szablon śledzenia czasu pracy freelancera i szablon śledzenia czasu pracy projektu.
Ograniczenia programu Excel w zakresie śledzenia czasu
Jak przedstawiono powyżej, etapy tworzenia arkusza śledzenia czasu pracy w programie Excel mogą być czasochłonne, ponieważ najpierw trzeba stworzyć system, a następnie go utrzymywać, jednocześnie rozliczając wszystkich z jego wypełniania.
Chociaż arkusz Excel można dostosować, jest on czasochłonny, podatny na błędy ludzkie i wymaga ręcznego dodawania danych, szczególnie dla kierowników projektów średnich i większych zespołów.
Nawet jeśli korzystasz z predefiniowanego szablonu arkusza kalkulacyjnego do śledzenia czasu pracy, napotkasz wyzwania takie jak:
- Brak skalowalności - w miarę rozwoju firmy lub zespołu może się okazać, że Excel również przestaje działać. Po przekroczeniu kilku pracowników lub ilości danych, kierownik projektu będzie zmagał się z szablonem dwutygodniowej karty czasu pracy. Zarządzanie i dokładne analizowanie łącznej liczby godzin pracy we wszystkich kolumnach staje się coraz bardziej uciążliwe i czasochłonne. Konieczność ciągłej aktualizacji szablonu i spowolnienie wydajności przy większych ilościach danych sprawiają, że metoda ta jest nieefektywna;
- Podatność na błędy ze względu na ręczne wprowadzanie danych - ręczne wprowadzanie danych przez wielu interesariuszy, którzy z niego korzystają, wiąże się z prawdopodobieństwem wystąpienia błędów. Wprowadzanie godzin pracy pracowników oraz nazw klientów lub projektów może prowadzić do niedokładnych zapisów czasu pracy w arkuszach czasu pracy Excel;
- Ograniczone możliwości raportowania - Excel nie posiada zaawansowanych funkcji raportowania i utrudnia uzyskanie wglądu w produktywność lub wydajność na pierwszy rzut oka;
- Brak automatyzacji - Excel nie posiada takich funkcji jak automatyczne stop-start timery, czy automatyczne śledzenie pracy użytkowników w tle, podczas gdy wykonują oni swoje zadania, co sprawia, że szablony śledzenia czasu są uciążliwe;
- Brak danych w czasie rzeczywistym - ponieważ Excel nie jest z natury narzędziem do współpracy, karty czasu pracy są wypełniane i gromadzone w określonych godzinach, co nie zapewnia widoku z lotu ptaka na aktualny stan projektu lub zadania. Utrudnia to szybkie podejmowanie decyzji i zwiększa frustrację w oczekiwaniu na cotygodniowy timesheet;
- Bezpieczeństwo i integralność danych: Pliki Excel mogą być podatne na uszkodzenie, utratę, a nawet nieautoryzowany dostęp.
WSKAZÓWKA: Aby obliczyć godziny pracy w sposób pół-ręczny, wypróbuj darmowy kalkulator kart czasu pracy.
Timeular: Łatwa w obsłudze alternatywa dla Excela do śledzenia czasu pracy
Timeular to wszechstronna aplikacja do rejestrowania czasu, która oferuje użytkownikom elastyczne sposoby śledzenia i efektywnego zarządzania czasem.
Eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych do arkusza kalkulacyjnego do śledzenia czasu, ponieważ umożliwia fizyczne, ręczne i automatyczne śledzenie czasu, ułatwiając jednocześnie śledzenie projektów i zwiększanie produktywności.
Ale co dokładnie sprawia, że Timeular jest najlepszą alternatywą dla śledzenia czasu w Excelu?
Śledzenie czasu w preferowany sposób
Wybierz metodę śledzenia, która najbardziej Ci odpowiada - automatyczne śledzenie czasu pracy, korzystanie z fizycznego rejestratora czasu pracy lub skrótów klawiaturowych - możesz korzystać ze wszystkich tych macierzy za pomocą Timeular.
W ten sposób możesz przyspieszyć proces śledzenia, jednocześnie ciesząc się nim i korzystając z przejrzystego interfejsu przypominającego kalendarz.
- Uwaga: Na powyższym obrazku widać , jak działa automatyczne śledzenie czasu w Timeular - zasadniczo rejestruje ono wszystkie czynności wykonywane przez Ciebie i Twój zespół. Dzięki temu żaden czas nie pozostaje niezauważony!
8-stronna kostka do rejestracji czasu pracy
Kostka do śledzenia zadań przekształca śledzenie czasu w intuicyjne i interaktywne doświadczenie.
Wszystko, co musisz zrobić, to obrócić tracker, aby przełączać się między zadaniami, a fizyczna rotacja zostanie natychmiast odzwierciedlona w oprogramowaniu do śledzenia czasu.
Ponieważ fizyczna rotacja naśladuje workflow, można ją opanować w krótkim czasie, dzięki czemu Ty i Twój zespół będziecie kultywować spójną i dokładną rutynę śledzenia czasu.
Uwaga: Korzystanie z aplikacji Tracker nie jest obowiązkowe do pomyślnego korzystania z aplikacji Timeular .
Zbuduj nawyk śledzenia czasu za pomocą fizycznego urządzenia do śledzenia czasu
Płynne śledzenie czasu za pomocą strony Timeular , która działa zarówno z fizycznym Trackerem, jak i bez niego.
Przygotowane dla Ciebie raporty i spostrzeżenia
W przeciwieństwie do Excela, Timeular zapewnia szczegółowe raporty i wgląd w sposób spędzania czasu na różnych działaniach. Eliminuje to jakąkolwiek pracę ręczną lub obsługę tabeli przestawnej, która może być uciążliwa.
Dane są generowane wizualnie, ich przeglądanie jest intuicyjne i umożliwia zespołom i menedżerom podejmowanie szybkich, świadomych decyzji w celu optymalizacji workflows lub zwiększenia produktywności w określonych projektach.
Dane w czasie rzeczywistym od zespołu
Podczas gdy w Excelu musiałbyś udostępniać szablon swojemu zespołowi, przypominać im o cotygodniowym wypełnianiu arkusza czasu pracy i czekać na jego ukończenie nawet tygodniami, w Timeular, jako menedżer jesteś w stanie zobaczyć postępy w projekcie w ciągu 24 godzin.
Cały zespół ma swoje konto, a dzięki oprogramowaniu do rozliczania czasu pracy pracowników ich karty czasu pracy są uzupełniane w miarę wykonywania zadań.
W ten sposób skorzystasz z danych w czasie rzeczywistym, zaoszczędzisz czas i będziesz w stanie proaktywnie zapobiegać problemom z wydajnością lub blokadom drogowym.
Dowiedz się więcej o narzędziu do śledzenia czasu produktywności.
Śledzenie rozliczanych godzin
W przeciwieństwie do Excela, Timeular działa również jako narzędzie do śledzenia rozliczanych godzin, aby zapewnić dokładne rozliczanie klientów, a także uczciwe wynagrodzenie za każdą godzinę pracy! W ten sposób nie będziesz potrzebować formuł do obliczania stawki wynagrodzenia pracownika na podstawie przepracowanych godzin, ponieważ będziesz mieć wizualną reprezentację tego.
Możliwość łatwego śledzenia godzin podlegających rozliczeniu, a także godzin niepodlegających rozliczeniu, może pomóc w ponownym przemyśleniu cennika i zwiększeniu rentowności firmy.
Zarządzanie godzinami pracy, czasem wolnym i nadgodzinami
Timeular działa jako narzędzie do śledzenia godzin pracy i automatycznie rejestruje godziny nadliczbowe za pomocą funkcji śledzenia nadgodzin, bez konieczności wykonywania jakiejkolwiek pracy ręcznej.
Wystarczy dodać godziny pracy członka zespołu, powiedzmy 40 godzin tygodniowo, a system automatycznie dokona obliczeń za Ciebie.
Rozlicza on zarówno godziny nadliczbowe, jak i nadgodziny, w oparciu o predefiniowaną regułę, którą ustawiasz tylko raz, co nie ma miejsca w przypadku Excela, ponieważ musiałbyś ręcznie edytować swój tygodniowy szablon arkusza czasu pracy, po tym jak wyślesz go od zespołu.
Możesz także monitorować i obsługiwać wszystkie rodzaje urlopów dzięki systemowi śledzenia urlopów Timeular.
Integracje
Timeular bez wysiłku integruje się z najpopularniejszymi narzędziami, od zarządzania projektami po platformy współpracy i kalendarze.
Integracje te umożliwiają przechwytywanie i automatyczną synchronizację wszystkich dzienników czasu w wykorzystywanych narzędziach.
Integracje:
- Integracja śledzenia czasu w Kalendarzu Google
- Integracja śledzenia czasu Slack
- Śledzenie czasu w Notion
Wnioski
Jeśli ten artykuł skłonił cię do zastanowienia się nad wszechobecnymi szablonami Excela i doszedłeś do wniosku, że nie zaspokajają one twoich potrzeb w zakresie śledzenia czasu, najlepszą alternatywą jest skorzystanie z samodzielnego rozwiązania do śledzenia czasu, takiego jak Timeular.
Excel wymaga ręcznej pracy, jest podatny na błędy ludzkie i czasochłonny, podczas gdy zautomatyzowane narzędzie do śledzenia czasu eliminuje wszystkie te wyzwania.
Timeular Bezproblemowo integruje się z witryną workflow, umożliwiając śledzenie czasu zarówno automatycznie, ręcznie, jak i fizycznie za pomocą trackera.
Ponieważ jest to platforma wielopłaszczyznowa, w Timeular można również śledzić czas urlopu i nadgodziny, generować wizualne raporty projektowe bez ręcznej ingerencji, mieć dostęp do danych w czasie rzeczywistym i śledzić rozliczane lub nie rozliczane godziny.
Ostatecznie takie narzędzie pomoże skalować procesy, zwiększyć produktywność, śledzić wydajność pracowników na pierwszy rzut oka, jednocześnie zwiększając rentowność.
Utwórz bezpłatne konto Timeular
Porzuć gonitwę za arkuszami czasu w Excelu i zamień śledzenie czasu w zadanie tak łatwe, że Twój zespół będzie nawet z niego zadowolony.