Suchst du nach einer automatisierten und effektiven Alternative zu Excel für die Zeiterfassung?

Zeiterfassung mit Excel: Wie man sie durchführt und welche Mängel sie hat

Autorin: Madalina Roman

08. Dezember 2023

Wenn du bei der Zeiterfassung als erstes an das allmächtige Excel denkst, solltest du vielleicht noch einmal darüber nachdenken.

Es ist kein Wunder, dass MS Excel für dich die erste Wahl ist, denn du hast es wahrscheinlich schon für unzählige Funktionen genutzt. Und es hat sich bewährt, wir stellen seine Vorteile oder Funktionalität nicht in Frage.

Suchst du nach einer automatisierten und effektiven Zeiterfassungsalternative zu Excel?

Vielmehr müssen Sie erkennen, dass die Zeiterfassung mit Excel Ihr Unternehmen bzw. Ihre Prozesse nur bis zu einem gewissen Punkt vorantreiben kann, während eine speziell für diesen Zweck konzipierte Anwendung Ihnen mehr Zeit für die Entscheidungsfindung lässt und Ihnen hilft, schneller zu skalieren.

In diesem Artikel geht es nicht um Excel, sondern um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Zeiterfassung in Excel und ihre Nachteile, eine von uns erstellte kostenlose Vorlage für Excel-Zeiterfassungsbögen oder eine Tabelle mit abrechenbaren Stunden und eine Erklärung , wie ein automatisiertes Zeiterfassungstool, Timeular, die klassischen Excel-Zeiterfassungsbögen ersetzen kann.

Zeiterfassung in einer Tabellenkalkulation

Die Gründe für die Zeiterfassung in einem Unternehmen können unterschiedlich sein:

Sie könnten die Stunden Ihrer Mitarbeiter in einer monatlichen Vorlage für einen manuellen Stundenzettel erfassen, um einen Überblick über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu erhalten;
oder einfach nur eine Projektzeiterfassung, um Zeitaufwand und Preisgestaltung zu ermitteln.
Gleichzeitig kann Ihr Ziel darin bestehen, die Gewinnschwankungen in Abhängigkeit von den täglich geleisteten Arbeitsstunden zu verstehen,
oder einfach, um Kunden auf der Grundlage einer monatlichen Excel-Tabelle Rechnungen zu stellen.

Unabhängig vom Zweck der Zeiterfassung in Excel müssen Sie zunächst den Prozess verstehen und lernen, wie Sie Excel-Vorlagen für die Zeiterfassung erstellen.

Im Folgenden wird Schritt für Schritt erläutert, wie eine Zeiterfassungstabelle normalerweise erstellt wird:

1. Erstellen Sie eine Vorlage für die Zeiterfassung

Öffne ein neues Excel-Tabellenblatt und beginne mit der Beschriftung der Spalten;
Etikett mit Datum, Mitarbeitername, Projekt-/Kundenname, Aufgabenbeschreibung, Startzeit, Endzeit, Gesamtstundenzahl und anderen relevanten Details (wie fakturierbare oder nicht fakturierbare Stunden)

2. Datenvalidierung einrichten

Verwende die Datenvalidierungsfunktion von Excel, um Dropdown-Listen für häufig vorkommende Einträge wie Projektnamen oder Aufgaben zu erstellen, um die Konsistenz zu gewährleisten.
Wenden Sie Regeln zur Datenvalidierung an, um eine falsche Dateneingabe zu verhindern (z. B. kann die Endzeit nicht vor der Startzeit liegen).

3. Formeln einbinden

Füge Formeln zur Berechnung der Gesamtarbeitszeit ein. Dies kann durch Subtraktion der Startzeit von der Endzeit geschehen.
Wenn die Vorlage abrechenbare Stunden erfasst, füge eine Formel ein, um die Stunden mit dem Stundensatz zu multiplizieren.

4. Verteilen Sie die Vorlage

Teile deine Zeiterfassungsvorlage mit deinem Team. Dies kann per E-Mail, über ein gemeinsames Netzlaufwerk oder über Cloud-Speicherplattformen wie OneDrive oder SharePoint geschehen.

5. Tägliche oder wöchentliche Zeiterfassung

Wenn Sie eine Vorlage für einen wöchentlichen Stundenzettel erstellen, ist es ideal, wenn das Team seine Zeiteinträge wöchentlich ausfüllt. Dasselbe gilt, wenn Sie eine Vorlage für einen täglichen Stundenzettel haben.
Dies hilft bei der genauen Projektverfolgung und stellt sicher, dass die von den Mitarbeitern eingegebene Zeit die tatsächlich geleistete Zeit ist, da sonst leicht bestimmte Details vergessen werden.

Informieren Sie sich auch: Wie man die Produktivität von Teams misst.

6. Stellen Sie die Daten zusammen:

Sammle in regelmäßigen Abständen (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) die ausgefüllten Vorlagen von allen Mitarbeitern ein.
Stelle die Daten in einem Stammblatt zusammen, um sie zu analysieren und zu dokumentieren.

7. Analysieren Sie die Daten und erstellen Sie Berichte:

Nutze die Excel-Funktionen wie PivotTables, Diagramme und Filter, um die gesammelten Daten zu analysieren und Einblicke in die Verteilung der Arbeitslast, die Projektkosten oder die Produktivität zu erhalten.
Erstellen Sie bei Bedarf Berichte für eine bessere Verwaltung, Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung oder Prozessoptimierung.

8. Regelmäßige Updates und Wartung

Aktualisiere die Vorlage regelmäßig, um neue Projekte oder Aufgaben hinzuzufügen und abgeschlossene Aufgaben zu entfernen.
Ändere die Vorlage bei Bedarf, um sie an geänderte Arbeitsabläufe oder Berichtsanforderungen anzupassen.

9. Überprüfung und Validierung

Überprüfe die Zeiteinträge regelmäßig auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Nachverfolgung der Teammitglieder bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Einträgen.

Das könnte Sie auch interessieren: Wege zur Erfassung von Mitarbeiterstunden

Verwendung vordefinierter Excel-Vorlagen

Wenn Sie nach einem einfacheren Weg für die Zeiterfassung in Excel suchen, um Ihren Prozess zu beschleunigen, können Sie ein von uns erstelltes Excel-Zeiterfassungsblatt verwenden:

eine Vorlage für einen wöchentlichen Stundenzettel, eine Vorlage für einen monatlichen Stundenzettel, eine Vorlage für eine Zeiterfassung für Freiberufler und eine Vorlage für eine Projektzeiterfassung.

Excel's Einschränkungen bei der Zeiterfassung

Wie oben dargelegt, können die Schritte zur Erstellung eines Zeiterfassungsbogens in Excel sehr zeitaufwändig sein, da Sie das System zunächst erstellen und dann pflegen müssen, während Sie alle Mitarbeiter für das Ausfüllen des Bogens verantwortlich machen.

Eine Excel-Tabelle kann zwar angepasst werden, ist aber zeitaufwändig, anfällig für menschliche Fehler und erfordert die manuelle Eingabe von Daten, insbesondere für Projektleiter mittlerer bis großer Teams.

Selbst wenn Sie eine vordefinierte Vorlage für die Zeiterfassung verwenden, stoßen Sie auf Herausforderungen wie diese:

Mangelnde Skalierbarkeit - wenn Ihr Unternehmen oder Ihr Team wächst, werden Sie feststellen, dass auch Excel nicht mehr ausreicht. Sobald Sie über mehrere Mitarbeiter oder eine größere Datenmenge hinausgehen, wird der Projektmanager mit der Vorlage für den zweiwöchentlichen Stundenzettel zu kämpfen haben. Die Verwaltung und genaue Analyse der Gesamtarbeitsstunden über alle Spalten hinweg wird immer mühsamer und zeitaufwändiger. Die Notwendigkeit, die Vorlage ständig zu aktualisieren, und die Verlangsamung der Leistung bei größeren Datenmengen machen diese Methode ineffizient;
Fehleranfällig durch manuelle Eingabe - die manuelle Dateneingabe durch die vielen Beteiligten birgt eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit. Die Eingabe von Mitarbeiterstunden und Kunden- oder Projektnamen kann zu ungenauen Zeitaufzeichnungen in Ihren Excel-Zeiterfassungsbögen führen;
Begrenzte Berichtsfunktionen - Excel verfügt nicht über ausgefeilte Berichtsfunktionen und macht es schwierig, auf einen Blick Einblicke in die Produktivität oder Effizienz zu erhalten;
Fehlende Automatisierung - Excel verfügt nicht über Funktionen wie automatische Stopp-Start-Timer oder die automatische Zeiterfassung im Hintergrund, während die Benutzer ihre Aufgaben erledigen;
Keine Echtzeitdaten - Da Excel nicht von Natur aus ein Tool für die Zusammenarbeit ist, werden Stundenzettel zu bestimmten Zeiten ausgefüllt und gesammelt, was keinen Überblick über den aktuellen Stand eines Projekts oder einer Aufgabe bietet. Dies behindert eine schnelle Entscheidungsfindung und erhöht die Frustration beim Warten auf den wöchentlichen Stundenzettel;
Sicherheit und Datenintegrität: Excel-Dateien können beschädigt werden, verloren gehen oder sogar unbefugtem Zugriff ausgesetzt sein.

TIPP: Um die Arbeitszeit halbmanuell zu berechnen, können Sie den kostenlosen Stempelkarten-Rechner verwenden.

Timeular: Mühelose Zeiterfassung als Alternative zu Excel

Timeular - Wrike Zeiterfassung Integration

Timeular ist eine vielseitige Zeiterfassungs-App, die den Nutzern flexible Möglichkeiten bietet, ihre Zeit effektiv zu erfassen und zu verwalten.

Es macht Schluss mit der mühsamen manuellen Eingabe von Daten in die Zeiterfassungstabelle, denn es ermöglicht eine physische, manuelle und automatische Zeiterfassung, die es leicht macht, den Überblick über Projekte zu behalten und die Produktivität zu steigern.

Aber was genau macht Timeular zur besten Alternative für die Zeiterfassung in Excel?

Erfasse die Zeit auf die von dir bevorzugte Weise

Wählen Sie die Erfassungsmethode, die am besten zu Ihnen passt - automatische Zeiterfassung, Verwendung eines physischen Zeiterfassungsgeräts oder Tastaturkürzel - Sie können alle diese Möglichkeiten mit Timeular nutzen.

Auf diese Weise können Sie Ihren Tracking-Prozess beschleunigen und gleichzeitig von einer übersichtlichen, kalenderähnlichen Oberfläche profitieren.

Hinweis: In der obigen Abbildung sehen Sie , wie die automatische Zeiterfassung in Timeular funktioniert - sie erfasst im Wesentlichen alle Aktivitäten, die Sie und Ihr Team durchgeführt haben. So bleibt keine Zeit unbemerkt!

Physischer Zeit-Tracker

Der Timer-Würfel für die Aufgabenerfassung verwandelt Ihre Zeiterfassung in eine intuitive und interaktive Erfahrung.

Alles, was Sie tun müssen, ist, den Tracker zu drehen, um zwischen den Aufgaben zu wechseln, während die physische Rotation sofort in Ihrer Zeiterfassungssoftware angezeigt wird.

Da die physische Rotation den Arbeitsablauf nachahmt, kann sie in kürzester Zeit gemeistert werden, so dass du und dein Team eine konsistente und genaue Zeiterfassungsroutine entwickelt.

Hinweis: Die Verwendung des Trackers ist nicht zwingend erforderlich, um die Timeular-App erfolgreich zu nutzen.

Gewöhne dich an die Zeiterfassung mit einem physischen Zeiterfassungsgerät

Nahtlose Zeiterfassung mit Timeular, das mit oder ohne den physischen Tracker funktioniert

Für dich erstellte Berichte und Einblicke

Im Gegensatz zu Excel bietet Timeular detaillierte Berichte und Einblicke in die Verteilung der Zeit auf die verschiedenen Aktivitäten. Dadurch entfällt jegliche manuelle Arbeit oder die Handhabung einer Pivot-Tabelle, die mühsam sein kann.

Die Daten werden visuell generiert, lassen sich intuitiv durchgehen und ermöglichen es Teams und Managern, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen, um Arbeitsabläufe zu optimieren oder die Produktivität bei bestimmten Projekten zu steigern.

Echtzeitdaten von deinem Team

Während Sie in Excel eine Vorlage mit Ihrem Team teilen, es an die wöchentliche Zeiterfassung erinnern und darauf warten müssen, dass sie ausgefüllt wird, können Sie als Manager in Timeular den Fortschritt eines Projekts innerhalb von 24 Stunden sehen.

Das gesamte Team hat ein eigenes Konto, und über die Zeiterfassungssoftware werden die Zeiterfassungsbögen ausgefüllt, während die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen.

Auf diese Weise profitieren Sie von Echtzeitdaten, sparen Zeit und haben die Möglichkeit, proaktiv zu handeln, um Effizienzprobleme oder Hindernisse zu vermeiden.

Erfahre mehr über den Productivity Time Tracker.

Erfassung abrechenbarer Stunden

Im Gegensatz zu Excel funktioniert Timeular auch als Stundennachweis, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Kunden eine genaue Rechnung stellen und eine faire Vergütung für jede geleistete Stunde erhalten! Auf diese Weise brauchen Sie keine Formeln, um den Lohnsatz eines Mitarbeiters auf der Grundlage der geleisteten Stunden zu berechnen, da Sie eine visuelle Darstellung davon haben.

Die Möglichkeit, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden mühelos zu erfassen, kann Ihnen helfen, Ihre Preisgestaltung zu überdenken und die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern.

Verwaltung von Arbeitszeiten, Freizeit und Überstunden

Timeular arbeitet als Arbeitszeiterfassung und protokolliert die Überstunden automatisch mit seiner Überstundenerfassungsfunktion, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist.

Sie müssen nur die Arbeitsstunden eines Teammitglieds eingeben, beispielsweise 40 Stunden pro Woche, und das System rechnet automatisch für Sie.

Es berücksichtigt sowohl Fehl- als auch Überstunden auf der Grundlage einer vordefinierten Regel, die Sie nur einmal festlegen, was bei Excel nicht der Fall ist, da Sie Ihre wöchentliche Arbeitszeitblattvorlage manuell bearbeiten müssten, nachdem Sie sie vom Team erhalten haben.

Außerdem kannst du mit dem Timeular-Urlaubsnachverfolgungssystem alle Arten von Urlaub überwachen und verwalten.

Integrationen

Timeular lässt sich mühelos in die gängigsten Tools integrieren, vom Projektmanagement über Plattformen für die Zusammenarbeit bis hin zu Ihren bevorzugten Kalendern.

Diese Integrationen ermöglichen es, alle deine Zeitprotokolle zu erfassen und automatisch mit den von dir genutzten Tools zu synchronisieren.

Integrationen:

Schlussfolgerungen

Wenn dieser Artikel Sie dazu gebracht hat, über die allgegenwärtigen Excel-Vorlagen nachzudenken und Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass diese Ihre Zeiterfassungsbedürfnisse nicht befriedigen, ist die beste Alternative die Verwendung einer eigenständigen Zeiterfassungslösung, wie Timeular.

Excel erweist sich als handarbeitsintensiv, fehleranfällig und zeitaufwändig, während ein automatisiertes Zeiterfassungstool all diese Probleme beseitigt.

Timeular fügt sich nahtlos in Ihren Arbeitsablauf ein und ermöglicht Ihnen die automatische, manuelle und physische Zeiterfassung mit seinem Tracker.

Da es sich um eine vielseitige Plattform handelt, können Sie mit Timeular auch Urlaubs- und Überstunden erfassen, visuelle Projektberichte ohne manuelle Eingriffe erstellen, auf Echtzeitdaten zugreifen und abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden verfolgen.

Letztlich hilft ein solches Tool, Ihre Prozesse zu skalieren, die Produktivität zu steigern, die Leistung der Mitarbeiter auf einen Blick zu erfassen und gleichzeitig die Rentabilität zu erhöhen.

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Vergessen Sie die lästigen Excel-Zeiterfassungsbögen und machen Sie die Zeiterfassung zu einer so einfachen Aufgabe, dass Ihr Team sie sogar genießen wird.