Suivi du temps dans Excel : comment le faire et ses lacunes
Si le premier outil qui vous vient à l'esprit pour le suivi du temps est le tout-puissant Excel, vous devriez peut-être y réfléchir un peu plus longuement.
Nous comprenons, il n'est pas étonnant que MS Excel soit votre choix de prédilection, car vous l'avez probablement déjà utilisé pour d'innombrables fonctions. Et il a été efficace, nous ne discutons pas de ses avantages ou de ses fonctionnalités.
Vous cherchez une alternative automatisée et efficace à Excel pour le suivi du temps ?
Il s'agit plutôt de vous mettre au défi de voir que le suivi du temps sur Excel ne peut mener votre entreprise/processus que jusqu'à un certain point, alors qu'une application conçue spécifiquement à cette fin libère du temps pour la prise de décision et vous aide à vous développer plus rapidement.
Dans cet article, nous ne passons pas en revue Excel, mais nous fournissons : un guide étape par étape sur le suivi du temps dans Excel et ses inconvénients, un modèle gratuit de feuille de temps Excel ou un tableau des heures facturables créé par nos soins, et nous expliquons comment un outil automatisé de suivi du temps, Timeular, peut remplacer les feuilles de temps Excel classiques.
Suivi du temps dans une feuille de calcul
Les raisons de suivre le temps au sein d'une entreprise peuvent varier :
- vous pouvez chercher à suivre les heures des employés dans un modèle de feuille de temps manuelle mensuelle afin d'avoir une vue d'ensemble de la productivité des employés ;
- ou simplement le suivi du temps passé sur un projet afin d'identifier le temps passé par rapport à la tarification.
- Dans le même temps, votre objectif peut être de comprendre les fluctuations des bénéfices en fonction des heures de travail quotidiennes,
- ou simplement pour facturer les clients, sur la base d'une feuille de calcul Excel mensuelle.
Quel que soit l'objectif du suivi du temps dans Excel, vous devez d'abord comprendre le processus et apprendre à créer des modèles de suivi du temps dans Excel.
Voici un aperçu, étape par étape, de la façon dont un tableur de suivi du temps est généralement réalisé :
1. Créer un modèle de suivi du temps
- Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Excel et commencez à étiqueter les colonnes ;
- Étiquette avec la date, le nom de l'employé, le nom du projet/client, la description de la tâche, l'heure de début, l'heure de fin, le nombre total d'heures et tout autre détail pertinent (comme les heures facturables ou non facturables).
2. Mise en place de la validation des données
- Utilisez la fonction de validation des données d'Excel pour créer des listes déroulantes pour les entrées courantes, telles que les noms de projets ou les tâches, afin de garantir la cohérence.
- Appliquer des règles de validation des données pour éviter la saisie de données incorrectes (par exemple, l'heure de fin ne peut pas être antérieure à l'heure de début).
3. Incorporer des formules
- Insérez des formules pour calculer le nombre total d'heures travaillées. Cela peut se faire en soustrayant l'heure de début de l'heure de fin.
- Si le modèle permet de suivre les heures facturables, il faut inclure une formule permettant de multiplier les heures par le taux horaire.
4. Distribuer le modèle
- Partagez votre modèle de suivi du temps avec votre équipe. Cela peut se faire par courrier électronique, sur un lecteur réseau partagé ou sur des plateformes de stockage en nuage telles que OneDrive ou SharePoint.
5. Suivi du temps quotidien ou hebdomadaire
- Si vous créez un modèle de feuille de temps hebdomadaire, l'idéal est que l'équipe remplisse ses entrées de temps sur une base hebdomadaire. Il en va de même si vous disposez d'un modèle de feuille de temps journalière.
- Cela permet d'assurer un suivi précis des projets et de veiller à ce que le temps saisi par les employés corresponde à la durée réelle de leur travail, faute de quoi il est assez facile d'oublier des détails spécifiques.
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6. Compiler les données :
- À intervalles réguliers (hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuels), recueillez les modèles remplis par tous les employés.
- Compiler les données dans une feuille maîtresse pour l'analyse globale et l'archivage.
7. Analyser les données et créer des rapports :
- Utilisez les fonctions d'Excel telles que les tableaux croisés dynamiques, les graphiques et les filtres pour analyser les données compilées et obtenir des informations sur la répartition de la charge de travail, les coûts des projets ou la productivité.
- Générer des rapports si nécessaire pour améliorer la gestion, la facturation, la paie ou l'optimisation des processus.
8. Mises à jour et maintenance régulières
- Mettez régulièrement à jour le modèle pour ajouter de nouveaux projets ou tâches et supprimer ceux qui sont terminés.
- Modifiez le modèle si nécessaire pour l'adapter aux changements dans le flux de travail ou les exigences en matière de rapports.
9. Examen et validation
- Vérifier périodiquement l'exactitude et l'exhaustivité des entrées de temps.
- Assurer le suivi avec les membres de l'équipe en cas de divergences ou d'entrées manquantes.
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Utilisation des modèles prédéfinis d'Excel
Si vous recherchez une méthode plus simple pour le suivi du temps sur Excel, afin d'accélérer votre processus, vous pouvez utiliser une feuille de suivi du temps sur Excel que nous avons créée pour vous :
un modèle de feuille de temps hebdomadaire, un modèle de feuille de temps mensuelle, un modèle de suivi du temps des indépendants et un modèle de suivi du temps des projets.
Les limites d'Excel en matière de suivi du temps
Comme nous l'avons vu plus haut, les étapes de la création d'une feuille de suivi du temps dans Excel peuvent prendre du temps, car il faut d'abord créer le système, puis le maintenir, tout en veillant à ce que chacun soit responsable du remplissage de la feuille.
Bien qu'une feuille Excel puisse être personnalisée, elle prend du temps, est sujette à des erreurs humaines et nécessite l'ajout de données manuellement, en particulier pour les chefs de projet d'équipes de taille moyenne à grande.
Même si vous utilisez un modèle prédéfini de feuille de calcul pour le suivi du temps, vous serez confronté à des défis tels que.. :
- Manque d'évolutivité - au fur et à mesure que votre entreprise ou votre équipe s'agrandit, vous pouvez vous rendre compte qu'Excel est également dépassé. Au-delà de plusieurs employés ou d'un certain volume de données, le chef de projet aura du mal à utiliser le modèle de feuille de temps bihebdomadaire. La gestion et l'analyse précise du nombre total d'heures de travail dans toutes les colonnes deviennent de plus en plus lourdes et fastidieuses. La nécessité de mettre constamment à jour le modèle et le ralentissement des performances avec des volumes de données plus importants rendent cette méthode inefficace ;
- Sujet aux erreurs en raison de la saisie manuelle - la saisie manuelle des données par les nombreuses parties prenantes qui l'utilisent s'accompagne d'un risque d'erreurs. La saisie des heures de travail des employés et des noms de clients ou de projets peut conduire à des enregistrements inexacts dans vos feuilles de temps Excel ;
- Capacités de reporting limitées - Excel ne dispose pas de capacités de reporting sophistiquées et il est difficile de se faire une idée de la productivité ou de l'efficacité d'un seul coup d'œil ;
- Manque d'automatisation - Excel ne dispose pas de fonctions telles que les minuteries automatiques d'arrêt et de démarrage, ou le suivi automatique du travail de ses utilisateurs en arrière-plan, pendant qu'ils effectuent leurs tâches, ce qui rend les modèles de suivi du temps encombrants ;
- Pas de données en temps réel - Excel n'étant pas intrinsèquement un outil de collaboration, les feuilles de temps sont remplies et collectées à des moments précis, ce qui ne permet pas d'avoir une vue d'ensemble de l'état actuel d'un projet ou d'une tâche. Cela empêche une prise de décision rapide et augmente la frustration dans l'attente de la feuille de temps hebdomadaire ;
- Sécurité et intégrité des données : Les fichiers Excel peuvent être corrompus, perdus ou même faire l'objet d'un accès non autorisé.
CONSEIL : Pour calculer les heures de travail de manière semi-manuelle, essayez le calculateur de cartes de temps gratuit.
Timeular: Alternative à Excel pour le suivi du temps de travail
Timeular est une application polyvalente d 'enregistrement du temps qui offre aux utilisateurs des moyens flexibles de suivre et de gérer efficacement leur temps.
Il n'est plus nécessaire de saisir manuellement les données dans une feuille de calcul de suivi du temps, car il permet de suivre le temps physiquement, manuellement et automatiquement, tout en facilitant le suivi des projets et l'amélioration de la productivité.
Mais qu'est-ce qui fait de Timeular la meilleure alternative à Excel pour le suivi du temps ?
Suivez votre temps de la manière qui vous convient le mieux
Choisissez la méthode de suivi qui vous convient le mieux - suivi automatisé du temps, utilisation d'un Time Tracker physique ou de raccourcis clavier - vous pouvez utiliser tous ces outils avec Timeular.
Vous pouvez ainsi accélérer votre processus de suivi, tout en l'appréciant, et en bénéficiant d'une interface propre, semblable à celle d'un calendrier.
- Note : Dans l'image ci-dessus, vous voyez comment le suivi automatique du temps fonctionne dans Timeular - il capture essentiellement toutes les activités que vous et votre équipe avez effectuées. Ainsi, aucun temps n'échappe au suivi !
Outil physique de suivi du temps
Le cube minuteur de suivi des tâches transforme votre expérience de suivi du temps en une expérience intuitive et interactive.
Il vous suffit de faire pivoter le tracker pour passer d'une tâche à l'autre, la rotation physique se reflétant immédiatement dans votre logiciel de suivi du temps.
Comme la rotation physique imite le flux de travail, elle peut être maîtrisée en un rien de temps, afin que vous et votre équipe cultiviez une routine de suivi du temps cohérente et précise.
Remarque: il n'est pas nécessaire d'utiliser le traceur pour utiliser l'application Timeular avec succès.
Créer une habitude de suivi du temps avec un dispositif physique de suivi du temps
Suivre le temps de manière transparente, en utilisant Timeular qui fonctionne avec ou sans le tracker physique.
Des rapports et des analyses faits pour vous
Contrairement à Excel, Timeular fournit des rapports détaillés et des informations sur la manière dont le temps est réparti entre les différentes activités. Il n'y a donc plus de travail manuel, ni de manipulation d'un tableau croisé dynamique, ce qui peut s'avérer fastidieux.
Les données sont générées visuellement, il est intuitif de les parcourir et elles permettent aux équipes et aux responsables de prendre des décisions rapides et éclairées pour optimiser les flux de travail ou améliorer la productivité sur des projets spécifiques.
Données en temps réel de votre équipe
Alors qu'avec Excel, vous devez partager un modèle avec votre équipe, leur rappeler quand remplir la feuille de temps hebdomadaire et attendre qu'elle soit remplie, même pendant des semaines, avec Timeular, vous pouvez, en tant que responsable, voir l'état d'avancement d'un projet en 24 heures.
L'ensemble de l'équipe dispose d'un compte et, grâce au logiciel de feuilles de temps des employés, les feuilles de temps sont remplies au fur et à mesure que les employés effectuent leurs tâches.
Vous bénéficierez ainsi de données en temps réel, vous gagnerez du temps et vous aurez la capacité d'être proactif dans la prévention des problèmes d'efficacité ou des blocages.
En savoir plus sur l'outil de suivi de la productivité.
Suivi des heures facturables
Contrairement à Excel, Timeular fonctionne également comme un outil de suivi des heures facturables, ce qui vous permet de facturer vos clients avec précision et d'obtenir une rémunération équitable pour chaque heure de travail ! Ainsi, vous n'aurez pas besoin de formules pour calculer le taux de rémunération d'un employé en fonction des heures travaillées, car vous disposerez d'une représentation visuelle.
La possibilité de suivre les heures facturables et non facturables sans effort peut vous aider à repenser votre tarification et à accroître la rentabilité de votre entreprise.
Gérer les heures de travail, les congés et les heures supplémentaires
Timeular fonctionne comme un outil de suivi des heures de travail et enregistre automatiquement les heures supplémentaires grâce à sa fonction de suivi des heures supplémentaires, sans aucun travail manuel.
Il vous suffit d'ajouter les heures de travail d'un membre de l'équipe, par exemple 40 heures par semaine, et le système fera automatiquement le calcul pour vous.
Il comptabilise à la fois les heures manquantes et les heures supplémentaires, sur la base de la règle prédéfinie que vous ne fixez qu'une seule fois, ce qui n'est pas le cas d'Excel, car vous devriez modifier manuellement votre modèle de feuille de temps hebdomadaire, après l'avoir chassé de l'équipe.
Le système de suivi des congés de Timeularvous permet également de contrôler et de gérer tous les types de congés.
Intégrations
Timeular s'intègre sans effort aux outils les plus populaires, de la gestion de projet aux plateformes de collaboration, en passant par vos calendriers préférés.
Ces intégrations permettent de saisir et de synchroniser automatiquement tous vos relevés de temps dans les outils que vous utilisez.
Intégrations :
- Intégration du suivi du temps dans Google Calendar
- Intégration du suivi du temps dans Slack
- Suivi du temps dans Notion
Conclusions
Si cet article vous a fait réfléchir aux modèles Excel omniprésents et que vous avez conclu qu'ils ne répondent pas à vos besoins en matière de suivi du temps, la meilleure alternative est d' utiliser une solution autonome de suivi du temps, comme Timeular.
Excel s'avère être une application manuelle intensive, sujette aux erreurs humaines et chronophage, alors qu'un outil automatisé de suivi du temps élimine tous ces défis.
Timeular s'intègre de manière transparente dans votre flux de travail, vous permettant de suivre le temps à la fois automatiquement, manuellement et physiquement grâce à son tracker.
Comme il s'agit d'une plateforme à multiples facettes, Timeular vous permet également de suivre les congés et les heures supplémentaires, de générer des rapports de projet visuels sans intervention manuelle, d'avoir accès à des données en temps réel et de suivre les heures facturables ou non facturables.
En fin de compte, un tel outil vous permettra d'adapter vos processus, d'améliorer votre productivité, de suivre les performances de vos employés en un coup d'œil, tout en augmentant votre rentabilité.
Créer un compte gratuit sur Timeular
Oubliez les feuilles de temps Excel et faites du suivi du temps une tâche si facile que votre équipe y prendra même plaisir.