6 melhores softwares de automação de tarefas que você precisa em 2024
Software de automação de tarefas - um nome que não significa nada para muitas pessoas, mas todo mundo o usa de alguma forma. Ele nos cerca o tempo todo, mesmo sem percebermos.
O cidadão comum passa muitas horas no trabalho. Horas demais. E se disséssemos que você poderia economizar muito tempo automatizando algumas de suas tarefas? Embora algumas de suas dezenas de tarefas diárias sejam variáveis, outras são regulares e recorrentes - e, portanto, facilmente automatizáveis!
Timeular foi reconhecido como a ferramenta de controle de tempo mais intuitiva para equipes e indivíduos. Junte-se a mais de 50.000 membros de equipes e comece a controlar seu tempo automaticamente
Mas, afinal, o que é um software de automação de tarefas e para que ele serve? Não se preocupe. Nós também fizemos essas perguntas. Felizmente para você, encontramos as respostas!
O que é um software de automação de tarefas?
O software de automação de tarefas é uma ferramenta que o ajuda a reduzir ou eliminar o esforço manual exigido por algumas tarefas. Esse tipo de software é fundamental para quem deseja ser mais eficiente.
Várias plataformas permitem automatizar tarefas, desde as mais simples até as mais complexas. No entanto, a automação do local de trabalho que geralmente experimentamos em nosso dia a dia é a de tarefas pequenas, simples e repetitivas que roubam tempo útil, apesar de não terem grande complexidade.
Assim, a automação de tarefas visa ajudar as pessoas a simplificar seus processos, deixando-as livres para usar o tempo economizado em tarefas que fazem a diferença. Em essência, a automação de tarefas é um mecanismo para aumentar a produtividade.
Com tantas opções disponíveis, não é fácil escolher um software de automação de tarefas que atenda às suas necessidades específicas, pois isso dependerá do que você deseja automatizar.
Para ajudá-lo nessa escolha, analisamos algumas das melhores ferramentas de automação de tarefas disponíveis atualmente. Se você quiser saber mais sobre elas, continue lendo!
Leia: Por que a automação de tarefas é uma das melhores dicas para aumentar a eficiência dos negócios.
Os 6 melhores softwares de automação de tarefas
Agora que você entende os benefícios da automação de tarefas, é hora de conhecer algumas ferramentas que podem ajudar você, sua equipe e sua organização a se tornarem mais produtivos.
Nossa lista compila softwares para diferentes finalidades, para que você possa ter uma perspectiva macro do que é possível obter usando várias plataformas.
1. Timeular - Rastreamento automático de tempo
Sejamos honestos: ninguém gosta de controlar o tempo, e muitas pessoas não sabem o que é controle de tempo.
Em geral, é uma atividade entediante, necessária para aumentar as horas faturáveis ou para entender quanto tempo uma tarefa pesou em um determinado projeto. Felizmente, o site Timeular elimina a parte entediante do controle de tempo, fazendo jus ao seu slogan - Trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil.
Com o Timeular, um aplicativo de controle automático de tempo, você pode medir seu tempo com um clique, identificar para onde está indo seu precioso tempo e transformar completamente sua produtividade!
Um dos recursos mais incríveis é o cubo de 8 lados para controle de tempo, que rastreia automaticamente as atividades quando é virado.
"Não sou uma pessoa que gosta de controlar meu tempo. Felizmente, agora posso simplesmente virar o Timeular Tracker." - Melissa, analista sênior de saúde
Portanto, em vez de anotar em planilhas ou papéis o tempo que você levou em uma tarefa, obtendo contagens imprecisas, basta usar esse software de controle de tempo de IA.
O aplicativo é muito intuitivo e fácil de usar e se integra a mais de 3.000 aplicativos, como Google Calendar, Asana, Zapier, Jira e muitos outros!
O aplicativo Timeular também permite automatizar relatórios, exportar instantaneamente seus dados para CSV, PDF ou Excel e compartilhá-los com sua equipe e clientes. Esses recursos fazem do Timeular o melhor aplicativo de controle de tempo do mercado.
Com os recursos de automação do Timeular, você pode:
- Rastreie automaticamente o tempo gasto em cada atividade com o cubo rastreador de tempo ou atalhos de teclado;
- Crie facilmente um hábito de controle de tempo;
- Automatize os relatórios e o faturamento dos clientes;
- Acompanhe de perto os orçamentos dos projetos para monitorar efetivamente o progresso e a lucratividade deles;
- Adicione registros de tempo automaticamente a uma planilha para criar relatórios personalizados;
- Envie e-mails aos clientes quando começar a monitorar seus projetos;
- Gerencie o controle de PTO e controle as horas extras;
- Conecte seu calendário e envie registros de tempo automaticamente;
- Aprenda e aumente sua produtividade por meio de insights e tendências avançadas.
Timeular foi reconhecido como a ferramenta de controle de tempo mais intuitiva para equipes e indivíduos. Junte-se a mais de 50.000 membros de equipes e comece a controlar seu tempo automaticamente
2. Zapier - plataforma de automação
O Zapier é a única ferramenta que incluímos neste artigo que é exclusivamente dedicada à automação. É um dos principais aplicativos de produtividade para Mac, Windows... para tudo!
Essa ferramenta de automação permite que você crie fluxos de trabalho e conecte vários aplicativos para aumentar a produtividade. "Imagine todos os aplicativos que você usa para trabalhar conversando entre si."
É assim que o Zapier começa a explicar como funciona em seu site. O Zapier funciona em uma lógica de se/então, ou seja, condições. Assim, sempre que uma determinada ação que você definiu previamente acontecer, ela acionará uma reação.
Por exemplo, você obtém um novo lead por meio do Facebook. Usando o Zapier, você pode automatizar o que acontece a partir daí. Você pode definir que, sempre que um novo lead for recebido, todos os membros da sua equipe receberão um e-mail, o endereço de e-mail do lead será automaticamente adicionado ao Mailchimp e um e-mail personalizado será enviado. Tudo isso de forma instantânea e automática, sem que ninguém precise fazer nada.
Conecte o Timeular às suas ferramentas de gerenciamento de projetos e a outros aplicativos usados diariamente e acompanhe a produtividade automaticamente. Sua equipe vai adorar!
A melhor parte: O Zapier é uma ferramenta de automação sem código, o que significa que qualquer pessoa pode programar, e é por isso que ele é considerado uma boa ferramenta de produtividade de IA.
Com o Zapier, você pode:
- Simplifique a criação de tarefas, a comunicação e muito mais, criando tarefas automaticamente e enviando notificações personalizadas;
- Criar automaticamente tarefas a partir de anotações e documentos para novas reuniões;
- Mantenha sua caixa de entrada limpa e organizada;
- Criar pastas e arquivos para novos projetos;
- Adicione tarefas de um aplicativo de gerenciamento de projetos ao seu aplicativo de lista de tarefas pessoal.
- ... e muito mais!
O Zapier, um bom software de IA, funciona com mais de 5.000 aplicativos, portanto, imagine em quantos acionadores você pode basear um zap - as possibilidades são infinitas! O Zapier tem um plano gratuito, mas você não tem acesso a muitas integrações.
Para aproveitar os recursos do Zapier, você pode escolher um dos vários planos pagos. O nível mais alto para empresas começa em US$ 599 por mês para 100.000 tarefas.
3. Trello - Gerenciamento de projetos
O Trello é uma das melhores ferramentas para gerenciar funcionários remotos.
Essa incrível ferramenta de gerenciamento de tarefas e projetos permite que você gerencie o trabalho individual ou em equipe, oferecendo aos usuários ferramentas de colaboração que facilitam muito o gerenciamento de projetos e o trabalho remoto.
Uma das grandes vantagens do Trello é que ele se adapta ao crescimento da sua equipe.
Em termos de automação, o Trello cumpre o que se propõe a fazer: eliminar tarefas pequenas e repetitivas e liberar tempo para fazer o que importa. Assim, com o Trello, você pode:
- Use comandos de linguagem para automatizar fluxos de trabalho e outras ações de forma eficaz;
- Automatize seu calendário para executar determinadas ações em um dia ou horário específico;
- Acionar ações específicas (por exemplo, enviar um e-mail) quando o aplicativo detectar determinados critérios (por exemplo, a data de vencimento está próxima);
- Automatize algumas ações em outros aplicativos dos quais sua equipe depende, como Slack e Jira;
- Compartilhe atualizações automáticas com participantes externos e clientes quando o status de uma tarefa mudar.
O Trello pode ser usado em versões para celular ou desktop, mas, infelizmente, apenas a versão do aplicativo para celular permite que você trabalhe off-line.
Em termos de preços, o Trello tem um plano gratuito que é ideal para pequenas organizações. Se você precisar de um conjunto de recursos mais premium, os preços começam em US$ 6/mês/usuário.
- Leia também: Integração do controle de tempo do Trello
4. Hubspot - Gerenciamento de relacionamento com o cliente
Hoje em dia, é difícil encontrar alguém que não conheça a Hubspot. Se você precisa de uma plataforma completa de marketing, vendas, gerenciamento de conteúdo e atendimento ao cliente, esse CRM é seu melhor amigo.
A Hubspot tem uma ampla gama de recursos de automação, desde a automação de marketing por e-mail até a automação do funil de vendas. É uma ferramenta poderosa que automatiza e otimiza muitas tarefas da jornada do usuário, não apenas as "simples".
Aqui estão algumas das coisas que você pode fazer com os recursos de automação da Hubspot:
- Acione notificações internas para sua equipe quando um contato realizar uma ação específica;
- Configure fluxos de trabalho para contatos de acompanhamento (ou seja, alerte o departamento de vendas para acompanhar alguém; envie um e-mail de agradecimento a um cliente fiel; programe um e-mail de produtos relacionados para ser enviado após uma compra... e muito mais!)
- Entenda o histórico de seus clientes e automatize as respostas com base em compras anteriores ou no valor do tempo de vida;
- Integre-se a aplicativos externos e acione eventos nesses aplicativos;
- Segmente facilmente os contatos em listas inteligentes;
- Colete, armazene e use dados em sua estratégia de marketing para poder oferecer aos clientes uma experiência personalizada;
- Use a automação para personalizar o conteúdo enviado a clientes potenciais e clientes.
Poderíamos continuar o dia todo. As possibilidades são infinitas. No entanto, tudo isso não é barato, portanto, o Hubspot é mais caro do que as outras ferramentas que apresentamos neste artigo.
O preço começa em US$ 800 por mês e, para clientes de nível empresarial, pode custar até US$ 3200 por mês.
Leia também: Rastreamento de tempo do Hubspot
5. XERO - Contabilidade
Para muitos, a contabilidade é um pesadelo. Dezenas de canhotos e papéis estão sobre a mesa, processos que se repetem todos os meses e que geram estresse e ansiedade para o diretor financeiro da empresa.
Com o Xero, você pode automatizar tarefas financeiras e administrativas que consomem muito tempo e lhe dão dor de cabeça. Faça pagamentos em dia, envie faturas para seus clientes e cumpra todos os seus compromissos de forma fácil e automática. Com os recursos de automação do XERO, você pode:
- Automatize as faturas e garanta que os clientes paguem no prazo;
- Envie lembretes automáticos de faturas e faturas repetidas, para que você não precise se lembrar de enviar ou perseguir faturas;
- Configure regras bancárias para codificar automaticamente as transações na tela de reconciliação bancária;
- Corresponde automaticamente suas transações às do seu extrato bancário;
- Acompanhe as transações em tempo real e gere relatórios automáticos;
- Recupere todos os seus dados em segundos graças aos backups automáticos.
A automação no software de contabilidade é particularmente relevante porque não há margem para erros ao lidar com o dinheiro de nossa empresa.
O XERO tem três planos de preços - Starter, Standard e Premium - que acomodam empresas em vários estágios. A opção mais barata começa em US$ 22 por mês, com a possibilidade de adicionar alguns complementos por preços muito acessíveis.
Leia também: Descubra como aumentar a produtividade com o controle de tempo do Xero.
6. Google Looker Studio (Data Studio) - Análises e relatórios
Você sabe por que o Google Looker Studio é um dos 5 melhores softwares de automação de tarefas? Porque ele é indispensável para quem trabalha no setor digital e precisa criar relatórios.
Muitas vezes, os relatórios semanais, mensais ou semestrais são uma forma de contar a história de sua empresa aos acionistas e investidores e convencê-los a continuar investindo. Além disso, eles o ajudam a entender a saúde de sua empresa e a identificar oportunidades de melhoria. Entretanto, a elaboração de relatórios consome muito tempo.
O Google Looker Studio, anteriormente conhecido como Google Data Studio, ajuda você a transformar seus dados em painéis úteis e relatórios personalizados que são fáceis de entender e compartilhar.
Ao contrário do Google Analytics ou da HubSpot, o Data Studio não é uma fonte de dados. Ele apenas combina dados de diferentes fontes, analisa-os e ajuda você a criar relatórios, gráficos e painéis interativos.
Com o Google Data Studio, você pode:
- Conecte-se a um grande número de fontes de dados e extraia automaticamente os dados da fonte desejada;
- Junte dados de vários conectores e automatize o processo de cálculo de alguns KPIs;
- Mantenha seus painéis atualizados automaticamente em tempo real com métricas de negócios e KPIs relevantes.
- Programe entregas por e-mail de relatórios do Google Data Studio para os membros da sua equipe;
- Personalize automaticamente seus relatórios do Data Studio com a marca de sua empresa.
A melhor parte do Google Data Studio? Ele é gratuito, o que é difícil de superar.
Timeular foi reconhecido como a ferramenta de controle de tempo mais intuitiva para equipes e indivíduos. Junte-se a mais de 50.000 membros de equipes e comece a controlar seu tempo automaticamente
Como escolher o melhor software de automação de tarefas?
A esta altura, você já conhece alguns dos melhores softwares de automação de tarefas do mercado. No entanto, talvez não tenhamos atendido a algumas de suas necessidades - não se preocupe, hoje existem ferramentas para automatizar tudo o que você possa imaginar.
Portanto, deixamos você com alguns fatores a serem considerados ao escolher um software de automação de tarefas.
1. Precificação
Alguns softwares são gratuitos e outros têm um preço. Avalie as necessidades de sua empresa e determine o preço que você está disposto a pagar. Normalmente, as ferramentas mais baratas têm menos recursos ou permitem menos usuários do que as mais caras.
2. Recursos
Um dos critérios mais importantes. Avalie sua operação e suas necessidades específicas e anote tudo o que seu software de automação de tarefas deve fazer para economizar seu tempo (e, portanto, dinheiro) e aumentar a produtividade da equipe.
Analise cuidadosamente os recursos de cada software antes de se comprometer com um deles.
3. Compatibilidade com diferentes tipos de dispositivos
Hoje em dia, precisamos andar por aí com nosso escritório em nossas mãos. Portanto, você deve escolher um software que seja compatível com vários dispositivos e que, de preferência, permita que você trabalhe off-line.
Evite ferramentas que não tenham uma versão para celular.
4. Integrações
Com quais outras ferramentas o software se integra? Quanto mais integrada for uma plataforma, mais versátil ela será.
Procure um software que se integre ao seu e-mail, calendário e outros aplicativos. Converse com as equipes de suporte antes de comprar um software de automação de tarefas e entenda a facilidade com que ele se integra a outras ferramentas.
Conclusão
Todos os dias realizamos pequenas tarefas repetitivas que nos fazem perder muito tempo, seja em nossa vida pessoal ou profissional.
Quando se trata de produtividade, você deve fazer uma análise crítica de como está usando seu tempo e refletir se essas pequenas tarefas o estão atrapalhando.
A escolha de um dos melhores softwares de automação de tarefas pode ajudá-lo a recuperar esse tempo perdido. Uma boa proposta, certo?
Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender como o software de automação de tarefas pode ajudá-lo a se concentrar em tarefas mais significativas que fazem a agulha se mover e obter melhores resultados!
Talvez você se interesse por: