Jak poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami: 15 najlepszych wskazówek

Autor: Madalina Roman

17 lutego 2023 r.

Posiadanie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektami firmowymi pomaga firmom rozwijać się i osiągać oczekiwane cele i terminy.

Kierownicy projektów są zwykle pożądanym stanowiskiem w wielu firmach, które regularnie realizują projekty, takie jak rozszerzanie linii produktów czy tworzenie nowych aplikacji. Tak więc, jeśli jesteś kierownikiem projektu lub aspirujesz do bycia nim, bardzo ważne jest posiadanie silnego zestawu umiejętności i pewnych cech, które pomogą ci poradzić sobie z obowiązkami.

Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu

Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu

Umiejętności zarządzania projektami są ważne, ponieważ pomagają kierować projektami w najbardziej produktywny sposób zarówno dla firmy, jak i zespołu wspierającego projekt. Twoje umiejętności mogą pomóc Twojemu zespołowi być odpowiedzialnym, zmotywowanym, produktywnym, zaradnym i dumnym ze swojej pracy.

Aby jednak odnieść jak największy sukces, musisz nauczyć się , jak poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami.

15 wskazówek, jak poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami

Śledź swój czas za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu
Jasna komunikacja
Miej empatię
Weź udział w kursach szkoleniowych
Regularnie pytaj o opinie
Wykorzystanie metodologii zarządzania projektami
Śledzenie pracy innych kierowników projektów
Włączenie ćwiczeń budujących zespół
Śledzenie pracy innych kierowników projektów
Używaj szablonów do wspierania swojej pracy
Ustal realistyczne oczekiwania
Podkreślanie odpowiedzialności
Wysoka organizacja pracy
Zachowaj spokój
Być świetnym liderem (cokolwiek to znaczy)

1. Śledź swój czas za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu

Śledzenie czasu przyczynia się do lepszego zarządzania czasem w projekcie.

Korzystając z oprogramowania do śledzenia czasu pracy, możesz uświadomić sobie, gdzie spędzasz swój czas i prawdopodobnie będziesz w stanie lepiej przeanalizować dzień pracy swój i swojego zespołu oraz odkryć, gdzie możesz dostosować swój czas.

Poznanie swojego sposobu zarządzania czasem może pomóc w zarządzaniu czasem innych osób w trakcie projektu i uświadomieniu sobie, że projekt nie przebiega zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Zdecydowanie zalecamy korzystanie z łatwego i przyjaznego dla użytkownika narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak Timeular. Poza ułatwieniem dla poszczególnych osób, aplikacja Timeular umożliwia śledzenie czasu w oparciu o działania i tagi współdzielone przez zespół. Twórz raporty ze wszystkich rekordów czasu zespołu, dostosowuj je lub eksportuj dane.

Kierownicy projektów, tacy jak Ty, śledzą swój czas za pomocą Timeular

Dbaj o czas i budżety swoich projektów dzięki najdokładniejszemu rozwiązaniu do śledzenia czasu pracy.

2. Jasna komunikacja

Jako kierownik projektu prawdopodobnie będziesz mieć do czynienia z wieloma różnymi osobami: członkami zespołu, osobami z innych działów, kierownictwem, klientami itd.

Większość projektów ma długą listę interesariuszy, których trzeba na każdym kroku informować o postępach. Komunikacja jest kluczem do płynnej pracy, gdy masz tak wiele osób do zarządzania.

Aby praca przebiegała sprawnie, musisz upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, pracują nad tymi samymi celami i wszyscy są informowani o wszelkich zmianach lub problemach. Łatwiej to jednak powiedzieć niż zrobić, zwłaszcza gdy twoja praca polega na interakcji z ludźmi na różnych poziomach.

Oznacza to, że musisz konsekwentnie dostosowywać swój styl komunikacji i treści do odpowiednich odbiorców.

poprawić umiejętności zarządzania projektami

Potrzebujesz pomocy w dostosowaniu komunikacji? Uzyskaj najlepsze wskazówki, aby poprawić swoje umiejętności komunikacyjne.

Najważniejsze jest zawsze słuchanie (i zadawanie pytań). Niezależnie od tego, czy jesteś na spotkaniu z klientem, czy z pracownikiem, zwykłe słuchanie jest jedną z najpotężniejszych rzeczy, jakie możesz zrobić. A dzięki lepszemu zrozumieniu sytuacji i tego, jak zespół czuje się w swojej pracy, jesteś w stanie lepiej zrozumieć ich zmagania.

W tym celu spróbuj użyć narzędzia do zarządzania zespołem, aby zapewnić jedno centralne miejsce dla wszystkich istotnych dyskusji i aktualizacji zarówno na poziomie zadania, jak i projektu. Będzie to bardzo przydatne dla Ciebie i Twojego zespołu.

Usprawnij komunikację, korzystając z najlepszych aplikacji do komunikacji zespołowej.

3. Mieć empatię

Musi to być jedna z najważniejszych umiejętności, jakie może posiadać kierownik projektu. Niestety, prawdopodobnie wszyscy zetknęliśmy się z wieloma kierownikami projektów, którzy wydają się nie dbać o ciebie i nie mają empatii w stosunku do ciebie i twoich problemów. To okropne uczucie.

Dlatego też, jako kierownik projektu, empatia pozwala ci angażować się z każdym, z kim pracujesz, bardziej współczująco i produktywnie, poprawiając wszystko.

Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu

Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu

Bycie empatycznym pomaga być bardziej wnikliwym liderem i tworzyć bardziej motywujące, satysfakcjonujące środowisko biznesowe dla swojego zespołu.

Wszyscy poczują się znacznie bardziej zmotywowani, a tym samym będą znacznie bardziej produktywni w swojej pracy, ponieważ jesteś w stanie lepiej zrozumieć, co napędza każdą osobę. Jednocześnie jesteś lepiej przygotowany, aby pomóc im rozwijać umiejętności i osiągać cele.

Empatia jest również bardzo ważna w rozwiązywaniu konfliktów, głównie gdy jest używana wraz z doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi. Empatia sprawi, że będziesz znacznie lepszym mediatorem i pomoże członkom twojego zespołu poczuć się bardziej szanowanymi i docenianymi.

rozwijanie umiejętności zarządzania projektami

4. Udział w kursach szkoleniowych

Jest to "obowiązkowy" krok w kierunku poprawy umiejętności zarządzania projektami: bycie na bieżąco.

Jedną z dobrych rzeczy, które możesz zrobić, aby zrozumieć , czym jest zarządzanie projektami i co musisz o nim wiedzieć, jest zapisanie się na zajęcia szkoleniowe, takie jak seminaria, webinaria i konferencje, aby poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami.

Poszukaj kursów zarządzania projektami online lub najlepszych certyfikatów PMP, które koncentrują się na różnych aspektach zarządzania projektami lub oferują szkolenia w zakresie konkretnych umiejętności, które potrzebujesz rozwinąć.

Przeczytaj więcej o certyfikacji PMP

5. Regularne proszenie o informacje zwrotne

Pozostawanie otwartym na informacje zwrotne od zespołu jest niezwykle ważne, aby poprawić swoje umiejętności zarządzania projektami. Jest to jedna z podstawowych cech, które powinieneś posiadać jako lider zespołu.

Ponieważ jesteś odpowiedzialny za delegowanie zadań, wyjaśnianie warunków projektu i utrzymywanie zespołu zgodnie z harmonogramem, musisz to robić w sposób, na który twój zespół reaguje.

Możesz poprosić ich o opinię po zakończeniu projektów, ale możesz też rozważyć pytanie od czasu do czasu. Może to być również bardzo korzystne, jeśli poprosisz o opinie od swoich klientów, abyś wiedział, co poprawić.

6. Stosowanie metodologii zarządzania projektami

Istnieje ponad osiem tysięcy metodyk zarządzania projektami do wyboru. Niezależnie od tego, czy posiadasz formalny certyfikat zarządzania projektami, czy też uczysz się, jak zostać kierownikiem projektu z doświadczenia, istnieje absolutna różnorodność metodologii projektowych do wyboru.

W zależności od umiejętności, struktury miejsca pracy i zespołów projektowych, z którymi będziesz współpracować, istnieje wiele opcji do wyboru.

Zapoznaj się z nimi, aby wybrać taki, który będzie wspierał twoje obecne umiejętności i pozwoli ci budować nowe!

Dowiedz się, jak metoda kaskadowa może pomóc w zarządzaniu projektami.

7. Śledzenie pracy innych kierowników projektów

Dobrym sposobem na poprawę umiejętności zarządzania projektami jest uczenie się od innych. Jeśli są kierownicy projektów, z którymi pracujesz, zapytaj, czy możesz zobaczyć, co robią w ciągu dnia i zrób kilka notatek.

Możesz także oglądać kanały zarządzania projektami na YouTube lub dołączyć do profesjonalnych grup dla kierowników projektów, gdzie możesz łączyć się z innymi i dzielić się pomysłami.

W obu przypadkach można przyjąć metody i umiejętności zaobserwowane u tych kierowników projektów i zastosować je w swojej codziennej pracy.

8. Zarejestruj się, aby otrzymywać treści od innych profesjonalistów

Istnieje wiele blogów poświęconych zarządzaniu projektami, artykułów, podcastów i innych form treści, które tworzą odnoszący sukcesy kierownicy projektów.

Sugerujemy zapoznanie się z podcastami o zarządzaniu projektami, które są bardzo dobrze znane: The Digital Project Manager Podcast prowadzony przez Galena Low, PM Point Of View prowadzony przez Kendall Lott, PMO Strategies prowadzony przez Laurę Barnard lub Project Management Happy Hour prowadzony przez Kim Essendrup i Kate Anderson.

Im więcej czytasz i słuchasz tego rodzaju treści, tym bardziej możesz być w stanie nadążyć za trendami w zarządzaniu projektami, które mogą sprawić, że odniesiesz większy sukces. Możesz także rozwinąć swoje umiejętności krytycznego myślenia i rozwiązywania problemów dzięki różnym punktom widzenia.

9. Włączenie ćwiczeń budujących zespół

Ćwiczenia z zakresu budowania zespołu mają kluczowe znaczenie dla poprawy profesjonalnych relacji między współpracownikami, co może pomóc w usprawnieniu pracy jako kierownik projektu.

Gdy poszczególne osoby w zespole naturalnie się dogadują i rozumieją, są bardziej skłonne do współpracy, opracowywania kreatywnych rozwiązań i wspierania pracy kierownika projektu.

Czy wiesz, że działania integracyjne są jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie motywacji pracowników?

10. Używanie szablonów do wspierania swojej pracy

Prawdopodobnie można znaleźć wiele szablonów dla kierowników projektów, które można wykorzystać w swojej pracy.

Spróbuj znaleźć szablon lub listę kontrolną zarządzania projektami, która może w jakikolwiek sposób wesprzeć Twoją pracę i znacznie ją ułatwić.

Szablon ten może działać jako przewodnik, który pomoże ci spędzać mniej czasu na przykład na określonym zadaniu i pozwoli ci zoptymalizować czas.

11. Ustal realistyczne oczekiwania

Wyznaczanie realistycznych celów i oczekiwań ma kluczowe znaczenie zarówno dla zespołu, jak i klientów. Dobre planowanie, świetna komunikacja, utrzymanie budżetu, jasne cele i zwiększona produktywność pracowników są napędzane przez realistyczne oczekiwania.

Dobry kierownik projektu wie, że nie można przygotować zespołu na sukces bez ustalenia realistycznych oczekiwań wobec wszystkich zaangażowanych osób. Nie można zapewnić doskonałej obsługi klienta, jeśli klienci nie wiedzą, czego się po nas spodziewać.

12. Podkreślanie odpowiedzialności

Zarządzanie projektami rozwija się dzięki temu, że każdy wykonuje swoją rolę i dostarcza swoją część pracy na czas. Po podzieleniu pracy między pracowników szybko staje się jasne, że każdy musi być odpowiedzialny za swoją część.

Odpowiedzialność nie oznacza zgłaszania innym pracownikom braku postępów. Oznacza również identyfikowanie, gdzie mogą mieć trudności oraz jak i kiedy wkroczyć do akcji.

Najważniejsze jest zawsze słuchanie (i zadawanie pytań). Niezależnie od tego, czy jesteś na spotkaniu z klientem, czy z pracownikiem, zwykłe słuchanie jest jedną z najpotężniejszych rzeczy, jakie możesz zrobić. A dzięki lepszemu zrozumieniu sytuacji i tego, jak zespół czuje się w związku z wykonywaną pracą, jesteś w stanie lepiej zrozumieć ich zmagania.

Spróbuj użyć narzędzia do zarządzania zespołem, aby zapewnić jedno centralne miejsce dla wszystkich ważnych dyskusji i aktualizacji zarówno na poziomie zadania, jak i projektu. Będzie to bardzo przydatne dla Ciebie i Twojego zespołu.

Przeczytaj nasz przewodnik, jeśli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu spotkania.

13. Być wysoce zorganizowanym

Mimo że jest to bardzo oklepany frazes, nie da się tego obejść: organizacja jest jedną z najważniejszych umiejętności potrzebnych do bycia kierownikiem projektu. To naprawdę jedna z najcenniejszych i najłatwiejszych do wyćwiczenia i rozwinięcia umiejętności.

Począwszy od szczegółowego planowania projektu, a skończywszy na codziennych czynnościach, takich jak zarządzanie czasem osobistym, które pozwala na wykonywanie codziennej pracy i bycie we właściwym miejscu we właściwym czasie, wszystko musi być tak zorganizowane, jak to tylko możliwe, aby pracować wydajnie.

Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny nie tylko za swoją organizację i zarządzanie własną pracą, ale także za wszystkich innych, którzy na tobie polegają. Łatwo więc zrozumieć, dlaczego bycie zorganizowanym jest jedną z najważniejszych mocnych stron kierownika projektu.

Dowiedz się, jak korzystać z planera, aby zorganizować się w pracy.

14. Zachowaj spokój

Umiejętność zachowania spokoju pod presją nie jest łatwym zadaniem. Jako kierownik projektu znajdziesz się w wielu sytuacjach wysokiego ciśnienia, a to, jak sobie z nimi poradzisz, będzie miało ogromne znaczenie w ostatecznym rozrachunku.

Zbliżające się terminy, trudne rozmowy z klientami, sprawy nie idące zgodnie z planem i tak dalej. Wiele rzeczy może (i prawdopodobnie pójdzie) nie tak.

Jako kierownik projektu nie możesz po prostu przetrwać chaosu; musisz być w stanie się w nim rozwijać, zwłaszcza w szybko zmieniającym się środowisku pracy. Musisz być w stanie zachować zdrowy rozsądek i podejmować właściwe decyzje pod presją. Pamiętaj, że ważne jest, aby zespół czuł się pozytywnie, a nie spanikowany.

Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu

Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu

15. Być świetnym liderem (cokolwiek to znaczy)

Tak, wiemy. Jak niejasne może to być? Chodzi o to, że wybitne przywództwo będzie wyglądać inaczej dla różnych ludzi. Nie jest to coś, co pasuje do wszystkich ludzi w ten sam sposób. To, co oznacza bycie dobrym liderem, może się różnić w zależności od branży, zespołu, poszczególnych członków zespołu i samej osoby.

Naszym zdaniem, aby być dobrym liderem, trzeba posiadać wiele umiejętności zarządzania projektami z tej listy.

Musisz być w stanie komunikować cel projektu, odnosić się do swojego zespołu z empatią i kierować projektem w trudnych momentach. Potrzebujesz jednak także tej dodatkowej rzeczy, którą ma niewielu ludzi, tej iskry czegoś, co może rozpalić inspirację w reszcie zespołu: przywództwa.

Dokładnie to rozumiemy przez "bycie świetnym liderem". Są to "składniki" potrzebne do zbudowania wydajnego zespołu.

Nawet jeśli brzmi to heroicznie, nie myśl, że jest to coś niemożliwego do osiągnięcia. Jest to coś, co rośnie w tobie, gdy rozwijasz swoje doświadczenie w zarządzaniu projektami z wystarczającą ilością czasu i poświęcenia.

Wierzymy, że bycie dobrym liderem oznacza zrozumienie, czego potrzeba, aby motywować i kierować zespołem na swój sposób, wykorzystując swoje unikalne umiejętności i kompetencje kierownika projektu, będąc sobą.

Wnioski

Proszę bardzo; oto kilka sposobów na poprawę umiejętności zarządzania projektami. Jako kierownik projektu potrzebujesz pomocy zaufanego zespołu oraz odpowiednich narzędzi i oprogramowania do zarządzania projektami, aby odnieść sukces w swoich projektach!

Niewątpliwie zarządzanie projektami jest jedną z najbardziej wymagających i satysfakcjonujących ścieżek kariery, jakie można obrać. Dobry kierownik projektu może pomóc firmie wyjaśnić cele zarządzania projektami, usprawnić procesy i zwiększyć przychody. Nic dziwnego, że kierownicy projektów są bardzo poszukiwani w wielu branżach.

Bez względu jednak na to, w jakim kierunku podążysz ze swoimi umiejętnościami zarządzania projektami, musisz trzymać się podstawowych umiejętności, które sprawią, że będziesz "dobry".

Aby być lepszym kierownikiem projektu, musisz być wysoce zorganizowany i zorientowany na proces, a jednocześnie być łatwą w obsłudze, elastyczną osobą, która naprawdę lubi dobre wyzwania. Nie jest to łatwe, ale może być bardzo satysfakcjonujące.

Mamy nadzieję, że dzięki temu artykułowi dowiesz się więcej o najlepszych praktykach i wskazówkach dotyczących bycia skutecznym kierownikiem projektu!

Możesz być zainteresowany: