Comment améliorer vos compétences en matière de gestion de projet : 15 meilleurs conseils

Auteur : Madalina Roman

17 février 2023

Le fait d'avoir une personne responsable de la gestion des projets des entreprises aide ces dernières à se développer et à atteindre les objectifs et les délais prévus.

Les chefs de projet sont généralement un poste recherché par de nombreuses entreprises qui ont régulièrement des projets tels que l'extension d'une gamme de produits ou la création d'une nouvelle application. Par conséquent, si vous êtes chef de projet ou si vous aspirez à le devenir, il est très important de disposer d'un ensemble solide de compétences et de qualités qui vous aideront à assumer vos responsabilités.

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Les compétences en gestion de projet sont importantes parce qu'elles vous aident à diriger des projets de la manière la plus productive possible, tant pour votre entreprise que pour l'équipe qui soutient le projet. Vos compétences peuvent aider votre équipe à être responsable, motivée, productive, pleine de ressources et fière de son travail.

Toutefois, pour réussir au mieux, vous devez apprendre à améliorer vos compétences en matière de gestion de projet.

15 conseils pour améliorer vos compétences en matière de gestion de projet

Suivez votre temps avec un logiciel de suivi du temps
Avoir une communication claire
Faire preuve d'empathie
Suivre des cours de formation
Demander régulièrement un retour d'information
Utiliser des méthodologies de gestion de projet
Suivre le travail d'autres chefs de projet
Incorporer des exercices de renforcement de l'esprit d'équipe
Suivre le travail d'autres chefs de projet
Utiliser des modèles pour soutenir votre travail
Fixer des attentes réalistes
Mettre l'accent sur la responsabilité
Être très organisé
Garder son calme
Être un grand leader (quoi que cela signifie)

1. Suivez votre temps à l'aide d'un logiciel de suivi du temps

Le suivi de votre temps contribue à une meilleure gestion du temps de votre projet.

En utilisant un logiciel de suivi du temps, vous pouvez vous rendre compte où vous passez votre temps, et vous serez probablement mieux à même d'analyser votre journée de travail et celle de votre équipe et de découvrir où vous pouvez ajuster votre temps.

Explorer votre gestion du temps peut vous aider à gérer le temps des autres au cours d'un projet et à vous rendre compte si un projet ne suit pas le calendrier établi.

Nous vous conseillons vivement d'utiliser un outil de suivi du temps simple et convivial tel que Timeular. En plus de faciliter la tâche de l'individu, l'application Timeular vous permet de suivre le temps en fonction des activités et des étiquettes partagées par l'équipe. Créez des rapports à partir des relevés de temps de votre équipe, personnalisez-les ou exportez vos données.

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2. Avoir une communication claire

En tant que chef de projet, vous serez probablement amené à traiter avec de nombreuses personnes différentes : membres de l'équipe, personnes d'autres services, dirigeants, clients, etc.

La plupart des projets comportent une longue liste de parties prenantes qu'il convient d'aligner et d'informer à chaque étape. La communication est la clé d'un bon fonctionnement lorsqu'il y a tant de personnes à gérer.

Pour que le travail soit fluide, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, travaille pour atteindre les mêmes objectifs et est tenu au courant de tout changement ou problème. Cependant, c'est plus facile à dire qu'à faire, surtout lorsque votre travail consiste à interagir avec des personnes à tous les niveaux.

Cela signifie que vous devez constamment adapter votre style de communication et votre contenu au bon public.

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Vous avez besoin d'aide pour adapter votre communication ? Obtenez les meilleurs conseils pour améliorer vos compétences en matière de communication.

Le plus important est toujours d'écouter (et de poser des questions). Qu'il s'agisse d'une réunion avec un client ou d'un entretien individuel avec un employé, le simple fait d'écouter est l'une des choses les plus puissantes que vous puissiez faire. En comprenant mieux les situations en cause et ce que les membres de l'équipe pensent de leur travail, vous serez mieux à même de comprendre leurs difficultés.

Pour cela, essayez d'utiliser un outil de gestion d'équipe qui vous aidera à centraliser toutes vos discussions et mises à jour essentielles, tant au niveau des tâches que des projets. Ce sera très pratique pour vous et votre équipe.

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3. Faire preuve d'empathie

Cela doit figurer parmi les compétences essentielles d'un chef de projet. Malheureusement, nous avons probablement tous rencontré des chefs de projet qui semblent ne pas se soucier de vous et n'ont aucune empathie pour vous et vos problèmes. Et c'est terrible.

Par conséquent, en tant que chef de projet, l'empathie vous permet de vous engager avec toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez de manière plus compatissante et plus productive, ce qui améliore tout.

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L'empathie vous permet d'être un leader plus perspicace et de créer un environnement professionnel plus motivant et plus gratifiant pour votre équipe.

Chacun se sentira beaucoup plus motivé et sera donc beaucoup plus productif dans son travail, car vous êtes mieux placé pour comprendre ce qui motive chaque individu. Dans le même temps, vous êtes également mieux équipé pour les aider à développer leurs compétences et à atteindre leurs objectifs.

L'empathie est également très importante dans la résolution des conflits, surtout lorsqu'elle est associée à d'excellentes compétences en matière de communication. L'empathie fera de vous un bien meilleur médiateur et aidera les membres de votre équipe à se sentir plus respectés et valorisés.

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4. Suivre des cours de formation

Il s'agit d'une étape "obligatoire" pour améliorer les compétences en matière de gestion de projet : se tenir au courant.

Une bonne chose à faire pour comprendre ce qu'est la gestion de projet et ce qu'il faut savoir à ce sujet est de s'inscrire à des cours de formation, tels que des séminaires, des webinaires et des conférences, afin d'améliorer vos compétences en matière de gestion de projet.

Recherchez des cours de gestion de projet en ligne ou des certifications PMP de haut niveau qui se concentrent sur divers aspects de la gestion de projet ou qui offrent une formation dans une compétence particulière que vous avez besoin d'aider à développer.

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5. Demander régulièrement un retour d'information

Il est extrêmement important de rester ouvert aux commentaires de votre équipe afin d'améliorer vos compétences en matière de gestion de projet. C'est l'une des qualités essentielles que vous devez posséder en tant que chef d'équipe.

Comme vous êtes chargé de déléguer les tâches, d'expliquer les termes du projet et de veiller à ce que l'équipe respecte le calendrier, vous devez le faire d'une manière qui plaise à votre équipe.

Vous pouvez leur demander leur avis une fois les projets terminés, mais vous pouvez aussi envisager de le faire de temps en temps. Il peut également être très utile de demander l'avis de vos clients pour savoir ce qu'il faut améliorer.

6. Utiliser des méthodologies de gestion de projet

Il existe plus de huit mille méthodologies de gestion de projet. Que vous ayez obtenu une certification officielle en gestion de projet ou que vous appreniez à devenir un gestionnaire de projet par l'expérience, il existe une variété absolue de méthodologies de projet parmi lesquelles choisir.

En fonction de vos compétences, de la structure du lieu de travail et des équipes de projet avec lesquelles vous travaillerez, de nombreuses options s'offrent à vous.

Explorez-les pour choisir celle qui vous permettra de renforcer vos compétences actuelles et d'en acquérir de nouvelles !

Découvrez comment la méthode de la chute d'eau peut contribuer à la gestion de projets.

7. Suivre le travail d'autres chefs de projet

Un bon moyen d'améliorer ses compétences en matière de gestion de projet est d'apprendre avec les autres. Si vous travaillez avec des chefs de projet, demandez-leur de vous montrer ce qu'ils font en une journée et prenez des notes.

Vous pouvez également regarder des chaînes de gestion de projet sur YouTube ou rejoindre des groupes professionnels pour les gestionnaires de projet, où vous pourrez entrer en contact avec d'autres personnes et partager des idées.

Dans les deux cas, vous pouvez adopter les méthodes et les compétences que vous avez remarquées chez ces chefs de projet et les appliquer à votre propre travail quotidien.

8. S'inscrire pour recevoir des informations d'autres professionnels

Il existe de nombreux blogs, articles, podcasts et autres formes de contenu que les gestionnaires de projet performants produisent.

Nous vous suggérons de jeter un coup d'œil à ces podcasts sur la gestion de projet qui sont très connus : The Digital Project Manager Podcast animé par Galen Low, PM Point Of View animé par Kendall Lott, PMO Strategies animé par Laura Barnard, ou Project Management Happy Hour animé par Kim Essendrup et Kate Anderson.

Plus vous lisez et écoutez ce type de contenu, plus vous serez en mesure de suivre les tendances en matière de gestion de projet, ce qui vous permettra de mieux réussir. Vous pouvez également développer votre esprit critique et vos capacités de résolution de problèmes en variant les points de vue.

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9. Incorporer des exercices de renforcement de l'esprit d'équipe

Les exercices de renforcement de l'esprit d'équipe sont essentiels pour améliorer les relations professionnelles entre collègues, ce qui peut vous aider à améliorer votre travail en tant que chef de projet.

Lorsque les membres de votre équipe s'entendent et se comprennent naturellement, ils sont plus enclins à collaborer, à élaborer des solutions créatives et à soutenir votre travail en tant que chef de projet.

Saviez-vous que les activités de consolidation d'équipe sont l'un des meilleurs moyens de maintenir la motivation de vos employés?

10. Utiliser des modèles pour étayer son travail

Vous trouverez probablement de nombreux modèles pour les chefs de projet que vous pourrez utiliser pour votre travail.

Essayez de trouver un modèle ou une liste de contrôle pour la gestion de projet qui pourrait vous aider dans votre travail et vous faciliter la tâche.

Ce modèle peut servir de guide pour vous aider à passer moins de temps sur une tâche spécifique, par exemple, et vous permettre d'optimiser votre temps.

11. Fixer des attentes réalistes

Il est essentiel pour votre équipe et vos clients de fixer des objectifs et des attentes réalistes. Une bonne planification, une bonne communication, le respect du budget, des objectifs clairs et une productivité accrue des employés sont le fruit d'attentes réalistes.

Un bon gestionnaire de projet sait qu'il est impossible de préparer son équipe à la réussite sans fixer des attentes réalistes à toutes les personnes impliquées. Vous ne pouvez pas fournir un excellent service à la clientèle si les clients ne savent pas ce qu'ils peuvent attendre de vous.

12. Mettre l'accent sur la responsabilité

La gestion de projet repose sur le fait que chacun joue son rôle et livre sa part de travail dans les délais. Lorsque vous répartissez le travail entre vos employés, il devient rapidement évident que chacun doit être responsable de sa part.

L'obligation de rendre compte ne signifie pas qu'il faille dénoncer les autres employés pour leur manque de progrès. Cela signifie également qu'il faut identifier les difficultés qu'ils rencontrent et savoir quand et comment intervenir.

Le plus important est toujours d'écouter (et de poser des questions). Qu'il s'agisse d'une réunion avec un client ou d'un entretien individuel avec un employé, le simple fait d'écouter est l'une des choses les plus puissantes que l'on puisse faire. En comprenant mieux la situation et les sentiments des membres de l'équipe à l'égard du travail qu'ils accomplissent, vous serez mieux à même de comprendre leurs difficultés.

Essayez d'utiliser un outil de gestion d'équipe pour centraliser toutes les discussions et mises à jour importantes au niveau des tâches et des projets. Ce sera très pratique pour vous et votre équipe.

Lisez notre guide si vous avez besoin d'aide pour diriger une réunion.

13. Être très organisé

Même si c'est très cliché, on ne peut pas l'ignorer : l'organisation est l'une des compétences les plus importantes pour être chef de projet. En réalité, il s'agit de l'une des compétences les plus précieuses et les plus faciles à mettre en pratique et à développer.

De la planification détaillée du projet aux tâches quotidiennes telles que la gestion du temps personnel, qui vous permet d'accomplir votre travail quotidien et d'être au bon endroit au bon moment, tout doit être aussi structuré que possible pour travailler efficacement.

En tant que chef de projet, vous n'êtes pas seulement responsable de votre organisation et de la gestion de votre propre travail, car tout le monde compte sur vous. Il est donc facile de comprendre pourquoi le sens de l'organisation est l'un des principaux atouts d'un chef de projet.

Apprenez à utiliser un agenda pour vous organiser au travail.

14. Garder son calme

Il n'est pas facile de rester calme sous la pression. En tant que chef de projet, vous vous retrouverez dans de nombreuses situations de haute pression, et la façon dont vous gérerez ces situations fera une énorme différence à la fin.

Des délais qui se rapprochent, des conversations difficiles avec les clients, des choses qui ne se déroulent pas comme prévu, etc. Beaucoup de choses peuvent (et vont probablement) mal tourner.

En tant que chef de projet, vous ne pouvez pas vous contenter de survivre au chaos ; vous devez être capable de vous y épanouir, en particulier dans des environnements de travail rapides. Vous devez être capable de garder la tête froide et de faire preuve de discernement sous la pression. N'oubliez pas qu'il est important que l'équipe se sente positive et non paniquée.

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15. Être un grand leader (quoi que cela signifie)

Oui, nous le savons. Comment cela peut-il être aussi vague ? Le fait est que le leadership exceptionnel est différent d'une personne à l'autre. Ce n'est pas quelque chose qui convient à tout le monde de la même manière. Ce que signifie être un bon leader peut varier en fonction du secteur, de l'équipe, des membres individuels de l'équipe et de la personne elle-même.

À notre avis, pour être un bon leader, vous devez intégrer un grand nombre des compétences de gestion de projet figurant sur cette liste.

Vous devez être capable de communiquer l'objectif du projet, de faire preuve d'empathie à l'égard de votre équipe et de diriger le projet dans les moments difficiles. Mais il faut aussi ce petit plus que peu de gens possèdent, cette étincelle qui peut inspirer le reste de l'équipe : le leadership.

C'est précisément ce que nous entendons par "être un grand leader". Ce sont les "ingrédients" pour construire une équipe performante.

Même si cela semble héroïque, ne pensez pas que c'est quelque chose d'impossible à atteindre. C'est quelque chose qui grandit en vous au fur et à mesure que vous développez votre expérience de la gestion de projet, avec suffisamment de temps et de dévouement.

Nous pensons qu'être un bon leader signifie comprendre ce qu'il faut pour motiver et conduire votre équipe à votre manière, en utilisant vos compétences et aptitudes uniques de chef de projet, en étant vous-même.

Conclusion

Voici plusieurs façons d'améliorer vos compétences en matière de gestion de projet. En tant que chef de projet, vous avez besoin de l'aide d'une équipe de confiance et des bons outils et logiciels de gestion de projet pour réussir vos projets !

Il ne fait aucun doute que la gestion de projet est l'une des carrières les plus stimulantes et les plus gratifiantes qui soient. Un bon gestionnaire de projet peut aider une entreprise à clarifier ses objectifs en matière de gestion de projet, à rationaliser ses processus et à augmenter son chiffre d'affaires. Il n'est donc pas surprenant que les gestionnaires de projet soient très recherchés dans de nombreux secteurs.

Mais quelle que soit l'orientation que vous donnez à vos compétences en matière de gestion de projet, vous devez vous accrocher aux compétences de base qui vous permettront d'être "bon".

Pour être un meilleur gestionnaire de projet, vous devez être très organisé et axé sur les processus, tout en étant une personne facile à vivre et adaptable qui aime vraiment relever les défis. Ce n'est pas facile, mais cela peut être très gratifiant.

Nous espérons que cet article vous permettra d'en savoir plus sur les meilleures pratiques et les conseils pour réussir en tant que chef de projet !

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