Cómo mejorar sus habilidades de gestión de proyectos: Los 15 mejores consejos

Autor: Madalina Roman

17 de febrero de 2023

Tener a alguien responsable de gestionar los proyectos de las empresas ayuda a éstas a crecer y a cumplir los objetivos y plazos previstos.

Los gestores de proyectos suelen ser un puesto deseado por muchas empresas que tienen proyectos con regularidad, como ampliar una línea de productos o crear una nueva aplicación. Por lo tanto, si eres gestor de proyectos o aspiras a serlo, es muy importante que tengas un buen conjunto de habilidades y algunas cualidades que te ayuden a gestionar tus responsabilidades.

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Las habilidades de gestión de proyectos son importantes porque le ayudan a dirigir proyectos de la forma más productiva tanto para su empresa como para el equipo que apoya el proyecto. Tus habilidades pueden ayudar a tu equipo a ser responsable, motivado, productivo, ingenioso y orgulloso de su trabajo.

Sin embargo, para tener el mayor éxito posible, debe aprender a mejorar sus habilidades de gestión de proyectos.

15 consejos para mejorar la gestión de proyectos

Controle su tiempo con el software de control horario
Tener una comunicación clara
Tener empatía
Realizar cursos de formación
Pida opiniones con regularidad
Utilizar metodologías de gestión de proyectos
Seguir el trabajo de otros gestores de proyectos
Incorporar ejercicios de creación de equipos
Seguir el trabajo de otros gestores de proyectos
Utiliza plantillas para apoyar tu trabajo
Establecer expectativas realistas
Hacer hincapié en la responsabilidad
Ser muy organizado
Mantenga la calma
Ser un gran líder (signifique eso lo que signifique)

1. Controla tu tiempo con un programa de control del tiempo

El seguimiento de su tiempo contribuye a una mejor gestión del tiempo de su proyecto.

Mediante el uso de software de seguimiento del tiempo, puede llegar a darse cuenta de dónde emplea su tiempo, y probablemente será más capaz de analizar su jornada laboral y la de su equipo y descubrir dónde puede ajustar su tiempo.

Explorar tu gestión del tiempo puede ayudarte a gestionar el tiempo de los demás durante un proyecto y a darte cuenta de si un proyecto no está siguiendo un calendario establecido.

Te recomendamos encarecidamente que utilices un contador de tiempo sencillo y fácil de usar como Timeular. Además de facilitar el trabajo individual, la aplicación Timeular permite realizar un seguimiento del tiempo basado en actividades y etiquetas compartidas por el equipo. Crea informes a partir de todos los registros de tiempo de tu equipo, personalízalos o exporta los datos.

Los jefes de proyecto como tú controlan su tiempo con Timeular

Mantenga a salvo el tiempo y los presupuestos de sus proyectos con la solución de control del tiempo más precisa

2. Tener una comunicación clara

Como gestor de proyectos, es probable que tengas que tratar con muchas personas diferentes: miembros del equipo, personas de otros departamentos, directivos, clientes, etc.

La mayoría de los proyectos tienen una larga lista de partes interesadas a las que hay que mantener alineadas y al tanto de cada paso del camino. La comunicación es clave para trabajar sin problemas cuando hay que gestionar a tanta gente.

Para que el trabajo fluya, hay que asegurarse de que todo el mundo esté en sintonía, trabaje por los mismos objetivos y esté al tanto de cualquier cambio o problema. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo, sobre todo cuando tu trabajo consiste en interactuar con personas de todos los niveles.

Esto significa que debe adaptar constantemente su estilo de comunicación y sus contenidos al público adecuado.

mejorar la capacidad de gestión de proyectos

¿Necesita ayuda para adaptar su comunicación? Obtenga los mejores consejos para mejorar sus habilidades de comunicación.

Lo más importante es siempre escuchar (y hacer preguntas). Ya sea en una reunión con un cliente o con un empleado, escuchar es una de las cosas más poderosas que puedes hacer. Y con una mejor comprensión de las situaciones en cuestión y de cómo se siente el equipo con su trabajo, estarás mejor posicionado para entender mejor sus dificultades.

Para ello, prueba a utilizar una herramienta de gestión de equipos que te ayude a disponer de un lugar centralizado para todas las conversaciones y actualizaciones esenciales, tanto a nivel de tareas como de proyectos. Será muy útil para ti y para tu equipo.

Mejore su comunicación adoptando y utilizando las mejores aplicaciones de comunicación en equipo.

3. Tener empatía

Esta debe ser una de las aptitudes esenciales de un gestor de proyectos. Por desgracia, probablemente todos nos hemos encontrado con muchos jefes de proyecto a los que pareces no importarles lo más mínimo y que no sienten empatía alguna por ti y tus problemas. Y la sensación es terrible.

Por lo tanto, como gestor de proyectos, la empatía te capacita para relacionarte con todas las personas con las que trabajas de forma más compasiva y productiva, mejorándolo todo.

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Ser empático te ayuda a ser un líder más perspicaz y a crear un entorno empresarial más motivador y gratificante para tu equipo.

Todo el mundo se sentirá mucho más motivado y, por tanto, será mucho más productivo en su trabajo porque usted está en mejores condiciones de comprender lo que impulsa a cada individuo. Al mismo tiempo, estarás mejor preparado para ayudarles a desarrollar sus capacidades y alcanzar sus objetivos.

La empatía también es muy importante en la resolución de conflictos, sobre todo cuando se utiliza junto con excelentes habilidades de comunicación. La empatía te convertirá en un mediador mucho mejor y ayudará a los miembros de tu equipo a sentirse más respetados y valorados.

desarrollar las capacidades de gestión de proyectos

4. Realizar cursos de formación

Este es un paso "obligatorio" sobre cómo mejorar las habilidades de gestión de proyectos: mantenerse al día.

Una buena cosa que puede hacer para entender qué es la gestión de proyectos y lo que necesita saber sobre ella es apuntarse a clases de formación, como seminarios, seminarios web y conferencias, para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos.

Busque cursos de gestión de proyectos en línea o las mejores certificaciones PMP que se centren en diversos aspectos de la gestión de proyectos u ofrezcan formación en una habilidad concreta que necesite ayuda para desarrollar.

Más información sobre la certificación PMP

5. Pedir opiniones con regularidad

Estar abierto a los comentarios de su equipo es muy importante para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Es una de las cualidades esenciales que debes tener como jefe de equipo.

Puesto que usted es responsable de delegar tareas, explicar las condiciones del proyecto y mantener al equipo dentro de los plazos previstos, debe hacerlo de una manera a la que su equipo responda.

Puedes pedirles su opinión una vez terminados los proyectos, pero también puedes planteártelo de vez en cuando. También puede ser súper beneficioso si pides opiniones a tus clientes para saber qué perfeccionar.

6. Utilizar metodologías de gestión de proyectos

Hay más de ocho mil metodologías de gestión de proyectos entre las que elegir. Tanto si tienes una certificación formal de gestión de proyectos como si estás aprendiendo a ser gestor de proyectos por experiencia, hay una variedad absoluta de metodologías de proyectos entre las que elegir.

Dependiendo de tus cualificaciones, de la estructura del lugar de trabajo y de los equipos de proyecto con los que vayas a trabajar, tienes muchas opciones entre las que elegir.

Explórelos para elegir uno que apoye sus habilidades actuales y le permita desarrollar otras nuevas.

Conozca cómo el método en cascada puede ayudarle en la gestión de proyectos.

7. Seguir el trabajo de otros gestores de proyectos

Una buena forma de mejorar las habilidades de gestión de proyectos: aprender con los demás. Si hay gestores de proyectos con los que trabajas, pregúntales si puedes ver lo que hacen en un día y toma algunas notas.

También puedes ver canales de gestión de proyectos en YouTube o unirte a grupos profesionales de gestores de proyectos donde podrás conectar con otras personas y compartir algunas ideas.

En cualquier caso, puede adoptar los métodos y habilidades que observe en estos gestores de proyectos y aplicarlos a su propio trabajo diario.

8. Suscríbase a contenidos de otros profesionales

Hay muchos blogs de gestión de proyectos, artículos, podcasts y otras formas de contenido que producen los gestores de proyectos de éxito.

Le sugerimos que eche un vistazo a estos podcasts sobre gestión de proyectos que son muy conocidos: The Digital Project Manager Podcast presentado por Galen Low, PM Point Of View presentado por Kendall Lott, PMO Strategies presentado por Laura Barnard, o Project Management Happy Hour presentado por Kim Essendrup y Kate Anderson.

Cuanto más lea y escuche este tipo de contenidos, más capaz será de mantenerse al día de las tendencias en gestión de proyectos que pueden hacerle más exitoso. También puedes desarrollar tu pensamiento crítico y tu capacidad para resolver problemas variando puntos de vista.

desarrollar habilidades de gestión de proyectos

9. Incorporar ejercicios de creación de equipos

Los ejercicios de creación de equipos son fundamentales para mejorar las relaciones profesionales entre compañeros, lo que puede ayudarle a mejorar su trabajo como gestor de proyectos.

Cuando las personas de su equipo se llevan bien y se entienden de forma natural, es más probable que colaboren, desarrollen soluciones creativas y apoyen su trabajo como gestor de proyectos.

¿Sabía que las actividades de creación de equipos son una de las mejores formas de mantener motivados a sus empleados?

10. Utiliza plantillas para apoyar tu trabajo

Seguramente encontrará muchas plantillas para gestores de proyectos que puede utilizar para su trabajo.

Intente encontrar una plantilla o una lista de comprobación de gestión de proyectos que pueda ayudarle en su trabajo de alguna manera y facilitarle mucho la tarea.

Esta plantilla puede funcionar como guía para ayudarle a dedicar menos tiempo a una tarea concreta, por ejemplo, y permitirle optimizar el tiempo.

11. Establecer expectativas realistas

Establecer objetivos y expectativas realistas es fundamental tanto para su equipo como para sus clientes. Una buena planificación, una excelente comunicación, el cumplimiento del presupuesto, unos objetivos claros y una mayor productividad de los empleados se potencian con unas expectativas realistas.

Un buen gestor de proyectos sabe que no puede preparar a su equipo para el éxito sin establecer expectativas realistas con todos los implicados. No se puede ofrecer un excelente servicio de atención al cliente si los clientes no saben qué esperar de ti.

12. Enfatizar la responsabilidad

La gestión de proyectos se basa en que cada uno desempeñe su papel y entregue su parte del trabajo a tiempo. Al dividir el trabajo entre los empleados, enseguida queda claro que cada uno debe ser responsable de su parte.

Rendir cuentas no significa denunciar a otros empleados por su falta de progreso. También significa identificar dónde pueden estar teniendo dificultades y cómo y cuándo intervenir.

Lo más importante es siempre escuchar (y hacer preguntas). Ya sea en una reunión con un cliente o con un empleado, escuchar es una de las cosas más poderosas que se pueden hacer. Y con una mejor comprensión de las situaciones en cuestión y de cómo se siente el equipo sobre el trabajo que están haciendo, estás mejor posicionado para ser comprensivo con sus luchas.

Prueba a utilizar una herramienta de gestión de equipos que te ayude a centralizar todos los debates y actualizaciones importantes, tanto a nivel de tareas como de proyectos. Será muy útil para ti y para tu equipo.

Lea nuestra guía si necesita ayuda sobre cómo dirigir una reunión.

13. Ser muy organizado

Aunque sea un tópico, no hay vuelta de hoja: la organización es una de las habilidades más importantes para ser gestor de proyectos. De verdad, es una de las habilidades más valiosas y fáciles de practicar y desarrollar.

Desde la planificación detallada del proyecto hasta las cosas cotidianas, como la gestión del tiempo personal que le permite realizar su trabajo diario y estar en el lugar adecuado en el momento oportuno, todo debe estar lo más estructurado posible para trabajar con eficacia.

Como gestor de proyectos, no sólo eres responsable de mantenerte organizado y gestionar tu propio trabajo, ya que todos los demás dependen de ti. Así que es fácil entender por qué ser organizado es uno de los puntos fuertes más importantes de un gestor de proyectos.

Aprende a utilizar una agenda para organizarte en el trabajo.

14. Mantener la calma

La capacidad de mantener la calma bajo presión no es un trabajo fácil. Como gestor de proyectos, te encontrarás en muchas situaciones de gran presión, y la forma en que gestiones esas situaciones marcará una enorme diferencia al final.

Plazos que se acercan, conversaciones difíciles con clientes, cosas que no salen según lo planeado, etcétera. Muchas cosas pueden salir mal (y probablemente saldrán mal).

Como gestor de proyectos, no basta con sobrevivir al caos; hay que ser capaz de prosperar en él, especialmente en entornos de trabajo acelerados. Tienes que ser capaz de mantener la cabeza fría y tomar decisiones acertadas bajo presión. Recuerda que es importante que el equipo se sienta positivo, no presa del pánico.

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15. Ser un gran líder (signifique lo que signifique)

Sí, lo sabemos. ¿Cómo de impreciso puede ser esto? La cuestión es que el liderazgo sobresaliente será diferente para cada persona. No es algo que se adapte a todas las personas de la misma manera. Lo que significa ser un buen líder puede variar según el sector, el equipo, los miembros individuales del equipo y la propia persona.

En nuestra opinión, para ser un buen líder hay que incorporar muchas de las habilidades de gestión de proyectos de esta lista.

Tienes que ser capaz de comunicar el objetivo del proyecto, relacionarte con tu equipo con empatía y dirigir el proyecto en los momentos difíciles. Aun así, también necesitas ese plus que no mucha gente tiene, esa chispa de algo que puede encender la inspiración en el resto del equipo: liderazgo.

Eso es precisamente lo que entendemos por "ser un gran líder". Estos son los "ingredientes" para construir un equipo de alto rendimiento.

Aunque suene heroico, no pienses que es algo imposible de conseguir. Es algo que crece en ti a medida que desarrollas tu experiencia en gestión de proyectos con el tiempo y la dedicación suficientes.

Creemos que ser un buen líder significa entender lo que se necesita para motivar e impulsar a tu equipo a tu manera, utilizando tus habilidades y competencias únicas de gestor de proyectos, siendo tú mismo.

Conclusión

Aquí tiene varias formas de mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Como gestor de proyectos, necesitas la ayuda de un equipo de confianza y las herramientas y el software de gestión de proyectos adecuados para tener éxito en tus proyectos.

Sin duda, la gestión de proyectos es una de las carreras profesionales más desafiantes y gratificantes que se pueden emprender. Un buen gestor de proyectos puede ayudar a una empresa a clarificar sus objetivos de gestión de proyectos, agilizar los procesos y aumentar los ingresos. Como es lógico, los gestores de proyectos están muy solicitados en muchos sectores.

Pero no importa adónde lleves tus habilidades de gestión de proyectos, debes aferrarte a las habilidades básicas que te harán "bueno".

Para ser un mejor gestor de proyectos, hay que ser muy organizado y centrarse en los procesos, además de ser una persona fácil de llevar y adaptable a la que le gusten los retos. No es fácil, pero puede ser muy gratificante.

Esperamos que con este artículo pueda aprender más sobre algunas de las mejores prácticas y consejos para ser un gestor de proyectos de éxito.

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