Förbättringsområden på jobbet: Från bra till fantastiskt

Oavsett hur mycket du har utvecklats i din karriär verkar det alltid finnas en ny kritisk färdighet som du behöver ha ett bra grepp om.

Så oavsett om du har uttömt alla idéer om förbättringsexempel eller om du ivrigt vill starta din karriär, kommer den här artikeln att hjälpa dig i din strävan.

Här är vad du får veta om förbättringsområden på jobbet:

• Nya förbättringsområden på jobbet som du kan fokusera på för att överträffa dina kollegor;
• Praktiska sätt att ta itu med och bli bättre på förbättringsexemplen;

Vilka förbättringsområden finns det på jobbet?

Förbättringsområden på jobbet avser de specifika färdigheter, beteenden eller processer som yrkesverksamma kan fokusera på att utveckla för att uppfylla sina professionella utvecklingsmål. Dessa leder till bättre prestationer hos medarbetarna och bättre resultat för företaget.

Oavsett om du siktar på en befordran eller bara försöker förbättra dina färdigheter kan fokus på rätt förbättringsområden ha en omvälvande inverkan på ditt arbetsliv.

Här är några av fördelarna med att förbättra vissa områden på jobbet:

• Öppna portarna för nya möjligheter till professionell utveckling som också kan ge högre inkomstpotential.
• Äntligen kan du få den där befordran du har väntat på.
• Öka ditt självförtroende, eftersom nya färdigheter och förmågor stärker ditt självförtroende och gör dig mer attraktiv på arbetsplatsen.
• Utöka ditt professionella nätverk genom att delta i alla typer av professionella aktiviteter. Dessa aktiviteter hjälper dig att få kontakt med andra inom ditt område och skapa partnerskap och mentorskap.
• Minska stressen. Ju mer du förbättrar dig på alla områden, desto lättare blir det att ta itu med utmaningar och hinder och få mer tid över för personliga aktiviteter utanför arbetet.
• Bli en framtidssäkrad yrkesperson , för i oförutsägbara marknadsmiljöer är personer som aktivt arbetar med sina förbättringsområden bättre rustade för att navigera i förändringar eller uppsägningar i sin bransch.

Förbättringsområden på arbetsplatsen

1. Hantering av tid

Det finns ingen annan resurs som kan vara mer utmanande att bemästra än tid, men också med en sådan inverkan på personlig och professionell tillväxt. Tidshantering är en grundläggande organisatorisk färdighet som behövs för att du ska kunna öka din produktivitet och bli en nöjd medarbetare. Färdigheter i tidshantering har en direkt inverkan på hur du presterar på arbetsplatsen, eftersom de gör det möjligt för dig att hantera arbetsbelastningen effektivt och hålla deadlines.

Hur du kan arbeta med din tidshantering:

1. Använd verktyg för tidshantering: Verktyg som Timeular är smidiga att använda, eftersom de spårar hur du spenderar din tid (samtidigt som de skyddar din integritet) och återspeglar hur du spenderar din tid på jobbet utan någon ansträngning från din sida. De bästa tidshanteringsapparna låter dig se dina tidsslukande vanor eller processer som tar för mycket av din tid i en estetiskt tilltalande rapport, som den nedan:

2. Använd tidshanteringstekniker som t.ex. Pomodoro-tekniken för att hantera ditt fokus i 25-minuterspass med 5-minuterspauser. En annan effektiv metod är tidsboxning, som innebär att du fokuserar på en enda uppgift under en given tidsram som du själv bestämmer samtidigt som du undviker distraktioner och sammanhangsbyten.

Vi har byggt hela bibliotek om tidshantering som kan hjälpa dig att finjustera dina tidshanteringsfärdigheter om du är intresserad:

• Tidshanteringssystem för att öka produktiviteten och minska överbelastning
• 10 beprövade strategier för tidshantering [med exempel från verkliga livet]
• Varför tidshantering är viktigt och hur man bemästrar det
• Praktiska tips för effektiv tidshantering

3. Prioritera dina uppgifter för att minska känslan av att vara överväldigad och skilja mellan brådskande och viktiga uppgifter. Tillämpa Eisenhower Matrix (tidshanteringsmatris) eller ABCDE-metoden för att prioritera brådskande och viktiga uppgifter och samtidigt eliminera eller delegera de mindre viktiga.

Visste du att du tillbringar 71,5% av ditt år på jobbet?

Se till att du spenderar den klokt genom att förbättra dina tidsanvändningsvanor med en automatisk tidshanteringsapp.

Prova Timeular 30 dagar gratis

2. Förmåga att kommunicera

Oavsett om du kommunicerar med ditt team, kunder eller chefer på C-nivå är tydlig och koncis kommunikation ett måste. Interpersonell kommunikation, både skriftlig och muntlig, främjar samarbete och minimerar risken för missförstånd.

Så här navigerar du effektivt i den mellanmänskliga dynamiken:

1. Lyssna aktivt på dina samtalspartners i alla samtal, enskilda samtal och kontorssamtal utan att fokusera på att svara utan på att förstå talarens budskap. Aktivt lyssnande räcker långt i alla typer av relationer med en teammedlem och sätter tonen för ert samarbete. Ännu större vikt vid aktivt lyssnande är relevant för kundrelationer och för att förstå deras behov, uppdrag och förväntningar.
2. Försök att vara kortfattad och tydlig, särskilt i skriftlig kommunikation. Se till att du förmedlar ett tydligt budskap utan jargong som kan förvirra mottagarna. Ett exempel på ett sådant meddelande via Slack kan vara:

Hej, teamet,

Bara en snabb uppdatering: Klientrapporten ska vara klar senast fredag kl. 15.00. Se till att alla avsnitt är klara och granskade senast torsdag kväll så att vi hinner göra de sista justeringarna. Låt mig veta om du har några frågor eller behöver mitt stöd så hjälper jag gärna till.

Tack!

3. Använd rätt kanal för att förmedla ditt budskap. Att veta när du ska använda e-post, Slack, Teams messaging eller personliga samtal är avgörande för att du ska kunna leverera ditt budskap tydligt och effektivt. Kanalerna avgör också hur brådskande, komplext eller känsligt det meddelande är som du försöker förmedla.

3. Organisatoriska färdigheter

Att inte vara organiserad kan kosta dig en hel del produktivitet eftersom du förmodligen är långsam när du ska hitta dina mappar, information eller bara en penna på skrivbordet. Om du kämpar med dålig arbetskvalitet, missade möjligheter eller en obalanserad relation mellan arbete och privatliv kan det vara värt att analysera dina digitala och fysiska organisationsvanor.

Organisatoriska färdigheter avser alla dina uppgiftshanteringssystem, digitala kalendrar eller fysiska att-göra-listor. Hur du kan förbättra din organisation på jobbet:

1. Använd projekthanteringsverktyg för att hålla reda på dina uppgifter och deadlines. Du kan använda gratis digitala planners eller några av de bästa projekthanteringsverktygen och lägga till ett lager av struktur i din virtuella uppsättning. På så sätt kan du visualisera allt ditt arbete, bifogade filer eller de teammedlemmar som ansvarar för specifika projekt.

Du kanske är intresserad av att veta hur du använder en planner på ett effektivt sätt.

2. Rensa upp på din arbetsyta: Om du är som jag börjar en bra arbetssession med ett städat skrivbord och en inkorg med "allt läst" och "svarat på". Det kan inte integreras i listan över professionella färdigheter, men att rensa ditt fysiska utrymme hjälper dig att rensa tankarna och gör det lättare att hitta pennan för att skriva ner något viktigt under ett möte.
3. Förbättra dina färdigheter i tidshantering: Använd tidsblockeringsmallar för att fördela specifika perioder för olika uppgifter och förstå dina tidsslukande vanor med hjälp av en tidsgranskning som görs med en automatiserad tidtracker som utgångspunkt. När du har förstått dina tidsanvändningsvanor kan du börja optimera och förbättra dina färdigheter i tidshantering.

4. Förmågan att lösa problem

Under de ständigt föränderliga omständigheter som du arbetar under står du troligen inför otaliga utmaningar varje dag. Ett projekt måste levereras senare till en kund; någon i ditt team är sjuk och har unika, avgörande färdigheter för projektleveransen, och så vidare.

Den viktigaste färdigheten du behöver i sådana situationer är att vara en problemlösare. Här är några sätt att utveckla en stark problemlösningsförmåga:

1. Öva divergent tänkande: Skapa flera lösningar på ett och samma problem. Istället för att fokusera på att hitta en "korrekt" lösning, sträva efter att ta fram så många olika lösningar som möjligt. På så sätt bryter du mentala mönster och genererar innovativa idéer. Om du till exempel försöker öka produktiviteten på kontoret ska du inte stanna vid den första idén (som att uppgradera datorerna). Fortsätt brainstorma: flexibla arbetstider, omforma arbetsytan, implementera nya kommunikationsverktyg etc.
2. Experimentera med begränsningsbaserad problemlösning: Lös problem genom att skapa artificiella begränsningar. Med den här metoden lägger du avsiktligt till begränsningar i ditt problem för att tvinga fram kreativa lösningar. Dessa begränsningar tvingar dig att tänka utanför boxen och kan leda till innovativa idéer. Om du till exempel ska skapa en marknadsföringskampanj för en kund kan du ge dig själv begränsningar som "kampanjen får bara använda en plattform för sociala medier" eller "hela kampanjbudgeten måste vara under 5 000 dollar". Du kanske också begränsar dig själv till att "inte använda några skrivna ord, bara bilder" eller "skapa en kampanj som genererar buzz utan att nämna produkten direkt". Dessa begränsningar leder ofta till oväntade lösningar på alla de problem som du kanske inte hade tänkt på annars.

5. Mastering av AI

Att utnyttja AI är inte längre en fråga om tid, eftersom AI ger mer än bara en fördel. Det är en nödvändighet eftersom det är inbäddat i alla processer på jobbet, och det gör att du snabbare kan generera idéer, brainstorma och till och med analysera data. Här är några sätt att förbättra detta område:

1. Experimentera med AI-verktyg: Dyk ner i verktyg som ChatGPT eller Claude.ai och experimentera med olika uppmaningar för att förfina dina resultat. Fortsätt att experimentera, iterera och finjustera din strategi tills resultatet uppfyller dina förväntningar. Prova olika vinklar och var alltid kreativ i hur du interagerar med AI. Kom ihåg att den fungerar som en dator. Den genererar karaktärer som följer varandra, så ju mer sammanhang du ger den, desto bättre blir resultatet och karaktärerna.
2. Integrera AI i dina processer: Leta efter sätt att integrera AI i dina dagliga arbetsflöden. Oavsett om det handlar om att automatisera repetitiva uppgifter eller förstå vissa data, hitta praktiska tillämpningar av AI som kompletterar dina befintliga processer.
3. Lär dig av andra: Utforska hur ledande företag och innovatörer utnyttjar AI i sin verksamhet, antingen genom att anmäla dig till nyhetsbrev eller kolla på YouTube-videor. Var nyfiken, följ tankeledare, läs fallstudier och analysera hur AI tillämpas i olika branscher för att inspirera till nya sätt att använda det i ditt arbete. Exempel på kurser: Udemy och Coursera.

Om du letar efter AI-verktyg har vi ett helt bibliotek med artiklar om gratis och betalda AI-verktyg:

• AI-verktyg för produktivitet
• AI-verktyg för marknadsföring
• AI-verktyg för designers
• Exempel på AI i företag

6. Färdigheter i konfliktlösning

Det är oundvikligt att konflikter uppstår, men om du inte kan nå en konfliktlösning skapar du förmodligen en hel del spänningar mellan dig och dina teamkollegor. Att veta hur man ska navigera i dessa situationer är avgörande, oavsett om det handlar om en idékonflikt under ett projekt eller en oenighet mellan teammedlemmar.

Här är några sätt att förbättra din förmåga att lösa konflikter:

1. Försök att lyssna på allas perspektiv: Lyssna noga på allas perspektiv och försök också att vara mer objektiv när det gäller dina egna idéer och perspektiv. Detta hjälper dig att klara av stundens hetta och trappa ner spänningen.
2. Håll dig lugn och sansad. Att bli arg eller höja tonläget hjälper dig inte att lösa konflikten och minska spänningen, tvärtom gör det bara saken värre. Behåll känslokontrollen och utvärdera meningsskiljaktigheterna så logiskt som möjligt.
3. Fokusera på lösningar, inte på skuldbeläggning: Undvik att älta vems fel det är och personliga påhopp. Styr samtalet mot att hitta en ömsesidigt godtagbar lösning. Det måste finnas en kompromiss som uppfyller allas behov, förväntningar och mål.

7. Experimenterande inställning

Genom att experimentera regelbundet öppnar du dörren för att upptäcka nya idéer, processer och lösningar som kan förbättra effektiviteten eller leda till genombrott. På så sätt öppnar du upp för misslyckanden, vilket är en naturlig del av processen, och din relation till misslyckanden blir bra.

Tänk på följande för att förbättra din förmåga att experimentera och förnya dig:

• Förbli kreativ: För att komma på nya eller okonventionella lösningar på vardagliga utmaningar bör du ägna tid åt att fundera på hur du annars skulle kunna ta dig an dem, men på sätt som du inte har löst problemen tidigare. Du kan skapa arbetsvanor som innebär att du ägnar 15 minuter varje dag åt att tänka ut nya idéer och öppna upp för nya idéer.
• Testa nya idéer ofta: Vänta inte på den "perfekta" planen, utan börja i liten skala och justera efter hand. Ta det som fungerar från varje experiment, förfina det och använd det i nästa försök.
• Be om återkoppling: Engagera medarbetare eller kunder i processen för att få olika perspektiv på dina nya idéer, eftersom det finns en risk att du tillbringar för mycket tid i din egen tanke- och idéloop.
• Tänj på gränserna på ett ansvarsfullt sätt: Ta kalkylerade risker innan du genomför dina nya projekt eller idéer. Alla dessa idéer kan vara bra, men vissa riskbedömningar kan förhindra utmaningar.

8. Anpassningsförmåga och smidighet

Att omfamna förändringar, ta itu med utmaningar och svänga om när det behövs skiljer dig från dina kollegor. Det är därför som arbetsgivare i hög grad efterfrågar anpassningsförmåga och smidighet. Om du är anpassningsbar och smidig är du dessutom mer avslappnad än någon som har svårt att acceptera förändringar.

Så hur kan du förbättra din anpassningsförmåga och smidighet? Här är några viktiga strategier som du kan prova:

• Anamma ett tillväxtinriktat tankesätt: Istället för att rygga tillbaka för nya utmaningar eller okända uppgifter, se dem som möjligheter att lära dig och växa. Anta en "kan-göra"-attityd och kliv ut ur din komfortzon.
• Var proaktiv: När din chef ger dig ett nytt projekt som ligger utanför ditt vanliga ansvarsområde ska du inte drabbas av panik eller rygga tillbaka. Se det istället som en möjlighet att utöka din kompetens och bidra till ditt team. Undersök bästa praxis, samarbeta med dina kollegor och bidra med ditt unika perspektiv. Din vilja att ta dig an nya utmaningar kommer att visa din anpassningsförmåga och göra dig till en person att räkna med i framtida projekt.
• Öva flexibilitet i vardagen: Leta efter möjligheter att blanda upp saker i din dagliga rutin, som att prova ett nytt tillvägagångssätt för en vanlig uppgift, samarbeta med olika teammedlemmar eller ta dig an ett projekt som tänjer på din nuvarande kompetens.

9. Ledarskapsförmåga

Ledarskap är inte bara för chefer. Starka ledaregenskaper är ett måste för alla som vill växa ur sin nuvarande roll, ta initiativ, påverka andra på ett positivt sätt och driva projekt framåt. Hur man förbättrar ledarskapsförmågan:

• Ta egna initiativ: Vänta inte på att möjligheterna ska komma till dig, utan skapa dina egna möjligheter genom att anmäla dig som frivillig till nya projekt och ta ansvar för utmaningar.
• Skapa förtroende: Mellanmänskliga färdigheter, öppenhet och att stötta sitt team är hörnstenar i utvecklingen av ledaregenskaper eftersom de skapar förtroende.
• Utveckla dina färdigheter i beslutsfattande: Som ledare måste du fatta svåra beslut. Förbättra ditt beslutsfattande genom att samla in data, utvärdera risker och rådgöra med ditt team så att du alltid kan fatta ett opartiskt beslut.

10. Kreativitet

När man står inför utmaningar och överväldigande projekt i snabb takt är det enklaste sättet att ta itu med dem på ett vanligt och standardiserat sätt. Men om du tränar din kreativitet på ett systematiskt sätt kan du tänka utanför boxen, ifrågasätta status quo och hitta nya och bättre lösningar på problem.

Hur man förbättrar kreativiteten:

• Utmana dina standardantaganden: Om du alltid har följt standardprocedurer kan du i ditt nästa projekt leta efter sätt att göra saker annorlunda och mer effektivt. Fråga AI vilken alternativ väg du skulle kunna ta, prata med en kollega eller fråga din chef. Det finns massor av sätt.
• Boka in brainstormingstillfällen i din kalender: När du står inför ett problem, skriv ner alla dina idéer, oavsett hur vilda eller långsökta de kan verka. Målet är att generera så många alternativ som möjligt utan att döma eller censurera dig själv. Trimma sedan in dem och identifiera de mest kreativa, effektfulla och genomförbara.
• Samarbeta med andra: Kreativitet uppstår sällan i en hermetisk miljö. Ofta kommer de bästa idéerna från att man bollar tankar med andra och bygger vidare på varandras perspektiv. Leta efter möjligheter att samarbeta med kollegor från olika avdelningar eller med olika bakgrund för att dra nytta av olika synvinklar.

11. Hantering av arbetsbelastning

Om du ofta känner dig överväldigad eftersom du inte kan balansera dina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt är arbetsbelastningshantering svaret. Hantering av arbetsbelastning innebär att hitta rätt balans utan att överbelasta dig själv med uppgifter men inte heller att bli underutnyttjad.

Här är några tips för att förbättra hanteringen av din arbetsbelastning:

• Sätt upp realistiska tidsfrister: Det första steget i att hantera ditt arbete är att sätta ambitiösa men uppnåeliga tidsfrister utan att överdriva dina åtaganden. När du tar dig an ett nytt projekt eller en ny uppgift ska du bedöma arbetets omfattning och uppskatta hur lång tid det realistiskt sett kommer att ta för dig att slutföra det. Ta hänsyn till faktorer som din nuvarande arbetsbelastning, eventuella hinder eller beroenden och hur komplex uppgiften är. Lägg sedan till bufferttid för att ta hänsyn till oväntade problem eller förseningar.
• Prioritera hänsynslöst: Alla uppgifter är inte lika viktiga. Ta en ordentlig titt på din att-göra-lista och identifiera de saker som verkligen är brådskande och viktiga. Fokusera på att ta itu med dem först, och var inte rädd för att säga nej eller delegera resten. Använd metoder som RICE-metoden eller MoSCoW-metoden för att prioritera arbetsuppgifter.
• Bryt ner arbetet: Det är lätt att känna sig paralyserad inför ett stort och skrämmande projekt. Nyckeln är att bryta ner det i mindre, mer hanterbara bitar. Skapa en handlingsplan som beskriver varje steg du behöver ta och fokusera sedan på att slutföra en del i taget.
• Säg nej till mer arbete ibland: Om du känner dig överhopad eller kämpar för att klara en deadline, låt din chef eller dina teammedlemmar veta att det inte finns mer bandbredd för att ta på sig nya projekt. Dessutom kan du lämna över en del av ditt arbete så att andra kan göra det bättre eller snabbare så att du kan fokusera på det som är viktigast. Att lära sig hur man säger nej på jobbet och hur man delegerar uppgifter är avgörande för att hantera arbetsbelastningen.

Du kanske också är intresserad av de bästa prioriteringsmetoderna.

12. Balans mellan arbete och fritid

Om du arbetar längre, kollar mejl på helgerna och suddar ut gränserna mellan privatliv och arbetsliv, då behöver detta arbetsområde förbättras. Du behöver inga utbildningsprogram för att hitta den där svårfångade balansen mellan liv och arbete, men du behöver dra några tydliga gränser mellan din privata och professionella tid.

• Sätt gränser: Definiera tydliga gränser mellan arbete och fritid. Det kan innebära att du loggar ut från e-post vid en viss tidpunkt, att du stänger datorn klockan 17.00 och att du sätter upp förväntningar på ditt team när det gäller tillgänglighet.
• Prioritera hälsa: Börja med att lägga in regelbundna pauser, promenader efter några timmars arbete och ledighet i din arbetsrutin för att ladda batterierna.
• Kommunicera dina behov: Om du har svårt att hitta balans ska du inte vara rädd för att säga ifrån och be om hjälp eller stöd. Din chef eller en mentor på företaget kanske vet hur du kan hjälpa till och vilka rekommendationer du kan ge. Utforska alternativ som flexibla arbetsarrangemang, delegering av uppgifter eller att ta ledigt när det behövs.

VANLIGA FRÅGOR