Áreas de aprimoramento no trabalho: Do bom ao ótimo

Independentemente do quanto você cresceu em sua carreira, sempre parece haver uma nova habilidade crítica que você precisa dominar bem.

Portanto, independentemente de você ter esgotado todas as ideias sobre exemplos de aprimoramento ou de estar ansioso para iniciar sua carreira, este artigo o ajudará em sua busca.

Aqui está o que você aprenderá sobre áreas de melhoria no trabalho:

• Novas áreas de aprimoramento no trabalho nas quais você pode se concentrar para superar seus colegas;
• Maneiras práticas de abordar e melhorar os exemplos de aprimoramento;

Quais são as áreas de melhoria no trabalho?

As áreas de aprimoramento no trabalho referem-se a habilidades, comportamentos ou processos específicos que os profissionais podem se concentrar em desenvolver para atingir suas metas de desenvolvimento profissional. Isso leva a um melhor desempenho dos funcionários e a melhores resultados da empresa.

Quer esteja buscando uma promoção ou simplesmente tentando aprimorar suas habilidades, concentrar-se nas áreas certas de aprimoramento pode ter um impacto transformador em sua vida profissional.

Aqui estão alguns dos benefícios de melhorar determinadas áreas no trabalho:

• Abra as portas para novas oportunidades de desenvolvimento profissional que também podem resultar em um maior potencial de ganhos.
• Finalmente, consiga a promoção que estava esperando.
• Aumente sua autoconfiança, pois o domínio de novas competências e habilidades aumenta sua confiança e sua afirmação no local de trabalho.
• Expanda sua rede profissional participando de todos os tipos de atividades profissionais. Essas atividades o ajudam a se conectar com outras pessoas em sua área e a criar parcerias e mentorias.
• Reduzir o estresse. Quanto mais você melhorar em todas as áreas, mais fácil será enfrentar desafios e obstáculos e ter mais tempo para atividades pessoais fora do trabalho.
• Torne-se um profissional preparado para o futuro , pois em ambientes de mercado imprevisíveis, os indivíduos que trabalham ativamente em suas áreas de aprimoramento estão mais bem equipados para navegar por mudanças ou redundâncias em seu setor.

Áreas de melhoria no trabalho

1. Gerenciamento de tempo

Não há outro recurso que possa ser mais desafiador de dominar do que o tempo, mas que também tenha um impacto tão grande no crescimento pessoal e profissional. O gerenciamento do tempo é uma habilidade organizacional fundamental necessária para começar a aumentar sua produtividade e ser um funcionário realizado. As habilidades de gerenciamento de tempo têm um impacto direto no desempenho no local de trabalho, pois permitem que você lide com cargas de trabalho de forma eficiente e cumpra prazos.

Como trabalhar em suas habilidades de gerenciamento de tempo:

1. Use ferramentas de gerenciamento de tempo: Ferramentas como Timeular são perfeitas para usar, pois monitoram como você gasta seu tempo (enquanto protegem sua privacidade) e refletem como você está gastando seu tempo no trabalho sem nenhum esforço de sua parte. Os melhores aplicativos de gerenciamento de tempo permitem que você veja seus hábitos de desperdício de tempo ou os processos que consomem muito do seu tempo em um relatório esteticamente agradável, como o abaixo:

2. Use técnicas de gerenciamento de tempo, como a técnica Pomodoro para gerenciar seu foco em períodos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos. Outro método eficaz é timeboxing, que implica concentrar-se em uma única tarefa em um determinado período de tempo que você definiu para si mesmo, evitando distrações e mudanças de contexto.

Criamos bibliotecas inteiras sobre gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo a aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo, caso tenha interesse:

• Sistemas de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade e reduzir a sobrecarga
• 10 estratégias comprovadas de gerenciamento de tempo [com exemplos reais]
• Por que o gerenciamento do tempo é importante e como dominá-lo
• Dicas práticas para o gerenciamento eficaz do tempo

3. Estabeleça prioridades para suas tarefas a fim de reduzir a sensação de sobrecarga e diferencie entre tarefas urgentes e importantes. Aplique a Matriz Eisenhower (matriz de gerenciamento de tempo) ou o Método ABCDE para priorizar as tarefas urgentes e importantes, eliminando ou delegando as menos significativas.

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2. Habilidades de comunicação

Seja para se comunicar com a sua equipe, com os clientes ou com os executivos de nível C, a comunicação clara e concisa é imprescindível. A comunicação interpessoal, seja escrita ou falada, promove a colaboração e minimiza mal-entendidos.

Veja como lidar com a dinâmica interpessoal de forma eficaz:

1. Ouça ativamente seus interlocutores em todas as chamadas, conversas individuais e conversas no escritório, sem se concentrar em responder, mas em entender a mensagem do interlocutor. A escuta ativa é muito importante em todos os tipos de relacionamento com um membro da equipe e define o tom da sua colaboração. Uma ênfase ainda maior nas habilidades de escuta ativa é relevante para os relacionamentos com os clientes e para a compreensão de suas necessidades, resumos e expectativas.
2. Tente ser conciso e claro, principalmente na comunicação escrita. Certifique-se de transmitir uma mensagem clara, sem nenhum jargão que confunda os receptores. Um exemplo de uma mensagem desse tipo via Slack poderia ser:

Olá, equipe,

Apenas uma atualização rápida: o relatório do cliente deve ser entregue na sexta-feira às 15 horas. Certifique-se de que todas as seções estejam completas e revisadas até o final do dia de quinta-feira para que tenhamos tempo de fazer os ajustes finais. Se tiver alguma dúvida ou precisar do meu apoio, entre em contato comigo e ficarei feliz em ajudar.

Obrigado!

3. Use o canal apropriado para transmitir sua mensagem. Saber quando usar e-mails, Slack, mensagens do Teams ou conversas presenciais é fundamental para transmitir sua mensagem de forma clara e eficaz. Os canais também determinam a urgência, a complexidade ou a sensibilidade da mensagem que você está tentando transmitir.

3. Habilidades organizacionais

A falta de organização pode lhe custar muita produtividade, pois você provavelmente demora a encontrar suas pastas, informações ou apenas uma caneta em sua mesa. Se estiver enfrentando dificuldades com a baixa qualidade do trabalho, oportunidades perdidas ou uma relação desequilibrada entre trabalho e vida pessoal, talvez valha a pena analisar seus hábitos de organização digital e física.

As habilidades de organização referem-se a todos os seus sistemas de gerenciamento de tarefas, calendários digitais ou listas de tarefas físicas. Como melhorar sua organização no trabalho:

1. Use ferramentas de gerenciamento de projetos para controlar suas tarefas e prazos. Você pode usar planejadores digitais gratuitos ou algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos, adicionando uma camada de estrutura à sua configuração virtual. Dessa forma, você pode visualizar todo o seu trabalho, os arquivos anexados ou os membros da equipe responsáveis por projetos específicos.

Talvez você tenha interesse em descobrir como usar um planejador de forma eficaz.

2. Organize seu espaço de trabalho: Se você for como eu, uma boa sessão de trabalho começa com uma mesa arrumada e uma caixa de entrada com "tudo lido" e "respondido". Isso não pode ser integrado à lista de habilidades profissionais, mas limpar seu espaço físico ajuda a limpar sua mente e facilita encontrar aquela caneta para escrever algo importante durante uma reunião.
3. Aprimore suas habilidades de gerenciamento de tempo: Use modelos de bloqueio de tempo para alocar períodos específicos para diferentes tarefas e entenda seus hábitos de desperdício de tempo com uma auditoria de tempo feita com um rastreador de tempo automatizado como base inicial. Depois de entender seus hábitos de gasto de tempo, comece a otimizar e aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo.

4. Habilidades de resolução de problemas

Nas circunstâncias em constante mudança em que você trabalha, é provável que você esteja enfrentando inúmeros desafios diariamente. Um projeto precisa ser entregue mais tarde a um cliente; alguém da sua equipe está doente e tem habilidades únicas e cruciais para a entrega do projeto, e assim por diante.

A habilidade essencial de que você precisa em tais situações é ser um solucionador de problemas. Aqui estão algumas maneiras de cultivar fortes habilidades de solução de problemas:

1. Praticar o pensamento divergente: Gerar várias soluções para um único problema. Em vez de se concentrar em encontrar uma solução "correta", procure produzir o maior número possível de soluções diferentes. Dessa forma, você quebrará padrões mentais e gerará ideias inovadoras. Por exemplo, se estiver tentando aumentar a produtividade do escritório, não pare na primeira ideia (como atualizar os computadores). Continue fazendo brainstorming: horários de trabalho flexíveis, redesenho do espaço de trabalho, implementação de novas ferramentas de comunicação, etc.
2. Experimentar a solução de problemas com base em restrições: Resolva problemas criando limitações artificiais. Com esse método, você está adicionando intencionalmente restrições ao seu problema para forçar soluções criativas. Essas restrições o obrigam a pensar fora da caixa e podem levar a ideias inovadoras. Por exemplo, se você estiver criando uma campanha de marketing para um cliente, imponha a si mesmo limitações como "a campanha deve usar apenas uma plataforma de mídia social" ou "o orçamento total da campanha deve ser inferior a US$ 5.000". Você também pode se restringir a "não usar palavras escritas, apenas imagens" ou "criar uma campanha que gere buzz sem mencionar o produto diretamente". Essas restrições geralmente levam a soluções inesperadas para todos os problemas que, de outra forma, você não teria considerado.

5. Domínio da IA

Aproveitar a IA não é mais uma questão de dúvida, pois a IA acrescenta mais do que apenas uma vantagem. É uma necessidade, pois está incorporada em todos os processos no trabalho e acelera a geração de ideias, o brainstorming e até mesmo a análise de dados. Aqui estão algumas maneiras de melhorar essa área:

1. Faça experiências com ferramentas de IA: Mergulhe em ferramentas como ChatGPT ou Claude.ai e faça experiências com diferentes prompts para refinar seus resultados. Continue experimentando, iterando e aprimorando sua abordagem até que o resultado atenda às suas expectativas. Experimente ângulos diferentes e seja sempre criativo na forma como você interage com a IA. Lembre-se de que ela funciona como um computador. Ela gera caracteres que se seguem uns aos outros, portanto, quanto mais contexto você der a ela, melhores serão os resultados e os caracteres.
2. Incorpore a IA em seus processos: Procure maneiras de integrar a IA em seus fluxos de trabalho diários. Seja para automatizar tarefas repetitivas ou para dar sentido a alguns dados, encontre aplicações práticas de IA que complementem seus processos existentes.
3. Aprenda com os outros: Explore como as empresas líderes e inovadoras estão aproveitando a IA em suas operações, seja assinando boletins informativos ou assistindo a vídeos no YouTube. Mantenha-se curioso, siga líderes de pensamento, leia estudos de caso e analise como a IA está sendo aplicada em todos os setores para inspirar novas maneiras de utilizá-la em seu trabalho. Exemplos de cursos: Udemy e Coursera.

Se você estiver procurando ferramentas de IA, temos uma biblioteca inteira de artigos com ferramentas de IA gratuitas e pagas:

• Ferramentas de IA para produtividade
• Ferramentas de IA para marketing
• Ferramentas de IA para designers
• Exemplos de IA nos negócios

6. Habilidades de resolução de conflitos

É inevitável que surjam conflitos, mas se você não conseguir chegar a uma solução para o conflito, provavelmente estará criando muita tensão entre você e seus colegas de equipe. Saber como lidar com essas situações é fundamental, seja em um conflito de ideias durante um projeto ou em um desentendimento entre membros da equipe.

Aqui estão algumas maneiras de melhorar suas habilidades de resolução de conflitos:

1. Tente ouvir a perspectiva de todos: Ouça atentamente a perspectiva de todos e tente ser mais objetivo em relação às suas próprias ideias e perspectivas também. Isso o ajudará a superar o calor do momento e a diminuir a tensão.
2. Mantenha-se calmo. A raiva ou a elevação do tom de voz não o ajudarão a superar o conflito e a aliviar a tensão; pelo contrário, isso só piorará a situação. Mantenha o controle emocional e avalie as divergências da forma mais lógica possível.
3. Concentre-se nas soluções, não na culpa: Evite ficar pensando em quem é o culpado e em ataques pessoais. Conduza a conversa no sentido de encontrar uma solução mutuamente aceitável. Deve haver um meio-termo que atenda às necessidades, expectativas e metas de todos.

7. Mentalidade de experimentação

Ao fazer experimentos regularmente, você abre a porta para descobrir novas ideias, processos e soluções que podem melhorar a eficiência ou gerar avanços. Dessa forma, você está se abrindo para o fracasso, que é uma parte natural do processo, e seu relacionamento com o fracasso fica em boa forma.

Para melhorar sua capacidade de experimentar e inovar, considere o seguinte:

• Mantenha-se criativo: Para encontrar soluções novas ou não convencionais para os desafios do dia a dia, passe algum tempo pensando em como você poderia abordá-los de outra forma, mas de maneiras que nunca tenha resolvido os problemas antes. Você pode criar hábitos de trabalho de passar 15 minutos pensando e se abrindo para novas ideias todos os dias.
• Teste novas ideias com frequência: Não espere pelo plano "perfeito"; comece aos poucos e faça ajustes à medida que avança. Pegue o que funciona em cada experimento, refine-o e aplique-o à sua próxima tentativa.
• Peça feedback: Envolva colegas de equipe ou clientes no processo para obter perspectivas diversas sobre suas novas ideias, pois há o risco de você passar muito tempo em sua mente e no ciclo de ideias.
• Ultrapasse os limites de forma responsável: Assuma riscos calculados antes de implementar seus novos projetos ou ideias. Todas essas ideias podem ser ótimas, mas algumas avaliações de risco podem evitar desafios.

8. Adaptabilidade e agilidade

Aceitar a mudança, enfrentar os desafios de frente e mudar quando necessário o diferencia de seus colegas. É por isso que os empregadores buscam muito a adaptabilidade e a agilidade. Além disso, se você for adaptável e ágil, ficará mais à vontade do que alguém que tem dificuldade em aceitar mudanças.

Então, como você pode aumentar o nível de seu jogo de adaptabilidade e agilidade? Aqui estão algumas estratégias importantes que você pode experimentar:

• Adote uma mentalidade de crescimento: Em vez de se esquivar de novos desafios ou tarefas desconhecidas, encare-os como oportunidades para aprender e crescer. Adote uma atitude positiva e saia de sua zona de conforto.
• Seja proativo: Quando seu chefe lhe designar um novo projeto fora de seu escopo habitual, não entre em pânico nem fuja dele. Em vez disso, veja isso como uma oportunidade de expandir seu conjunto de habilidades e contribuir com a equipe. Pesquise as práticas recomendadas, colabore com seus colegas e apresente sua perspectiva exclusiva. Sua disposição para assumir novos desafios demonstrará sua adaptabilidade e fará com que você seja a pessoa certa para projetos futuros.
• Pratique a flexibilidade em seu dia a dia: procure oportunidades para misturar as coisas em sua rotina diária, como tentar uma nova abordagem para uma tarefa regular, colaborar com diferentes membros da equipe ou assumir um projeto que amplie seu conjunto de habilidades atuais.

9. Habilidades de liderança

A liderança não é apenas para gerentes. Fortes habilidades de liderança são imprescindíveis para qualquer pessoa que queira superar sua função atual, tomar iniciativas, influenciar positivamente os outros e levar os projetos adiante. Como aprimorar as habilidades de liderança:

• Tome iniciativa: Não espere que as oportunidades venham até você, mas crie suas próprias oportunidades oferecendo-se como voluntário para novos projetos e assumindo a responsabilidade pelos desafios.
• Criar confiança: As habilidades interpessoais, a transparência e o apoio à sua equipe são a base do desenvolvimento de habilidades de liderança, pois geram confiança.
• Desenvolva suas habilidades de tomada de decisões: Como líder, você precisa tomar decisões difíceis. Aprimore sua tomada de decisões reunindo dados, avaliando riscos e consultando sua equipe para sempre tomar uma decisão imparcial.

10. Criatividade

Quando se lida com desafios e projetos avassaladores em um ritmo acelerado, a maneira mais fácil é enfrentá-los de forma regular e padrão. Mas se você estiver treinando sua criatividade sistematicamente, poderá pensar fora da caixa, questionar o status quo e encontrar soluções novas e melhores para os problemas.

Como melhorar a criatividade:

• Desafie suas suposições padrão: Se você sempre seguiu os procedimentos padrão, em seu próximo projeto, procure maneiras de fazer as coisas de forma diferente e mais eficiente. Pergunte à IA que caminho alternativo você poderia seguir, converse com um colega ou pergunte ao seu gerente. Há muitas maneiras.
• Marque sessões de brainstorming em seu calendário: Ao se deparar com um problema, anote todas as suas ideias, não importa o quanto elas pareçam loucas ou rebuscadas. O objetivo é gerar o maior número possível de opções sem julgar ou censurar a si mesmo. Em seguida, apare-as e identifique as mais criativas, impactantes e viáveis.
• Colaborar com outras pessoas: A criatividade raramente acontece em um ambiente hermético. Muitas vezes, as melhores ideias surgem quando os pensamentos são compartilhados com outras pessoas e se baseiam nas perspectivas de cada um. Procure oportunidades de colaborar com colegas de diferentes departamentos ou origens para se beneficiar de pontos de vista diversos.

11. Gerenciamento da carga de trabalho

Se você se sente sobrecarregado com frequência por não conseguir equilibrar suas tarefas de forma eficaz, o gerenciamento da carga de trabalho é a resposta. O gerenciamento da carga de trabalho implica encontrar o equilíbrio certo sem se sobrecarregar com tarefas, mas sem ser subutilizado.

Aqui estão algumas dicas para tentar melhorar o gerenciamento de sua carga de trabalho:

• Estabeleça prazos realistas: A primeira etapa para gerenciar seu trabalho é definir prazos ambiciosos, mas alcançáveis, sem se comprometer demais. Ao assumir um novo projeto ou tarefa, avalie o escopo do trabalho e calcule quanto tempo levará para concluí-lo de forma realista. Considere fatores como sua carga de trabalho atual, quaisquer possíveis obstáculos ou dependências e a complexidade da tarefa em si. Em seguida, adicione um tempo de reserva para levar em conta problemas ou atrasos inesperados.
• Priorize sem piedade: Nem todas as tarefas são iguais. Dê uma boa olhada na sua lista de tarefas e identifique os itens que são realmente urgentes e importantes. Concentre-se em resolvê-los primeiro e não tenha medo de dizer não ou delegar o restante. Use métodos como o método RICE ou o método MoSCoW para priorizar as tarefas.
• Divida o trabalho em partes: É fácil se sentir paralisado ao enfrentar um projeto grande e assustador. O segredo é dividi-lo em partes menores e mais gerenciáveis. Crie um plano de ação que descreva cada etapa que você precisa realizar e, em seguida, concentre-se em concluir uma parte de cada vez.
• Às vezes, diga não a mais trabalho: Se estiver se sentindo sobrecarregado ou com dificuldades para cumprir um prazo, informe ao seu gerente ou aos membros da equipe que não há mais espaço para assumir novos projetos. Além disso, passe parte do seu trabalho para que outros possam fazer melhor ou mais rápido, para que você possa se concentrar no que é mais importante. Aprender a dizer não no trabalho e a delegar tarefas é fundamental para o gerenciamento da carga de trabalho.

Talvez você também se interesse pelos melhores métodos de priorização.

12. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Se você trabalha mais horas, checa e-mails nos fins de semana e confunde as linhas entre sua vida pessoal e profissional, então essa área do trabalho precisa ser aprimorada. Você não precisa de programas de treinamento para encontrar esse equilíbrio indescritível entre vida e trabalho, mas precisa traçar algumas linhas claras entre seu tempo pessoal e profissional.

• Estabeleça limites: Defina limites claros entre o trabalho e o tempo pessoal. Isso pode significar fazer logoff de e-mails em um determinado horário, fechar o computador às 17h religiosamente e definir expectativas com a sua equipe sobre a disponibilidade.
• Priorize a saúde: Comece a incorporar intervalos regulares, caminhadas a cada poucas horas de trabalho e tempo de inatividade em sua rotina de trabalho para recarregar as energias.
• Comunique suas necessidades: Se estiver com dificuldades para encontrar o equilíbrio, não tenha medo de se manifestar e pedir ajuda ou apoio. Seu supervisor ou um mentor na empresa pode saber como ajudar e quais recomendações oferecer. Explore opções como arranjos de trabalho flexíveis, delegação de tarefas ou tirar uma folga quando necessário.

PERGUNTAS FREQUENTES