¿Cómo conseguir que los empleados controlen el tiempo?
El control del tiempo es una parte esencial de cualquier negocio. No importa si diriges una empresa global, gestionas un proyecto o eres propietario de una pequeña empresa.
Un seguimiento preciso del tiempo le ayuda a controlar cuánto tiempo se dedica a cada tarea. Le permite facturar a sus clientes con precisión. Se acabaron las horas de trabajo no remuneradas.
A pesar de su importancia, muchas empresas siguen teniendo dificultades para conseguir que sus empleados lleven un registro de su tiempo. Si eres el propietario de una empresa, un gestor de proyectos o un jefe de equipo que no encuentra respuesta a la pregunta "¿Cómo conseguir que los empleados realicen un seguimiento del tiempo?", te cubrimos las espaldas.
En este blog analizamos 7 pasos que le ayudarán a conseguir que sus empleados controlen su tiempo.
Cómo conseguir que los empleados controlen el tiempo en 7 pasos
1. Explicar las ventajas
El primer paso para conseguir que sus empleados controlen su tiempo es explicarles qué es el control del tiempo y sus ventajas .
El control del tiempo ayuda a las empresas a ahorrar dinero, aumentar la productividad y mejorar la precisión de la facturación de horas.
En primer lugar, explique cómo el control del tiempo ayudará a la empresa en su conjunto. A continuación, asegúrese de que su equipo entiende cómo les beneficiará a ellos en concreto.
2. Facilitar el control del tiempo
Si quieres que tus empleados controlen su tiempo, tienes que ponérselo fácil.
Hay varias formas de hacerlo, como utilizar una plantilla de hoja de horas en línea o invertir en un software de control del tiempo como Timeular.
Con el software de control del tiempo, no necesitas cambiar de aplicación para modificar tus registros; sólo tienes que girar el dado. Sí, Timeular tiene un cubo de seguimiento del tiempo que lo hace todo más fácil. Lo mejor es que la aplicación funciona en Windows, Mac, Linux, iOS y Android.
Asegúrate de que el sistema que utilices sea fácil de usar y de entender. De lo contrario, el control del tiempo será un cuello de botella y un quebradero de cabeza.
Realice un seguimiento del tiempo sin esfuerzo con todo su equipo. Con Timeular, ¡por fin sus empleados disfrutarán controlando el tiempo!
"A todos nos encanta utilizar Timeular. Es muy fácil de usar y sencillo, sobre todo si no has hecho antes el seguimiento del tiempo. Disfrutamos mucho utilizándolo y nos resulta muy útil". - Eva Lightfoot, Ejecutiva de cuentas sénior, Harpswood
3. Explicar a los empleados en qué les beneficia
Muchos empleados dudan en controlar su tiempo porque creen que es una forma de que la empresa les vigile. A menudo les preocupa la microgestión.
Explique a los empleados cómo puede beneficiarles el seguimiento de su tiempo. Por ejemplo, hazles saber que podrán ver cuánto tiempo dedican a cada tarea y proyecto.
Esta información puede ayudarles a gestionar su tiempo de forma más eficiente. Por ejemplo, esta técnica puede ayudar a sus empleados, especialmente a los trabajadores a distancia, a llevar una vida más equilibrada
Al mismo tiempo, este tipo de análisis de datos puede ayudar a justificar la necesidad de añadir nuevos miembros a un equipo o de comprar una herramienta que automatice una tarea.
4. 4. Predicar con el ejemplo
Si quiere que sus empleados empiecen a controlar su tiempo, predique con el ejemplo y empiece primero a controlar su propio tiempo.
Esto demostrará a sus empleados que se toma en serio la importancia del control del tiempo y les ayudará a entender cómo funciona.
Una vez que haya empezado a controlar su propio tiempo, celebre una reunión de equipo para explicar el sistema a todo el mundo. Da a los empleados la oportunidad de hacer preguntas y resolver cualquier duda que puedan tener.
Asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo con el sistema antes de seguir adelante. Una vez que todo el mundo entienda cómo funciona el control del tiempo, es fundamental establecer algunas directrices y expectativas:
- ¿Con qué frecuencia quiere que los empleados controlen su tiempo?
- ¿Cuáles son los principales objetivos: aumentar la productividad? ¿Encontrar cuellos de botella? ¿Facturación precisa?
5. Recompense a sus empleados
Un pequeño incentivo puede contribuir en gran medida a que los empleados controlen su tiempo.
Por ejemplo, puede ofrecer una bonificación a los empleados que controlen su tiempo todos los días durante un mes. Esto demostrará a tus empleados que estás comprometido con el sistema y les animará a utilizarlo más a menudo.
También puedes dar premios al empleado con el seguimiento del tiempo más preciso.
Estos incentivos ayudarán a sus empleados a ver lo importante que es el control del tiempo y les motivará para utilizar el sistema con regularidad.
Cuando hablamos de primas o premios, no tiene por qué ser dinero. Si piensas en ello, encontrarás varias alternativas, como el reconocimiento del equipo, suscripciones a Spotify o Netflix, reducción de jornada los viernes, suscripciones a gimnasios, etc.
6. Celebrar los logros del equipo
Cuando su equipo empiece a controlar su tiempo, empezará a ver resultados asombrosos.
Por ejemplo, puede que descubra que su equipo es más productivo de lo que pensaba. O que algunos proyectos están llevando más tiempo del previsto.
Podría celebrar una reunión de equipo para debatir los resultados del seguimiento del tiempo, de modo que sus empleados vean lo importante que es el seguimiento del tiempo.
Es fundamental celebrar estos logros en equipo. Esto demostrará su dedicación al sistema y les animará a utilizarlo con más frecuencia.
7. Pedir opiniones
Antes de implantar un sistema de control del tiempo, escuche sus opiniones, ideas y preocupaciones.
Este feedback debe continuar después de haber implantado un sistema de control horario. Averigüe qué opinan sus empleados del control horario y qué les gusta y qué no les gusta del sistema.
Utilice esta información para mejorar el proceso y hacerlo más agradable para todos. Sé flexible con los métodos de control del tiempo, porque no existe una solución única para todos.
Lo que funciona para una empresa puede no funcionar para otra. Y lo que funciona para un equipo puede no funcionar para otro equipo dentro de la misma empresa. Por eso es importante ser flexible.
¿Por qué se resisten los empleados al control del tiempo?
Hay varias razones por las que los empleados pueden resistirse al control del tiempo:
- Sienten que se les microgestiona.
- No entienden cómo puede beneficiarles el seguimiento del tiempo.
- Creen que es una pérdida de tiempo.
- El registro de horas es una lata
Por lo tanto, si te preguntas cómo conseguir que los empleados controlen el tiempo, tienes que abordar estas preocupaciones de frente.
Como ya hemos dicho, explíqueles lo importante que puede ser el control del tiempo y cómo les beneficia a ellos y también a la empresa. Y asegúrate de que el sistema que utilizas es fácil de usar.
Conclusión
Si quiere saber cómo conseguir que los empleados controlen el tiempo, siga estos siete pasos.
Predique con el ejemplo, establezca directrices, pida opiniones y haga que sea una experiencia gratificante. Te ayudará a convencer a tus empleados para que empiecen a controlar su tiempo.
Al final, todo el mundo ganará mucho con la implantación del seguimiento del tiempo porque tanto usted como su empleado serán más productivos y estarán al tanto de todo.
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