12 melhores dicas de controle de tempo em 2024

De acordo com a pesquisa da Asana, 60% do tempo de uma equipe é dedicado a fazer coisas que não estão funcionando. Você não quer que o controle de tempo também se enquadre nessa categoria.

Quer o controle de tempo seja uma necessidade ou uma opção para tomar decisões informadas, você precisa fazê-lo com sabedoria e eficiência.

Portanto, antes que sua atenção se desvie, veja o que vou mostrar neste artigo: 12 dicas para controlar o tempo e tirar o máximo proveito dele, além de entender como uma solução de controle de tempo pode ajudá-lo a atingir seus objetivos.

O controle de tempo não precisa ser complicado.

Com o Timeular , você pode controlar o tempo automaticamente, sem esforço e com segurança. Com a IA ao seu lado.

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As ferramentas de controle de tempo dão acesso a informações cruciais para entender o seu desempenho e os níveis de produtividade da sua equipe. No entanto, é preciso entender que implementá-las em sua rotina diária pode ser complicado.
Controlar seu tempo é um trabalho extra que a maioria dos funcionários não quer fazer, mas há muitas maneiras de facilitar isso.

Mas como? Vamos entrar no assunto.

As 12 melhores dicas de controle de tempo

1. Entenda por que é importante controlar o tempo da sua equipe

Primeiro, não faça isso só porque você acha que pode funcionar ou ser útil.

Antes de iniciar o controle de horas, você deve saber claramente por que precisa dele. Aqui estão algumas perguntas que você pode usar para entender suas necessidades de controle de tempo:

• Onde passamos a maior parte de nosso tempo?
• Os membros da minha equipe estão trabalhando demais?
• Quais projetos e tarefas são os mais lucrativos?
• Quais são os clientes menos lucrativos?
• Estamos faturando corretamente ou perdendo algumas oportunidades lucrativas?
• Quais são as principais atividades que desperdiçam o tempo da minha equipe?
• Em que momento do dia o cansaço aparece e meus níveis de produtividade caem? 
• Como posso saber em que devo me concentrar para expandir meus negócios?

2. Integre sua equipe

Essa é uma etapa fundamental. Se a sua equipe não entender os benefícios do gerenciamento do tempo, ela o verá apenas como um trabalho extra.

Portanto, é melhor que eles participem e invistam no controle de tempo antes de implementar um sistema complexo de controle de tempo.

Aqui estão quatro táticas simples que você pode usar para persuadi-los:

• Mostre um estudo de caso ou alguma informação real: encontre uma empresa ou um amigo que já esteja usando uma ferramenta de controle de tempo e peça a ele que compartilhe seus principais aprendizados depois que começou a usar um aplicativo de controle de tempo, por exemplo.

• Se você não tiver nenhum exemplo à mão, dê uma olhada nas histórias de sucesso doTimeularcom as práticas recomendadas de rastreamento de tempo dos usuários.

• Compartilhe suas planilhas de horas: A maneira mais fácil de se destacar é provar que você mesmo está ciente do processo e compartilhar as práticas recomendadas de controle de tempo. Controle seu tempo por uma ou duas semanas antes de compartilhar os resultados com sua equipe.

• Explique os benefícios: apresente à sua equipe pelo menos três pontos-chave sobre como o controle de tempo melhoraria o trabalho deles e os resultados da empresa. 

Abaixo estão alguns exemplos de benefícios.

• Folha de pagamento simplificada: Quando as equipes usam um software de controle de tempo, elas podem transferir dados do aplicativo para a solução de folha de pagamento sem problemas e minimizar as etapas e os erros humanos.
• Estimativas de projeto mais precisas: Quando os gerentes sabem quanto tempo suas equipes levam para concluir as tarefas, eles podem prever com precisão quanto tempo um projeto levará e reduzir o desvio de escopo.
• Melhor gerenciamento da equipe: Você pode garantir que sua equipe esteja trabalhando em tarefas que se alinham com suas habilidades e não se sobrecarregue.

Peça a opinião deles: pergunte se a sua equipe tem preocupações sobre o controle de tempo e encontre a melhor solução em conjunto.

3. Encontre um rastreador de tempo simples e fácil de usar

Embora você possa pensar primeiro nos modelos de controle de horas como a maneira correta de simplificar o controle de horas, há uma alternativa que não exige lembretes constantes de planilhas de horas.

Escolha uma ferramenta automatizada de controle de tempo que lhe permita:

• Avalie se ele tem um painel de controle intuitivo, fácil acessibilidade, monitoramento preciso e recursos de automação.
• Veja todos os recursos do software de controle de tempo e como você pode usá-los;
• Verifique a compatibilidade e as integrações com diferentes dispositivos e softwares e, é claro, o preço;

Você pode experimentar várias ferramentas, mas vou apresentá-lo brevemente à minha ferramenta preferida: Timeular - uma ferramenta de controle de tempo automática e sem esforço, adorada por mais de 100.000 usuários satisfeitos.

Timeular é um dos melhores aplicativos de gerenciamento de tempo que oferece aos usuários maneiras flexíveis de controlar e gerenciar seu tempo de forma eficaz.

Com o Timeular, você e sua equipe podem:

• Acelerar o processo de controle de horas por meio do controle automático com atalhos de teclado simples ou um cubo de controle de horas;
• Obtenha sugestões automatizadas de registro de horas com base em seus eventos de calendário gerados por IA;
• automatize o relatório de horas com apenas alguns cliques;
• Mantenha os orçamentos do projeto sob controle com notificações de orçamento;
• rastrear as horas extras e usar o site Timeular para rastrear as férias, a fim de obter cargas de trabalho equilibradas e relatórios precisos;
• rastreie o tempo não faturável e faturável com um clique;
• integrar o Timeular com mais de 3.000 outras ferramentas de sua escolha;
• mantenha os dados seguros, pois todos os seus dados são armazenados localmente, com 100% de conformidade com o GDPR no centro.

Esse software também é muito flexível e se adapta às suas condições de trabalho: quer você esteja trabalhando no escritório ou você e sua equipe estejam trabalhando remotamente, o Timeular oferece todas as informações necessárias para levar sua empresa ao próximo nível.

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4. Mantenha a simplicidade

Essa é uma das melhores dicas para o controle de tempo, mas também uma das mais subestimadas: mantenha-o simples.

Ao criar uma estrutura de controle de tempo estruturada, é fácil se deixar levar por todas as possibilidades e opções de relatórios futuros. Em vez de criar dezenas de categorias de atividades e subtarefas diferentes, tente mantê-las o mais simples possível.

Para começar, monitore no máximo três atividades com a sua equipe. A partir daí, comece a adicionar mais atividades quando a equipe tiver adotado totalmente o controle de horas.

Para dar um toque de sofisticação à sua estrutura de controle de horas, crie tags que as pessoas possam adicionar ao registrar suas horas. Uma tag é um rótulo compartilhado que os membros da equipe podem usar para categorizar suas entradas de tempo. Por exemplo, uma tag poderia ser #trabalho reativo ou #trabalho proativo.

As tags devem servir como um complemento para os dados de controle de tempo, facilitando a lembrança das tarefas em que o tempo foi gasto exatamente.

DICA: Se você controla as horas de trabalho ocasionalmente, experimente a Calculadora de cartão de ponto gratuita.

5. Criar um sistema de solução de problemas

É perfeitamente normal bagunçar as coisas no início, quando você ainda está aprendendo.
Imagine que você tenha concluído a tarefa de planejar um projeto com um cliente. Ela deve ser registrada na categoria "Reunião", "Planejamento" ou "Trabalho para clientes"?
Bem, para evitar esse tipo de confusão, estabeleça regras claras sobre qual atividade se enquadra em qual projeto e certifique-se de que toda a equipe esteja ciente. Pode ser muito útil para a sua equipe se você criar um documento de perguntas e respostas ou um tópico do Slack em que todos possam enviar perguntas sobre o registro do tempo.

Você também pode criar um arquivo compartilhado com exemplos de como rastrear diferentes tarefas e atividades. Adicione explicações sobre por que cada uma delas se enquadra em uma categoria específica. Além disso, certifique-se de revisar as folhas de ponto regularmente para verificar se todos registraram seu tempo corretamente.

6. Estabelecer regras

Para evitar o caos total, estabeleça direitos de usuário que impeçam todos os usuários de editar o sistema de controle de tempo. Você não quer que todas as pessoas criem categorias de tarefas aleatoriamente. Você, ou uma pessoa designada por você para esse fim, deve ser a única pessoa capaz de criar categorias para que tudo seja coerente.

Também é necessário garantir que todos tenham pelo menos 10 minutos por dia para registrar seu tempo. Caso contrário, até o final do mês, colegas preguiçosos terão o mês inteiro vazio e isso levará ao caos em sua estrutura de controle de tempo. Se perceber que alguém está com dificuldades, ofereça ajuda, pois é difícil adotar um novo hábito.

Pergunte regularmente aos membros da sua equipe se eles entendem o novo sistema e se precisam de orientação adicional.

Observação: não estou sugerindo o monitoramento de funcionários, mas sim a identificação de problemas de controle de tempo em sua equipe e o compartilhamento regular das melhores práticas de controle de tempo.

Timeularpor exemplo, oferece sessões de consultoria quando novas equipes começam a controlar o tempo e as ajuda a estabelecer as regras, juntamente com as práticas recomendadas de controle de tempo.

7. Diga adeus às planilhas eletrônicas

O Excel foi a ferramenta onipotente por um bom tempo, ajudando as empresas a se tornarem mais eficientes e auxiliando no controle das horas de trabalho dos funcionários, além de aumentar a produtividade.

Mas não é mais assim. O preenchimento manual dos registros de horas nas planilhas de horas do Excel é um desperdício de tempo e, muitas vezes, leva a erros humanos.

Atualmente, há muitas opções melhores para controlar seu tempo, como uma ferramenta de controle de tempo baseada na nuvem que também compila seus relatórios, além de controlar sistematicamente o tempo da sua equipe.

Quais são os benefícios de usar um software de controle de tempo em vez do Excel? Aqui estão elas:

• É muito mais fácil: você não precisa enviar dezenas de e-mails para coletar as folhas de ponto de todos. Todos os dados estão a um clique de distância em sua ferramenta de controle de tempo.
• Há menos erros: você perceberá instantaneamente se algo não estiver certo ao manter o controle em uma ferramenta automatizada. Se as entradas de tempo ou a duração esperada de um projeto forem suspeitamente baixas ou se alguns funcionários estiverem superando os outros por uma margem enorme.
• Chega de dupla entrada de dados: em vez de registrar o tempo da sua equipe em planilhas e depois compilá-lo em um relatório de trabalho, você pode obter relatórios criados automaticamente dentro da sua ferramenta de gerenciamento de trabalho.
• Use seu rastreador a qualquer hora, em qualquer lugar: enquanto as planilhas do Excel ficam em nossos PCs, uma ferramenta baseada na nuvem torna suas planilhas de horas acessíveis a qualquer hora e em qualquer lugar.

Dê uma olhada nisso: Memes engraçados de timesheet

8. Usar bloqueio de tempo

Bloqueio de tempo envolve dedicar um determinado período do dia de trabalho a uma tarefa específica. É como dividir sua lista de tarefas diárias em blocos de tempo. Também poderíamos chamar esses intervalos de tempo para trabalhar em tarefas ou projetos. Isso significa eliminar as distrações e usar todo esse tempo para realizar o máximo de trabalho possível.

No entanto, o bloqueio de tempo depende muito do seu setor e do fato de você trabalhar de forma independente ou colaborar com outros membros da equipe.

Portanto, pode ser difícil bloquear o tempo de alguns espaços de trabalho e empregos porque eles são muito dinâmicos. Lembre-se de que esse método de planejamento deve melhorar seu dia de trabalho, não torná-lo mais estressante.

Certifique-se de que a natureza dos projetos da sua equipe ou empresa seja adequada a essa técnica e, se for o caso, use-a.

Até mesmo a regra dos 5 minutos de Elon Musk é baseada em princípios de bloqueio de tempo; só para constar.

• DICA: Faça o download gratuito de nossos modelos de bloqueio de tempo.

9. Priorizar itens em suas listas de tarefas 

Seja no controle de tempo pessoal ou no controle de horas de trabalho, uma das ferramentas fundamentais para gerenciamento de tempo é a poderosa lista de tarefas.

Simples, mas eficiente, ele consolida tudo o que você precisa fazer em um só lugar, desde as tarefas mais simples até as maiores.

Depois de ter a lista, você pode definir prioridades e lidar com os itens importantes primeiro. A priorização dessa lista garante que você se concentre nos itens mais importantes em vez de ceder à tentação de trabalhar em itens menos importantes porque são mais fáceis de fazer.

Além disso, o uso de uma lista de tarefas permite que você marque as tarefas concluídas. No final do dia, em vez de se sentir sobrecarregado com os prazos que se aproximam, marcar as tarefas da sua lista lhe dá uma sensação de realização.

Também escrevemos sobre os melhores métodos de priorização e as principais ferramentas de priorização de carga de trabalho para ajudá-lo a categorizar sua carga de trabalho.

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10. Dividir tarefas grandes em tarefas menores

Ao trabalhar em um projeto extenso e árduo, é fácil sentir-se sobrecarregado pela magnitude das tarefas que você é responsável por concluir. Esse sentimento pode impedi-lo de progredir, prejudicando seu moral e fazendo com que sua carga de trabalho pareça quase impossível.
Mas, assim como você come uma refeição grande em pequenas porções, você pode realizar qualquer tarefa, não importa quão longa e complicada, se conseguir dividi-la em partes gerenciáveis. Depois de fazer isso, você só precisará lidar com essas partes individualmente.
Portanto, um sistema de medição de trabalho que divida as tarefas por hora e por dia será capaz de realizar um esboço de tarefa maior ou objetivos de longo prazo de maneira muito mais fácil.

11. Automatizar tarefas

Em qualquer guia recente com práticas recomendadas de controle de tempo, você encontrará a automação.

A coleta manual de dados é bastante monótona e repetitiva e, com toda a justiça, não há mais valor agregado nisso.

Portanto, há algumas coisas que são muito importantes para automatizar e que permitirão que você economize muito tempo. 

Só por curiosidade, você sabia que sem um aplicativo de automação de tarefasum funcionário médio gasta cerca de 3 horas por dia repetindo a mesma tarefa tediosa em vez de se concentrar em projetos mais criativos? Isso resultou na diminuição da produtividade, da eficácia e da motivação no trabalho de muitas empresas em todo o mundo.

Os relatórios mostram que as empresas que adotaram a automação do trabalho tiveram quase 60% de seus funcionários economizaram seis ou mais horas por semana quando alguns aspectos repetitivos de seus trabalhos foram automatizados. Isso é possível porque a automação do local de trabalho pode lidar com cerca de 45% das tarefas repetitivas. 

Automatizar tarefas é um excelente estímulo à eficiência. Saiba mais dicas para melhorar a eficiência dos negócios

A automação de tarefas é um excelente impulsionador da eficiência. Descubra mais dicas para aumentar a eficiência dos negócios.

12. Usar dados para tomar decisões 

A capacidade de tomar decisões cruciais usando o software de controle de tempo torna-se baseada em fatos e fornece bons insumos para um gerenciamento mais inteligente em geral. Em geral, isso leva a melhorias na empresa, pois o usuário final entende seu estilo de trabalho e o que precisa ser melhorado. 

Com o controle de tempo, o gerente compreende os problemas de habilidade e capacidade da equipe e que tipo de mudanças devem ser feitas para que as coisas funcionem sem problemas. O controle de tempo também ajuda a entender a dinâmica de uma equipe e a segmentar o desempenho em várias dimensões.

Os desempenhos sempre variam de acordo com muitos fatores, como conjuntos de habilidades, formação, gerentes ou a localização do funcionário. Entretanto, os dados ricos gerados pelo software de controle de tempo fornecerão os insights necessários para executar as operações com alta capacidade e máxima eficiência.

Você sabia que o controle de tempo o ajudará a fazer melhores estimativas de tempo?

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Conclusão 

Como já foi dito, o controle de tempo pode ser muito eficaz e ajudá-lo a melhorar sua produtividade e seus resultados gerais.
Mas ele deve ser feito corretamente, com base nas melhores práticas relevantes de controle de tempo. Esperamos que você tenha aprendido as melhores dicas de controle de tempo e tirado o máximo proveito delas.
Não existe uma maneira única de controlar o tempo, portanto, não se espera que você siga todas as regras mencionadas. Concentre-se em encontrar o sistema de controle, as regras e as práticas que se adaptem ao seu negócio e às suas necessidades, bem como às necessidades de seus funcionários.
A simples escolha de um software de gerenciamento de tempo não é suficiente. Depois de escolher o sistema, para obter os melhores resultados, certifique-se de ser ensinado por especialistas sobre como fazer a configuração e as regras de controle de tempo que mais o beneficiam.

O controle de tempo não precisa ser complicado.

Com o Timeular , você pode controlar o tempo automaticamente, sem esforço e com segurança. Com a IA ao seu lado.

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