Como ensinar a gerenciar o tempo no trabalho

O gerenciamento do tempo raramente é aprendido quando se está preso em uma sala de workshop com sua equipe.

Muitas vezes, aprende-se fazendo. Portanto, o ensino e o aprendizado do gerenciamento do tempo devem ser práticos e práticos.

Com base nessa hipótese, confirmada em 8 anos com nossos 100.000 usuários, criamos este artigo para servir como um guia prático.

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Durante o artigo, você encontrará o seguinte:

• As três habilidades de gerenciamento de tempo mais importantes que você e sua equipe devem ter;
• Como desenvolvê-las de duas maneiras simples;
• Quais são as técnicas mais eficazes para gerenciar o tempo;
• Um exemplo prático de como o uso de uma ferramenta de controle de tempo leva ao aprendizado do gerenciamento de tempo;
• E outros.

Habilidades para o gerenciamento bem-sucedido do tempo

De acordo com Erich C. Dierdorff, professor de administração e empreendedorismo, há três habilidades que separam o sucesso do fracasso na administração do tempo:

• Consciência: a capacidade de pensar e estimar seu tempo de forma realista, entendendo que o tempo é limitado;
• Organização: a capacidade de projetar e organizar tarefas, metas e cronogramas de trabalho para fazer uso eficaz do tempo;
• Adaptação: a capacidade de monitorar o uso do tempo durante a execução de tarefas, incluindo quaisquer ajustes e interrupções que surjam ao longo do caminho.

Dierdorff também indica que o arranjo é um dos mais conhecidos, enquanto a conscientização e a adaptação não são tão difundidas e reconhecidas.

Com isso em mente, vamos explorar dois instrumentos simples para abordar e desenvolver essas habilidades de gerenciamento de tempo na prática: estratégias de gerenciamento de tempo e ferramentas de controle e gerenciamento de tempo.

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Técnicas eficientes de gerenciamento de tempo

Se você estiver programando tarefas importantes para o período mais produtivo do dia ou se concentrar em dedicar tempo para planejar a semana seguinte, então você está gerenciando seu tempo de alguma forma.

Esses exemplos são breves introduções às técnicas de gerenciamento de tempo.

Os métodos de gerenciamento de tempo são úteis principalmente para desenvolver as habilidades de organização e consciência, mas vamos explorar métodos comprovados em profundidade:

• Matriz Eisenhower: Uma estrutura que ajuda a priorizar tarefas com base na urgência e na importância. Foi criada pelo próprio Eisenhower para ajudar a priorizar todos os seus deveres no Exército dos EUA.
• Método ABCDE: Classifique as tarefas da mais para a menos importante, com base em cinco categorias, e resolva-as nessa ordem.
• Bloqueio de tempo: Alocar intervalos de tempo específicos em um dia para tarefas específicas, acompanhar esse intervalo de tempo e concentrar-se apenas nessa tarefa. Esse método é especialmente benéfico para o trabalho baseado em projetos e evita a sobrecarga ou o desperdício de energia em multitarefas.
• Timeboxing: Semelhante ao bloqueio de tempo, o timeboxing envolve a alocação de uma "caixa" fixa e inquebrável de tempo para uma tarefa, garantindo que ela seja concluída dentro desse período. Esse método é particularmente eficaz para evitar que as tarefas demorem mais do que o necessário e ajuda a cumprir os prazos de forma mais consistente.
• A técnica Pomodoro: Use um cronômetro Pomodoro gratuito e programe seu tempo de trabalho profundo em rajadas de 25 minutos, seguidas de um intervalo de 5 minutos. Sabemos que seu nome vem da palavra italiana para "tomate", mas seus efeitos sobre o foco e o combate à procrastinação foram comprovados por pesquisas.

Você sabia que até mesmo um método simples como Don't Break the Chain, o método de produtividade que fez de Seinfeld uma lenda, pode ter um grande impacto em sua produtividade?

Uma vez aplicadas, essas técnicas o ajudam a controlar melhor sua agenda diária, minimizar as interrupções e otimizar o uso do tempo. Ao mesmo tempo, elas treinam suas habilidades de conscientização e organização, ajudando-o a organizar o tempo com mais eficiência e treinando sua capacidade de fazer estimativas mais realistas.

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Ferramentas práticas de controle de tempo

Enquanto o gerenciamento do tempo consiste em planejar como usar o tempo de forma mais eficaz, o controle do tempo leva o planejamento mais longe.

O controle de tempo consiste em registrar de forma consistente o uso real do tempo para várias atividades. Por sua vez, ao controlar o tempo, você terá acesso a:

Dados precisos são necessários para entender o grau de realismo com que seu plano foi criado, como prever o próximo orçamento ou se você precisa alterar o prazo de um projeto importante de forma proativa, pois ele está em risco.

Como uma agência de comunicação controla o tempo coletivo para manter o nível certo de atendimento ao cliente

"Todos nós adoramos usar o Timeular. É muito fácil de usar e direto, especialmente se você nunca fez o controle de horas antes. Nós realmente gostamos de usá-lo e ele é muito útil." - Eva Lightfoot, executiva de contas sênior, Harpswood

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Você também pode usar métodos tradicionais de controle, como calculadoras digitais ou de papel (por exemplo, Timesheet Calculator) ou o conhecido controle de horas do Google Sheets e controle de horas do Excelno entanto, eles geram atrito e consomem muito tempo.

Por outro lado, fornecer à sua equipe acesso a um aplicativo de controle de tempo oferece uma ajuda significativa na organização e no gerenciamento eficiente do tempo em tempo real.

Veja como o controle do tempo ajuda a desenvolver as três habilidades mencionadas:

• Isso ajuda a desenvolver a conscientização ao ver os dados rastreados e mostrar como as estimativas eram realistas em relação ao tempo de rotatividade.

Observação: Este é o painel de insights de produtividade doTimeular - ele ajuda a entender o uso de aplicativos, os horários em que você é mais produtivo ou improdutivo e quais tarefas consomem seu tempo de forma ineficiente.

• Ele desenvolve arranjos , pois oferece uma interface simples com várias maneiras de criar projetos, tags e metas para que você e a equipe possam planejar;
• Aumenta a adaptação e, ao mesmo tempo, oferece a você e à sua equipe uma visão panorâmica em tempo real para entender o progresso, inclusive os ajustes necessários ao plano.
• Para obter uma visão abrangente de como uma ferramenta de controle de tempo ajuda, consulte a seção abaixo em Timeular.

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Práticas recomendadas para implementar uma ferramenta de controle de tempo

O controle de horas é frequentemente identificado como controle ou microgerenciamento pelos funcionários, por isso é importante introduzir essa prática intencionalmente na sua equipe para que a transição seja perfeita.

As melhores práticas recomendadas para uma transição tranquila são:

• Selecione uma ferramenta fácil de usar: uma ferramenta de controle de tempo intuitiva e de fácil acesso minimizará a curva de aprendizado da sua equipe e aumentará a adoção. A compatibilidade com seus aplicativos e fluxos de trabalho existentes também contribui para sua adoção e conveniência.
• Explique seus benefícios: demonstre à sua equipe que o controle de horas não é uma medida de vigilância, mas uma forma de reduzir as horas extras, tornar-se mais produtivo e gerenciar melhor o trabalho. Além disso, explique os benefícios para a sua organização, como melhor planejamento de projetos, alocação de recursos e melhoria das estimativas de trabalho.
• Forneça treinamento e suporte: sua equipe já faz malabarismos com inúmeras tarefas e ferramentas; facilite para eles começarem a utilizar outra ferramenta. O treinamento inicial sobre a nova ferramenta e o suporte contínuo à medida que todos se familiarizam com ela ajudam.

DICA: o ideal é solicitar que os consultores que fizeram a demonstração da ferramenta com você agendem um workshop para a equipe. TimeularA Microsoft, por exemplo, oferece um workshop inicial gratuito para ajudar na configuração e nas práticas recomendadas para incentivar a adoção.

"As pessoas reclamam muito menos do controle de tempo agora por causa da interface fácil do Timeular."

Kaitlin Snow Seamons, diretora executiva de criação da Harmon Brothers

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Verificações regulares: melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo leva tempo, portanto, seria melhor verificar os dados rastreados que podem fornecer insights sobre o que está funcionando e o que não está.

Observação: seria melhor adicionar às suas listas de tarefas para lembrar os alunos (também conhecidos como sua equipe) de continuar controlando o tempo para que eles adquiram o hábito de controlar. Nem todo mundo gosta de registrar o tempo imediatamente.

Timeular - ferramenta de alta adoção pela equipe

Vamos explorar o Timeularum dos melhores aplicativos de gerenciamento de tempo adotado por mais de 100.000 usuários.

Por que o site Timeular impulsiona a adoção pela equipe?

Timeular é uma ferramenta de controle de tempo caracterizada pela facilidade de uso e automação, e ajuda a remover o ruído para que seus usuários aprendam a usar o tempo como recurso. Aqui estão alguns dos recursos mais preferidos:

• Recursos de IA - que permitem que sua equipe controle automaticamente o tempo enquanto realiza tarefas em segundo plano

• Suas medidas antivigilância e de privacidade de dados - você pode conquistar sua equipe com isso - Em Timeular, os dados rastreados são armazenados apenas no computador local, e não na nuvem, e os gerentes não podem espionar a equipe enquanto ela trabalha, pois têm acesso aos dados rastreados somente após 24 horas

• Várias formas de rastreamento - sua equipe pode rastrear na visualização do calendário, com atalhos de tecladoou no rastreador físico - eles só precisam escolher o que funciona melhor para eles

• O dispositivo físico de controle de tempo - permite o rastreamento de até 1.000 tarefas apenas virando-o para outro lado atribuído a uma tarefa

O que torna o Timeular uma ótima ferramenta para os gerentes?

Timeular permite que os gerentes:

• Simplifique os relatórios de tempo automaticamente para identificar padrões de uso de aplicativos e de produtividade que precisam ser alterados na equipe; eles também podem identificar tarefas e atividades geradoras de receita que devem ser priorizadas.

• Obtenha uma visão geral das horas faturáveis e não faturáveis com um clique

• Plano de capacidade e aprovação com base no controle de férias e de horas extras, incluindo licenças remuneradas e por doença, que serão automaticamente refletidas na planilha de horas mensal. Observação: muitas ferramentas desse tipo não incluem o controle de férias e de horas extras.

"Desde que começamos a usar o Timeular e a controlar nosso tempo, nunca mais cometemos erros no planejamento, na criação de propostas precisas ou no orçamento para os clientes. É muito fácil de usar. Todos o utilizam e isso é visível." - AC Coppens, fundador da THE CATALYSTS

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• Obtenha uma visão geral dos orçamentos em tempo real e evite o excesso de orçamento sem esforço, recebendo notificações quando determinados limites forem atingidos;
• Visualização de tarefas: É possível visualizar em tempo real como alocar o tempo da equipe em diferentes tarefas. Outro insight pode ser a priorização de tarefas de forma diferente com base no progresso do cronograma.

Todos esses recursos do Timeular permitem que você desbloqueie as habilidades de gerenciamento de tempo mencionadas.

Fatores que contribuem para o bom gerenciamento do tempo

Uma maneira eficaz de ensinar habilidades de gerenciamento de tempo é criar uma cultura que apoie e reforce o gerenciamento de tempo. Para isso, considere as dicas a seguir:

Estabeleça expectativas claras

Por meio de uma comunicação transparente, informe aos membros da sua equipe o que é uma boa gestão do tempo e o que se espera deles. Certifique-se de que essas expectativas estejam alinhadas com as metas organizacionais gerais.

Além disso, a clareza com relação a prazos, metas de projetos e tarefas diárias evita confusão e ineficiências. Como líder, você deve articular essas expectativas com clareza, estabelecendo um padrão para o gerenciamento do tempo dentro da equipe.

Leituras recomendadas:

• Quantos dias úteis em um ano?
• Quantas horas de trabalho em um ano?

Incentivar a prestação de contas

Em primeiro lugar, a prestação de contas deve ser enquadrada em uma perspectiva positiva, promovendo um senso de responsabilidade e orgulho pelo trabalho realizado.

Responsabilize as pessoas pela forma como gastam o tempo nas tarefas, incentive-as a se apropriarem do tempo e a transformá-lo em benefício próprio.

Quando os membros da equipe assumem a responsabilidade por suas tarefas e prazos, isso não apenas aumenta sua produtividade pessoal, mas também contribui para a eficiência de toda a equipe.

• Responsabilidade individual: Enfatize a importância da responsabilidade pessoal no gerenciamento de seu próprio tempo. Isso pode ser incentivado por meio de verificações regulares e relatórios de progresso.

• Responsabilidade da equipe: Promova um ambiente de equipe em que os membros se responsabilizem uns pelos outros. Isso pode ser alcançado por meio de ferramentas de colaboração, como ferramentas de gerenciamento de tempoque permitem a visibilidade das contribuições de cada membro.

  Antes de escolher suas ferramentas, certifique-se de entender as desvantagens do monitoramento eletrônico.

Promova a colaboração da equipe

O incentivo a um ambiente colaborativo pode ajudar os membros da equipe a priorizar as tarefas que afetam as metas do grupo. Quando a sua equipe trabalha bem em conjunto, ela pode simplificar os processos e compartilhar a carga de trabalho, o que leva a um uso mais eficiente do tempo.

• Reuniões de equipe: Reuniões regulares podem ajudar a alinhar metas, distribuir tarefas de maneira uniforme e garantir que todos estejam na mesma página.

• Ferramentas de colaboração: Implemente ferramentas de colaboração que facilitem o compartilhamento de informações e o acompanhamento do progresso entre os membros da equipe.

Leitura recomendada: Como lidar com colegas de trabalho preguiçosos

Como superar os desafios na adoção do gerenciamento de tempo

Apesar dos benefícios, a implementação de práticas de gerenciamento de tempo pode enfrentar resistência. Os desafios geralmente surgem simplesmente devido ao gerenciamento de mudanças que deve ser considerado na implementação de uma nova estratégia ou ferramenta.

Desafios comuns

A resistência ao gerenciamento do tempo geralmente decorre do seguinte:

• Percepção de microgerenciamento: Os funcionários podem resistir ao fato de se sentirem "vigiados" ou gerenciados muito de perto.

• Curva de aprendizado: Pode haver uma resistência inicial devido ao esforço adicional necessário para adotar novos hábitos.

• Ceticismo: Alguns membros da equipe podem não perceber imediatamente o valor das práticas de gerenciamento e controle do tempo.

Estratégias para superar a resistência

Para enfrentar esses desafios, considere as seguintes estratégias:

• Comunique-se abertamente: Aborde as preocupações de forma aberta e transparente. Mostre os benefícios do gerenciamento do tempo e como essas práticas fortalecem em vez de restringir.

• Vincular às metas pessoais: Ajude as pessoas a perceberem a conexão entre o gerenciamento eficaz do tempo e suas metas pessoais de carreira. Mostre a eles os benefícios do gerenciamento do tempo.

• Incentivar o progresso: Ofereça incentivos para indivíduos e equipes que demonstrem melhorias em suas práticas de gerenciamento e controle de tempo.

• Melhoria contínua: Revisar e refinar regularmente os processos de gerenciamento de tempo para garantir que estejam alinhados com as necessidades em evolução da equipe.

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Conclusão

Ensinar a prática de gerenciar e controlar o tempo de forma eficaz exige a aplicação e a implementação persistentes de uma rotina consistente, que, em última análise, é uma combinação de fatores.

Tudo começa com a compreensão dos princípios do uso eficaz do tempo, a escolha da ferramenta certa, o fornecimento de treinamento, a promoção de uma cultura de apoio e o enfrentamento da resistência com uma liderança estratégica.

Ao abordar esse desafio com diligência, empatia e uma visão clara, você pode catalisar uma transformação que não apenas aumenta a produtividade individual, mas também eleva o desempenho de toda a organização.

Lembre-se de que a prática de controlar o tempo não é uma jornada individual. Seja você um colaborador individual, um líder de equipe ou um executivo de nível C, o seu investimento em ensinar e modelar boas práticas de tempo repercutirá em sua organização, levando a um local de trabalho mais eficiente, mais feliz e, em última análise, mais bem-sucedido.

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