Jak uczyć zarządzania czasem w pracy

Zarządzania czasem rzadko można się nauczyć, siedząc z zespołem w sali warsztatowej.

Często uczy się go poprzez działanie. Tak więc nauczanie i uczenie się zarządzania czasem powinno być praktyczne i wykonalne.

W oparciu o tę hipotezę, potwierdzoną w ciągu 8 lat pracy z naszymi 100 000 użytkowników, stworzyliśmy ten artykuł, który ma służyć jako praktyczny przewodnik.

Zmień śledzenie czasu w zadanie tak łatwe, że Twój zespół nawet je polubi

Śledź swój czas w czasie krótszym niż 1 minuta dziennie dzięki Timeular

Wypróbuj Timeular za darmo

W artykule znajdziesz następujące informacje:

• Trzy najważniejsze umiejętności zarządzania czasem, które ty i twój zespół powinniście posiadać;
• Jak je rozwijać na dwa proste sposoby;
• Jakie są najskuteczniejsze techniki zarządzania czasem?
• Praktyczny przykład tego, jak korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu prowadzi do nauki zarządzania czasem;
• I inni.

Umiejętności skutecznego zarządzania czasem

Według Ericha C. Dierdorffa, profesora zarządzania i przedsiębiorczości, istnieją trzy umiejętności oddzielające sukces w zarządzaniu czasem od porażki:

• Świadomość: zdolność do myślenia i realistycznego szacowania swojego czasu poprzez zrozumienie, że jest on ograniczony;
• Organizacja: umiejętność projektowania i organizowania zadań, celów i harmonogramów pracy w celu efektywnego wykorzystania czasu;
• Adaptacja: zdolność do monitorowania wykorzystania czasu podczas wykonywania zadań, w tym wszelkich dostosowań i przerw, które pojawiają się po drodze.

Dierdorff wskazuje również, że aranżacja jest jedną z najbardziej znanych, podczas gdy świadomość i adaptacja nie są tak rozpowszechnione i rozpoznawane.

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się dwóm prostym narzędziom do praktycznego rozwijania umiejętności zarządzania czasem: strategiom zarządzania czasem oraz narzędziom do śledzenia i zarządzania czasem.

Być może zainteresuje Cię 10 najlepszych darmowych kursów zarządzania czasem.

Efektywne techniki zarządzania czasem

Jeśli planujesz ważne zadania w najbardziej produktywnym okresie dnia lub koncentrujesz się na poświęcaniu czasu na planowanie nadchodzącego tygodnia, to w pewnym stopniu zarządzasz swoim czasem.

Powyższe przykłady stanowią krótkie wprowadzenie do technik zarządzania czasem.

Metody zarządzania czasem są przydatne głównie w rozwijaniu umiejętności organizacji i świadomości, ale przyjrzyjmy się bliżej sprawdzonym metodom:

• Eisenhower Matrix: Struktura, która pomaga ustalać priorytety zadań w oparciu o ich pilność i ważność. Została stworzona przez samego Eisenhowera, aby pomóc w ustaleniu priorytetów wszystkich jego obowiązków w armii amerykańskiej.
• Metoda ABCDE: Uszereguj zadania od najważniejszych do najmniej ważnych w oparciu o pięć kategorii i zajmij się nimi w tej kolejności.
• Blokowanie czasu: Przydzielanie określonych przedziałów czasowych w ciągu dnia do określonych zadań, przestrzeganie tego przedziału czasowego i skupianie się tylko na tym zadaniu. Ta metoda jest szczególnie korzystna w przypadku pracy opartej na projektach i zapobiega przeciążeniu lub marnowaniu energii na wielozadaniowość.
• Timeboxing: Podobnie jak w przypadku blokowania czasu, timeboxing polega na przydzieleniu stałego, nieprzekraczalnego "pudełka" czasu na zadanie, zapewniając, że zostanie ono ukończone w tym okresie. Metoda ta jest szczególnie skuteczna w zapobieganiu sytuacjom, w których zadania trwają dłużej niż to konieczne i pomaga w bardziej konsekwentnym dotrzymywaniu terminów.
• Technika Pomodoro: Skorzystaj z darmowego timera Pomodoro i zaplanuj czas na głęboką pracę w 25-minutowych seriach, po których następuje 5-minutowa przerwa. Wiemy, że jej nazwa pochodzi od włoskiego słowa oznaczającego "pomidor", ale jej wpływ na koncentrację i zwalczanie prokrastynacji został udowodniony w badaniach.

Czy wiesz, że nawet prosta metoda, taka jak Don't Break the Chain, metoda produktywności, która uczyniła Seinfelda legendą, może mieć duży wpływ na twoją produktywność?

Po zastosowaniu, techniki te pomagają lepiej kontrolować codzienny harmonogram, minimalizować przerwy i optymalizować wykorzystanie czasu. Jednocześnie ćwiczą one świadomość i umiejętności organizacyjne, pomagając efektywniej organizować czas i trenując zdolność do bardziej realistycznego szacowania.

Możesz być zainteresowany:

• Najlepsze nawyki w pracy, które usprawnią Twój dzień
• DARMOWE szablony harmonogramów pracy
• Szablony zarządzania czasem
• Szablon do wydruku do śledzenia czasu pracy
• Szablony blokowania czasu
• Jak stworzyć plan zarządzania czasem?
• Przypomnienia o arkuszach czasu pracy dla zespołów

Praktyczne narzędzia do śledzenia czasu

Podczas gdy zarządzanie czasem polega na planowaniu najbardziej efektywnego wykorzystania czasu, śledzenie czasu idzie dalej.

Śledzenie czasu polega na konsekwentnym rejestrowaniu rzeczywistego wykorzystania czasu na różne czynności. Z kolei dzięki śledzeniu czasu będziesz mieć dostęp do:

Dokładne dane są potrzebne, aby zrozumieć, jak realistycznie stworzono plan, jak prognozować następny budżet lub czy należy proaktywnie zmienić termin ważnego projektu, ponieważ jest on zagrożony.

W jaki sposób agencja komunikacyjna śledzi łączny czas, aby utrzymać odpowiedni poziom obsługi klienta

„Wszyscy uwielbiamy korzystać z Timeular . Jest naprawdę łatwy w użyciu i przejrzysty, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej nie śledziłeś czasu. Naprawdę lubimy go używać i jest bardzo pomocny.” – Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood

Czytaj więcej

Można również skorzystać z tradycyjnych metod śledzenia, takich jak papierowe lub cyfrowe kalkulatory (np. Timesheet Calculator) lub dobrze znane śledzenie czasu w Arkuszach Google i śledzenie czasu w Excelujednak powodują one tarcia i są czasochłonne.

Z drugiej strony, zapewnienie zespołowi dostępu do aplikacji do śledzenia czasu pracy oferuje znaczną pomoc w organizowaniu i efektywnym zarządzaniu czasem w czasie rzeczywistym.

Oto jak śledzenie czasu pomaga rozwijać wszystkie trzy wymienione umiejętności:

• Pomaga rozwinąć świadomość, widząc śledzone dane i pokazując, jak realistyczne były szacunki w porównaniu z czasem obrotu.

Uwaga: To jest pulpit nawigacyjnyTimeulardotyczący produktywności - pomaga zrozumieć wykorzystanie aplikacji, czasy, w których jesteś najbardziej produktywny lub nieproduktywny, oraz jakie zadania pochłaniają Twój czas nieefektywnie.

• Rozwija układ , ponieważ oferuje prosty interfejs z wieloma sposobami tworzenia projektów, tagów i celów, dzięki czemu Ty i zespół możecie planować;
• Zwiększa adaptację , jednocześnie dając Tobie i Twojemu zespołowi widok z lotu ptaka w czasie rzeczywistym, aby zrozumieć postępy, w tym wszelkie niezbędne korekty planu.
• Aby uzyskać kompleksowy obraz tego, w jaki sposób narzędzie do śledzenia czasu pomaga, zapoznaj się z poniższą sekcją na stronie Timeular.

Być może zainteresuje Cię również obszerny artykuł na temat ręcznych kart czasu pracy i powodów, dla których nadszedł czas, aby z nich zrezygnować.

Najlepsze praktyki w zakresie wdrażania narzędzia do śledzenia czasu pracy

Śledzenie czasu pracy jest często identyfikowane przez pracowników jako kontrola lub mikrozarządzanie, dlatego ważne jest, aby celowo wprowadzić tę praktykę w zespole, aby zapewnić płynne przejście.

Najlepsze praktyki zalecane dla płynnego przejścia to:

• Wybierz łatwe w użyciu narzędzie: intuicyjne, łatwo dostępne narzędzie do śledzenia czasu zminimalizuje krzywą uczenia się dla zespołu i zwiększy przyjęcie. Kompatybilność z istniejącymi aplikacjami istroną workflows również zwiększa jego popularność i wygodę.
• Wyjaśnij korzyści: pokaż swojemu zespołowi, że śledzenie czasu nie jest środkiem nadzoru, ale sposobem na ograniczenie nadgodzin, zwiększenie produktywności i lepsze zarządzanie pracą. Wyjaśnij także korzyści dla organizacji, takie jak lepsze planowanie projektów, alokacja zasobów i poprawa szacunków pracy.
• Zapewnienie szkoleń i wsparcia: Twój zespół ma już do czynienia z niezliczonymi zadaniami i narzędziami; ułatw im rozpoczęcie korzystania z innego narzędzia. Pomaga w tym wstępne szkolenie w zakresie nowego narzędzia i ciągłe wsparcie, gdy wszyscy się z nim zapoznają.

WSKAZÓWKA : Najlepiej poprosić konsultantów, którzy przeprowadzili prezentację narzędzia, o zaplanowanie warsztatów dla zespołu. Timeularna przykład, oferuje bezpłatne warsztaty wstępne, aby pomóc w konfiguracji i najlepszych praktykach, aby zachęcić do adopcji.

"Ludzie znacznie rzadziej narzekają na śledzenie czasu pracy ze względu na łatwy interfejs Timeular".

Kaitlin Snow Seamons, dyrektor kreatywny w Harmon Brothers

Przeczytaj całą historię

Regularne wizyty kontrolne: poprawa umiejętności zarządzania czasem wymaga czasu, więc najlepiej byłoby sprawdzać śledzone dane, które mogą zapewnić wgląd w to, co działa, a co nie.

Uwaga: najlepiej byłoby dodać do listy rzeczy do zrobienia przypomnienie uczniom (aka zespołowi) o ciągłym śledzeniu ich czasu, aby mogli nabrać nawyku śledzenia. Nie każdy lubi śledzić czas od razu.

Timeular - Narzędzie do wysokiej adaptacji zespołu

Poznajmy Timeularjedna z najlepszych aplikacji do zarządzania czasem, z której korzysta ponad 100 000 użytkowników.

Dlaczego strona Timeular napędza adaptację zespołu?

Timeular to narzędzie do śledzenia czasu charakteryzujące się łatwością obsługi i automatyzacją, które pomaga usunąć szum, aby jego użytkownicy nauczyli się wykorzystywać czas jako swój zasób. Oto niektóre z najbardziej preferowanych funkcji:

• Możliwości AI - które pozwalają zespołowi automatycznie śledzić czas podczas wykonywania zadań w tle.

• Środki zapobiegające inwigilacji i zapewniające prywatność danych - dzięki temu możesz przekonać do siebie swój zespół - W Timeular, śledzone dane są przechowywane tylko na lokalnym komputerze, nie w chmurze, a menedżerowie nie mogą szpiegować zespołu podczas pracy, ponieważ mają dostęp do śledzonych danych dopiero po 24 godzinach.

• Wiele sposobów śledzenia - zespół może śledzić w widoku kalendarza, za pomocą skrótów klawiaturowychlub fizycznym trackerze - wystarczy, że wybiorą to, co najbardziej im odpowiada.

• Fizyczny gadżet do śledzenia czasu - umożliwia śledzenie do 1000 zadań poprzez odwrócenie go na inną stronę przypisaną do zadania.

Co sprawia, że Timeular jest doskonałym narzędziem dla menedżerów?

Timeular umożliwia menedżerom

• Usprawnij automatyczne raportowanie czasu , aby zidentyfikować wzorce użytkowania aplikacji i produktywności, które należy zmienić w zespole; mogą one również wykrywać zadania i działania generujące przychody, które powinny być traktowane priorytetowo.

• Wystarczy jedno kliknięcie, aby uzyskać wgląd w godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu .

• Plan wydajności i zatwierdzanie w oparciu o śledzenie urlopów i nadgodzin, w tym płatnych i chorobowych, które będą automatycznie odzwierciedlane w miesięcznej karcie czasu pracy. Uwaga: Wiele narzędzi tego typu nie obejmuje śledzenia urlopów i nadgodzin.

"Odkąd zaczęliśmy korzystać z Timeular i śledzić nasz czas, nigdy nie popełniliśmy kolejnego błędu w planowaniu, tworzeniu dokładnych propozycji lub budżetowaniu dla klientów. Jest tak łatwy w użyciu. Wszyscy z niego korzystają i to widać". - AC Coppens, założyciel THE CATALYSTS

Przeczytaj studium przypadku

• Uzyskaj przegląd budżetów w czasie rzeczywistym i bez wysiłku zapobiegaj przekroczeniu budżetu , otrzymując powiadomienia po osiągnięciu określonych limitów;
• Wizualizacja zadań: Możesz wizualizować w czasie rzeczywistym, jak przydzielić czas zespołu na różne zadania. Innym wglądem może być nadawanie zadaniom różnych priorytetów w oparciu o postępy w harmonogramie.

Wszystkie te możliwości Timeular pozwalają odblokować wspomniane umiejętności zarządzania czasem.

Czynniki przyczyniające się do dobrego zarządzania czasem

Skutecznym sposobem nauczania umiejętności zarządzania czasem jest tworzenie kultury, która wspiera i wzmacnia zarządzanie czasem. Aby to zrobić, rozważ poniższe wskazówki:

Ustalenie jasnych oczekiwań

Poprzez przejrzystą komunikację poinformuj członków zespołu, jak wygląda dobre zarządzanie czasem i czego się od nich oczekuje. Upewnij się, że oczekiwania te są zgodne z nadrzędnymi celami organizacyjnymi.

Co więcej, jasność co do terminów, celów projektu i codziennych zadań zapobiega nieporozumieniom i nieefektywności. Jako lider powinieneś jasno wyrazić te oczekiwania, ustanawiając standard zarządzania czasem w zespole.

Polecane lektury:

• Ile dni roboczych w roku?
• Ile godzin pracy w ciągu roku?

Zachęcanie do odpowiedzialności

Po pierwsze, odpowiedzialność powinna być przedstawiana w pozytywnym świetle, wspierając poczucie odpowiedzialności i dumy z własnej pracy.

Pociągaj pracowników do odpowiedzialności za sposób, w jaki spędzają czas na wykonywaniu zadań, zachęcaj ich do posiadania czasu i wykorzystywania go na swoją korzyść.

Kiedy członkowie zespołu biorą odpowiedzialność za swoje zadania i terminy, nie tylko zwiększa to ich osobistą produktywność, ale także przyczynia się do wydajności całego zespołu.

• Odpowiedzialność indywidualna: Podkreśl znaczenie osobistej odpowiedzialności w zarządzaniu własnym czasem. Można do tego zachęcać poprzez regularne odprawy i raporty z postępów.

• Odpowiedzialność zespołu: Wspieranie środowiska zespołowego, w którym członkowie rozliczają się nawzajem. Można to osiągnąć za pomocą narzędzi współpracy, takich jak narzędzia do zarządzania czasemktóre umożliwiają wgląd w wkład każdego członka zespołu.

  Przed wyborem narzędzi upewnij się, że rozumiesz wady monitoringu elektronicznego.

Wspieranie współpracy zespołowej

Zachęcanie do współpracy może pomóc członkom zespołu w ustalaniu priorytetów zadań, które mają wpływ na cele grupy. Gdy zespół dobrze ze sobą współpracuje, może usprawnić procesy i podzielić się obciążeniem pracą, co prowadzi do bardziej efektywnego wykorzystania czasu.

• Spotkania zespołu: Regularne spotkania mogą pomóc wyrównać cele, równomiernie rozdzielić zadania i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.

• Narzędzia do współpracy: Wdrożenie narzędzi do współpracy, które ułatwiają dzielenie się informacjami i śledzenie postępów wśród członków zespołu.

Zalecana lektura: Jak radzić sobie z leniwymi współpracownikami

Jak przezwyciężyć wyzwania związane z zarządzaniem czasem?

Pomimo korzyści, wdrażanie praktyk zarządzania czasem może napotkać opór. Wyzwania często wynikają po prostu z zarządzania zmianą, które należy wziąć pod uwagę przy wdrażaniu nowej strategii lub narzędzia.

Wspólne wyzwania

Opór przed zarządzaniem czasem zazwyczaj wynika z następujących przyczyn:

• Postrzegane mikrozarządzanie: Pracownicy mogą mieć opory przed "obserwowaniem" lub zbyt ścisłym zarządzaniem.

• Krzywa uczenia się: Może pojawić się początkowy sprzeciw ze względu na dodatkowy wysiłek wymagany do przyjęcia nowych nawyków.

• Sceptycyzm: Niektórzy członkowie zespołu mogą nie od razu dostrzec wartość praktyk zarządzania czasem i śledzenia.

Strategie przezwyciężania oporu

Aby sprostać tym wyzwaniom, należy rozważyć następujące strategie:

• Otwarta komunikacja: Odpowiadaj na wątpliwości w sposób otwarty i przejrzysty. Pokazuj korzyści płynące z zarządzania czasem i to, jak te praktyki wzmacniają, a nie ograniczają.

• Powiązanie z celami osobistymi: Pomóż pracownikom dostrzec związek między efektywnym zarządzaniem czasem a ich osobistymi celami zawodowymi. Pokaż im korzyści płynące z zarządzania czasem.

• Zachęcanie do postępów: Oferuj zachęty dla osób i zespołów, które wykazują poprawę w zakresie zarządzania czasem i praktyk śledzenia.

• Ciągłe doskonalenie: Regularnie przeglądaj i udoskonalaj procesy zarządzania czasem, aby upewnić się, że są one zgodne ze zmieniającymi się potrzebami zespołu.

Praktyczna nauka zarządzania czasem dzięki inteligentnym narzędziom do śledzenia czasu

Zacznij śledzić czas z Timeular już dziś

Wypróbuj Timeular za darmo

Wnioski

Uczenie praktyki efektywnego zarządzania i śledzenia czasu wymaga wytrwałego stosowania i wdrażania spójnej rutyny, która ostatecznie jest mieszanką czynników.

Wszystko zaczyna się od zrozumienia zasad efektywnego wykorzystania czasu, wyboru odpowiedniego narzędzia, zapewnienia szkoleń, wspierania kultury i pokonywania oporu dzięki strategicznemu przywództwu.

Podchodząc do tego wyzwania z należytą starannością, empatią i jasną wizją, możesz katalizować transformację, która nie tylko zwiększy indywidualną produktywność, ale także podniesie wydajność całej organizacji.

Pamiętaj, że praktyka panowania nad czasem nie jest samotną podróżą. Niezależnie od tego, czy jesteś indywidualnym współpracownikiem, liderem zespołu, czy kierownikiem wyższego szczebla - Twoja inwestycja w nauczanie i modelowanie dobrych praktyk czasowych odbije się echem w Twojej organizacji, prowadząc do bardziej wydajnego, szczęśliwszego i ostatecznie odnoszącego większe sukcesy miejsca pracy.

FAQ

Czytaj więcej:

• Budżety czasowe
• Wskazówki i porady dotyczące zarządzania czasem
• Klucz do zwiększenia marży agencji marketingowych
• Czym są rozliczane godziny i jakie jest ich znaczenie dla przychodów?
• Najlepsze książki o zarządzaniu czasem
• Najlepsze cytaty o zarządzaniu czasem