Jak zarządzać wieloma projektami: 14 kroków
Każda firma poszukuje kierownika projektu, który potrafi zarządzać wieloma projektami jednocześnie. W dzisiejszych czasach jest to skomplikowana umiejętność, więc gdy firma znajdzie kogoś takiego, natychmiast inwestuje w kierownika projektu.
Nie jest to łatwe zadanie, ale dzięki dyscyplinie i pasji do tej pracy można utrzymać rutynę, w której wszystko i wszyscy wokół ciebie są gotowi co do minuty.
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
Podczas pracy nad wieloma projektami margines błędu jest niewielki i liczy się każda minuta, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem.
Mając to na uwadze, w tym artykule odkryjesz nieopisane doświadczenie w zarządzaniu wieloma projektami. Otrzymasz kompletny przewodnik na ten temat, który krok po kroku wprowadzi cię w tę złożoną umiejętność.
Wreszcie, otrzymasz również najlepsze wskazówki, które pomogą Ci stać się najlepszym wielozadaniowcem w zarządzaniu projektami.
Jak zarządzać wieloma projektami
- Upewnij się, że nadajesz priorytet swoim działaniom
- Korzystaj z blokowania czasu, aby zachować swoje godziny pracy
- Skupienie jest sekretnym składnikiem
- Wyeliminuj nieistotne elementy obciążenia pracą
- Delegowanie pilnych, ale nieistotnych zadań
- Znajdź sposób, aby zobaczyć szerszy obraz planowania projektu
- Zainwestuj w analizę swoich postępów
- Skorzystaj z elastycznych elementów
- Organizacja jest kluczowa
- Utrzymanie wszystkich zaangażowanych w pętlę
Praca nad wieloma projektami, zwłaszcza jeśli są one bardzo różne, oznacza żonglowanie. Jako kierownik projektu, wystarczająco trudno jest monitorować workflow swoich zadań, wyobraź sobie, że dotyczy to reszty zespołu i ich zadań.
Planowanie, monitorowanie, analizowanie i przeglądanie jest znacznie trudniejsze, gdy pracujesz nad więcej niż jednym projektem jednocześnie.
Tak więc, gdy jesteś kierownikiem projektu zarządzającym wieloma projektami, musisz opracować strategię przejścia przez wszystkie zadania związane z każdym projektem.
Podążając tym tokiem myślenia, możliwe jest doskonalenie się jako kierownik projektu, jednocześnie żonglując swoją pracą i uwagą w każdym z nich. Jeśli będziesz przestrzegać tych zasad krok po kroku, odniesiesz sukces w wielozadaniowości swoich projektów.
1. Upewnij się, że nadajesz priorytet swoim działaniom
Ustalanie priorytetów to główna zasada każdego projektu, w który jesteś zaangażowany, zwłaszcza jeśli nim zarządzasz.
Po pierwsze, musisz zebrać listę tego, co jest najważniejsze w projektach, które obecnie masz w pipeline, ponieważ różne projekty wymagają różnych priorytetów zarówno od Ciebie, jak i Twojego zespołu.
W rzeczywistości musisz zdefiniować, co jest pilne, a co nie, ponieważ w ten sposób będziesz w stanie poświęcić niepodzielną uwagę temu, co tego wymaga.
Wystarczy zebrać listę zarządzania projektami i przypisać następujące kategorie:
- Ważne i pilne;
- Ważne, ale nie pilne;
- Pilne, ale nieważne;
- Nie pilne i nie ważne.
Idealnie byłoby, gdyby zespół skupił się wyłącznie na drugiej kategorii: niezbędne, ale niepilne. W rzeczywistości niektóre działania będą również należeć do innych kategorii. Aby dowiedzieć się, co należy zrobić dla każdego typu, przeczytaj cztery kwadranty zarządzania czasem Stephena Coveya.
Pamiętaj, że niezależnie od priorytetyzacji każdego zadania, będziesz musiał śledzić każde z nich, aby zrozumieć ich terminy i wynikające z nich priorytety.
Przeczytaj również: Jak sporządzić raport z projektu
2. Korzystaj z blokowania czasu, aby zachować swoje godziny pracy
Równoważenie wszystkich projektów wymaga wyjątkowego zarządzania obciążeniem pracą. Wykonywanie zadań i nadzorowanie pracy zespołu wymaga wiele wysiłku, zaangażowania i koncentracji.
Aby móc pracować nad wieloma projektami i jednocześnie wykonywać swoją pracę, musisz zablokować czas na wykonanie zadań. Blokowanie czasu lub timeboxing to idealna technika zwiększania produktywności, która jest kluczowa podczas pracy nad wieloma projektami.
Czy wiesz, że Elon Musk używa 5-minutowych blokad czasowych do organizowania swojego harmonogramu?
Timeboxing pozwala skupić się na zadaniach bez rozpraszania uwagi zespołu lub innych rozmów. Technika ta zapewnia pełną obecność i zaangażowanie.
Powinieneś śledzić swój czas, jeśli chcesz precyzyjnie oszacować, ile czasu zajmie każde zadanie i dokładnie zaplanować kolejne skrzynki czasowe.
- Pobierz za darmo:
Szablon harmonogramu blokowania czasu
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
3. Skupienie jest sekretnym składnikiem
Skupienie to kolejne słowo, które powinno znaleźć się w twoim słowniku. To jedyny sposób, aby nie rozpraszać się podczas żonglowania projektami, na które się zapisałeś.
Osiągnięcie optymalnego poziomu produktywności jest możliwe tylko wtedy, gdy mądrze i strategicznie wykorzystuje się swoje przedziały czasowe.
Jedyną odpowiedzią jest nadanie priorytetu każdemu zadaniu i zajęcie się tymi najważniejszymi. Upewnij się, że jesteś otoczony rzeczami, które sprawiają, że jesteś najbardziej produktywny, nawet jeśli jest to słuchanie muzyki lub spokojne miejsce; wybierz.
Upewnij się, że ustaliłeś odpowiednie dla siebie ustawienia i pozwól sobie na wykonanie czekających Cię zadań.
4. Odetnij nieistotne elementy swojego obciążenia pracą
Podczas przeciętnego dnia pracy niestety bardzo normalne jest, że występują nieprzewidziane i przypadkowe zdarzenia, które mogą mieć na ciebie duży wpływ, zwłaszcza jeśli jest to pracowity dzień, a także jako kierownik projektu.
Jeśli jesteś kimś, kto ma z tym dużo do czynienia, musisz myśleć z wyprzedzeniem o tych trudnych dniach, które mogą sprawić, że będziesz zestresowany i pozostaniesz w tyle z zadaniami. Przejrzyj wszystkie krytyczne rzeczy, którymi musisz się zająć, a także terminy dla każdego z nich.
Jedną z pomocnych strategii radzenia sobie z nieistotnymi elementami jest przydzielenie ich do jednej części dnia, lepiej po południu, kiedy poziom uwagi będzie mniejszy. Zablokuj czas na wykonanie wszystkich trywialnych zadań, zamiast rozkładać je na wiele godzin. Pomoże ci to utrzymać koncentrację.
Przeczytaj nasz blog i dowiedz się, jak możesz zaoszczędzić czas, korzystając z oprogramowania do automatyzacji zadań
5. Deleguj pilne, ale nie najważniejsze zadania
Kiedy budujesz wydajny zespół, nauka delegowania zadań jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu. Powinieneś delegować zadania swojemu zespołowi, jeśli masz pilne, ale nieistotne zadania do wykonania w dowolnym projekcie.
Oczywiście wymaga to zaufania między członkami zespołu. Sztuczka polega na przypisaniu każdego zadania do każdego członka zespołu, który według ciebie byłby wyznaczonym ekspertem do jego wykonania.
Zaufanie jest jednak przywilejem, który można szybko odebrać, jeśli coś się wydarzy. Miej oko na zadania, które delegujesz, abyś mógł zaoferować wsparcie i zapewnić ostateczną analizę, aby upewnić się, że wszystko jest idealne.
Delegowanie zadań to jedna z czterech zasad zarządzania czasem. Przeczytaj nasz post, aby dowiedzieć się, jakie jest znaczenie 4 D.
6. Znajdź sposób, aby zobaczyć szerszy obraz planowania projektu
Jeśli masz oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomoże Ci zrównoważyć pracę, zobaczysz całość planowania projektu na pierwszy rzut oka. W ten sposób możesz dokładniej zobaczyć kamienie milowe swoich projektów lub etapy swojej kariery i ich wpływ na projekt.
Pozwoli ci to przygotować się na wszystko, co może się pojawić i sprawdzić, czy możesz wykonać dodatkową pracę związaną z projektem, której inaczej nie wziąłbyś pod uwagę.
7. Zainwestuj w analizę swoich postępów
Zarządzanie wieloma projektami jest trudne, szczególnie dlatego, że można szybko stracić z oczu niektóre zadania lub potrzebne analizy. Aby temu zapobiec i sprawić, by projekt zakończył się sukcesem, należy śledzić postępy we wszystkich projektach.
Dobrym pomysłem jest skorzystanie z listy kontrolnej zarządzania projektem, aby upewnić się, że pamiętasz o wszystkim. Jednocześnie staraj się zebrać wszystkie informacje i scentralizować je w jednym miejscu. Pomocną wskazówką jest zablokowanie czasu na przeglądanie wszystkiego, co zostało zrobione, a co nie.
Może Cię zainteresować: Śledzenie zarządzania projektami: Kompletny przewodnik
8. Wykorzystanie elastycznych elementów
Jednym z kluczowych działań w zarządzaniu wieloma projektami jest znajomość znaczenia ustalonych terminów.
Prawda jest taka, że niektóre terminy są stałe i nie można ich zmienić, ale niektóre mogą być bardziej elastyczne. Skorzystaj z tych elastycznych dat i przesuwaj je, aż poczujesz się bardziej komfortowo i będziesz w stanie łatwiej pracować.
Zawsze zwracaj uwagę na te przedziały czasowe w każdym projekcie, ponieważ może to być doskonała okazja, aby zyskać trochę czasu na inne ważne zadania.
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
9. Organizacja jest kluczowa
Planowanie projektu różni się od bycia zorganizowanym. Faworyzowanie jednego nad drugim może być brutalnym błędem, ponieważ organizacja i planowanie powinny iść ze sobą w parze.
Ustanowienie procesów, systemów i wszystkich elementów, które mogą pomóc w organizacji i planowaniu. Poszukaj również narzędzi, które pomogą Ci zachować porządek w planowaniu projektu.
Dobrym pomysłem może być skorzystanie z jednego lub kilku narzędzi do zarządzania projektami, które pomogą ci się zorganizować.
Musisz mieć łatwy dostęp do wszystkich harmonogramów projektów i list rzeczy do zrobienia, które odnoszą się do trwających projektów. Aby skupić swoją uwagę na każdym projekcie, przypisz każdemu z nich przedział czasowy zgodnie z jego priorytetem.
Aby utrzymać produktywność, musisz skupić się na zadaniu, nad którym pracujesz, jak wspomniano powyżej w kroku metody skupienia.
10. Utrzymywanie wszystkich zaangażowanych osób w pętli
Dla kierownika projektu to zupełnie normalne, że nie da się zrobić wszystkiego jednocześnie dla wszystkich. Właśnie dlatego duży projekt angażuje wielu ekspertów, aby upewnić się, że wszystko przebiega sprawnie.
Ważne jest, aby zespół i interesariusze byli świadomi tego, co się dzieje, aby zwracali uwagę na działania podejmowane w celu rozwoju projektu.
Każda zaangażowana osoba powinna być w zasięgu komunikacji przez cały czas, więc współpraca jest koniecznością.
Znajdź najlepsze aplikacje do komunikacji zespołowej, aby utrzymać wszystkich zaangażowanych w pętlę.
11. Zaplanuj podróż swojego projektu
Decydując się na zarządzanie wieloma różnymi projektami, musisz działać ostrożnie i planować każdy możliwy wynik.
Ważne jest, aby zachować nadzieję i skupić się na celu, ale jednocześnie ważne jest, aby pomyśleć o tym, co może pójść nie tak na różnych etapach cyklu życia projektu i co można zrobić, aby to naprawić.
Przed przystąpieniem do wszystkich zadań, spotkań i terminów, musi istnieć obszerny i niezawodny plan dla każdego projektu, aby przygotować ciebie i twój zespół na wszystko.
Bądź proaktywny i świadomy plusów i minusów każdego projektu, a w ten sposób nie będziesz zaskoczony i będziesz w stanie dostrzec wszystko.
Spróbuj połączyć swój plan zarządzania projektem z planem zarządzania czasem, aby uzyskać lepsze wyniki. W ten sposób będziesz zarządzać zasobami i czasem potrzebnymi do osiągnięcia swoich celów.
Musisz rozwiązać problem? Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się , jak budowanie zespołu tygrysów może ci pomóc.
12. Okresowo przeglądaj swój plan
Po zaplanowaniu wszystkiego w bieżących projektach, jest prawie pewne, że będą one wymagały oczekiwanych korekt w trakcie ich podróży.
Jako kierownik projektu musisz pozostać elastyczny i świadomy, że nie musisz pozostawać wierny pierwotnemu planowi, ponieważ wiele zmiennych może się zmienić.
Najlepszą wskazówką, która może natychmiast pomóc, jest rozpoczęcie pracy od regularnych spotkań, aby zobaczyć, jak przebiega projekt.
13. Stały kontakt z zespołem
Komunikacja ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. Zarządzając wieloma projektami, musisz być na bieżąco z potencjalnymi problemami, które mogą wystąpić po Twojej stronie lub po stronie Twojego zespołu, a także z możliwymi rozwiązaniami, które są Ci sugerowane.
Upewnij się, że pozostajesz w kontakcie ze swoim przełożonym, interesariuszami i zespołem w sprawie obciążenia pracą. Prawdą jest, że zespół istnieje po to, aby pomagać sobie nawzajem na każdym kroku, ale może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy nawiążesz komunikację.
Jeśli komunikacja w zespole nie jest najlepsza, być może zainteresuje Cię nasz artykuł na temat poprawy komunikacji w zespole.
14. Inwestowanie w pomocne techniki zarządzania
Doba ma tylko 24 godziny; czasami wydaje się, że to za mało, zwłaszcza jeśli nie masz wszystkiego zaprogramowanego co do minuty. Ale twój zapał i pasja do projektu nie mogą po prostu ustać, ponieważ jesteś już zbyt zaangażowany, aby doprowadzić projekt do końca.
Właśnie dlatego metody zarządzania czasem, takie jak blokowanie czasu lub timeboxing, są idealne do poprawy koncentracji i produktywności w realizacji celów projektu.
Od platform internetowych po zwykłe robienie notatek - zainwestuj w odpowiednią technikę dla siebie i swojego projektu. Będziesz w stanie odkryć coś, co robi dokładnie to, czego potrzebujesz, aby zwiększyć kamienie milowe projektu.
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
9 dodatkowych wskazówek dotyczących zarządzania wieloma projektami
Spośród kroków, które należy podjąć, aby skutecznie zarządzać wieloma projektami, istnieje kilka dodatkowych wskazówek, z których można skorzystać. Od przykładów szablonów, prostych spotkań inauguracyjnych i korzystania z określonego oprogramowania, masz wiele opcji, aby zagwarantować sobie przewagę.
Poniżej znajdują się wszystkie nasze sugestie, które mogą znacznie pomóc w zarządzaniu każdym projektem w tym samym czasie:
1. Monitorowanie godzin pracy poprzez śledzenie czasu pracy
Czasami zadanie zajmuje dużo czasu i można stracić rachubę czasu, który poświęca się tylko na jedną czynność. Poświęcanie tak wielu godzin na wykonanie tylko jednego zadania jest nieproduktywne i wyczerpujące.
Rozwiązaniem tego problemu jest śledzenie czasu. Należy przypisać określony czas do określonych zadań i monitorować je przez cały dzień. Istnieje również oprogramowanie do śledzenia czasu, takie jak Timeular, które może uprościć życie i monitorować pracę Twoją i Twojego zespołu bez zbytniego wysiłku.
Łatwe zarządzanie wieloma projektami poprzez śledzenie harmonogramów i budżetów.
2. Spersonalizowany szablon Excel
Czasami prawda jest taka, że nie potrzebujesz wszystkich alternatywnych ścieżek, aby skutecznie zarządzać projektami.
Prosty szablon Excela może pomóc Ci przejść długą drogę, po prostu organizując wszystkie informacje w odpowiednim arkuszu. Spójrz na ten przykład.
Szablon zarządzania projektem
| JAN | FEB | MAR | APR | MAY | JUN | JUL | AUG | SEP | OCT | NOV | DEC | |
| Projekt 1 | ||||||||||||
| Zadanie 1 | ||||||||||||
| Zadanie 2 | ||||||||||||
| Projekt 2 | ||||||||||||
| Zadanie 1 | ||||||||||||
| Zadanie 2 |
3. Spotkania z zespołem i interesariuszami
W każdym projekcie, w który możesz być zaangażowany jako kierownik projektu, Twoim zadaniem jest utrzymywanie wszystkich w pętli podróży.
Rozpocznij od spotkania inauguracyjnego podczas rozpoczynania projektu, abyś mógł przedstawić koncepcję projektu i przedstawić swój zespół interesariuszom i odwrotnie.
Profesjonalną wskazówką byłoby zrobienie czegoś niezapomnianego na początku, takiego jak zabawny team building, podczas którego zespół może ćwiczyć swoje umiejętności miękkie.
Przeczytaj nasz blog, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o prowadzeniu udanego spotkania.
4. Korzystanie z narzędzia do zarządzania zadaniami
Narzędzie do zarządzania zadaniami pozwala skoncentrować całą pracę z różnych projektów w jednym miejscu. Celem jest pomoc we wszystkim, co zebrałeś, od danych raportu po proste zadania, dzięki czemu nie musisz sprawdzać wielu miejsc jednocześnie.
Możesz dodać swój zespół i oznaczyć go w wybranym zadaniu. Zwykle dostępne są listy, tablice, kalendarze i wykresy Gantta, które pomagają zorganizować obciążenie pracą.
5. Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami
Podczas żonglowania wieloma rzeczami jednocześnie ze względu na różnorodność projektów, normalne jest proszenie o pomoc za pośrednictwem oprogramowania do zarządzania. Jest to świetna alternatywa, ponieważ pozwala scentralizować wszystko za pomocą oprogramowania zdolnego do uproszczenia procesu.
Oprogramowanie takie jak Asana i Trello to jedne z najlepszych narzędzi do zarządzania zespołami zdalnymi. Świetnie nadają się one do tworzenia zadań, kategoryzowania ich i oznaczania członków zespołu.
Istnieje również świetne poczucie komunikacji, ponieważ jesteś w stanie wiedzieć, co się dzieje przez 100% czasu.
6. Przypisywanie kamieni milowych w trakcie realizacji projektu
Kamienie milowe są uważane za punkty kontrolne dla każdej fazy projektu, która została pomyślnie osiągnięta. Pozwala to również myśleć o nim jako o harmonogramie, ponieważ można obliczyć wysiłki i czas ukończenia wymaganego kamienia milowego. Nie ma minimalnej ani maksymalnej liczby punktów orientacyjnych, które należy mieć, ale należy zdefiniować kamienie milowe w trakcie podróży projektu, aby nadążyć za jego postępem.
Poznaj kilka przykładów kamieni milowych zarządzania projektami.
7. Poszukaj idealnego szablonu, który odpowiada Twoim potrzebom
Nie ma to jak dobry research na temat tego, czego konkretnie szukasz. Wystarczy zalogować się do określonej przeglądarki internetowej i wyszukać szablon, który będzie pasował do potrzeb projektu.
8. Utwórz zdarzenie okresowe, aby przejrzeć wszystkie swoje projekty.
It should be <standard practice for you to make a sort of event/appointment where you would look at and analyze the progress of every project.
Powinien to być zaplanowany czas, który można poświęcić tylko na przegląd wszystkiego, aby zobaczyć, co jest w toku, co wymaga zatwierdzenia i tak dalej.
WSKAZÓWKA: Lista kontrolna jest doskonałym narzędziem, które pomoże Ci w tym przeglądzie. Dowiedz się, czym jest lista kontrolna zarządzania projektami i jak ją zbudować na naszym blogu.
9. Bądź pełen nadziei i proaktywny
Trudno jest być na bieżąco, zwłaszcza jeśli jesteś kierownikiem projektu i żonglujesz wieloma projektami. Oprócz pracy nad tą złożoną umiejętnością, powinieneś także utrzymywać określoną zdolność umysłową, aby radzić sobie z nią jak najzdrowiej.
Mając to na uwadze, powinieneś zawsze mieć nadzieję, że wszystko się ułoży dzięki twojej ciężkiej pracy. Niemniej jednak, pozostań proaktywny i gotowy, aby ubrudzić sobie ręce w zarządzaniu wszystkimi projektami.
Wnioski
Jak już zauważyłeś, istnieją różne sposoby zarządzania wieloma projektami.
Oczekuje się, że spośród wszystkich wskaźników niektóre mogą nie pasować do Twojego sposobu pracy, ale właśnie dlatego musisz odkryć, co najbardziej Ci odpowiada.
Dostępnych jest wiele narzędzi online i offline, które pomagają w nawigacji, zwłaszcza z pomocą wielu ich funkcji, które upraszczają zadania.
Jeśli chcesz żonglować różnymi projektami jednocześnie, te wskazówki mogą być przełomem w Twojej karierze jako kierownika projektu. Nie tylko nauczysz się złożonej umiejętności, która jest bardzo wymagana, ale także poprawisz jakość swojej pracy.
Możesz być zainteresowany:
- Co powiedzieć, aby zmotywować zespół
- Czym są umiejętności zarządzania projektami?
- Jak być zorganizowanym w pracy, gdy jest się przytłoczonym?
- Najlepsze narzędzia do śledzenia czasu
- Jak oszacować czas trwania projektu
- Najlepsze książki o zarządzaniu projektami
- Znaczenie macierzy ryzyka w zarządzaniu projektami