Comment créer un plan de gestion des risques pour un projet
La planification et la documentation sont deux actions obligatoires dans la gestion de projet, car elles constituent la base d'un plan de gestion des risques.
Ils constituent une étape essentielle pour la réussite du projet, car ils définissent les actions à entreprendre, les responsabilités de chacun au cours du cycle de vie du projet et la manière de réagir en cas de risques et d'obstacles.
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Ce plan documente les risques potentiels pour une organisation et un projet, ainsi que les étapes que l'équipe travaillant sur le projet suivra pour atténuer et traiter les risques.
Quelle que soit sa portée (il peut concerner tous les groupes de l'organisation ou seulement le chef de projet et son équipe), un plan de gestion des risques d'un projet indique comment identifier les risques potentiels et comment procéder à l'analyse des risques.
Lisez notre guide pour savoir de quoi il s'agit et comment créer un plan de gestion des risques d'un projet. Vous y trouverez tout ce qu'il faut savoir à ce sujet.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques dans le cadre de la gestion de projet ?
Le plan de gestion des risques d'un projet est un document qui décrit la manière dont le processus de gestion des risques d' un projet sera exécuté. Il définit la manière d'aborder la gestion des risques : les fonds, les outils utilisés pour identifier, comprendre et gérer les risques liés au projet, et les responsabilités de chaque membre de l'équipe dans la gestion des risques.
Ce plan doit être défini avant même le début du projet et constituer une référence constante pour les personnes qui y travaillent.
Il ne s'agit pas d'un plan statique et il peut être adapté, mais il doit garantir que le processus de gestion des risques fonctionne et que les risques sont pris en compte.
Ce plan peut être guidé par les questions suivantes :
- Quel est ce projet et pourquoi y travaille-t-on actuellement ?
- Que fera l'équipe pour identifier, consigner, évaluer et suivre les risques tout au long du projet ?
- Quelles catégories de risques allons-nous gérer ?
- Quelle méthodologie sera utilisée pour évaluer la gravité des risques ?
- Qui est responsable des risques et qu'attend-on de lui ?
- Quel est le niveau de risque à ne pas dépasser ?
- Quels sont les risques et qu'allons-nous faire pour y remédier pendant la durée du projet ?
Lire aussi : Comment suivre l'avancement d'un projet ?
8 Avantages d'un plan de gestion des risques liés au projet
Le plan de gestion des risques d'un projet est un élément obligatoire de la gestion d'un projet.
Ce type de plan permet aux gestionnaires de projet de superviser l'ensemble de leur plan sous tous les angles, en ayant la possibilité de vérifier toutes les ressources nécessaires.
Tels sont les principaux avantages de la création et de l'application d'un plan.
1. Identification des problèmes
Cette identification des problèmes et des risques est nécessaire dès le début pour évaluer la question et élaborer une réponse.
Un plan de gestion des risques identifie les risques dans la pierre, les rendant constamment présents pendant la trajectoire du projet.
Lire aussi : Qu'est-ce que le reporting de gestion de projet ?
2. Des données de meilleure qualité
Pour prendre de meilleures décisions, il est nécessaire de disposer de données de la meilleure qualité possible. La mise en place d'un plan de gestion des risques d'un projet nécessite la collecte d'informations, notamment techniques, si elles s'appliquent à votre projet spécifique.
La structuration du plan sera le moteur de la collecte d'un maximum de données.
3. Une meilleure communication
Le plan exigera également un moyen plus efficace de communiquer les informations sur les risques en amont et en aval de l'organisation.
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4. Éviter davantage de risques et de surprises
Un plan de gestion des risques solide et complet permet d'atténuer les mauvaises surprises et les nouveaux risques.
5. Meilleur respect du budget
Tous les facteurs présentés dans cette liste permettent une mise en œuvre réussie et une meilleure application du budget dès le début du projet.
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6. Éviter les distractions au sein de l'équipe
En clarifiant leur rôle et ce que l'on attend d'eux, les membres de l'équipe s'engagent à tout moment.
Un bon plan de gestion des risques permet également de définir des objectifs et des attentes réalistes avec toutes les parties prenantes.
7. Adhésion plus efficace aux processus
Les processus formels établis dans un plan de gestion des risques seront mieux respectés, ce qui signifie que les problèmes et les questions pourront être facilement gérés et résolus.
8. Des réponses plus proactives
Avoir des capacités de gestion des risques est une compétence essentielle pour tout gestionnaire de projet. Ainsi, la mise en place d'un plan de gestion des risques aidera l'équipe à adopter une attitude plus proactive lorsqu'elle réagit à des événements à risque. Le fait d'être proactif plutôt que réactif sera bénéfique pour le projet et ses résultats.
Comment créer un plan de gestion des risques pour un projet
Chacune de ces étapes peut être ajustée et adaptée au type de projet en question, et il s'agit d'une ébauche générale des étapes nécessaires.
1. Rassembler tous les documents d'appui nécessaires
Selon les meilleurs blogs de gestion de projet et les meilleurs cours de gestion de projet, il existe des documents de soutien qui sont essentiels à la planification d'un plan de gestion des risques de projet. Il s'agit de la charte du projet, du plan de gestion du projet et du registre des parties prenantes.
Ce dernier document rassemble des informations sur les parties prenantes du projet et les différents types de risques qui leur sont associés.
Le plan de gestion du projet passe en revue toutes les méthodologies utilisées pour gérer et contrôler le projet, et la charte du projet établit les formalités, comme l'identité du chef de projet et les objectifs finaux de l'entreprise.
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2. Fournir un contexte
Il est maintenant temps de donner le contexte, de comprendre et d'expliquer la valeur commerciale du projet et l'impact négatif que l'effet des risques peut avoir.
L'effet négatif ultime est l'échec du projet. Le contexte sera utile pour discuter de la gestion des risques avec l'équipe.
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3. Définir la méthodologie pour identifier/évaluer les risques
Les méthodes choisies pour identifier les risques doivent pouvoir être utilisées par l'équipe tout au long du projet et être adaptées à différents types de projets, bien entendu.
Une séance de brainstorming avec les membres de l'équipe et les parties prenantes permet de définir les catégories de risques à prendre en compte pour ce projet particulier et les réponses à apporter. Il est également utile d'établir l'échelle de gravité de chaque catégorie de risque.
4. Identifier les risques
Il est maintenant temps de réfléchir à toutes les choses qui peuvent mal tourner au cours du cycle de vie d'un projet. Un autre brainstorming en groupe ou un atelier sur les risques pourrait être une bonne idée pour identifier, évaluer et planifier la réponse à des risques spécifiques.
Il est conseillé d'avoir une vue d'ensemble du projet pour chaque groupe de participants : membres de l'équipe, parties prenantes et sponsors, afin d'éviter de passer à côté d'un risque quelconque qu'un risque spécifique pourrait ne pas prendre en compte.
Il est également utile d'examiner les projets antérieurs pour savoir ce qui peut mal se passer ou se passe mal avec le projet actuel.
5. Attribuer des responsables aux risques identifiés
Au fur et à mesure que les risques sont identifiés, ils doivent être attribués à des propriétaires. Un gestionnaire de projet ne possède pas toutes les réponses aux risques, mais il est responsable du choix de la bonne personne pour traiter le problème, en tenant compte des compétences, de l'expérience et du domaine d'expertise de cette personne.
Il est important de veiller à ce que tous les propriétaires de risques connaissent leurs responsabilités, aient accès au plan de gestion des risques et le lisent à tout moment.
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6. Utiliser le registre des risques pour garder une trace de tout ce qui s'est passé
Utilisez le registre des risques pour documenter toutes les phases, en particulier après l'identification et l'attribution de la propriété. Ce registre peut également contenir des photographies si des supports visuels ont été utilisés au cours des ateliers et des séances de réflexion.
La mise à jour d'un registre des risques peut sembler une tâche bureaucratique fastidieuse, mais elle est fondamentale dans la gestion des risques. Chaque risque et ses principaux détails sont enregistrés, puis analysés en fonction de domaines clés : description, catégorie de réponse au risque, réponse au risque et propriétaire du risque. Cela permettra d'établir une corrélation entre les risques s'ils existent.
7. Continuer à surveiller les risques
Bien entendu, les risques doivent être surveillés jusqu'à ce qu'ils soient résolus. Le propriétaire doit tenir le gestionnaire au courant de la situation par des appels ou des courriels afin d'avoir une idée précise de l'état d'avancement du projet.
Le registre des risques doit être mis à jour rapidement. Si possible, dans le cadre de votre projet, il est conseillé d'organiser périodiquement des ateliers sur les risques tout au long du projet.
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8. Veiller à ce que le plan de gestion des risques soit accessible
Le registre des risques d'un projet donné peut servir de référence future et de base pour les projets à venir.
Conseils supplémentaires pour créer un plan de gestion des risques de projet parfait
Pour renforcer le plan de gestion des risques du projet, quelques habitudes et conseils supplémentaires peuvent s'avérer utiles. En voici quelques exemples :
- Évitez le multitâche - les tâches liées au risque exigent toute votre attention. Évitez donc de vous occuper d'autres tâches pendant que vous vous concentrez sur le risque, car le multitâche diminue la productivité.
- Utiliser des outils de suivi du temps - les outils de suivi du temps sont pratiques car ils permettent de suivre (et d'enregistrer) la durée des sessions d'atelier, les périodes d'enregistrement des risques, les risques sensibles au temps, les périodes de blocage pour une concentration totale, etc. Un outil de suivi du temps vous aidera également à créer de meilleures estimations de temps pour votre projet et vos tâches. CONSEIL : les fonctions de suivi du temps deTimeular peuvent être très utiles à cet égard.
- Tout documenter - En plus de la documentation requise, prenez des notes sur les réunions et traitez les processus par courrier électronique, de manière à ce qu'il y ait toujours une trace.
En quoi un plan de gestion des risques est-il fondamental dans la gestion d'un projet ?
Chaque projet mis en place par une équipe ou une organisation comporte un pourcentage de risque.
C'est une sorte d'interprétation de la loi de Murphy, mais en moins dramatique : tout ce qui peut mal tourner tournera mal. Pour éviter la présence de risques indésirables, la documentation qui constitue le plan de gestion des risques du projet est essentielle.
Chaque étape de ce plan permettra d'identifier et d'anticiper les scénarios qui peuvent mettre le projet en danger et les moyens d'atténuer ce risque et de répondre aux problèmes causés. L'absence d'un plan de gestion des risques met en péril tout le travail investi dans le projet, l'empêchant rapidement d'atteindre le résultat escompté. La gestion des risques est essentielle lors du lancement, de la planification et de l'exécution d'un projet.
FAQ
Qui est responsable de la gestion des risques dans un projet ?
La gestion des risques fait généralement partie des responsabilités du membre le plus haut placé d'une équipe de projet, que des professionnels de la gestion des risques peuvent assister.
Qui approuve le plan de gestion des risques ?
Le plan de gestion des risques est généralement approuvé par le chef de projet ou le membre le plus haut placé de l'entreprise.
Quelles sont les étapes de la gestion des risques d'un projet ?
Les principales étapes de la gestion des risques d'un projet sont l'identification, l'analyse, la hiérarchisation, l'affectation, le suivi et la réaction.
Quels sont les meilleurs outils de gestion des risques ?
Les outils d'analyse des risques comprennent une simulation de Monte Carlo, une matrice des risques, une structure de ventilation des risques et des outils de collecte d'informations tels que le plan de gestion des risques lui-même. De nombreux logiciels sur ce marché rassemblent tous ces éléments, tels que SAP Risk Management, AuditBoard, Proofpoint Intelligent Compliance, A1 Tracker et d'autres.
Quelle est la formule de la matrice des risques ?
Une matrice de risque est une formule utilisée pour l'évaluation des risques. L'un de ses axes sert à attribuer la probabilité d'un risque, et l'autre à en déterminer les conséquences ou la gravité. Ainsi, le risque est égal à la probabilité multipliée par la gravité.
Conclusion
Définir et structurer un plan de gestion des risques prend du temps, mais c'est le meilleur investissement possible en termes de gestion de projet.
Un bon plan de gestion des risques est synonyme de base solide pour votre projet. Il permet de gagner du temps et de l'argent, de réduire le niveau de stress et d'apporter un excellent soutien à l'équipe de travail.
La définition de ce type de plan est un moyen d'ouvrir la voie à la réussite en donnant la priorité à l'identification des risques et en permettant de se préparer à faire face à ces problèmes.
La collaboration et la communication s'améliorent grâce à la mise en place d'un bon plan de gestion des risques, car une couche de sécurité est ajoutée au projet.
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