Guide du suivi de projet : Processus, types, outils et techniques
La gestion de projet ne se limite pas à l'attribution et à l'examen des tâches assignées. Elle comprend également la gestion de la charge de travail, la gestion des risques, l'affectation des ressources, l'établissement de rapports sur le projet, etc.
Le suivi du projet est une autre phase essentielle de la gestion de projet, qui permet de mesurer les performances du projet à chaque étape de son cycle de vie.
Dans cet article, nous allons explorer le rôle du suivi de projet et expliquer comment il aide les gestionnaires de projet et les principales parties prenantes à suivre les étapes du projet.
"Nous sommes devenus 20 % plus rentables parce que tout le monde a pris l'habitude de suivre le temps. - Richard Wingfield, chef geek chez Envision Design
Qu'est-ce que le suivi de projet ?
Le suivi d'un projet est un processus continu qui permet de suivre les progrès, de contrôler les processus, d'observer et de mesurer les performances et les progrès du projet par rapport aux objectifs et aux plans définis au préalable.
À des fins de suivi et de contrôle du projet, les gestionnaires de projet doivent collecter et analyser des données et des détails relatifs au projet afin de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie, respecte les délais et atteint ses objectifs.
Les informations en temps réel fournies par les outils de suivi de projet sont essentielles pour permettre aux parties prenantes et aux gestionnaires de projet de prendre les bonnes décisions tout au long du cycle de vie du projet.
Importance et avantages du suivi des projets
Optimisation efficace des ressources
En surveillant et en contrôlant en permanence la manière dont les ressources sont allouées et utilisées, un processus de suivi de projet permet d'optimiser l'affectation de la main-d'œuvre, des finances et des matériaux.
Il aide le chef de projet à assigner les tâches et à aligner le calendrier du projet en fonction de la charge de travail et des délais.
- Lire aussi : Conseils pour éviter de surcharger votre équipe
Identification des problèmes
Le suivi du projet permet de détecter les problèmes potentiels, les risques ou les écarts par rapport au plan du projet, parfois très tôt dans le processus, ce qui permet d'éviter des problèmes plus importants.
En contrôlant en permanence l'avancement du projet, le chef de projet peut éviter les dérives et les dépassements de budget.
Une communication efficace
Un suivi et un contrôle réguliers du projet, ainsi que des rapports de projet à différentes étapes de la phase d'exécution du projet, favorisent une communication efficace avec les membres de l'équipe et les parties prenantes impliquées dans le projet. Ils fournissent des informations actualisées, ce qui permet d'instaurer la confiance dans l'avancement du projet.
Contrôle de la qualité
Des techniques de suivi de projet appropriées garantissent que les produits livrables respectent les normes de qualité et aident les gestionnaires de projet à résoudre les problèmes de qualité dès qu'ils se présentent.
Plus de flexibilité et d'adaptabilité
Les projets sont dynamiques et des facteurs externes peuvent avoir un impact sur plusieurs projets tout au long de leur déroulement. Le suivi de projet rationalise la planification du projet et permet aux équipes de s'adapter aux changements de portée ou de conditions de marché, garantissant ainsi que le projet s'aligne sur l'évolution des circonstances.
Évaluation des performances à chaque étape
Le suivi des projets facilite l'évaluation des performances de l'équipe et des individus.
Types de suivi de projet
1. Surveillance des processus
Le suivi des processus, ou suivi des activités, vise principalement à suivre l'utilisation des ressources et des intrants tout en comprenant comment les produits et les résultats sont fournis.
2. Suivi des bénéficiaires
Il est axé sur le suivi des bénéficiaires du projet. Il peut également inclure les plaintes et la satisfaction liées à ce projet.
3. Contrôle de conformité
Le contrôle de conformité vérifie si le projet est conforme aux subventions, aux lois locales, aux contrats, aux normes éthiques et à l'ensemble du plan du projet.
4. Suivi financier
Comme son nom l'indique, cet outil de suivi est utilisé pour contrôler l'efficacité financière du projet. En outre, il analyse les dépenses du budget alloué au projet.
5. Contrôle des résultats
Elle permet de déterminer et d'évaluer si le projet est sur la bonne voie pour atteindre le résultat escompté. Il permet également de collecter des données concernant l'impact et les effets globaux du projet.
Quel est le rôle du suivi de projet dans la gestion de projet ?
Le suivi des projets joue un rôle essentiel dans le contexte plus large de la gestion des projets, notamment en aidant à identifier et à atténuer les risques, car il fournit des informations sur les défis potentiels.
Les données recueillies dans le cadre du suivi aident les gestionnaires de projet à prendre des décisions et à identifier les domaines nécessitant une amélioration.
Le suivi et le contrôle des projets servent également à mesurer les performances des projets par rapport aux indicateurs clés de performance (ICP), à garantir l'alignement sur les objectifs de l'organisation et à maintenir la capacité d'adaptation et une bonne communication.
Lire aussi : Comment faire une analyse de rentabilité d'un projet
Quels sont les éléments clés d'un processus de suivi de projet efficace ?
Établir les étapes et les objectifs du projet
- Définir des objectifs SMART - spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Ces objectifs fournissent une feuille de route claire à l'équipe du projet et permettent d'en mesurer le succès.
- Aligner les objectifs du projet sur l'organisation - établir un lien étroit entre les objectifs du projet et les objectifs plus larges de l'organisation afin de garantir la bonne exécution du projet. Cet alignement permet de s'assurer que le projet contribue de manière significative à l'organisation.
Élaborer un plan de suivi du projet
- Plan de suivi complet - Commencez la phase de planification par l'élaboration d'un plan de suivi détaillé du projet, avec des étapes, des activités et des calendriers spécifiques. Ce plan sert de feuille de route pour le suivi du projet et aide les gestionnaires de projet dans le processus de contrôle.
- Identifier les ICP - Sélectionner les ICP pertinents pour les objectifs du projet. Ces indicateurs mesurables permettent d'évaluer les progrès réels et la réussite du projet.
Lire aussi : Comment créer un calendrier de projet
Collecte et analyse des données
- Méthodes et outils - Mettre en œuvre des méthodes et des outils de suivi de projet pour examiner l'état d'avancement du projet. Il peut s'agir, par exemple, de réunions régulières sur l'état d'avancement du projet, de l'achat d'un logiciel de gestion de projet et de la réalisation d'enquêtes pour recueillir des données.
- Analyse des données - Employer les processus analytiques nécessaires pour interpréter les données collectées. Cette analyse permet non seulement d'évaluer les performances par rapport aux indicateurs clés de performance, mais aussi d'identifier les tendances, les risques potentiels et les domaines à améliorer.
Rapports et communication
- Des rapports de gestion de projet clairs et concis - Élaborer des rapports de suivi de projet clairs, concis et adaptés aux besoins des parties prenantes.
- Une communication solide - Maintenir des canaux de communication efficaces pour partager les informations sur les performances du projet avec les parties prenantes. Une communication ouverte favorise la transparence et la confiance entre les parties prenantes et les membres de l'équipe.
L'ensemble de ces éléments constitue la base d'un système efficace de suivi des projets.
Comment créer un plan de suivi de projet
La création d'un plan de suivi et de contrôle de la gestion de projet est essentielle. Il garantit que votre projet reste sur la bonne voie et atteint ses objectifs.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à élaborer un plan de suivi de projet efficace :
- Définir les objectifs du projet
Comment définissez-vous la réussite du projet ? Formulez clairement les objectifs et les résultats attendus du projet. Imaginez ce qu'est la réussite de votre projet afin d'établir une base de référence pour le processus de suivi et de contrôle.
- Identifier les indicateurs clés de performance (ICP)
Déterminez les indicateurs clés de performance qui correspondent aux objectifs du projet. Il peut s'agir du temps, du coût, de la qualité, de l'élargissement du champ d'application et d'autres facteurs pertinents.
- Établir des mesures
Après avoir identifié toutes les tâches et tous les indicateurs clés de performance, fixez des paramètres pour chaque point. Cela servira de point de référence pour mesurer les progrès et les variations en général tout au long du cycle de vie du projet.
- Définir les méthodes et les outils de suivi
Choisissez les méthodes et les outils de suivi de l'avancement du projet. Il peut s'agir de méthodes telles que des réunions régulières sur l'état d'avancement du projet et des rapports d'avancement, ou d'outils tels qu'une application de suivi du temps ou votre logiciel de gestion de projet.
- Déterminer la fréquence de la surveillance et du contrôle
En général, les chefs de projet contrôlent leurs projets quotidiennement. Toutefois, une phase de contrôle standardisée peut varier en fonction du calendrier du projet, de sa complexité et de la criticité de certaines tâches. Une phase de suivi et de contrôle régulière permet d'identifier rapidement les problèmes.
- Répartir les responsabilités
Un gestionnaire de projet attribue généralement des rôles et des responsabilités pour l'ensemble du processus de suivi du projet. Désigner des personnes ou des équipes chargées de suivre des indicateurs clés de performance spécifiques et de rendre compte des progrès accomplis.
- Intégrer la gestion des risques
Lorsque vous mettez en œuvre un processus de suivi de projet, intégrez la gestion des risques dans le plan de suivi. Identifiez les risques potentiels, élaborez des stratégies d'atténuation et mettez en place un processus de suivi et de traitement des risques au fur et à mesure qu'ils se présentent.
- Définir un processus pour gérer les changements
Définir un processus de contrôle de projet pour gérer les modifications de la portée, du calendrier ou du budget du projet. Un contrôle efficace des changements est essentiel pour minimiser les risques du projet.
- Mettre en place un espace d'amélioration continue
Créer des mécanismes permettant de recueillir les enseignements tirés tout au long du projet. Examiner régulièrement les données de suivi et de contrôle afin d'identifier les domaines à améliorer.
- Réviser et mettre à jour le plan si nécessaire
Un plan de suivi de projet est un document dynamique. Il doit être revu et mis à jour régulièrement au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Meilleures pratiques pour le suivi et le contrôle des projets
Suivi et évaluation réguliers
- Importance d'un suivi continu tout au long du cycle de vie du projet
Il est essentiel de souligner l'importance d'un suivi continu tout au long du cycle de vie du projet. Une surveillance régulière permet d'identifier les problèmes et facilite la prise de décision proactive.
- Réalisation d'évaluations périodiques en vue d'actions correctives
Des évaluations périodiques permettent d'évaluer les performances du projet. Utiliser les résultats de l'évaluation pour optimiser la trajectoire du projet. Réviser et mettre à jour périodiquement le plan de suivi en fonction de l'avancement du projet et des changements de portée.
Suivi et rapports en temps réel
- Utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour un suivi en temps réel
Privilégiez un outil doté de fonctions de suivi en temps réel et mettez en œuvre des outils de gestion de projet qui offrent ces capacités. Ces outils offrent une visibilité instantanée de l'état d'avancement du projet, ce qui permet une prise de décision proactive.
- Rapports automatisés pour une communication efficace
Définir des protocoles de rapport clairs, y compris la fréquence et le format des rapports de suivi du projet. Les rapports doivent être concis, mettre en évidence les indicateurs clés et expliquer tout écart par rapport au plan initial.
- Mise en œuvre de stratégies de gestion des risques
Intégrer la gestion des risques dans le processus de surveillance. Identifier les risques potentiels et élaborer des plans d'atténuation.
Engagement des parties prenantes
- Impliquer les parties prenantes dans les activités de suivi des projets
Impliquer activement les parties prenantes dans les activités de suivi du projet. Leur participation garantit l'alignement sur les objectifs du projet.
- Répondre aux préoccupations et au retour d'information des parties prenantes
Favoriser une communication transparente au sein de l'équipe de projet et avec les parties prenantes. Partager régulièrement les mises à jour de l'état d'avancement du projet, les défis et les réussites afin de maintenir un environnement de collaboration.
Techniques de suivi des projets
Le suivi d'un projet implique l'utilisation de différentes techniques. Voici les plus couramment utilisées.
Graphiques de Gantt
Graphiques représentant visuellement les calendriers des projets, toutes les tâches et les dépendances. Ils constituent des outils efficaces pour le suivi des tâches et de l'avancement du projet, l'identification des blocages et la gestion des délais.
Indicateurs clés de performance (ICP)
Les paramètres mesurables sont utilisés pour évaluer objectivement les performances d'un projet. Ils fournissent des données quantitatives permettant d'évaluer les progrès réalisés et de mettre en évidence les domaines nécessitant une amélioration.
Gestion de la valeur acquise (EVM)
Il intègre les coûts, le calendrier et les données de performance du projet afin d'en évaluer l'avancement en un seul endroit. En comparant les performances planifiées et réelles, il identifie les prévisions pour les résultats du projet.
Matrice d'évaluation des risques
La matrice d'évaluation des risques permet d'identifier, de hiérarchiser et de surveiller en permanence les risques liés à un projet. Ces matrices attribuent des probabilités et des impacts aux risques, ce qui permet une gestion proactive des risques.
Suivi des étapes
Elle permet aux gestionnaires de projet de suivre l'avancement du projet et de s'assurer que les principaux éléments livrables sont terminés à temps. Cette technique permet de s'assurer que le projet reste sur sa trajectoire prédéfinie.
Lire aussi : Exemples de jalons dans la gestion de projet
Méthode du chemin critique (CPM)
Il décompose le projet en différentes phases d'avancement à l'aide de graphiques. Le chemin critique est la plus longue séquence de tâches qui doivent être accomplies avant la fin du projet.
Outils de suivi des projets
Les logiciels de suivi de projet sont essentiels pour maintenir les projets sur la bonne voie et garantir une collaboration efficace. Voici un aperçu de quelques options populaires et une comparaison de leurs caractéristiques.
Remarque : pour le suivi manuel des projets, utilisez le modèle gratuit de suivi des tâches en Excel.
Timeular: Suivez votre temps de la manière la plus simple, la plus intelligente et la plus sûre qui soit.
Timeular est un outil de suivi du temps des projets qui vous permet de contrôler facilement l'avancement des projets, d'identifier les goulets d'étranglement, d'allouer efficacement les ressources et de veiller à ce que vos projets respectent le calendrier et le budget.
- Suivi automatique du temps: Remplissez automatiquement vos feuilles de temps en fonction de l'utilisation de l'application, des sites web visités et des événements programmés dans le calendrier.
- Suivi des heures facturables: Calcul automatique des heures facturables sur la base des taux horaires et des heures travaillées.
- Suivi de la productivité : suivez la productivité de votre équipe en déterminant le temps consacré à chaque tâche. Identifiez les activités qui font perdre du temps et déplacez les ressources vers des tâches génératrices de revenus.
- Système simple de rapport de temps: Créez vos feuilles de temps en un seul clic !
- Intégrations avec les principaux outils de gestion de projet, tels que Jira, Asana, ClickUp, etc.
- Matériel optionnel de suivi du temps pour favoriser l'habitude du suivi du temps. Un tracker physique est un dé à 8 faces. Vous pouvez lui assigner plus de 1 000 activités et le retourner pour suivre le temps de votre activité. Personnalisez-le avec des autocollants et des stylos et suivez votre temps d'un simple geste.
- Suivi du budget : Contrôlez automatiquement les budgets de vos projets et recevez des alertes lorsque vous approchez d'une limite.
"Le temps que je consacre aux projets générateurs de revenus a augmenté d'environ 10 % chaque semaine et le temps passé en réunion a diminué d'environ 1 à 2 réunions par semaine. - Angela Morisette, SVP Business Operations chez Scratch Financial
Trello
Trello est un outil de collaboration visuelle très répandu qui organise les projets en tableaux. C'est l'un des meilleurs outils de hiérarchisation du travail qui utilise des cartes et des tableaux pour suivre les tâches et l'avancement des projets.
- Interface intuitive de type Kanban
- Tableaux et listes personnalisables
- Attribution des tâches et dates d'échéance
- Intégration avec diverses applications tierces
Asana
Asana est un outil de gestion de projet qui aide les équipes à organiser et à suivre leur travail. Il offre des fonctionnalités de gestion des tâches, de collaboration et de suivi des projets.
- Attribution des tâches et dates d'échéance
- Calendriers et échéances des projets
- Outils de communication et de collaboration
- Intégration avec d'autres applications de productivité
- Convient aux petites et grandes équipes
Lire aussi : Comment suivre le temps dans Asana
Jira
Jira est un puissant outil de gestion de projet et de suivi des problèmes, largement utilisé dans les projets de développement de logiciels.
- Gestion de projet agile
- Flux de travail personnalisables
- Rapports et analyses avancés
- Intégration avec les outils de développement
Contenu connexe : Suivi du temps Jira
Lundi.com
Monday.com est une plateforme qui permet aux équipes de gérer des projets et des flux de travail en toute confiance.
- Tableaux et vues personnalisables
- Automatisation du travail
- Outils de collaboration et de communication
- Intégration avec des applications et des services populaires
ASTUCE : Découvrez les meilleurs outils de suivi du temps de Monday.com
ClickUp
ClickUp est un logiciel de gestion de projet complet offrant une large gamme de fonctionnalités de gestion des tâches, de collaboration et de productivité.
- Espaces de travail et vues personnalisables
- Gestion des tâches avec dates d'échéance et priorités
- Rapports intuitifs
- Intégrations avec diverses applications tierces
Lire aussi : Suivi du temps dans ClickUp
Conclusion
Le suivi efficace d'un projet, un aspect critique de son exécution, est essentiel à sa réussite. Les gestionnaires de projet jouent un rôle clé à cet égard, en particulier pendant la phase de suivi et de contrôle, où l'évaluation continue est cruciale. Le suivi d'un projet fait référence à l'engagement permanent de vigilance, d'adaptabilité et d'utilisation de la technologie pour anticiper les problèmes et les résoudre rapidement.
La technologie apparaît comme un "ingrédient" essentiel pour une gestion de projet réussie dans les scénarios de la vie réelle. Elle garantit que les projets atteignent leurs objectifs et s'adaptent aux conditions changeantes, évitant ainsi les échecs, les retards et les dépassements de budget.
Pour améliorer le suivi des projets, les organisations et les gestionnaires doivent adopter la technologie pour obtenir des informations en temps réel, en utilisant des outils de suivi du temps. Une communication transparente entre les parties prenantes et les membres de l'équipe favorise un engagement actif tout au long du projet.
Le suivi d'un projet n'est pas une simple tâche, mais un état d'esprit qui consiste à rechercher en permanence des possibilités d'amélioration. Cet état d'esprit permet aux projets de relever les défis, de s'adapter aux changements et, en fin de compte, d'atteindre leurs objectifs.
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FAQ
Comment le suivi et le contrôle des projets peuvent-ils contribuer à l'engagement des parties prenantes ?
Le suivi des projets renforce l'engagement des parties prenantes en favorisant la transparence et la collaboration. Il permet une communication en temps réel, en répondant aux préoccupations des parties prenantes le plus rapidement possible et en facilitant leur participation active à la dynamique du projet.
Quels sont les avantages du suivi et de l'établissement de rapports en temps réel pour le contrôle des projets ?
Le suivi du temps en temps réel et l'établissement de rapports contribuent de manière significative à la réussite de l'exécution, du suivi et du contrôle du projet en fournissant des informations immédiates sur la dynamique du projet.
Grâce à des données actualisées, les décideurs, tels que les chefs de projet, peuvent prendre des décisions éclairées, affecter les ressources de manière optimale et relever les défis de manière proactive.
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