Comment enseigner la gestion du temps au travail

La gestion du temps s'apprend rarement lorsqu'on est coincé dans une salle d'atelier avec son équipe.

Elle s'apprend souvent par la pratique. L'enseignement et l'apprentissage de la gestion du temps doivent donc être pratiques et réalisables.

Sur la base de cette hypothèse confirmée en 8 ans avec nos 100 000 utilisateurs, nous avons rédigé cet article pour servir de guide pratique.

Transformez le suivi du temps en une tâche si facile que votre équipe l'appréciera même.

Suivez votre temps en moins d'une minute par jour avec Timeular

Essayez Timeular gratuitement

Au cours de l'article, vous trouverez les éléments suivants :

• Les trois compétences les plus importantes en matière de gestion du temps que vous et votre équipe devez posséder ;
• Comment les développer de deux manières simples ;
• Quelles sont les techniques les plus efficaces pour gérer son temps?
• Un exemple pratique de la façon dont l'utilisation d'un outil de suivi du temps permet d'apprendre à gérer son temps ;
• Et d'autres.

Compétences pour une bonne gestion du temps

Selon Erich C. Dierdorff, professeur de gestion et d'entrepreneuriat, trois compétences permettent de distinguer la réussite de l'échec en matière de gestion du temps :

• Conscience : la capacité de penser et d'estimer son temps de manière réaliste en comprenant que le temps est limité ;
• Organisation : capacité à concevoir et à organiser des tâches, des objectifs et des programmes de travail afin d'utiliser efficacement le temps ;
• Adaptation : capacité à contrôler l'utilisation du temps pendant l'exécution des tâches, y compris les ajustements et les interruptions qui surviennent en cours de route.

Dierdorff indique également que l'arrangement est l'un des plus familiers, tandis que la sensibilisation et l'adaptation ne sont pas aussi répandues et reconnues.

En gardant cela à l'esprit, explorons deux instruments simples pour aborder et développer ces compétences de gestion du temps de manière pratique : les stratégies de gestion du temps et les outils de suivi et de gestion du temps.

Vous pourriez être intéressé par les 10 meilleurs cours gratuits de gestion du temps.

Techniques efficaces de gestion du temps

Si vous planifiez des tâches importantes pendant la période la plus productive de la journée ou si vous consacrez du temps à la planification de la semaine à venir, vous gérez votre temps d'une certaine manière.

Ces exemples sont de brèves introductions aux techniques de gestion du temps.

Les méthodes de gestion du temps sont surtout utiles pour développer ses capacités d'organisation et de prise de conscience, mais explorons en profondeur des méthodes qui ont fait leurs preuves :

• Matrice Eisenhower: Un cadre qui permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle a été créée par Eisenhower lui-même pour l'aider à hiérarchiser toutes ses tâches dans l'armée américaine.
• Méthode ABCDE : Classez les tâches de la plus importante à la moins importante, sur la base de cinq catégories, et attaquez-les dans cet ordre.
• Blocage du temps: Attribuer des plages horaires spécifiques dans une journée à des tâches spécifiques, respecter cette plage horaire et se concentrer uniquement sur cette tâche. Cette méthode est particulièrement bénéfique pour le travail par projet et permet d'éviter la surcharge ou le gaspillage d'énergie lié au multitâche.
• Le timeboxing: Semblable au blocage du temps, le timeboxing consiste à attribuer à une tâche une "boîte" de temps fixe et inviolable, en veillant à ce qu'elle soit réalisée dans ce laps de temps. Cette méthode est particulièrement efficace pour éviter que les tâches ne prennent plus de temps que nécessaire et permet de respecter les délais de manière plus cohérente.
• La technique Pomodoro: Utilisez un minuteur Pomodoro gratuit et planifiez votre temps de travail en tranches de 25 minutes, suivies d'une pause de 5 minutes. Nous savons que son nom vient du mot italien pour "tomate", mais ses effets sur la concentration et la lutte contre la procrastination ont été prouvés par la recherche.

Saviez-vous que même une méthode simple comme Don't Break the Chain, la méthode de productivité qui a fait de Seinfeld une légende, peut avoir un impact important sur votre productivité ?

Une fois appliquées, ces techniques vous aident à mieux contrôler votre emploi du temps quotidien, à minimiser les interruptions et à optimiser l'utilisation de votre temps. Dans le même temps, elles développent vos capacités de prise de conscience et d'organisation en vous aidant à organiser votre temps de manière plus efficace et en développant votre capacité à faire des estimations plus réalistes.

Vous pourriez être intéressé par :

• Les meilleures habitudes de travail pour dynamiser votre journée
• Modèles d'horaires de travail GRATUITS
• Modèles de gestion du temps
• Modèle imprimable de tableau de suivi du temps
• Modèles de blocage du temps
• Comment élaborer un plan de gestion du temps
• Rappels de feuilles de temps pour les équipes

Outils pratiques de suivi du temps

Si la gestion du temps consiste à planifier l'utilisation la plus efficace possible du temps, le suivi du temps permet d'aller plus loin dans la planification.

Le suivi du temps consiste à enregistrer de manière cohérente l'utilisation réelle du temps pour diverses activités. En retour, le suivi du temps vous fournira :

Des données précises sont nécessaires pour comprendre dans quelle mesure votre plan a été créé de manière réaliste, comment prévoir le prochain budget ou si vous devez modifier de manière proactive le délai d'un projet important, car il est en danger.

Comment une agence de communication suit le temps collectif pour maintenir le bon niveau de service à la clientèle

"Nous aimons tous utiliser Timeular. Il est vraiment facile à utiliser et simple, surtout si vous n'avez jamais fait de suivi du temps auparavant. Nous aimons vraiment l'utiliser et il nous est très utile." - Eva Lightfoot, Chargée de clientèle senior, Harpswood

En savoir plus

Vous pouvez également utiliser des méthodes de suivi traditionnelles telles que des calculatrices papier ou numériques (par exemple la calculatrice de feuilles de temps) ou le célèbre outil de suivi du temps Google Sheets. Google Sheets pour le suivi du temps et Excel time trackingToutefois, ces méthodes produisent des frictions et prennent beaucoup de temps.

À l'inverse, donner à votre équipe l'accès à une application de suivi du temps permet d'organiser et de gérer efficacement leur temps en temps réel.

Voici comment le suivi du temps permet de développer les trois compétences mentionnées :

• Il permet de prendre conscience de la situation en voyant les données suivies et en montrant à quel point les estimations étaient réalistes par rapport au temps de rotation.

Remarque: il s'agit du tableau de bord de productivité deTimeular - il permet de comprendre l'utilisation des applications, les moments où vous êtes le plus productif ou improductif, et les tâches qui vous font perdre du temps.

• Il développe l'organisation car il offre une interface simple avec de multiples façons de créer des projets, des étiquettes et des objectifs afin que vous et votre équipe puissiez planifier ;
• Améliore l'adaptation tout en vous donnant, à vous et à votre équipe, une vue d'ensemble en temps réel pour comprendre les progrès, y compris les ajustements nécessaires au plan.
• Pour une vue d'ensemble de l'utilité d'un outil de suivi du temps, consultez la section ci-dessous sur Timeular.

Un article complet sur les feuilles de temps manuelles et les raisons pour lesquelles il est temps de s'en débarrasser pourrait également vous intéresser.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre d'un outil de suivi du temps de travail

Le suivi du temps est souvent assimilé à du contrôle ou à de la microgestion par les employés. Il est donc important d'introduire cette pratique de manière intentionnelle dans votre équipe pour une transition en douceur.

Les meilleures pratiques recommandées pour une transition en douceur sont les suivantes :

• Choisissez un outil facile à utiliser: un outil de suivi du temps intuitif et facilement accessible minimisera la courbe d'apprentissage pour votre équipe et augmentera l'adoption. La compatibilité avec vos applications et flux de travail existants contribue également à son adoption et à sa commodité.
• Expliquez ses avantages : montrez à votre équipe que le suivi du temps n'est pas une mesure de surveillance, mais un moyen de réduire les heures supplémentaires, de devenir plus productif et de mieux gérer le travail. Expliquez également ses avantages pour votre organisation, tels qu'une meilleure planification des projets, une meilleure affectation des ressources et une amélioration des estimations de travail.
• Fournir une formation et un soutien: votre équipe jongle déjà avec un nombre incalculable de tâches et d'outils ; faites en sorte qu'il soit facile pour elle de commencer à utiliser un autre outil. Une formation initiale sur le nouvel outil et un soutien continu pendant que tout le monde se familiarise avec lui sont utiles.

CONSEIL : Idéalement, demandez aux consultants qui ont organisé la démonstration de l'outil avec vous de prévoir un atelier pour l'équipe. TimeularPar exemple, la société de conseil en gestion des ressources humaines de l'Union européenne propose un atelier initial gratuit pour aider à la mise en place et aux meilleures pratiques afin d'encourager l'adoption de l'outil.

"Les gens se plaignent beaucoup moins du suivi du temps grâce à l'interface facile de Timeular."

Kaitlin Snow Seamons, directrice exécutive de la création chez Harmon Brothers

Lire l'article complet

Contrôles réguliers: l'amélioration des compétences en matière de gestion du temps prend du temps, il est donc préférable de vérifier les données suivies qui peuvent fournir des indications sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Remarque: il serait préférable d'ajouter à vos listes de choses à faire des rappels aux étudiants (ou à votre équipe) pour qu'ils prennent l'habitude de suivre leur temps. Tout le monde n'aime pas forcément suivre son temps tout de suite.

Timeular - outil d'adoption par une équipe nombreuse

Explorons TimeularLa gestion du temps, l'une des meilleures applications de gestion du temps adoptée par plus de 100 000 utilisateurs.

Pourquoi Timeular favorise-t-il l'adoption par l'équipe?

Timeular est un outil de suivi du temps qui se caractérise par sa facilité d'utilisation et son automatisation. Il aide à éliminer le bruit afin que ses utilisateurs apprennent à utiliser le temps comme une ressource. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus appréciées :

• Capacités d'IA - qui permettent à votre équipe de suivre automatiquement le temps pendant qu'elle effectue des tâches en arrière-plan.

• Ses mesures anti-surveillance et de confidentialité des données - vous pouvez convaincre votre équipe avec ceci - Dans Timeular, les données suivies sont stockées uniquement sur l'ordinateur local, pas dans le nuage, et les managers ne peuvent pas espionner l'équipe pendant qu'elle travaille, car ils n'ont accès aux données suivies qu'après 24 heures.

• Plusieurs façons d'effectuer le suivi - votre équipe peut effectuer le suivi dans l'affichage du calendrier, avec raccourcis clavierou le tracker physique - il leur suffit de choisir ce qui leur convient le mieux.

• Le gadget physique de suivi du temps - permet de suivre jusqu'à 1 000 tâches en le retournant sur une autre face affectée à une tâche.

Qu'est-ce qui fait de Timeular un excellent outil pour les managers ?

Timeular permet aux gestionnaires de :

• Rationalisez les rapports de temps automatiquement pour identifier les modèles d'utilisation des applications et de productivité qui doivent être modifiés au sein de l'équipe ; ils peuvent également repérer les tâches et les activités génératrices de revenus qui devraient être priorisées.

• Aperçu des heures facturables et non facturables en un clic

• Plan de capacité et approbation basés sur le suivi des congés et des heures supplémentaires, y compris les congés payés et les congés de maladie, qui seront automatiquement reflétés dans la feuille de temps mensuelle. Remarque: de nombreux outils de ce type n'incluent pas le suivi des congés et des heures supplémentaires.

"Depuis que nous avons commencé à utiliser Timeular et à suivre notre temps, nous n'avons plus jamais fait d'erreur de planification, de création de propositions précises ou de budgétisation pour les clients. C'est tellement facile à utiliser. Tout le monde l'utilise et cela se voit. - AC Coppens, fondateur de THE CATALYSTS

Lire l'étude de cas

• Obtenez une vue d'ensemble des budgets en temps réel et évitez les dépassements de budget en recevant des notifications lorsque certaines limites ont été atteintes ;
• Visualisation des tâches: Vous pouvez visualiser en temps réel comment répartir le temps de l'équipe entre les différentes tâches. Il est également possible de hiérarchiser différemment les tâches en fonction de l'avancement du calendrier.

Toutes ces fonctionnalités de Timeular vous permettent de débloquer les compétences de gestion du temps mentionnées.

Facteurs contribuant à une bonne gestion du temps

Un moyen efficace d'enseigner les compétences en matière de gestion du temps consiste à créer une culture qui soutient et renforce la gestion du temps. Pour ce faire, il convient de tenir compte des conseils suivants :

Établir des attentes claires

Par une communication transparente, faites savoir aux membres de votre équipe à quoi ressemble une bonne gestion du temps et ce que l'on attend d'eux. Veillez à ce que ces attentes soient alignées sur les objectifs généraux de l'organisation.

En outre, la clarté concernant les délais, les objectifs des projets et les tâches quotidiennes évite la confusion et l'inefficacité. En tant que responsable, vous devez formuler clairement ces attentes et établir une norme pour la gestion du temps au sein de l'équipe.

Lectures recommandées:

• Combien de jours de travail par an ?
• Combien d'heures de travail par an ?

Encourager la responsabilité

Tout d'abord, l'obligation de rendre compte doit être présentée sous un jour positif, en encourageant le sens des responsabilités et la fierté du travail accompli.

Tenir les individus responsables du temps qu'ils consacrent à leurs tâches, les encourager à s'approprier leur temps et à le transformer à leur avantage.

Lorsque les membres d'une équipe s'approprient leurs tâches et leurs échéances, cela stimule non seulement leur productivité personnelle, mais contribue également à l'efficacité de l'ensemble de l'équipe.

• Responsabilité individuelle: Souligner l'importance de la responsabilité personnelle dans la gestion de son temps. Cela peut être encouragé par des contrôles réguliers et des rapports d'avancement.

• Responsabilité de l'équipe: Favoriser un environnement d'équipe où les membres se tiennent mutuellement responsables. Cet objectif peut être atteint grâce à des outils de collaboration, tels que outils de gestion du tempsqui permettent de voir les contributions de chaque membre.

  Avant de choisir vos outils, assurez-vous de bien comprendre les inconvénients de la surveillance électronique.

Favoriser la collaboration au sein de l'équipe

Encourager un environnement de collaboration peut aider les membres de l'équipe à hiérarchiser les tâches qui ont un impact sur les objectifs du groupe. Lorsque votre équipe travaille bien ensemble, elle peut rationaliser les processus et partager la charge de travail, ce qui se traduit par une utilisation plus efficace du temps.

• Réunions d'équipe: Des réunions régulières permettent d'aligner les objectifs, de répartir les tâches de manière équilibrée et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

• Outils de collaboration: Mettre en place des outils de collaboration qui facilitent le partage d'informations et le suivi des progrès entre les membres de l'équipe.

Lecture recommandée : Comment faire face à des collègues paresseux

Comment surmonter les difficultés liées à l'adoption de la gestion du temps

Malgré ses avantages, la mise en œuvre de pratiques de gestion du temps peut se heurter à des résistances. Les difficultés sont souvent liées à la gestion du changement qui doit être envisagée lors de la mise en œuvre d'une nouvelle stratégie ou d'un nouvel outil.

Défis communs

La résistance à la gestion du temps s'explique généralement par les raisons suivantes :

• Perception d'une microgestion: Les employés peuvent résister au sentiment d'être "surveillés" ou gérés de trop près.

• Courbe d'apprentissage: Il peut y avoir une réticence initiale en raison de l'effort supplémentaire requis pour adopter de nouvelles habitudes.

• Scepticisme: Certains membres de l'équipe peuvent ne pas voir immédiatement l'intérêt des pratiques de gestion du temps et du suivi.

Stratégies pour surmonter les résistances

Pour relever ces défis, il convient d'envisager les stratégies suivantes :

• Communiquer ouvertement: Abordez vos préoccupations de manière ouverte et transparente. Montrez les avantages de la gestion du temps et la manière dont ces pratiques renforcent l'autonomie plutôt qu'elles ne la restreignent.

• Lien avec les objectifs personnels: Aidez les individus à faire le lien entre une gestion efficace du temps et leurs objectifs de carrière personnels. Montrez-leur les avantages de la gestion du temps.

• Encouragez les progrès: Offrez des incitations aux personnes et aux équipes qui améliorent leurs pratiques en matière de gestion et de suivi du temps.

• Amélioration continue: Examinez et affinez régulièrement les processus de gestion du temps afin de vous assurer qu'ils correspondent à l'évolution des besoins de l'équipe.

Apprendre à gérer son temps de manière pratique grâce à des outils intelligents de suivi du temps

Commencez à suivre votre temps avec Timeular dès aujourd'hui

Essayez Timeular gratuitement

Conclusion

Enseigner la pratique de la gestion et du suivi du temps de manière efficace nécessite d'appliquer et de mettre en œuvre avec persévérance une routine cohérente, qui est en fin de compte un mélange de facteurs.

Tout commence par la compréhension des principes de l'utilisation efficace du temps, le choix de l'outil adéquat, la formation, la promotion d'une culture de soutien et la lutte contre les résistances grâce à un leadership stratégique.

En abordant ce défi avec diligence, empathie et une vision claire, vous pouvez catalyser une transformation qui non seulement améliore la productivité individuelle, mais aussi les performances de l'ensemble de l'organisation.

N'oubliez pas que la maîtrise du temps n'est pas une démarche solitaire. Que vous soyez un collaborateur individuel, un chef d'équipe ou un cadre supérieur, votre investissement dans l'enseignement et la modélisation des bonnes pratiques en matière de gestion du temps se répercutera dans votre organisation, conduisant à un lieu de travail plus efficace, plus heureux et, en fin de compte, plus performant.

FAQ

Lire la suite :

• Budgets horaires
• Conseils et astuces pour gérer son temps
• La clé pour augmenter les marges bénéficiaires des agences de marketing
• Que sont les heures facturables et leur importance pour votre chiffre d'affaires ?
• Les meilleurs livres sur la gestion du temps
• Citations sur la gestion du temps