Los 12 mejores consejos para controlar el tiempo en 2024
Según una investigación de Asana, el 60 % del tiempo de un equipo se destina a hacer cosas que no funcionan. No conviene que el seguimiento del tiempo entre también en esa categoría.
Ya sea que el seguimiento del tiempo sea una necesidad o una opción para tomar decisiones informadas, debe hacerlo de manera inteligente y eficiente.
Entonces, antes de que tu atención se distraiga, esto es lo que te mostraré en este artículo: 12 consejos para realizar un seguimiento del tiempo y aprovecharlo al máximo, además de comprender cómo una solución de seguimiento del tiempo puede ayudarte a lograr tus objetivos.
Con Timeular Puedes controlar el tiempo de forma automática, sin esfuerzo y de forma segura. Con la IA a tu lado.
Las herramientas de seguimiento del tiempo te brindan acceso a información crucial para comprender tu desempeño y los niveles de productividad, así como los de tu equipo. Sin embargo , debes comprender que implementarlas en tu rutina diaria puede ser complicado.
Llevar un registro de su tiempo es un trabajo extra que la mayoría de los empleados no quieren hacer, pero hay muchas maneras de hacerlo más fácil.
Pero ¿cómo? Vamos a profundizar en ello.
Los 12 mejores consejos para el seguimiento del tiempo
1. Comprenda por qué es importante realizar un seguimiento del tiempo de su equipo
Primero, no lo hagas sólo porque piensas vagamente que podría funcionar o ser útil.
Antes de comenzar a realizar un seguimiento del tiempo, debe tener claro por qué lo necesita . A continuación, se incluyen algunas preguntas que puede utilizar para comprender sus necesidades de seguimiento del tiempo:
- ¿Dónde pasamos la mayor parte de nuestro tiempo?
- ¿Los miembros de mi equipo están trabajando demasiado?
- ¿Qué proyectos y tareas son los más rentables?
- ¿Qué clientes son menos rentables?
- ¿Estamos facturando correctamente o estamos perdiendo oportunidades lucrativas?
- ¿Cuáles son las principales actividades que le hacen perder el tiempo a mi equipo?
- ¿En qué momento del día aparece la fatiga y disminuyen mis niveles de productividad?
- ¿Cómo sé en qué centrarme para escalar mi negocio?
2. Incorpore a su equipo
Este es un paso fundamental. Si su equipo no comprende los beneficios de la gestión del tiempo , solo lo considerarán como trabajo extra.
Por lo tanto, es mejor lograr que se involucren y hagan un seguimiento del tiempo antes de implementar algún sistema complejo de seguimiento del tiempo.
Aquí hay cuatro tácticas sencillas que puedes utilizar para persuadirlos:
- Muestre un estudio de caso o alguna información real: busque una empresa o un amigo que ya esté usando una herramienta de seguimiento de tiempo y pídales que compartan sus aprendizajes clave después de que comenzaron a usar una aplicación de seguimiento de tiempo, por ejemplo.
- Si no tiene ningún ejemplo a mano , eche un vistazo a las historias de éxito de Timeular con las mejores prácticas de seguimiento del tiempo de los usuarios .
- Comparte tus planillas de horas: la forma más fácil de demostrar algo es demostrar que conoces el proceso y compartir las mejores prácticas de seguimiento del tiempo. Haz un seguimiento de tu tiempo durante una o dos semanas antes de compartir los resultados con tu equipo.
- Explique los beneficios: proporcione a su equipo al menos tres puntos clave sobre cómo el seguimiento del tiempo mejoraría tanto su trabajo como los resultados de la empresa.
A continuación se muestran algunos ejemplos de beneficios.
- Nómina optimizada: cuando los equipos utilizan un software de seguimiento de tiempo, pueden transferir datos sin problemas desde la aplicación a su solución de nómina y minimizar los pasos y los errores humanos.
- Estimaciones de proyectos más precisas : cuando los gerentes saben cuánto tiempo les lleva a sus equipos completar las tareas, pueden predecir con precisión cuánto tiempo llevará un proyecto y reducir la expansión del alcance.
- Mejor gestión del equipo : puede asegurarse de que su equipo esté trabajando en tareas que se alineen con sus habilidades y no se esfuerce demasiado.
Pide su opinión: pregunta si tu equipo tiene inquietudes sobre el seguimiento del tiempo y busquen juntos la mejor solución.
3. Encuentra un rastreador de tiempo simple y fácil de usar
Si bien es posible que en un principio piense que las plantillas de seguimiento de tiempo son la forma correcta de simplificar el seguimiento de tiempo, existe una alternativa que no requiere recordatorios constantes en las hojas de horas .
Elija una herramienta automatizada de seguimiento del tiempo que le permita:
- Evalúe si tiene un panel de control intuitivo, fácil accesibilidad, monitoreo preciso y funciones de automatización.
- Vea todas las funciones del software de seguimiento del tiempo y cómo puede utilizarlas;
- Comprueba la compatibilidad e integraciones con diferentes dispositivos y software, y por supuesto, el precio;
Podrías probar varias herramientas , pero te presentaré brevemente mi herramienta preferida: Timeular – una herramienta de seguimiento del tiempo automática y sin esfuerzo, adorada por más de 100.000 usuarios satisfechos.
Timeular es una de las mejores aplicaciones de gestión del tiempo que ofrece a los usuarios formas flexibles de rastrear y administrar su tiempo de manera efectiva.
Con Timeular , usted y su equipo pueden:
- acelere el proceso de seguimiento del tiempo mediante el seguimiento automático con atajos de teclado simples o un cubo de seguimiento del tiempo ;
- Obtenga sugerencias de entrada de tiempo automatizadas basadas en los eventos de su calendario generados por IA;
- automatizar los informes de tiempo con solo unos pocos clics;
- Mantenga los presupuestos del proyecto bajo control con notificaciones de presupuesto;
- Realizar un seguimiento de las horas extras y utilizarlas Timeular para el seguimiento de las licencias con el fin de lograr cargas de trabajo equilibradas e informes precisos;
- Realice un seguimiento del tiempo facturable y no facturable con un solo clic;
- Integre Timeular con más de 3000 otras herramientas de su elección;
- Mantenga los datos seguros, ya que todos sus datos se almacenan localmente, con un cumplimiento del 100 % del RGPD como núcleo.
Este software también es muy flexible y se adapta a tus condiciones de trabajo: tanto si trabajas en la oficina como si tú y tu equipo trabajáis de forma remota, Timeular Te respalda con toda la información que necesitas para llevar tu negocio al siguiente nivel.
“Hemos ganado un 20% más de rentabilidad porque todo el mundo tiene el hábito de controlar el tiempo”. – Richard Wingfield, director técnico de Envision Design
4. Mantenlo simple
Este es uno de los mejores consejos para el seguimiento del tiempo, pero también uno de los más subestimados: keep.it.simple .
Al crear un marco de seguimiento del tiempo estructurado, es fácil dejarse llevar por todas las posibilidades y opciones de informes futuros. En lugar de crear decenas de categorías de actividades y subtareas diferentes, intente que sea lo más simple posible.
Para comenzar , realice un seguimiento de un máximo de tres actividades con su equipo. A partir de ahí, comience a agregar más actividades una vez que el equipo haya adoptado por completo el seguimiento del tiempo.
Para agregar un toque de sofisticación a su estructura de seguimiento del tiempo, cree etiquetas que las personas puedan agregar al registrar su tiempo. Una etiqueta es una etiqueta compartida que los miembros del equipo pueden usar para categorizar sus entradas de tiempo. Por ejemplo , una etiqueta podría ser #trabajo reactivo o #trabajo proactivo .
Las etiquetas deberían servir como un complemento a los datos de seguimiento del tiempo, haciendo más fácil recordar exactamente en qué tareas se dedicó el tiempo.
SUGERENCIA: Si realiza un seguimiento de las horas de trabajo ocasionalmente, pruebe la Calculadora de tarjeta de tiempo gratuita.
5. Crear un sistema de resolución de problemas
Es perfectamente normal arruinar las cosas al principio cuando todavía estás aprendiendo.
Imagina que has completado la tarea de planificar un proyecto junto con un cliente. ¿Debería registrarse en la categoría “Reunión”, “Planificación” o “Trabajo para clientes” ?
Para evitar este tipo de confusión , establezca reglas claras sobre qué actividad corresponde a cada proyecto y asegúrese de que todo el equipo esté al tanto. Puede resultar muy útil para su equipo si crea un documento de preguntas y respuestas o un hilo de Slack donde todos puedan enviar preguntas sobre el registro de su tiempo.
También puedes crear un archivo compartido con ejemplos de cómo realizar un seguimiento de las distintas tareas y actividades. Añade explicaciones sobre por qué cada una de ellas pertenece a una categoría específica. Además, asegúrate de revisar las planillas de horas con regularidad para comprobar si todos han registrado su tiempo correctamente.
6. Establecer reglas
Para evitar un caos total , establezca derechos de usuario que impidan que todos los usuarios editen su sistema de seguimiento del tiempo. No desea que cada persona cree categorías de tareas al azar. Usted, o una persona designada por usted para ese propósito, debe ser la única que pueda crear categorías para que todo sea coherente.
También debes asegurarte de que todos tengan al menos 10 minutos al día para registrar su tiempo. De lo contrario, a fin de mes, los colegas perezosos tendrán todo el mes vacío y eso generará un caos en tu sistema de seguimiento del tiempo. Si notas que alguien tiene dificultades, ofrécele ayuda, ya que adoptar un nuevo hábito es difícil.
Pregunte periódicamente a los miembros de su equipo si comprenden el nuevo sistema y si necesitan orientación adicional.
Nota : No estoy sugiriendo monitorear a los empleados, sino más bien identificar problemas de seguimiento de tiempo dentro de su equipo y compartir tantas prácticas recomendadas de seguimiento de tiempo como sea posible regularmente.
Timeular , por ejemplo, ofrece sesiones de consultoría cuando los nuevos equipos comienzan a registrar el tiempo y les ayuda a establecer las reglas, junto con las mejores prácticas de registro del tiempo.
7. Dile adiós a las hojas de cálculo
Excel fue una herramienta todopoderosa durante bastante tiempo, ayudando a las empresas a ser más eficientes y facilitando el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados, al tiempo que mejoraba la productividad.
Pero ya no es así . Completar manualmente las entradas de tiempo en las planillas de horas de Excel es una pérdida de tiempo y, a menudo, da lugar a errores humanos.
Hoy en día, existen muchas mejores opciones para realizar un seguimiento de su tiempo, como una herramienta de seguimiento de tiempo basada en la nube que también compila sus informes además de realizar un seguimiento sistemático del tiempo de su equipo.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de control de tiempo en lugar de Excel? Estos son:
- Es mucho más fácil: no es necesario enviar decenas de correos electrónicos para recopilar las planillas de horas de todos. Todos los datos están a un solo clic de distancia en su herramienta de seguimiento de horas.
- Hay menos errores: al llevar un registro en una herramienta automatizada, te darás cuenta al instante si algo no cuadra, ya sea que las entradas de tiempo o la duración esperada de un proyecto sean sospechosamente bajas o si algunos empleados están superando a otros por un amplio margen.
- No más entrada doble de datos: en lugar de registrar el tiempo de su equipo en hojas de cálculo y luego compilarlo en un informe de trabajo, puede obtener informes creados automáticamente dentro de su herramienta de gestión del trabajo.
- Utilice su rastreador en cualquier momento y en cualquier lugar: mientras las hojas de cálculo de Excel residen en nuestras PC, una herramienta basada en la nube hace que sus hojas de tiempo sean accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento.
Mira esto: Memes divertidos sobre hojas de horas
8. Utilice el bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo implica dedicar un período determinado de la jornada laboral a una tarea específica. Es como dividir la lista de tareas diarias en bloques de tiempo. También podríamos llamarlos franjas horarias para trabajar en tareas o proyectos. Eso significa eliminar distracciones y utilizar todo ese tiempo para realizar la mayor cantidad de trabajo posible.
Sin embargo , el bloqueo de tiempo depende en gran medida de su industria y de si trabaja de forma independiente o colabora con otros miembros del equipo.
Por lo tanto, puede resultar difícil reservar tiempo para algunos espacios de trabajo y trabajos porque son muy dinámicos. Recuerde que este método de planificación debería mejorar su jornada laboral, no hacerla más estresante.
Asegúrese de que la naturaleza de los proyectos dentro de su equipo o empresa sea adecuada para esta técnica y, si es así, utilícela.
Incluso la regla de los cinco minutos de Elon Musk se basa en principios de bloqueo de tiempo; solo lo digo.
- SUGERENCIA: Descargue nuestras plantillas de bloqueo de tiempo de forma gratuita .
9. Prioriza los elementos en tus listas de tareas pendientes
Ya sea el seguimiento del tiempo personal o el seguimiento de las horas de trabajo, una de las herramientas fundamentales para la gestión del tiempo es la todopoderosa lista de tareas pendientes.
Simple pero potente, consolida todo lo que necesita hacer en un solo lugar, desde las tareas más pequeñas hasta las más grandes.
Una vez que tengas la lista , puedes establecer prioridades y abordar las tareas importantes primero. Priorizar esa lista te asegura concentrarte en los elementos más importantes en lugar de ceder a la tentación de trabajar en los elementos menos importantes porque son más fáciles de hacer.
Además , usar una lista de tareas pendientes te permite marcar las tareas que has completado. Al final del día, en lugar de sentirte abrumado por las fechas de entrega que se avecinan, marcar las tareas de tu lista te dará una sensación de logro.
También escribimos sobre los mejores métodos de priorización y las principales herramientas de priorización de carga de trabajo para ayudarlo a categorizar su carga de trabajo.
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10. Divida las tareas grandes en tareas más pequeñas
Cuando se trabaja en un proyecto extenso y arduo, es fácil sentirse abrumado por la magnitud de las tareas que uno debe completar. Esta sensación puede impedir que uno avance, dañar la moral y hacer que la carga de trabajo parezca casi imposible.
Pero, de la misma manera que comerías una comida copiosa en pequeños bocados, puedes realizar cualquier tarea, sin importar cuán larga y complicada sea, si puedes dividirla en partes manejables. Una vez que lo hayas hecho, solo necesitas abordar esas partes individualmente.
Por lo tanto, un sistema de medición del trabajo que divida las tareas en base horaria y diaria permitirá lograr un esquema de tareas más amplio u objetivos a largo plazo de una manera mucho más fácil.
11. Automatizar tareas
En cualquier guía reciente con las mejores prácticas de seguimiento del tiempo, encontrará automatización .
Recopilar datos manualmente es bastante monótono y repetitivo y, para ser justos, ya no tiene ningún valor agregado.
Por lo tanto, hay algunas cosas que son súper importantes automatizar y que te permitirán ahorrar mucho tiempo.
Solo por curiosidad, ¿sabías que sin una aplicación de automatización de tareas , un empleado promedio pasa alrededor de 3 horas al día repitiendo la misma tarea tediosa en lugar de concentrarse en proyectos más creativos? Esto ha resultado en una disminución de la productividad, la eficacia y la motivación laboral en muchas empresas de todo el mundo.
Los informes muestran que las empresas que adoptaron la automatización del trabajo consiguieron que casi el 60 % de sus empleados ahorraran seis o más horas a la semana cuando se automatizaron algunos aspectos repetitivos de sus trabajos. Esto es posible porque la automatización del lugar de trabajo puede gestionar alrededor del 45 % de las tareas repetitivas.
La automatización de tareas es un excelente potenciador de la eficiencia. Descubra más consejos para mejorar la eficiencia empresarial
La automatización de tareas es un excelente potenciador de la eficiencia. Descubra más consejos para mejorar la eficiencia empresarial .
12. Utilizar datos para tomar decisiones
La capacidad de tomar decisiones cruciales mediante el uso de software de seguimiento del tiempo se basa en hechos y proporciona buenos datos para una gestión más inteligente en general. En general, esto conduce a una mejora dentro de la empresa, ya que el usuario final comprende su estilo de trabajo y lo que necesita mejorar.
Con el seguimiento del tiempo, un gerente comprende los problemas de habilidades y capacidades dentro del equipo y qué tipo de cambios se deben realizar para que las cosas funcionen sin problemas. El seguimiento del tiempo también ayuda a comprender la dinámica de un equipo al segmentar el desempeño en múltiples dimensiones.
El rendimiento siempre variará en función de muchos factores, como las habilidades, la educación, los gerentes o la ubicación del empleado. Sin embargo, los datos enriquecidos generados por el software de seguimiento del tiempo brindarán la información necesaria para ejecutar las operaciones a gran capacidad y con la máxima eficiencia.
¿Sabías que el seguimiento del tiempo te ayudará a realizar mejores estimaciones de tiempo ?
¿Sabías que el seguimiento del tiempo te ayudará a realizar mejores estimaciones de tiempo ?
Conclusión
Como se dijo, el seguimiento del tiempo puede ser muy efectivo y ayudarle a mejorar su productividad y sus resultados generales.
Pero debe hacerse correctamente, basándose en las mejores prácticas de seguimiento del tiempo pertinentes. Con suerte, aprendió los mejores consejos de seguimiento del tiempo y los aprovechó al máximo.
No existe una única forma de llevar un registro del tiempo, por lo que no se espera que sigas todas y cada una de las reglas mencionadas. Concéntrate en encontrar el sistema de registro, las reglas y las prácticas que se adapten a tu empresa y a tus necesidades, así como a las de tus empleados.
No basta con elegir un software de gestión del tiempo. Una vez que se decida por el sistema, para obtener los mejores resultados, asegúrese de que especialistas le enseñen cómo realizar la configuración y las reglas de seguimiento del tiempo que más le convengan.
Con Timeular Puedes controlar el tiempo de forma automática, sin esfuerzo y de forma segura. Con la IA a tu lado.
Preguntas frecuentes
Sí, el seguimiento del tiempo mejora la productividad y el rendimiento general. Ayuda a medir la productividad, tanto en el seguimiento del tiempo personal como en el trabajo. Una vez medido, ayuda a que usted y su equipo desarrollen un sentido de responsabilidad y urgencia durante el proceso de trabajo. Los datos recopilados mediante el seguimiento del tiempo pueden indicarle qué debe optimizarse para ser más productivo.
Sí, el seguimiento del tiempo de los empleados es completamente legal, a diferencia del monitoreo del tiempo. Timeular Por ejemplo, está diseñado con antivigilancia y cumple al 100 % con el RGPD. Almacena datos solo en su computadora local y los gerentes tienen acceso a las entradas de tiempo de un empleado con un retraso de 24 horas. Todos sabemos que los empleados no están interesados en el seguimiento del tiempo a menos que no se sientan monitoreados en tiempo real.
Existen diferentes formas de realizar un seguimiento del tiempo de manera eficiente, como una agenda de papel, una agenda en línea, una aplicación de seguimiento del tiempo o una simple hoja de cálculo . Lo más importante al final del día es implementar un sistema de seguimiento del tiempo que se adapte a tu flujo de trabajo. No puedo evitarlo, pero sugiero que también se automatice.
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