Cómo crear un plan de gestión de riesgos del proyecto
Planificar y documentar son dos acciones obligatorias en la gestión de proyectos porque son la base de un plan de gestión de riesgos de proyectos.
Son un paso vital para el éxito del proyecto, ya que establecen qué medidas hay que tomar, quién es responsable de cada cosa en el ciclo de vida del proyecto y cómo responder cuando surgen riesgos y obstáculos.
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Este plan documentará los riesgos potenciales para una organización y un proyecto y los pasos que seguirá el equipo que trabaje en él para mitigarlos y afrontarlos.
Independientemente de su alcance (puede implicar a todos los grupos de la organización o sólo al director de proyecto y su equipo), un plan de gestión de riesgos de proyecto establece cómo identificar los riesgos potenciales y cómo realizar el análisis de riesgos.
Lea nuestra guía para saber qué es y cómo crear un plan de gestión de riesgos del proyecto. Encontrará todo lo que necesita saber al respecto.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
Un plan de gestión de riesgos de un proyecto es un documento que describe cómo se ejecutará el proceso de gestión de riesgos de un proyecto. Establece cómo enfocar la gestión de riesgos: fondos, qué herramientas se utilizan para identificar, comprender y gestionar los riesgos relacionados con el proyecto, y cuáles son las responsabilidades de cada miembro del equipo en la gestión de riesgos.
Este plan debe esbozarse incluso antes del inicio del proyecto y ser una referencia constante para quienes trabajan en él.
No es un plan estático y puede ajustarse, pero debe garantizar que el proceso de gestión de riesgos funciona y que los riesgos se abordan.
Un plan de este tipo puede guiarse por estas preguntas:
- ¿Qué es este proyecto y por qué se trabaja en él ahora?
- ¿Qué hará el equipo para identificar, registrar, evaluar y controlar los riesgos a lo largo del proyecto?
- ¿Qué categorías de riesgo vamos a gestionar?
- ¿Qué metodología se utilizará para evaluar la gravedad del riesgo?
- ¿A quién pertenecen los riesgos y qué se espera de ellos?
- ¿Cuánto riesgo es demasiado riesgo?
- ¿Cuáles son los riesgos y qué vamos a hacer al respecto mientras dure el proyecto?
Lea también: ¿Cómo seguir el progreso de un proyecto?
8 Ventajas de un plan de gestión de riesgos del proyecto
Un plan de gestión de riesgos es una parte obligatoria de la gestión de proyectos.
Este tipo de plan permite y posibilita a los gestores de proyectos supervisar la totalidad de su plan desde todas las perspectivas, teniendo la posibilidad de comprobar todos los recursos necesarios.
Estas son las principales ventajas de crear y aplicar un plan.
1. Identificación de problemas
Esta identificación de problemas y riesgos es necesaria desde el principio para evaluar la cuestión y crear una respuesta.
Un plan de gestión de riesgos identifica los riesgos en piedra, teniéndolos constantemente presentes durante la trayectoria del proyecto.
Lea también: ¿Qué son los informes de gestión de proyectos?
2. Datos de mejor calidad
Para tomar mejores decisiones, es necesario disponer de datos de la mejor calidad. Disponer de un plan de gestión de riesgos del proyecto requiere recopilar información, sobre todo técnica si se aplica a su proyecto concreto.
La estructuración del plan será el motor que impulse la recopilación de tantos datos como sea posible.
3. 3. Mejor comunicación
El plan también exigirá una forma mejor y más eficaz de comunicar la información sobre riesgos a todos los niveles de la organización.
CONSEJO: Obtenga los mejores consejos para mejorar la comunicación de su equipo.
4. Evitar más riesgos y sorpresas
Un plan de gestión de riesgos sólido y completo es de gran ayuda para mitigar las sorpresas negativas inesperadas y los nuevos riesgos.
5. Mejor cumplimiento del presupuesto
Todos los factores presentados en esta lista redundan en el éxito de la ejecución y en una mejor aplicación del presupuesto desde el principio del proyecto.
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6. Evitar las distracciones del equipo
Al tener claras sus funciones y lo que se espera de ellos, el rendimiento de los miembros del equipo estará comprometido en todo momento.
Un buen plan de gestión de riesgos también creará objetivos y expectativas realistas con todas las partes interesadas.
7. Cumplimiento más eficaz de los procesos
Los procesos formales establecidos en un plan de gestión de riesgos se cumplirán con mayor eficacia, lo que significa que los problemas y las cuestiones podrán gestionarse y resolverse fácilmente.
8. Respuestas más proactivas
Tener capacidad de gestión de riesgos es una habilidad crítica para cualquier gestor de proyectos. Así, contar con un plan de gestión de riesgos ayudará al equipo a tener una actitud más proactiva a la hora de responder a los eventos de riesgo. Ser proactivo en lugar de reactivo beneficiará al proyecto y sus resultados.
Cómo crear un plan de gestión de riesgos para un proyecto
Cada uno de estos pasos puede ajustarse y adaptarse al tipo de proyecto de que se trate, y éste es un esbozo general de los pasos necesarios.
1. Reúna toda la documentación de apoyo necesaria
Según los mejores blogs de gestión de proyectos y los mejores cursos de pm, hay documentos de apoyo que es esencial tener a la hora de planificar un plan de gestión de riesgos del proyecto. Se trata de la carta del proyecto, el plan de gestión del proyecto y el registro de las partes interesadas.
Este último documento reúne información sobre las partes interesadas en el proyecto y los distintos conjuntos de riesgos asociados a ellas.
El plan de gestión del proyecto revisa todas las metodologías utilizadas en la gestión y el seguimiento del proyecto, y la carta del proyecto establece formalidades, como quién es el director del proyecto y cuáles son los objetivos finales del empeño.
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2. Proporcionar contexto
Ahora es el momento de contextualizar, comprender y explicar el valor empresarial del proyecto y el impacto negativo que puede tener el efecto de los riesgos.
El efecto negativo final es el fracaso del proyecto. El contexto será beneficioso a la hora de debatir la gestión de riesgos con el equipo.
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3. Definir la metodología para identificar/evaluar los riesgos
Los métodos elegidos para identificar los riesgos deben ser sostenibles para el equipo a lo largo de todo el proyecto y, por supuesto, adaptables a distintos tipos de proyectos.
En una sesión de lluvia de ideas con los miembros del equipo y las partes interesadas se definen las categorías de riesgo que se tendrán en cuenta en este proyecto concreto y las respuestas que deben darse. También es bueno establecer la escala de gravedad de cada categoría de riesgo.
4. Identificar los riesgos
Ahora es el momento de pensar en todas las cosas que pueden salir mal durante el ciclo de vida de un proyecto. Otra lluvia de ideas en grupo o un taller sobre riesgos puede ser una buena idea para identificar, evaluar y planificar la respuesta a riesgos concretos.
Es aconsejable tener una visión general del proyecto desde todos los grupos de participantes, incluidos los miembros del equipo, las partes interesadas y los patrocinadores, para no pasar por alto ningún tipo de riesgo específico que no se tenga en cuenta.
También es útil examinar proyectos anteriores para saber qué puede salir mal o está saliendo mal en el actual.
5. Asignar propietarios a los riesgos identificados
A medida que se identifican los riesgos, hay que asignarles propietarios. Un gestor de proyectos no es dueño de todas las respuestas a los riesgos, pero sí es responsable de elegir a la persona adecuada para que se encargue del problema, teniendo en cuenta las aptitudes, la experiencia y el área de especialización de la persona.
Es importante asegurarse de que todos los propietarios de los riesgos conocen sus responsabilidades y tienen acceso al plan de gestión de riesgos y lo leen en todo momento.
Descubra cómo el método de gestión de proyectos en cascada puede ayudarle a mejorar su capacidad de gestión.
6. Utilice el registro de riesgos para controlar todo
Utilice el registro de riesgos para mantener todo documentado a lo largo de todas las fases, especialmente después de identificar y asignar la propiedad. Este registro también puede incluir fotografías si se utiliza material visual durante los talleres y las sesiones de intercambio de ideas.
Mantener actualizado un registro de riesgos puede parecer una tarea burocrática que lleva mucho tiempo, pero es fundamental en la gestión de riesgos. Cada riesgo y sus detalles clave se registran y luego se analizan según áreas clave: descripción, categoría de respuesta al riesgo, respuesta al riesgo y propietario del riesgo. Esto permitirá establecer una correlación entre los riesgos en caso de que existan.
7. Seguir vigilando los riesgos
Por supuesto, hay que vigilar los riesgos hasta su resolución. El propietario tiene que mantener al gestor al tanto de todo mediante llamadas o correos electrónicos para tener una idea exacta del avance general del proyecto.
Mantenga actualizado puntualmente el registro de riesgos. Si es posible, dentro de las condiciones de tu proyecto, es buena idea organizar talleres de riesgos periódicamente a lo largo del proyecto.
Lea también: Creación de un plan de seguimiento de proyectos
8. Asegúrese de que el plan de gestión de riesgos es accesible
El registro de riesgos de cualquier proyecto puede ser beneficioso para futuras referencias y la base de cualquier proyecto futuro.
Consejos adicionales para crear el plan perfecto de gestión de riesgos del proyecto
Para reforzar aún más el plan de gestión de riesgos del proyecto, pueden ser útiles algunos hábitos y consejos adicionales. He aquí algunos ejemplos:
- Evite la multitarea: ocuparse de tareas relacionadas con el riesgo exige una atención plena, así que evite ocuparse de otras tareas mientras está centrado en el riesgo, porque la multitarea disminuye la productividad.
- Utilice herramientas de control del tiempo: las herramientas de control del tiempo son útiles porque le ayudan a controlar (y registrar) la duración de las sesiones del taller, los periodos de registro de riesgos, los riesgos sensibles al tiempo, los periodos de bloqueo para una concentración total, etc. Una herramienta de control del tiempo también le ayudará a hacer mejores estimaciones de tiempo para su proyecto y sus tareas. CONSEJO: las funciones de control del tiempo deTimeular pueden ser muy útiles en este caso.
- Mantenga todo bien documentado - Aparte de la documentación requerida, guarde notas de las reuniones y gestione los procesos por correo electrónico, para que siempre quede constancia.
¿En qué sentido es fundamental un plan de gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
Todo proyecto puesto en marcha por un equipo o una organización tiene un porcentaje de riesgo que se cierne sobre él.
Es una especie de interpretación de la Ley de Murphy, pero menos dramática: todo lo que puede salir mal, saldrá mal. Para evitar la presencia de riesgos no deseados, es esencial la documentación que construye el plan de gestión de riesgos del proyecto.
Cada paso de este plan ayudará a identificar y anticipar los escenarios que pueden poner en riesgo el proyecto y las formas de mitigar dicho riesgo y responder a los problemas causados. La falta de un plan de gestión de riesgos pone en peligro todo el trabajo invertido en el proyecto, impidiendo rápidamente que alcance el resultado deseado. La gestión de riesgos es fundamental durante el inicio, la planificación y la ejecución del proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable de la gestión de riesgos en un proyecto?
La gestión de riesgos suele formar parte de las responsabilidades del miembro más veterano de un equipo de proyecto, al que pueden ayudar los profesionales de la gestión de riesgos.
¿Quién aprueba el plan de gestión de riesgos?
El plan de gestión de riesgos suele ser aprobado por el director del proyecto o el miembro de mayor rango de la empresa/negocio.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de riesgos de un proyecto?
Los principales pasos de la gestión de riesgos de un proyecto son identificarlos, analizarlos, establecer prioridades, asignarlos, supervisarlos y responder a ellos.
¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de riesgos?
Las herramientas de análisis de riesgos incluyen una simulación Monte Carlo, una matriz de riesgos, una estructura de desglose de riesgos y herramientas de recopilación de información como el propio plan de gestión de riesgos. Muchos programas informáticos de ese mercado reúnen todos estos elementos, como SAP Risk Management, AuditBoard, Proofpoint Intelligent Compliance y A1 Tracker, entre otros.
¿Qué es la fórmula de la matriz de riesgo?
Una matriz de riesgo es una fórmula utilizada para la evaluación de riesgos. Uno de sus ejes se utiliza para asignar la probabilidad de un riesgo, y el otro para determinar la consecuencia o gravedad. Así, el riesgo es igual a la probabilidad multiplicada por la gravedad.
Conclusión
Lleva tiempo definir y estructurar un plan de gestión de riesgos, pero es la mejor inversión posible en términos de gestión de proyectos.
Un buen plan de gestión de riesgos es sinónimo de una base sólida para su proyecto. Puede ahorrar tiempo y dinero, reducir los niveles de estrés y ser un excelente apoyo para un equipo de trabajo.
Definir este tipo de plan es una forma de allanar el camino hacia el éxito dando prioridad a la identificación de riesgos y permitiendo la preparación para hacer frente a tales problemas.
La colaboración y la comunicación mejoran al contar con un buen plan de gestión de riesgos del proyecto, ya que se añade una capa de seguridad al proyecto.
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