Cómo gestionar varios proyectos: 14 pasos
Todas las empresas buscan un gestor de proyectos capaz de gestionar varios proyectos simultáneamente. Es una habilidad compleja de conseguir hoy en día, así que cuando una empresa encuentra a alguien así, invierte en un gestor de proyectos inmediatamente.
No es una tarea fácil, pero con disciplina y pasión por esta línea de trabajo, se puede mantener una rutina en la que todo y todos a su alrededor estén cronometrados y listos al minuto.
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Cuando se trabaja en varios proyectos, hay poco margen de error, y cada minuto cuenta para que todo vaya por buen camino.
Teniendo esto en cuenta, en este artículo descubrirás la incalculable experiencia de gestionar múltiples proyectos. Obtendrás una guía completa sobre este tema, siguiendo un útil paso a paso para introducirte en esta compleja habilidad.
Por último, también obtendrá los mejores consejos que le ayudarán a convertirse en el mejor multitarea de la gestión de proyectos.
Cómo gestionar varios proyectos
- Asegúrate de priorizar tus acciones
- Utiliza el bloqueo horario para preservar tus horas
- La concentración es el ingrediente secreto
- Elimine los elementos no cruciales de su carga de trabajo
- Delegue sus tareas urgentes pero no importantes
- Encuentre la manera de ver el panorama general de la planificación de su proyecto
- Invierta en el análisis de sus progresos
- Aproveche los elementos flexibles
- La organización es clave
- Mantener informados a todos los implicados
Trabajar en varios proyectos, sobre todo si son increíblemente diferentes, es hacer malabarismos. Como gestor de proyectos, ya es bastante difícil controlar el flujo de trabajo de tus tareas, imagínate cuando implica al resto del equipo y sus respectivas tareas.
Todas las tareas de planificación, seguimiento, análisis y revisión son mucho más difíciles cuando se trabaja en más de un proyecto a la vez.
Por eso, cuando uno es gestor de proyectos y gestiona varios, debe elaborar estrategias para todas las tareas implicadas en cada proyecto.
Siguiendo esta línea de pensamiento, es posible sobresalir como gestor de proyectos, mientras compaginas tu trabajo y atención en cada uno de ellos. Si sigues religiosamente este paso a paso, triunfarás en la multitarea de tus proyectos.
1. Asegúrate de priorizar tus acciones
Establecer prioridades es la regla principal de todo proyecto en el que participes, sobre todo si lo diriges tú.
Lo primero es lo primero: debe recopilar una lista de lo que es más importante en los proyectos que tiene actualmente en cartera, porque los distintos proyectos requieren distintas prioridades por su parte y por parte de su equipo.
En realidad, lo que necesitas es definir qué es urgente y qué no lo es, porque así podrás prestar toda tu atención a lo que la necesita.
Sólo tienes que reunir la lista de gestión de tus proyectos y asignarles las siguientes categorías:
- Importante y urgente;
- Importante, pero no urgente;
- Urgente, pero no importante;
- Ni urgente ni importante.
Lo ideal sería que su equipo se centrara únicamente en la segunda categoría: esencial pero no urgente. En realidad, algunas actividades seguirán también en otras categorías. Para saber qué hacer en cada tipo, lee los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo de Stephen Covey.
Recuerde que, independientemente de la priorización de cada tarea, tendrá que hacer un seguimiento de cada una de ellas para conocer sus plazos y las consiguientes prioridades.
Lee también: Cómo hacer un informe de proyecto
2. Utiliza el bloqueo temporal para preservar tus horas
Equilibrar todo entre todos los proyectos que tienes requiere una gestión excepcional de la carga de trabajo por tu parte. Se necesita mucho esfuerzo, compromiso y concentración para completar las tareas y supervisar las de tu equipo.
Para poder trabajar en múltiples proyectos y, al mismo tiempo, cumplir con tu trabajo, debes bloquear el tiempo para hacer las cosas. El bloqueo del tiempo, o timeboxing, es la técnica ideal para aumentar la productividad, y es clave cuando se trabaja en varios proyectos.
¿Sabías que Elon Musk utiliza el bloqueo temporal de 5 minutos para organizar su agenda?
El timeboxing le permite centrarse en sus tareas sin distracciones de su equipo o de otras llamadas. Esta técnica garantiza tu plena presencia y dedicación.
Debes hacer un seguimiento de tu tiempo si quieres calcular con precisión el tiempo que te llevará cada tarea y planificar con exactitud los siguientes plazos.
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3. La concentración es el ingrediente secreto
Concentración es otra palabra que debe destacar en tu vocabulario. Es la única manera de no distraerte mientras haces malabarismos con los proyectos que te has propuesto.
Sólo podrá alcanzar un nivel óptimo de productividad si utiliza sus franjas horarias de forma inteligente y estratégica para mantenerse alerta.
La única respuesta es priorizar cada tarea y ocuparse de las más importantes. Asegúrate de estar rodeado de las cosas que te hacen más productivo, aunque sea escuchando música o en un lugar tranquilo; elige.
Asegúrate de establecer la configuración adecuada para ti y déjate llevar por las tareas que tienes por delante.
4. Elimine los elementos no cruciales de su carga de trabajo
Durante una jornada laboral normal, por desgracia, es muy normal que te encuentres con imprevistos y sucesos aleatorios que pueden afectarte enormemente, sobre todo si se trata de un día ajetreado, y también como gestor de proyectos.
Si eres una persona que se ocupa mucho de esto, tienes que anticiparte a esos días difíciles que pueden dejarte estresado y retrasado en tus tareas. Repasa todas las cosas críticas de las que tienes que ocuparte, así como los plazos de cada una.
Una estrategia útil para ocuparse de los elementos no cruciales es asignarlos a una parte del día, mejor por la tarde, cuando su nivel de atención sería menor. Bloquea el tiempo para realizar todas las tareas triviales en lugar de repartirlas entre varias horas. Esto te ayudará a mantener la concentración.
Lea nuestro blog y descubra cómo puede ahorrar tiempo utilizando un software de automatización de tareas
5. Delegue sus tareas urgentes pero no importantes
A la hora de crear un equipo de alto rendimiento, aprender a delegar tareas es imprescindible para su índice de éxito. Deberías delegar tareas en tu equipo si tienes que completar tareas urgentes pero sin importancia en cualquier proyecto.
Por supuesto, esto implica confianza entre los miembros del equipo. El truco está en que asignes cada tarea a cada equipo del miembro que creas que sería el experto designado para ella.
Sin embargo, la confianza es un privilegio que puede retirarse rápidamente si ocurre algo. Vigila las tareas que delegas, así podrás ofrecer apoyo y hacer un análisis final para asegurarte de que todo está perfecto.
Delegar tareas es una de las cuatro D de la gestión del tiempo. Lee nuestro post para saber qué significan las 4 D.
6. Encuentre una forma de ver el panorama general de la planificación de su proyecto
Si cuentas con un software de gestión de proyectos que te ayude a equilibrar tu trabajo, podrás ver toda la planificación de tu proyecto de un vistazo. Así podrás ver con más precisión los hitos de tus proyectos o las fases de tu carrera y su impacto en el proyecto.
Esto le permitirá prepararse para todo lo que pueda aparecer y ver si puede hacer algún trabajo extra en torno al proyecto que de otro modo no se plantearía.
7. Invierte en el análisis de tus progresos
Gestionar varios proyectos es complicado, sobre todo porque puedes perder rápidamente el rastro de algunas tareas o análisis que necesitas. Para evitarlo y conseguir que tu proyecto tenga éxito, haz un seguimiento de tu progreso en todos tus proyectos.
Una buena idea es utilizar una lista de control de gestión de proyectos para asegurarte de que lo recuerdas todo. Al mismo tiempo, intenta reunir toda la información y centralizarla en un solo lugar. Un consejo útil es dedicar tiempo a revisar todo lo que está hecho y lo que no.
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8. Aprovechar los elementos flexibles
Una de las acciones críticas para gestionar múltiples proyectos es conocer el significado de los plazos establecidos.
Lo cierto es que algunos plazos son fijos y no se pueden cambiar, pero otros pueden ser más flexibles. Aprovecha esas fechas flexibles y muévelas hasta que te sientas más cómodo y puedas trabajar con más facilidad.
Presta siempre atención a estas franjas horarias en cada proyecto porque pueden ser una excelente oportunidad para ganar tiempo para otras tareas esenciales.
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9. La organización es clave
Planificar un proyecto es diferente de mantenerse organizado. Puede ser un error brutal favorecer a uno en detrimento del otro, porque organización y planificación deben ir de la mano.
Establezca procesos, sistemas y todos los elementos que puedan ayudarle a abarcar su organización y planificación. Además, busca herramientas que te ayuden a mantenerte organizado en la planificación de tus proyectos.
Puede ser una buena idea utilizar una o varias herramientas de gestión de proyectos que te ayuden a organizarte.
Debes tener fácil acceso a los calendarios de todos los proyectos y a las listas de tareas pendientes relacionadas con los proyectos en curso. Para mantener tu atención centrada en cada proyecto, asígnale una franja horaria en función de su prioridad.
Para mantener el ritmo de tu productividad, tienes que permanecer concentrado en la tarea en la que estás trabajando, tal y como se menciona más arriba en el paso del método de concentración.
10. Mantener informados a todos los implicados
Como gestor de proyectos, es perfectamente normal que no se pueda hacer todo simultáneamente para todos. Por eso, en un proyecto de envergadura intervienen muchos expertos para que todo vaya sobre ruedas.
Es importante que tu equipo y las partes interesadas estén al tanto de lo que ocurre, para mantenerlos atentos a las acciones que estás llevando a cabo para hacer crecer el proyecto.
Todos los implicados deben estar en todo momento al tanto de lo que ocurre, por lo que la colaboración es imprescindible.
Encuentre las mejores aplicaciones de comunicación en equipo para mantener informados a todos los participantes.
11. Planifique el recorrido de su proyecto
Al optar por gestionar muchos proyectos diferentes, debe actuar con cautela y planificar todos los resultados posibles.
Es importante mantener la esperanza y centrarse en el objetivo, pero al mismo tiempo también es esencial pensar en lo que puede salir mal en las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto y qué se puede hacer para solucionarlo.
Antes de embarcarse en todas las tareas, reuniones y plazos, debe haber un plan exhaustivo e infalible para cada proyecto que le prepare a usted y a su equipo para cualquier cosa.
Manténgase proactivo y atento a los aspectos positivos y negativos de cada proyecto y, de ese modo, no se llevará sorpresas y podrá verlo todo.
Intenta combinar tu plan de gestión de proyectos con un plan de gestión del tiempo para obtener mejores resultados. Al hacerlo, estarás gestionando los recursos y el tiempo que necesitas para alcanzar tus objetivos.
¿Necesita resolver un problema? Lea nuestro artículo para saber cómo puede ayudarle crear un equipo tigre.
12. Revise su plan periódicamente
Una vez planificado todo en sus proyectos actuales, es casi seguro que necesitarán ajustes previsibles a lo largo de su recorrido.
Como gestor de proyectos, tienes que mantenerte flexible y ser consciente de que no tienes por qué permanecer fiel al plan original, ya que muchas variables en juego podrían cambiar sin más.
El mejor consejo que se puede dar para ayudar al instante es empezar las cosas con una reunión periódica, para ver cómo va el proyecto.
13. Manténgase en contacto con su equipo en todo momento
La comunicación es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Mientras gestionas varios proyectos, debes estar atento a los posibles problemas que puedan surgir en tu extremo o en el de tu equipo y a las posibles soluciones que te sugieran.
Asegúrate de estar en contacto con tu jefe, las partes interesadas y el equipo acerca de tu carga de trabajo. Lo cierto es que un equipo existe para ayudarse mutuamente en cada paso del camino, pero eso solo puede ocurrir si estableces comunicación.
Si la comunicación en equipo no es óptima, quizá le interese nuestro artículo sobre cómo mejorar la comunicación en equipo.
14. Invertir en técnicas de gestión útiles
Un día sólo tiene 24 horas; a veces, no parecen suficientes, sobre todo si no lo tienes todo programado al minuto. Pero tu impulso y tu pasión por el proyecto no pueden detenerse porque ya estés demasiado implicado para llevarlo a cabo.
Por eso, los métodos de gestión del tiempo como el bloqueo temporal o el timeboxing son perfectos para mejorar tu concentración y productividad hacia los objetivos del proyecto.
Desde plataformas en línea hasta simplemente tomar notas, invierta en la técnica adecuada para usted y su proyecto. Podrás descubrir algo que haga justo lo que necesitas para aumentar los hitos del proyecto.
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9 Consejos adicionales para gestionar varios proyectos
Entre los pasos que debe dar para gestionar con éxito varios proyectos, hay algunos consejos adicionales que puede utilizar. Desde ejemplos de plantillas, reuniones iniciales sencillas y el uso de software específico, tienes muchas opciones para garantizar tu ventaja.
Descubra a continuación todas las sugerencias que tenemos y que pueden ayudarle ampliamente a gestionar todos los proyectos al mismo tiempo:
1. Controle sus horas mediante el seguimiento del tiempo
A veces una tarea requiere mucho de tu tiempo, y puedes perder la noción del tiempo que estás dedicando a una sola acción. Para ti es improductivo y agotador dedicar tantas horas a completar una sola tarea.
Para ese problema, está la solución del seguimiento del tiempo. Debes asignar un periodo concreto a determinadas tareas y controlarlas a lo largo del día. También existen programas de seguimiento del tiempo, como Timeular, que pueden simplificarte la vida y controlar el tuyo y el de tu equipo sin demasiado esfuerzo.
Haga malabares con múltiples proyectos con facilidad mediante el seguimiento de plazos y presupuestos.
2. Plantilla Excel personalizada
A veces, la verdad es que no se necesitan todos los caminos alternativos para lograr el éxito en la gestión de proyectos.
Una simple plantilla de Excel podría llevarte muy lejos, simplemente organizando toda la información en una hoja adecuada. Echa un vistazo a este ejemplo.
Plantilla de gestión de proyectos
| JAN | FEB | MAR | APR | MAYO | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DEC | |
| Proyecto 1 | ||||||||||||
| Tarea 1 | ||||||||||||
| Tarea 2 | ||||||||||||
| Proyecto 2 | ||||||||||||
| Tarea 1 | ||||||||||||
| Tarea 2 |
3. Reuniones con el equipo y las partes interesadas
A lo largo de todos los proyectos en los que participe como gestor de proyectos, su trabajo consistirá en mantener a todo el mundo al tanto del proceso.
Empieza con una reunión inicial al iniciar el proyecto, para que puedas exponer el concepto del proyecto y presentar tu equipo a las partes interesadas y viceversa.
Un consejo profesional sería hacer algo memorable al principio, como un divertido team building, donde tu equipo pueda practicar sus habilidades blandas.
Lea nuestro blog para obtener todo lo que necesita saber para dirigir una reunión con éxito.
4. Utilizar una herramienta de gestión de tareas
Una herramienta de gestión de tareas te permite concentrar todo tu trabajo de distintos proyectos en un solo lugar. El objetivo es ayudarte con todo lo que has reunido, desde datos de informes hasta tareas sencillas, para que no tengas que comprobar varios sitios a la vez.
Puedes añadir a tu equipo y etiquetarlo en la tarea que quieras. Suele haber listas, tableros, calendarios y diagramas de Gantt para ayudarte a organizar la carga de trabajo.
5. Aprovechar el software de gestión de proyectos
Al hacer malabares con muchas cosas a la vez debido a la diversidad de proyectos, es normal pedir ayuda a través de un software de gestión. Es una gran alternativa porque te permite centralizarlo todo con un software capaz de simplificar el proceso.
Programas como Asana y Trello son algunas de las mejores herramientas para gestionar equipos remotos. Son geniales para crear tareas, categorizarlas y etiquetar a los miembros de tu equipo.
También hay un gran sentido de la comunicación porque puedes saber lo que está pasando el 100% del tiempo.
6. Asigne hitos a lo largo del recorrido de su proyecto
Los hitos se consideran los puntos de control de cada fase de su proyecto que se ha logrado con éxito. También te permiten pensar en ellos como un calendario, ya que puedes calcular los esfuerzos y el tiempo necesarios para completar el hito requerido. No hay un número mínimo o máximo de hitos que debas tener, pero debes definir hitos a lo largo del recorrido del proyecto para seguir su progreso.
Conozca algunos ejemplos de hitos en la gestión de proyectos.
7. Busca la plantilla perfecta que se adapte a tus necesidades
No hay nada como una buena investigación sobre lo que buscas específicamente. Sólo tienes que entrar en tu navegador web definido y buscar la plantilla que se ajuste a las necesidades de tu proyecto.
8. Cree un evento periódico para revisar todos sus proyectos
It should be <standard practice for you to make a sort of event/appointment where you would look at and analyze the progress of every project.
Debe ser un tiempo programado en el que sólo dediques a una visión general de todo, para ver lo que está pendiente, lo que necesita aprobación, etc.
CONSEJO: Una lista de comprobación es un recurso excelente para ayudarle con esta visión general. Descubre qué es una lista de control de gestión de proyectos y cómo elaborar una en nuestro blog.
9. Mantener la esperanza y ser proactivo
Es difícil mantenerse al día, sobre todo si eres un gestor de proyectos que hace malabarismos con todos estos proyectos múltiples. Además de trabajar esta compleja habilidad, también debes mantener una capacidad mental específica para afrontarla de la forma más saludable.
Con este pensamiento en mente, debe mantener siempre la esperanza de que las cosas saldrán bien gracias a su duro trabajo. No obstante, mantente proactivo y dispuesto a ensuciarte las manos en la gestión de todos tus proyectos.
Conclusión
Como ya ha visto, existen varias formas de gestionar varios proyectos.
De todos los indicadores, es de esperar que algunos no se ajusten a tu forma de trabajar, pero por eso tienes que descubrir cuál es el que mejor se adapta a ti.
Existen muchas herramientas en línea y fuera de línea que le ayudarán a navegar, sobre todo con la ayuda de muchas de sus funciones que simplifican sus tareas.
Si quieres hacer malabarismos con diferentes proyectos simultáneamente, estos consejos podrían cambiar tu carrera como gestor de proyectos. No solo aprenderás una habilidad compleja muy necesaria, sino que también mejorarás la calidad de tu trabajo.
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