Sådan underviser du i tidsstyring på arbejdet

At styre tid læres sjældent, mens du sidder fast i et værkstedslokale med dit team.

Det er ofte lært ved at gøre. Så undervisnings- og læringstidsstyring bør være praktisk og handlingsorienteret.

Baseret på denne hypotese bekræftet i 8 år med vores 100.000 brugere , har vi lavet denne artikel til at tjene som en praktisk guide .

Gør tidsregistrering til en opgave, der er så nem, at dit team endda vil nyde det

Spor din tid på under 1 minut om dagen med Timeular

Prøv Timeular gratis

I artiklen finder du følgende:

• De tre vigtigste tidsstyringsevner bør du og dit team have;
• Hvordan man udvikler dem på to simple måder;
• Hvad er de mest effektive teknikker til at styre tid ;
• Et praktisk eksempel på, hvordan brug af et tidsregistreringsværktøj fører til læring af tidsstyring;
• Og andre.

Færdigheder til succesfuld tidsstyring

Ifølge Erich C. Dierdorff, professor i ledelse og iværksætteri, er der tre færdigheder, der adskiller tidsstyringssucces fra fiasko:

• Bevidsthed: evnen til at tænke og vurdere din tid realistisk ved at forstå, at tiden er begrænset;
• Arrangement: evnen til at designe og organisere opgaver, mål og arbejdsplaner for at udnytte tiden effektivt;
• Tilpasning: evnen til at overvåge dit tidsforbrug, mens du udfører opgaver, inklusive eventuelle justeringer og afbrydelser, der kommer undervejs.

Dierdorff indikerer også, at arrangementet er et af de mest velkendte, mens bevidsthed og tilpasning ikke er så udbredt og anerkendt.

Med disse i tankerne, lad os udforske to enkle instrumenter til praktisk at tackle og udvikle disse tidsstyringsevner: tidsstyringsstrategier og tidsregistrering og -styringsværktøjer.

Du kan være interesseret i at finde ud af, hvilke 10 bedste kurser i fritidsledelse .

Effektive tidsstyringsteknikker

Hvis du planlægger vigtige opgaver i den mest produktive periode på dagen eller fokuserer på at bruge tid på at planlægge din kommende uge, så styrer du din tid i en vis kapacitet .

Disse eksempler er korte introduktioner til tidsstyringsteknikker.

Tidsstyringsmetoder er mest praktiske til at udvikle ens arrangements- og bevidsthedsfærdigheder , men lad os udforske gennemprøvede metoder i dybden:

• Eisenhower Matrix : En ramme, der hjælper med at prioritere opgaver baseret på haster og vigtighed. Det blev skabt af Eisenhower selv for at hjælpe med at prioritere alle hans pligter i den amerikanske hær.
• ABCDE-metode: Rangér opgaver fra de mest til de mindst vigtige, baseret på fem kategorier, og tak dem i den rækkefølge.
• Tidsblokering : Tildel specifikke tidsintervaller på en dag til specifikke opgaver, følg med i det tidsrum, og fokuser kun på den opgave. Denne metode er især gavnlig til projektbaseret arbejde og forhindrer overbelastning eller energispild på multitasking.
• Timeboxing : I lighed med tidsblokering involverer timeboxing at tildele en fast, ubrydelig "kasse" med tid til en opgave, hvilket sikrer, at den bliver fuldført inden for denne periode. Denne metode er særlig effektiv til at forhindre opgaver i at tage længere tid end nødvendigt og hjælper med at overholde deadlines mere konsekvent.
• Pomodoro-teknikken : Brug en gratis Pomodoro-timer og planlæg din dybe arbejdstid i skud på 25 minutter efterfulgt af en 5-minutters pause. Vi ved, at dets navn kommer fra det italienske ord for "tomat", men dets virkninger på fokus og slå tøven er blevet bevist af forskning .

Vidste du , at selv en simpel metode som Don't Break the Chain , produktivitetsmetoden, der gjorde Seinfeld til en legende, kan have stor indflydelse på din produktivitet?

Når de er blevet anvendt, hjælper disse teknikker dig med at kontrollere din daglige tidsplan bedre, minimere afbrydelser og optimere tidsforbruget. Samtidig træner disse din bevidsthed og arrangementsevner ved at hjælpe dig med at organisere tid mere effektivt og træne din evne til at estimere mere realistisk.

Du er måske interesseret i:

• Top arbejdsvaner til at hacke din dag
• GRATIS arbejdsplanskabeloner
• Skabeloner til tidsstyring
• Time tracker printbar skabelon
• Tidsblokerende skabeloner
• Sådan laver du en tidsstyringsplan
• Påmindelser om timesedler for hold

Praktiske værktøjer til tidsregistrering

Mens tidsstyring handler om at planlægge, hvordan man bruger tiden mest effektivt, tager tidsregistrering planlægningen videre .

Tidsregistrering handler om konsekvent at registrere det faktiske tidsforbrug til forskellige aktiviteter. Til gengæld får du ved at spore tid:

Nøjagtige data er nødvendige for at forstå, hvor realistisk din plan blev oprettet, hvordan du kan forudsige det næste budget, eller hvis du skal ændre deadline for et vigtigt projekt proaktivt, da det er i fare.

Hvordan et kommunikationsbureau sporer samlet tid for at opretholde det rette niveau af kundeservice

"Vi elsker alle at bruge Timeular . Det er virkelig nemt at bruge og ligetil, især hvis du ikke har lavet tidsregistrering før. Vi nyder faktisk at bruge det, og det er så nyttigt.” – Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood

Læs mere om det

Du kan også bruge traditionelle sporingsmetoder som papir- eller digitale lommeregnere (dvs. Timesheet-beregner ) eller den velkendte Google Sheets-tidsregistrering og Excel-tidsregistrering ; de frembringer dog friktion og er tidskrævende.

Omvendt giver det at give dit team adgang til en tidsregistreringsapp en betydelig hjælp til at organisere og administrere deres tid effektivt i realtid.

Her er hvordan sporingstid hjælper med at udvikle alle tre nævnte færdigheder:

• Det hjælper med at udvikle bevidsthed ved at se de sporede data og vise, hvor realistiske estimater var i forhold til omsætningstiden.

Bemærk : Dette er Timeular dashboard for produktivitetsindsigt – det hjælper med at forstå app-brug, tidspunkter, hvor du er mest produktiv eller uproduktiv, og hvilke opgaver, der spiser din tid ineffektivt.

• Det udvikler arrangement , da det tilbyder en enkel grænseflade med flere måder at skabe projekter, tags og mål på, så du og teamet kan planlægge;
• Øger tilpasningen og giver dig og dit team et fugleperspektiv i realtid for at forstå fremskridtene, inklusive eventuelle nødvendige justeringer af planen.
• For et omfattende overblik over, hvordan et tidsregistreringsværktøj hjælper, se afsnittet nedenfor om Timeular .

Du er måske også interesseret i en omfattende artikel om manuelle timesedler , og hvorfor det er tid til at droppe dem.

Bedste praksis for implementering af et tidsregistreringsværktøj

Tidsregistrering identificeres ofte som kontrol eller mikrostyring af medarbejderne, så det er vigtigt at introducere denne praksis bevidst til dit team for en problemfri overgang.

De bedste fremgangsmåder, der anbefales for en glidende overgang, er:

• Vælg et brugervenligt værktøj : et intuitivt, let tilgængeligt tidsregistreringsværktøj vil minimere læringskurven for dit team og øge adoptionen. Kompatibilitet med dine eksisterende apps og arbejdsgange bidrager også til dens anvendelse og bekvemmelighed.
• Forklar dets fordele: Vis over for dit team, at sporing af tid ikke er en overvågningsforanstaltning, men en måde at reducere overarbejde på, blive mere produktiv og styre arbejdet bedre. Forklar også dens fordele for din organisation, såsom bedre projektplanlægning, ressourceallokering og forbedring af arbejdsestimater.
• Giv træning og support : dit team jonglerer allerede med utallige opgaver og værktøjer; gør det nemt for dem at begynde at bruge et andet værktøj. Indledende træning i det nye værktøj og løbende support, efterhånden som alle bliver fortrolige med det, hjælper.

TIP: Bed ideelt de konsulenter, der holdt værktøjsdemoen med dig, om at planlægge en workshop for teamet – Timeular tilbyder for eksempel en gratis indledende workshop for at hjælpe med opsætning og bedste praksis for at tilskynde til adoption.

"Folk klager meget mindre over tidsregistrering nu på grund af den nemme grænseflade på Timeular."

Kaitlin Snow Seamons, ledende kreativ direktør hos Harmon Brothers

Læs hele historien

Regelmæssige indtjekninger : Det tager tid at forbedre tidsstyringsevnerne, så det ville være bedst at tjekke de sporede data, der kan give indsigt i, hvad der virker, og hvad der ikke virker.

Bemærk : det ville være bedst at tilføje til dine to-do-lister for at minde eleverne (også kaldet dit team) om at blive ved med at spore deres tid, så de kan få en vane med at spore. Ikke alle nyder at spore tid med det samme.

Timeular – high team adoption værktøj

Lad os udforske Timeular , en af de bedste tidsstyringsapps, der er omfavnet af over 100.000 brugere .

Hvorfor fremmer Timeular teamadoption ?

Timeular er et tidsregistreringsværktøj karakteriseret ved brugervenlighed og automatisering, og det hjælper med at fjerne støjen, så dets brugere lærer at bruge tid som deres ressource. Her er nogle af de mest foretrukne funktioner:

• AI-funktioner – som giver dit team mulighed for automatisk at spore tid, mens de udfører opgaver i baggrunden

• Dens anti-overvågning og databeskyttelsesforanstaltninger – du kan vinde dit hold med dette – I Timeular , sporede data gemmes kun på den lokale computer, ikke i skyen, og ledere kan ikke spionere på holdet, mens de arbejder, da de først har adgang til sporede data efter 24 timer

• Flere måder at spore på - dit team kan spore i kalendervisningen , med tastaturgenveje eller den fysiske tracker - de skal bare vælge, hvad der fungerer bedst for dem

• Den fysiske tidsregistreringsgadget – tillader sporing af op til 1.000 opgaver blot ved at vende den til en anden side, der er tildelt en opgave

Hvad gør Timeular et godt værktøj for ledere?

Timeular gør det muligt for ledere at:

• Strømline tidsrapportering automatisk for at identificere app-brug og produktivitetsmønstre, der skal ændres inden for teamet; de kan spotte indtægtsskabende opgaver og aktiviteter, der også bør prioriteres.

• Få et blik ind i fakturerbare og ikke-fakturerbare timer med et klik

• Kapacitetsplan og godkendelse baseret på orlovssporing og overtidsregistrering , herunder betalt og sygefravær, som automatisk afspejles i den månedlige timeseddel. Bemærk : Mange værktøjer af denne art inkluderer ikke orlov og overarbejde.

"Siden vi begyndte at bruge Timeular og spore vores tid, har vi ikke begået flere fejl i planlægningen, i udarbejdelsen af præcise tilbud eller i budgetlægningen for kunderne. Det er så nemt at bruge. Alle bruger det, og det kan ses." - AC Coppens, grundlægger af THE CATALYSTS

Læs casestudie

• Få et realtidsoverblik over budgetter og undgå ubesværet overbudgettering ved at modtage meddelelser, når bestemte grænser er nået;
• Opgavevisualisering : Du kan visualisere i realtid, hvordan du tildeler teamtid på tværs af forskellige opgaver. En anden indsigt kan være at prioritere opgaverne anderledes baseret på tidsplanens fremskridt.

Alle disse muligheder Timeular giver dig mulighed for at låse op for de nævnte tidsstyringsevner.

Faktorer, der bidrager til god tidsstyring

En effektiv måde at undervise i tidsstyring er ved at skabe en kultur, der understøtter og forstærker tidsstyring. For at gøre det skal du overveje følgende tips:

Opstil klare forventninger

Gennem gennemsigtig kommunikation , lad dine teammedlemmer vide, hvordan god tidsstyring ser ud, og hvad der forventes af dem. Sørg for , at disse forventninger er afstemt med overordnede organisatoriske mål.

Desuden forhindrer klarhed med hensyn til deadlines, projektmål og daglige opgaver forvirring og ineffektivitet. Som leder bør du formulere disse forventninger klart og sætte en standard for tidsstyring i teamet.

Anbefalet læsning :

• Hvor mange arbejdsdage er der på et år?
• Hvor mange arbejdstimer på et år?

Tilskynd til ansvarlighed

For det første bør ansvarlighed indrammes i et positivt lys , hvilket fremmer en følelse af ansvar og stolthed over ens arbejde.

Hold enkeltpersoner ansvarlige for, hvordan de bruger tid på opgaver , opmuntre dem til at eje tid og gøre det til deres fordel.

Når teammedlemmer tager ejerskab over deres opgaver og deadlines, øger det ikke kun deres personlige produktivitet , men bidrager også til effektiviteten af hele teamet.

• Individuelt ansvar : Understreg vigtigheden af personligt ansvar i at styre sin egen tid. Dette kan opmuntres gennem regelmæssige check-ins og statusrapporter.

• Teamansvar : Fremme et teammiljø, hvor medlemmerne holder hinanden ansvarlige. Dette kan opnås gennem samarbejdsværktøjer, såsom tidsstyringsværktøjer , der tillader synlighed i hvert medlems bidrag.

  Før du vælger dine værktøjer, skal du sørge for at forstå ulemperne ved elektronisk overvågning.

Fremme teamsamarbejde

At tilskynde til et samarbejdsmiljø kan hjælpe teammedlemmer med at prioritere opgaver, der påvirker gruppens mål. Når dit team arbejder godt sammen, kan de strømline processer og dele arbejdsbyrden, hvilket fører til mere effektiv tidsanvendelse.

• Teammøder : Regelmæssige møder kan hjælpe med at justere mål, fordele opgaver jævnt og sikre, at alle er på samme side.

• Samarbejdsværktøjer : Implementer samarbejdsværktøjer, der letter deling af information og fremskridtssporing blandt teammedlemmer.

Anbefalet læsning: Sådan håndterer du dovne kolleger

Hvordan man overvinder udfordringer i tidsstyringsadoption

På trods af fordelene kan implementering af tidsstyringspraksis blive mødt med modstand. Udfordringer opstår ofte blot på grund af den forandringsledelse, der skal tages i betragtning ved implementering af en ny strategi eller værktøj.

Fælles udfordringer

Modstand mod tidsstyring stammer typisk fra følgende:

• Opfattet mikroledelse : Medarbejdere kan modstå at føle sig "overvåget" eller styret for tæt.

• Læringskurve : Der kan være indledende pushback på grund af den ekstra indsats, der kræves for at tilegne sig nye vaner.

• Skepsis : Nogle teammedlemmer kan ikke umiddelbart se værdien i tidsplanlægningspraksis og sporing.

Strategier til at overvinde modstand

For at løse disse udfordringer skal du overveje følgende strategier:

• Kommuniker åbent : Håndter bekymringer åbent og gennemsigtigt. Vis fordelene ved tidsstyring, og hvordan disse praksisser styrker snarere end begrænser.

• Link til personlige mål : Hjælp enkeltpersoner med at se sammenhængen mellem effektiv tidsstyring og deres personlige karrieremål. Vis dem fordelene ved tidsstyring .

• Tilskynd til fremskridt : Tilbyd incitamenter til enkeltpersoner og teams, der viser forbedringer i deres tidsstyring og sporingspraksis.

• Kontinuerlig forbedring : Gennemgå og finpuds regelmæssigt tidsstyringsprocesserne for at sikre, at de stemmer overens med teamets skiftende behov.

Lær tidsstyring praktisk med smarte tidsregistreringsværktøjer

Begynd at registrere tid med Timeular i dag

Prøv for Timeular gratis

Konklusion

At undervise i praksis med at administrere og spore tid effektivt kræver vedvarende anvendelse og implementering af en konsekvent rutine, som i sidste ende er en blanding af faktorer.

Det hele starter med at forstå principperne for effektiv brug af tid, vælge det rigtige værktøj, give træning, fremme en støttende kultur og navigere modstand med strategisk ledelse.

Ved at gribe denne udfordring an med flid , empati og en klar vision, kan du katalysere en transformation, der ikke kun forbedrer den enkeltes produktivitet, men også højner hele organisationens ydeevne.

Husk , at øvelsen med at mestre tid ikke er en solorejse. Uanset om du er en individuel bidragyder, en teamleder eller en leder på C-niveau – din investering i undervisning og modellering af god tidspraksis vil give genlyd i din organisation, hvilket fører til en mere effektiv, gladere og i sidste ende mere succesfuld arbejdsplads.

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL

Læs mere om det:

• Tidsbudgetter
• Tips og hacks til at administrere tid
• Nøglen til at øge marketingbureauets fortjenstmargener
• Hvad er fakturerbare timer og deres betydning for din omsætning?
• De bedste bøger om tidsstyring
• Top time management citater