Tidsblockering: Hur du blockerar tid och ökar produktiviteten

Är du nyfiken på tidsblockering men inte säker på vad det är eller hur man använder det? Då är du på rätt plats! I den här bloggen kommer jag att introducera dig till begreppet tidsblockering och utforska dess grundläggande principer, viktiga fördelar och allt däremellan.

Enligt min mening är det en av de mest effektiva tidshanteringsstrategierna. Om du inte har provat det ännu, så är det dags nu.

Vad är tidsblockering?

Tidsblockering är en enkel teknik för tidshantering där du schemalägger fokuserade arbetsperioder för specifika uppgifter. Det är som att dela upp din dagliga att-göra-lista i tidsbegränsade luckor.

Hur kan man effektivt tidsblockera?

• Börja med att lista dina arbetsuppgifter
• Tilldela särskilda tidsblock till varje uppgift
• Inkludera pauser och bufferttider för att hantera oväntade avbrott

Läs också om detta: Lär dig hur du kan använda tidskartläggning för att öka produktiviteten.

Hur fungerar tidsblockering?

Tanken bakom tidsblockering är att du kan få mer gjort genom att fokusera på enskilda uppgifter i stället för att försöka arbeta med flera uppgifter samtidigt. Med andra ord är det baserat på single-tasking, inte multitasking.

Under dagen gör vi alla saker som verkar viktiga i stunden men som egentligen inte är det. Hur många gånger har du avbrutit en viktig uppgift bara för att det dykt upp ett mejl från en kollega?

Med tidsblockering kan du undvika det. Tidsblockering hjälper dig att minska röran av uppgifter i din kalender och öka din produktivitet genom att få dig att fokusera på det som verkligen betyder något. Genom att gruppera liknande uppgifter tillsammans bidrar tidsblockering till att minska kontextbytet, vilket gör att du kan behålla fokus på arbete med större inverkan.

5 Tidsblockeringsmetoder

Jag vet vad du tänker: "Vem har tid att fokusera på en enda uppgift i taget i dagens hektiska värld?".

Tja, här är mitt svar: Tidsblockering hjälper dig att bättre hantera din tid genom att dela upp din dag i specifika tidsblock som är avsedda för dagliga uppgifter. Genom att blockera distraktioner och tidsslöseri kan du koncentrera dig på den aktuella uppgiften.

Cal Newport, författare till Deep Work, en av de bästa produktivitetsböckerna, uppskattar att en 40-timmars arbetsvecka med tidsblockering "ger samma resultat som en 60+ timmars arbetsvecka utan struktur".

Kanske har du redan provat några tidsblockeringsvarianter tidigare och funnit att de inte fungerade för dig. Det finns flera olika tekniker för tidsblockering, så en viss metod kan fungera bättre för dig än en annan.

Låt oss kolla in några av de mest populära tidsblockeringsmetoderna som du kan prova direkt.

• Lär dig vad tidsregistrering är och hur det kan påverka din verksamhet.

Batchning av uppgifter

Att dela upp uppgifter är en av de bästa strategierna för att spara tid. Det är när du grupperar liknande uppgifter tillsammans (dvs. alla mindre uppgifter på din lista) och hanterar dem inom ett tidsblock. Resultatet? Tack vare uppgiftsbuntningen tar de upp mindre mental energi!

På så sätt kan du fokusera på liknande uppgifter istället för att ha olika saker på gång samtidigt. Om du gör det på rätt sätt kommer uppgiftsbatchning att hjälpa dig att slutföra fler nya uppgifter på kortare tid.

• Ett exempel: Du kan schemalägga 30 minuter för att besvara e-postmeddelanden under dagen i stället för att kontrollera inkorgen var tionde minut.

TIPS: En app för uppgiftshantering kan hjälpa dig att organisera och hantera viktiga uppgifter genom att erbjuda funktioner som tidsblockering, prioritering och kalenderintegrering.

Tematisering av dagen

Dagstematisering går ett steg längre än batchning av uppgifter. För chefer som har många olika ansvarsområden inom flera affärsområden och som känner att de alla konkurrerar om deras odelade uppmärksamhet kan dagtematisering vara en bra lösning. 

Vem är ett känt fan av denna tidsblockeringsmetod? Elon Musk. Miljardären, grundaren och VD:n för Tesla och SpaceX, arbetar på SpaceX på måndagar, tisdagar och fredagar och på Tesla på onsdagar och torsdagar.

När du ägnar varje dag i veckan åt ett specifikt tema skapar du en mycket pålitlig struktur som gör att du kan hålla fokus på specifika uppgifter istället för att växla mellan olika småsaker. Du kommer också att drivas av en känsla av att göra ett produktivt och meningsfullt arbete.

Tidsboxning

Tidsblockering och timeboxning används ofta som synonymer, och även om de är relaterade är de inte samma sak.

Tidsblockering är en metod för att organisera dina uppgifter och projekt genom att blockera delar av fokustiden för dem.

• Exempel: Du kan säga att du kommer att "arbeta med marknadsföringskampanjen från kl. 14.00 till 17.00 i morgon".

Timeboxing är när du bara ger dig själv en begränsad tid för att arbeta med en specifik uppgift.

• Exempel: "Jag kommer att svara på e-post mellan kl. 14.00 och 16.00 i morgon; jag har en tidsblockerad kalender.

Noggrann tidsuppskattning är avgörande här. Det handlar om att korrekt uppskatta hur lång tid en uppgift tar och att använda bufferttider för att ta hänsyn till eventuella förseningar. Detta hjälper till att dela upp uppgifter i mindre delar och förbättrar den övergripande tidshanteringen.

Även om du inte besvarade alla e-postmeddelanden inom den tidsramen skulle du ändå sluta arbeta med dem och gå vidare till nästa uppgift.

Vissa kanske tycker att timeboxning bara är ett sätt att lägga mer press på ett redan krävande jobb. Men om du försöker se det som en utmaning kan du bli förvånad över hur bra du gör det och hur produktiv du kan vara.

2-minutersregeln för tidsblockering 

Om en uppgift tar mindre än 2 minuter ska du använda 2-minutersregeln: gör den omedelbart istället för att skjuta upp den. På så sätt undviker du att det blir en längre uppgift senare.

Pomodoro-tekniken

Pomodoro-tekniken innebär att du arbetar i 25 minuter och sedan tar en paus på 5 minuter efter var fjärde uppgift. För att göra ditt liv enklare kan du använda vår gratis Pomodoro-timer.

Standardprocessen för Pomodoro-tidsblockering ser ut så här:

• Välja ett projekt eller en uppgift som du vill fokusera på
• Skapa en lista med uppgifter
• Ställ in din Pomodoro-timer på 25 minuter och fokusera på en enda uppgift tills timern ringer
• När sessionen är slut, markera en Pomodoro och skriv ner vad du har gjort
• Njut sedan av en välförtjänt paus i fem minuter
• Efter fyra Pomodoros kan du ta en längre paus, t.ex. 15-30 minuter.

TIPS: Letar du efter alternativ till denna teknik? Då måste du läsa vårt inlägg "De bästa Pomodoro-alternativen".

Vilka är fördelarna med tidsblockering?

Låt oss ta en titt på listan över tidsblockerande fördelar nedan:

Prioritera dina arbetsuppgifter 

Som människor tenderar vi att bara minnas de saker vi har lämnat ogjorda istället för de som vi har slutfört - det kallas Zeigarnik-effekten. Tyvärr kan det orsaka allvarlig tidsångest och stress om det inte kontrolleras. 

Men om du upptäcker uppgifter med hög prioritet och schemalägger fokustid för dem en i taget, kommer du att få en större känsla av kontroll över ditt schema och ditt arbetsliv. Det kan också vara till hjälp att börja med avsiktlig tidsspårning.

• Kolla in: De bästa planeringsapparna för Android

Undvik multitasking 

Trots vad du kanske har hört är multitasking inte en bra tidshanteringsstrategi. 

Våra hjärnor är inte skapta för att klara av att ständigt växla mellan olika uppgifter. Forskning visar att anställda kan vara 40% mindre produktiva när de multitaskar. Det säger en hel del!

När du svarar på e-post eller Slack-meddelanden, skapar annonskampanjer och deltar i teammöten använder du olika färdigheter som tar upp mycket mentalt utrymme. 

Om du inte ger dig själv tillräckligt med tid för att arbeta med var och en av dessa uppgifter kommer du bara att växla mellan dem under hela dagen utan att få särskilt mycket gjort. Missta inte att vara upptagen för att vara produktiv. 

Stoppa avbrott i arbetet och växling mellan olika sammanhang

Jag vet, jag vet. Att undvika avbrott i arbetet är lättare sagt än gjort. Men det är skillnad på om avbrotten inträffar ibland eller om det är ett problem som du måste hantera dagligen. 

Visst, du har andra ansvarsområden och åtaganden, och de försvinner inte bara för att du försöker hålla fokus på en sak. Det är därför det är så viktigt att när du börjar tidsblockera, så förbinder du dig till det. 

Du kommer så småningom att hitta en metod som fungerar för dig, och när du blir avbruten av en brådskande förfrågan kommer du att ha mycket bättre förutsättningar att hantera den eftersom du känner att du har full kontroll över ditt schema. 

Läs också om detta: Hur man blir mer effektiv.

Varför är tidsblockeringstekniken så effektiv?

Du kanske inte tänker så mycket på det först, men tidsblockering kan ha stor inverkan på din förmåga att hålla fokus och uppnå dina kortsiktiga och långsiktiga mål.  

Om du vill få det att fungera måste du välja och vraka bland de viktigaste uppgifterna för varje dag. Cal Newport, författaren till Deep Work, tillbringar 20 minuter varje kväll med att schemalägga uppgifter och mål för nästa dag:

"Ibland frågar folk varför jag bryr mig om en så detaljerad planering. Mitt svar är enkelt: det skapar en enorm produktivitet.

Det möjliggör "djupgående arbete

Tidsblockering är också en effektiv metod eftersom den möjliggör "djuparbete". Istället för att hoppa från en uppgift till en annan kan du fokusera på en uppgift under en längre period.

Och när du ger dig själv ett särskilt tidsblock för att fokusera på ett projekt, ett problem eller en uppgift kan du utnyttja alla dina mentala resurser för att nå ditt mål. 

Tidsblockering kontra perfektionism 

När du levererar ett stort projekt finns det alltid något du önskar att du hade ändrat, justerat och granskat för tusende gången. 

Det kan vara svårt att släppa taget om viktiga projekt, särskilt om den enda tanken som snurrar i huvudet är "perfektion". Men du kommer så småningom att behöva säga "jag är klar" och gå vidare till nästa projekt. 

Tidsblockering, särskilt timeboxing-tekniken, kan vara en stor tillgång för att hantera den här typen av situationer. Det gör att du kan sätta specifika tidsgränser för varje uppgift. 

Om du kommer på dig själv med att förlänga den tid du tidigare hade satt för en uppgift, se över hur du tidsblockerar och använd en ännu striktare tidsram för att avsluta jobbet. 

Det gör det lättare att säga "nej".

Att säga "nej" till andra, särskilt chefer och medarbetare, kan vara svårt. Faktum är att det är en av de mest värdefulla färdigheterna du kan lära dig, men det är också en av de mest utmanande.

Med tidsblockering behöver det inte vara besvärligt att säga "nej", oavsett om du hanterar din arbetstid eller din fritid. 

Om du börjar säga "ja" till allt som kommer i din väg kommer du att gå från den ena uppgiften till den andra utan att få särskilt mycket gjort. Till slut kommer du bara att känna dig överväldigad. 

Men om dina medarbetare kan se att din tid är blockerad är det mindre troligt att de avbryter din dag med förfrågningar eller frågor som du kan ta itu med senare. 

• Läs mer om hur du gör: Hur man säger nej på jobbet

Vem kan dra nytta av tidsblockering? 

Arbetande yrkesverksamma

Tidsblockering är ett otroligt bra verktyg för att öka teamets produktivitet. Men ibland kan det vara svårt för ett team att balansera långsiktiga projekt med kortsiktiga krav.

Att använda digitala verktyg som Google Kalender för att schemalägga möten kan hjälpa dig att hantera din tid mer effektivt. Genom att schemalägga specifika uppgifter runt möten och andra åtaganden säkerställer du att du kan fokusera på högprioriterat arbete utan avbrott.

Om du är projektledare kan tidsblock vara ett bra sätt att schemalägga teamets uppgifter så att de blir mer effektiva och produktiva.

Även om tidsblockering inte handlar om detaljstyrning kan det bidra till att minska distraktioner, prioritera och slutföra uppgifter i tid, så att ditt team kan fokusera på det som är viktigt och hålla alla deadlines.

Detsamma gäller för andra yrkesverksamma, som frilansare, distansarbetare eller till och med studenter. Om du kämpar med tidshantering och tycker att det hindrar dig från att nå dina mål kan tidsblockering vara precis rätt sak för dig.

Personer med ADHD

Personer med ADHD (attention deficit hyperactivity disorder) har svårt att hantera tidshantering, vilket bland annat innefattar planering, prioritering, att hålla deadlines, att uppskatta längden på uppgifter och punktlighet.

Om så är fallet kan tidsblock i din Google Kalender vara ett bra sätt att hantera din att-göra-lista. Det kommer inte att lösa alla dina problem med tid, men det kan göra det mycket enklare att hantera dem. 

Så ta en titt i din kalender och blockera tid för uppgifter och projekt som du annars kanske missar. Det viktiga är att du engagerar dig och hittar en balans som fungerar för dig.

Läs mer om detta:

• ADHD-planering
• Hur man stoppar ADHD-prokrastinering
• Hur man förbättrar teamets prestanda

Är tidsblockering något för alla? 

Nej, tidsblockering fungerar inte för alla. Vissa typer av jobb har för många reaktiva uppgifter för att det ska vara effektivt. 

Om ditt huvudsakliga jobb består av att "släcka bränder", reagera på händelser och prioritera uppgifter var 15:e minut, är det kanske inte värt besväret att använda en tidsblockeringsmetod.

En flygledare kan t.ex. ha mycket svårt att avsätta tid i sitt schema så att han eller hon kan fokusera på djupgående arbete.

Med det sagt kan du fortfarande prova andra tidshanteringsstrategier förutom tidsblockering. Alla tidshanteringstekniker som kan ge dig ens den minsta lilla kontroll över hur du spenderar din tid är värda ett försök.

Läs också om detta: Så hanterar du tid på ett effektivt sätt

Så här implementerar du tidsblockering i 3 steg

När du väl har bestämt dig för att tidsblockera, hur gör du det på bästa sätt? Här är några praktiska steg som du kan ta för att få det att fungera för dig.

1. Identifiera dina uppgifter

Gör en omfattande lista över arbetsuppgifter, prioritera dem utifrån hur brådskande och viktiga de är och uppskatta hur lång tid varje uppgift kommer att ta. På så sätt får du en tydlig överblick över vad som behöver göras och kan fördela tiden på ett effektivt sätt.

2. Blockera specifik tid per uppgift, t.ex. en timme

Tilldela varje uppgift ett särskilt tidsblock i din kalender och sträva efter att hålla varje block till en timme eller mindre. Dela upp större uppgifter i mindre delar om det behövs, så att de ryms inom dina tidsblock.

3. Håll dig till ditt schema

Minimera distraktioner genom att skapa en fokuserad arbetsmiljö, kommunicera ditt schema till andra för att undvika avbrott och använd tidtagarur eller tidsregistreringstekniker för att hålla dig på rätt spår. Granska och justera schemat regelbundet för att upprätthålla produktivitet och flexibilitet.

TIPS: Förvänta dig det oväntade. Som ordspråket säger, bättre att vara på den säkra sidan än att vara ledsen! Även de bästa planer kan gå i stöpet på grund av oväntade krav. Det bästa sättet att förbereda sig är att blockera tid för brådskande uppgifter. Om du upptäcker att du inte behöver tiden kan du använda den till vardagliga uppgifter, t.ex. att planera den kommande veckans tidsblockering.

Vanliga misstag vid tidsblockering och hur du undviker dem

Tidsblockering är ett ganska enkelt koncept, men att engagera sig i det kan vara en verklig utmaning. Här är några vanliga misstag som människor gör när de försöker tidsblockera för första gången.

Underskattar din tid

Det är vanligt att vi underskattar den tid det tar att slutföra en uppgift eller ett projekt. Sanningen är att vi inte är särskilt bra på att förutse tidsåtgång. Så det slutar oftast med att vi underskattar vår tid. Och vid sällsynta tillfällen kan vi också överskatta den. 

När du kommer igång med tidsblockering är det bättre att avsätta extra tid för varje uppgift, så att du inte blir frustrerad och skyller på tidsblockering när du lägger mer tid än vad du skulle på en viss uppgift. 

Att vara för strikt med ditt schema

Du kan inte vara för strikt med ditt schema eftersom risken är stor att något dyker upp och ändrar dina planer. 

Tänk på att din Google Kalender och de tidsblock du har lagt till i den bara är en guide som hjälper dig att hålla fokus på det som är viktigt. Men den kan ändras under dagen om det behövs.

När du hanterar dessa situationer, bestäm dig för om det som begärs av dig verkligen är så viktigt att du måste ändra dina tidsblock. Om du tycker att det är det, så är det bara att köra på. 

Glömmer att ta raster

Kom ihåg att ta pauser mellan olika uppgifter. Vi är inga maskiner, så vi måste ta några minuter för att sträcka på benen eller ta ett djupt andetag innan vi går vidare till nästa uppgift.

Om du tror att du bara kan växla upp på stående fot och hoppa från en uppgift till en annan kommer du bara att bli frustrerad och ligga efter i schemat. Ta dig tid, blockera den i din Google-kalender och börja arbeta med det som kommer härnäst när du är redo. Om du funderar på att göra det, berätta för din chef eller dina medarbetare att du har börjat lägga in tidsblock i din kalender, så att de också är medvetna om det.

De bästa apparna för tidsblockering 

Det finns flera tidsblockerande appar som kan hjälpa dig att komma igång. Här är några exempel:

• App för tidrapportering - Om du letar efter sätt att hålla bättre koll på hur mycket tid du lägger på olika uppgifter är en app för tidsregistrering precis vad du behöver. Den kan hjälpa dig att hantera specifika uppgifter mer effektivt och hjälpa dig att ta reda på var du kanske slösar bort dyrbar tid. Du kan också använda en mall för tidsregistreringsblad men det är lite svårare än en app.
• Kalenderapp - Använd en kalenderapp online för att skapa återkommande händelser som påminner dig om när du ska börja och sluta arbeta med specifika uppgifter. Du kan också använda återkommande händelser för att påminna dig själv om när du ska ta pauser från en uppgift och gå vidare till en annan (t.ex. varje timme).
• Väckarklocksappar eller timers - Du kan använda en väckarklocksapp för att ställa in timers för varje uppgift som måste slutföras inom en viss tidsram (t.ex. 30 minuter). Om en uppgift tar längre tid än väntat är det bara att återställa timern. När larmet går går du vidare till nästa uppgift eller stänger av timern helt (t.ex. när det är dags för lunch).

Du kan använda våra tidsblockeringsmallar för att komma igång och skapa ditt eget tidsblockeringssystem. Tänk bara på att om du måste lägga mycket tid på att hantera den här mallen är det förmodligen bäst att du letar efter en lösning som erbjuder automatiska funktioner för tidsblockering. Du vill inte lägga mer tid på att hantera din tidsblockerande schemamall än att faktiskt arbeta med dina uppgifter och projekt.

TIPS: Lär känna den bästa lösningen för tidrapportering för frilansare.

Slutsats

En sista sak om en tidsblockeringsprocess: Om du aldrig har provat ett tidsblockerat schema tidigare, prova det och se om det är något som du kan använda i din dagliga rutin. 

Det kan ta några veckor att anpassa sig, men om du håller fast vid det kommer du snart att börja njuta av fördelarna med att vara mer produktiv, mindre stressad och i allmänhet mer i linje med ditt schema. Och vem vet, det kanske ändrar ditt sätt att närma dig dina prioriterade uppgifter för alltid!