Ledning av team på distans: De bästa tipsen för att leda team på distans
Distansarbete är ett koncept som har funnits sedan 70-talet, men det har aldrig använts till sin fulla potential förrän i början av pandemin, i slutet av 2019. Numera kan du se en "distansmiljö" överallt: på platsannonser, jobbsajter och LinkedIn-beskrivningar medan en företagskultur definieras av distans- eller hybridteammedlemmar.
Hela världen har förändrat sin syn på arbetets spelregler, och medan distansarbete är en norm för vissa har personliga möten blivit viktigare för andra.
Så oavsett om du är en remote-ledare eller om du vill lära dig mer om hur man hanterar remote-team som du själv är en del av, kan du dyka in och förstå hur man gör.
I den här artikeln får du veta mer om definitionen av att hantera distansteam, hur viktigt det är, hur du hanterar distansmedarbetare och vilka utmaningar som finns.
Vad är teamledning på distans?
Att leda team på distans innebär att leda ett team inom en organisation som huvudsakligen arbetar på distans från en annan plats än ett traditionellt kontor.
Chefen spelar en mycket viktig roll när det gäller att leda sina medarbetare på distans, särskilt när alla befinner sig på olika platser och till och med i olika länder.
Att arbeta på distans är en utmaningoch det kan vara svårt att hantera ett helt team. Fokusera på de tips du får från den här artikeln och bana väg mot framgång samtidigt som du är förberedd på utmaningarna.
Fördelarna med att hantera distansarbetare
Det har visat sig att distansarbete har kommit till dagens fungerande industrier för att stanna länge, vissa skulle kanske säga till och med för alltid. Och medan chefer på distans lärde sig i farten hur man hanterar team på distans, genom att experimentera, är frågan varför distansarbete blev så viktigt så snabbt?
1. Frihet att hitta den bästa personen för jobbet
Som chef kan det vara svårt att hitta den expertprofil du behöver till ditt team, samtidigt som du måste uppfylla kriterier som att matcha din ledarstil och vara på samma sida med företagets värderingar.
Du upplever ofta geografiska begränsningar för att följa företagets policyer. Med distansmedarbetare kan du välja den bästa personen för rollen, utan att nödvändigtvis begränsa dig till ett visst geografiskt område.
2. Besparingar från företagets budget
Att ha ett stort kontor kan vara dyrt, särskilt för större företag.
Distansarbete förändrade denna verklighet eftersom varje enskild teammedlem kan arbeta bekvämt från sitt eget hem. Det enda chefer och medarbetare behöver är rätt verktyg, kommunikationskanaler och ett ergonomiskt kontorslandskap.
På så sätt kan de arbeta effektivt på distans och vara produktiva.
Läs också: De bästa produktivitetsverktygen och apparna för team
3. Flexibel arbetstid
Med distansmedarbetare från hela världen har ni inte bara olika kulturer och färdigheter, utan också olika tidszoner. Det är förstås också en utmaning eftersom era arbetstider sällan kan sammanfalla, men sanningen är att det är fantastiskt att ha den här flexibiliteten.
4. Ökad produktivitet och effektivitet
Sedan distansarbete blev mer populärt, har produktiviteten och effektiviteten ökat. Men det är fantastiskt att ha social interaktion även under arbetsdagen.
Som ledare på distans har du fördelen av att ha ett mindre/distraherat och mer produktivt team, men å andra sidan måste du se till att dina medarbetare på distans har en bra balans mellan arbete och privatliv och interaktion ansikte mot ansikte, för deras sociala välbefinnande.
Utforska skillnaden skillnaden mellan produktivitet och effektivitet
De 24 bästa tipsen för att leda team på distans
Nu när vi har gått igenom fördelarna med att arbeta på distans kan vi börja med tipsen för att leda ett team på distans på bästa sätt.
1. Se till att deras tid räknas
Tidsuppföljning är viktigt för att hantera distansteam. Det bidrar till att öka medarbetarnas produktivitet genom att ge cheferna värdefulla insikter om hur deras distansmedarbetare använder sin tid på olika uppgifter.
När teammedlemmarna vet att deras tid spåras blir de mer ansvariga för sitt arbete, vilket kan leda till ökad produktivitet. Dessutom gör tidsspårning det möjligt för ledare på distans att identifiera områden där medarbetarna har problem och ge dem stöd och resurser för att hjälpa dem att bli mer effektiva.
Slutligen kan tidrapporteringsdata användas för att identifiera mönster och trender i arbetsprocesser, vilket gör det möjligt för chefer att optimera arbetsflöden och fördela resurser mer effektivt.
För att visa hur viktigt det är med tidsregistrering för ditt distansteam kan du förklara hur det kommer att gynna dem och organisationen som helhet.
Det är inte en åtgärd för detaljstyrning utan snarare ett verktyg som hjälper alla att hålla sig på rätt spår och bli mer produktiva. Du kan också förklara hur de data som samlas in genom tidsregistrering kan användas för att förbättra arbetsflöden och fördela resurser mer effektivt.
Uppmuntra ditt team att använda tidsregistreringsverktyg för distansanställda och ge utbildning och stöd för att säkerställa att de använder dem effektivt.
Genom att visa på fördelarna med tidsregistrering och tillhandahålla ett bra tidsregistreringsverktyg och resurser kan du öka medarbetarnas produktivitet och hjälpa ditt distansteam att lyckas.
Läs också om detta: Hur får man anställda att registrera tid
Lär dig hur du kan förbättra teamets tidshantering genom att utnyttja kraften i tidsspårning
2. Planera framåt
När du arbetar med ett fjärrteam är det viktigt att planera möten och projekt i förväg eftersom människor kanske inte alltid är tillgängliga på grund av tidszoner eller privata angelägenheter. Se till att organisera dina regelbundna konferenssamtal och gruppmöten i förväg.
Planerar du återkommande möten? Om så är fallet, implementera tidsblockering i ditt teams schema.
Resurs:
Gratis mallar för schema
Mallar för tidsblockering: Excel, Google Sheets och utskrivbara
3. Omfamna mångfald, skapa inkludering
Kulturell mångfald är avgörande för distansteam, eftersom det leder till ökad innovation och problemlösning när människor med olika bakgrund, perspektiv och färdigheter möts. Ett team med en mångfald av kulturer kan bättre förstå och betjäna globala kunder och partners, vilket gör det lättare att kommunicera och samarbeta över gränserna.
För att förbättra teamsamarbetet mellan distansarbetare från olika kulturer kan cheferna organisera aktiviteter som veckovisa teammöten med hela teamet. Andra idéer kan vara informella teamchattar, kulturella utbytesprogram och tvärkulturella utbildningstillfällen.
Regelbundna möten som dessa kan bidra till att skapa empati, medarbetarengagemang och förtroende bland teammedlemmarna, vilket leder till ett mer inkluderande och sammanhållet team.
4. Etablera förväntningar hos ditt team
Redan från början, och särskilt i anställningsprocessen, måste du vara ärlig mot dina medarbetare om företagets krav och deras roller.
Om du har glömt bort några aspekter som rör ditt interna kök rekommenderar vi att du tar upp dem i ett av dina första virtuella möten.
Det är viktigt att ställa tydliga förväntningar på specifika ämnen och måsten som scheman, möten och kommunikation, arbetsmåloch arbetstider.
5. Upprätta bra kommunikationskanaler
Se till att du sätter upp de bästa typen av kommunikationsverktyg för hela ditt team. Eftersom du leder medarbetare som arbetar på distans måste du ha en utmärkt kommunikation, så att inget missförstås.
Glöm inte att vara tydlig med allt du försöker säga till ditt team och uppmuntra dina medarbetare på distans att kommunicera så tydligt som möjligt.
Läs hur man förbättrar kommunikationen i ett team.
6. Var stödjande mot ditt team
Många chefer glömmer hur viktigt det är att deras medarbetare på distans är engagerade i det jobb de gör och i de människor de arbetar med.
Investera i regelbundna enskilda möten så att du kan få en uppfattning om hur alla mår och om det finns någon gruppdynamik att ta itu med. När det är möjligt, erbjud din hjälp för att lösa hinder och ge vägledning även under teamets möten.
7. Satsa på ett bra projekthanteringsverktyg
Det bästa vore om du kunde samla dina uppgifter, din kommunikation och din resultatuppföljning i en och samma projektledningsplattform.
Om det inte är möjligt kan det räcka med ett pålitligt projekthanteringsprogram som är integrerat med ett annat verktyg, till exempel ett fristående program för tidsregistrering.
På så sätt kan du hålla koll på allt på ett effektivt sätt.
8. Var empatisk
Som chef kan du få klagomål och oroande fakta om projektet eller teamet i sig.
Det kan finnas en anställd som inte mår så bra, så det är ditt jobb att lyssna på dem och ge känslomässigt stöd. Med din vägledning och empati kommer de att känna sig mycket mer självsäkra och hörda, och det skadar inte ens att ge personliga råd om livet i dina videomöten.
9. Var flexibel
För att effektivt hantera medarbetare på distans måste du förstå varje persons sammanhang, oavsett om det handlar om olika bakgrunder, kulturer och tidszoner som har stor inverkan på deras dagliga liv.
Så du måste förstå dina anställda och behandla dem med öppenhet för flexibla arbetstider.
10. Ligg tio steg före verktygens problem
När man leder medarbetare på distans finns alla deras verktyg i en virtuell miljö och måste hela tiden fungera enligt standardrutinerna.
Teknikhinder är en stor utmaning för utmaning för distansarbetare eftersom de alltid finns runt hörnet. Få därför insikter från dina teammedlemmar för att se om den nuvarande teknikstacken fungerar eller behöver uppgraderas.
11. Ägna extra uppmärksamhet åt introduktionen av en ny distansmedarbetare
När du välkomnar en ny medlem till ditt team, se till att du ägnar särskild uppmärksamhet så att den nya medarbetaren känner sig välkommen och medveten om allt som händer.
Du vill att ditt team ska vara uppdaterat och redo att kommunicera med nykomlingar.
12. Lita på ditt team
Försök inte att detaljstyra ditt team under projektets gång. Du anställde det här teamet av specifika skäl som skulle leda dig till framgång. Lita på den känslan och uppmuntra teammedlemmarna att växa, fatta sina egna beslut och slutföra uppgifterna.
13. Grundläggande regler
För att virtuella team ska komma överens och skapa en kommunikationslinje under distansarbetet är det nödvändigt att fastställa regler så att allt går smidigt. Se till att det finns en regel för varje typ av interaktion, från regelbundna teammöten till regelbundna möten på tu man hand.
14. Definiera dina mål och deras syfte
För team som arbetar på distans finns det ett projekt med en vision som är anpassad. För att förverkliga visionen måste teamet förstå vad det innebär och varför.
Det är först när alla i teamet förstår målen som alla är redo att ta sig an varje uppgift och de hinder som kan dyka upp. Det är därför är det viktigt att sätta upp realistiska målTeamets inriktning.
15. Undanröja hinder
Tyvärr korsar många oförutsedda hinder dina distansarbetares vägar på ett eller annat sätt. Det viktiga är hur du hanterar det, samtidigt som du ger lugn och ro till en medlem av ditt team.
Huvudmålet är att eliminera alla tänkbara hinder som försvårar för din medarbetare att utföra sina arbetsuppgifter, och resultatet kan bara leda till ett framgångsrikt distansteam.
16. Öppna teamet för sociala band
När du arbetar på distans kan det hända att du aldrig får träffa några av medlemmarna i teamet.
Sociala band är nedprioriterade men bör beaktas för att dina anställda ska må bra.
Ordna några onlinefester, aktiviteter och sociala möten som förbättrar humorn hos dina lagkamrater. Samtidigt hittar du olika sätt att sätt att motivera ditt team att bli mer produktivt.
17. Vägleda ditt team som en mentor
Att vara chef på distans innebär att du måste vara tillgänglig för vägledning, kanske mer än på en fysisk arbetsplats. Som en bra teamledarehar du ett inflytande på ditt team. Engagera dig i utvecklingen av deras roller inom ramen för detta projekt.
18. Uppdatera dina kunskaper om fjärrstyrning
Eftersom det här är ett nytt koncept utvecklas dess definition ständigt, och allt förändras i takt med att vi pratar. Se därför till att du uppdaterar dina studier med nya artiklar och undersökningar om hur du kan utnyttja distansarbete och hantera team i den här inställningen.
TIPS: Det kan vara en bra idé att anmäla sig till en onlinekurs i projektledning
19. Se till att alla i ditt team känner att de hör hemma där
Gör regelbundna och individuella avstämningar med ditt team för att ta reda på om de acklimatiserar sig till resten av teammedlemmarna, projektets mål och till och med sociala band. Detta kommer också att påverka balansen mellan arbete och fritid.
20. Demonstrera hur man undviker distraktioner
Distansarbete medför många olika distraktioner, vissa mer allvarliga än andra.
Om du som ledare vill lyckas med att hantera distansarbetare rekommenderar vi att du delar med dig av en lista med insiktsfulla tips om hur du kan undvika dessa frestelser.
21. Delegera uppgifter
Ditt jobb kan innebära en hel del överblick och hantering av relationer och projekt, vilket gör det extremt svårt att slutföra uppgifter. Vi förstår dig, att dessutom hantera distansmedarbetare låter som en stor utmaning.
Se därför till att du delegera uppgifter som du inte behöver göra specifikt. Genom att göra det är du ett steg närmare att bygga ett högpresterande team samtidigt som du förbättrar produktiviteten hos dina anställda.
22. Fastställa tidsramar
Du kan välja en daglig, veckovis eller månatlig tidsram för att utvärdera projektets framsteg inom ramen för ditt teams insatser. Du kan lägga till ett tidsblock i din kalender eller bara ställa in en uppgift för dig själv i ditt projekthanteringsverktyg.
23. Var medveten om utbrändhet
Distansarbete kan vara en utmaning på grund av den otydliga gränsen mellan privatliv och arbetsliv.
Som projektledare eller chef är det ditt jobb att se till att ditt team har en rimlig arbetsbörda och att de trivs med sin roll.
Om det är något som bekymrar en medarbetare måste du visa känslomässigt stöd och vägleda dem mot lösningen.
TIPS: Läs vår guide om "Hantera team för mjukvaruutveckling".
24. Möta personligen
Att arbeta på distans har många fördelar, men inget kan ersätta de verkliga band och kontakter som uppstår vid personliga möten.
Se till att ni lämnar distansarbetsplatsen minst en dag per år för att träffas och fira det band som skapats under projektets gång.
Utmaningar med att leda ett team på distans
Även om det är vanligt att leda ett team på distans på dagens arbetsplatser, innebär det inte att det inte finns uppenbara utmaningar.
Människor är unika överallt, och ledarskap är också olika under olika omständigheter. Men du bör inte bara fokusera på de hinder du möter när du leder ditt team. Tänk i stället på en strategi som kan undanröja samma problem.
Nedan kan du läsa om de utmaningar du kan ställas inför under din resa som chef på distans:
- Kommunikation: Detta är en nyckelkompetens inom projektledning inom team som arbetar på distans, särskilt när de är spridda över hela världen, och ett kommunikationsverktyg som Microsoft Teams kanske inte räcker till. Om du saknar det elementet kommer det att bli ett mycket svårare jobb att leda ditt team än du tror;
- Anställning: Att ha möjlighet att anställa en expert som är lämplig för distansarbete är en fantastisk sak, men det kan vara överväldigande att göra rätt val bland listan över kvalificerade potentiella anställda;
- Tidsgränser: Hela teamet kanske arbetar i olika tidszoner, vilket försvårar möjligheten att prata om specifika uppgifter vid vilken tidpunkt som helst. Det kan vara enkelt att misslyckas och inte respektera allas tid och börja prata om en uppgift som de inte ens har börjat agera på;
- Uppgifter och roller kan vara förvirrande: Om du kombinerar dålig kommunikation med bristande sammanhållning kan ditt team känna sig förvirrat av tilldelade funktioner och uppgifter. Som alla andra har ditt team förväntningar, och de skulle kunna tro att de inte tas på allvar;
- Schemaläggning: Det är svårt nog att hinna med de dagliga uppgifterna, så du kan föreställa dig när du måste dela ditt schema med teamet. Det kan vara en mardröm att bara försöka lista ut när det är bäst att ordna ett kick-off-möte, för att inte tala om att använda programvara för projekthantering.
Läs mer om detta: Lär dig hur du hanterar schemakonflikter.
- Medarbetarnas prestationer: Som chef är det ett måste att uppfatta varje teammedlems framsteg, tillsammans med projektet. Att övervaka ditt team i deras fjärrarbete kan vara svårt ibland, eftersom du inte kan få den autentiska känslan av alla;
- Försummelse av teammedlemmar: Med allt som du måste ta hänsyn till, från ledning till delegering och övervakning, är det inte en prioritet att lära känna alla. När det dröjer för länge kan det vara för sent att knyta an till teamet;
- Låg produktivitet: Vissa människor trivs med distansarbete, men för den andra delen som inte identifierar sig med det kan det vara katastrofalt, särskilt om du befinner dig på andra sidan jorden. Det finns en sällsynt möjlighet att träffa dina teammedlemmar men det är det. Det kan verkligen påverka de anställda, deras mentala hälsa och deras produktivitet;
Hitta hur du kan öka produktiviteten i ditt team med dessa tips.
- Använda fel arbetsverktyg: Det kan vara nästan omöjligt att leda, övervaka och kommunicera om du inte har rätt arbetsverktyg till din hjälp. Se därför till att du väljer de bästa apparna för att arbeta hemifrån;
- Avsaknad av samarbete: När det inte finns något samarbete i ett fjärrteam blir det mycket svårt att stödja och vägleda som projektledare;
- Hantera olika personligheter: När du leder ett team på distans omges du av olika och unika personligheter. Särskilt på avstånd är det svårt att hålla allting i harmoni, eftersom vissa personer kan vara mer tillbakadragna, medan andra teammedlemmar kan behöva mer coachning från dig.
- Kulturella element: När du anställer människor från hela världen berikar de ditt team med en ny kultur och kunskap. Men när man arbetar på distans kan det vara ganska frustrerande när man försöker hålla jämna steg med olika gränser, etik och så vidare; Några videosamtal för att dela med sig av saker om sina kulturer kan göra underverk för distansteam.
Slutsats
Att hantera medarbetare på distans har blivit en del av vår vardag, med flera framgångsrika exempel världen över. Detta nya normala ger oss ett unikt spektrum av möjligheter att förbättra och förändra vårt dagliga arbete.
Det är aldrig en lätt anpassning eftersom allt vi en gång kände till under många år har utvecklats till något som vi nu försöker förstå oss på.
I den här artikeln har vi diskuterat fördelarna och utmaningarna med att leda på distans, tillsammans med tips och tricks om hur du kan göra det till en bättre upplevelse för dina medarbetare som arbetar på distans. När du vet vilka utmaningar du kan ställas inför när du leder ett team på distans kan du beräkna insatserna och resultaten.
Med en balans mellan medvetenhet om hinder och insiktsfulla tips som hjälper dig att vara den bästa chefen du kan vara, kommer du att vara förberedd på allt som kan komma till dig, oavsett om det är en ny distansarbetare i ditt team eller andra videokonferensverktyg.
Du kanske är intresserad av: