Bloqueio de tempo: como bloquear o tempo e aumentar a produtividade
Curioso sobre o bloqueio de tempo, mas não tem certeza do que é ou como usá-lo? Você está no lugar certo! Neste blog, apresentarei o conceito de bloqueio de tempo, explorando seus princípios fundamentais, os principais benefícios e tudo o mais.
Na minha opinião, essa é uma das estratégias de gerenciamento de tempo mais eficazes. Se você ainda não experimentou, agora é a hora.
O que é bloqueio de tempo?
O bloqueio de tempo é uma técnica simples de gerenciamento de tempo em que você programa períodos de trabalho focados para tarefas específicas. É como dividir sua lista de tarefas diárias em intervalos de tempo.
Como fazer um bloqueio de tempo eficaz?
- Comece listando suas tarefas
- Alocar blocos de tempo dedicados a cada tarefa
- Inclua intervalos e tempos de espera para lidar com interrupções inesperadas
Leia também: Saiba como você pode usar o mapeamento de tempo para aumentar a produtividade.
Como funciona o bloqueio de tempo?
A ideia por trás do bloqueio de tempo é que você pode fazer mais ao se concentrar em tarefas individuais em vez de tentar trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo. Em outras palavras, ele se baseia em uma única tarefa, não em multitarefas.
Ao longo do dia, todos nós acabamos fazendo coisas que parecem importantes no momento, mas na verdade não são. Quantas vezes você já pausou uma tarefa crucial só porque apareceu um e-mail de um colega?
Com o bloqueio de tempo, você pode evitar isso. O bloqueio de tempo ajuda a reduzir o acúmulo de tarefas em seu calendário e aumentar sua produtividade fazendo com que você se concentre no que realmente importa. Ao agrupar tarefas semelhantes, o bloqueio de tempo ajuda a reduzir a mudança de contexto, permitindo que você mantenha o foco no trabalho de maior impacto.
5 Métodos de bloqueio de tempo
Sei o que você está pensando: "Quem tem tempo para se concentrar em uma única tarefa de cada vez no mundo agitado de hoje?".
Bem, aqui está a minha resposta: O bloqueio de tempo ajuda a gerenciar melhor seu tempo, dividindo seu dia em blocos específicos de tempo dedicados às tarefas diárias. Ao bloquear as distrações e os desperdícios de tempo, você pode se concentrar na tarefa em questão.
Cal Newport, autor de Deep Work (Trabalho Profundo), um dos melhores livros sobre produtividade, estima que uma semana de trabalho de 40 horas com bloqueio de tempo "produz a mesma quantidade de resultados que uma semana de trabalho de mais de 60 horas realizada sem estrutura".
Talvez você já tenha tentado algumas variações de bloqueio de tempo antes e tenha descoberto que elas não funcionaram para você. Bem, há várias técnicas diferentes de bloqueio de tempo, portanto, um método específico pode funcionar melhor para você do que outro.
Vamos conferir alguns dos métodos mais populares de bloqueio de tempo que você pode experimentar imediatamente.
- Saiba o que é controle de tempo e descubra como ele pode influenciar seus negócios.
Lote de tarefas
O agrupamento de tarefas é uma das melhores estratégias para economizar tempo. É quando você agrupa tarefas semelhantes (ou seja, todas as tarefas menores da sua lista) e as executa em um único bloco de tempo. O resultado? Graças ao agrupamento de tarefas, elas consomem menos energia mental!
Dessa forma, você pode se concentrar em tarefas semelhantes em vez de ter várias coisas acontecendo ao mesmo tempo. Quando bem feito, o agrupamento de tarefas o ajudará a concluir mais tarefas novas em um período de tempo mais curto.
- Exemplo: Você pode programar um bloco de tempo de 30 minutos para responder a e-mails ao longo do dia, em vez de verificar sua caixa de entrada a cada 10 minutos.
DICA: um aplicativo de gerenciamento de tarefas pode ajudar a organizar e gerenciar tarefas importantes, oferecendo recursos como bloqueio de tempo, priorização e integração de calendário.
Tema do dia
O tema do dia vai um passo além do agrupamento de tarefas. Para os gerentes que têm muitas responsabilidades diferentes em várias áreas de negócios e sentem que todas elas estão competindo por sua atenção exclusiva, o tema do dia pode ser uma ótima solução.
Quem é um fã famoso desse método de bloqueio de tempo? Elon Musk. O bilionário fundador e CEO da Tesla e da SpaceX trabalha na SpaceX às segundas, terças e sextas-feiras e na Tesla às quartas e quintas-feiras.
Quando você dedica cada dia da semana a um tema específico, cria uma estrutura muito confiável que lhe permite manter o foco em tarefas específicas em vez de alternar entre pequenas coisas diferentes. Você também se sentirá motivado pela sensação de estar fazendo um trabalho produtivo e significativo.
Timeboxing
Bloqueio de tempo e timeboxing são frequentemente usados como sinônimos e, embora estejam relacionados, não são a mesma coisa.
O bloqueio de tempo é um método de organizar suas tarefas e projetos bloqueando partes do tempo para se concentrar neles.
- Exemplo: Você pode dizer que "trabalhará nessa campanha de marketing das 14h às 17h amanhã".
Timeboxing é quando você se permite apenas um período limitado de tempo para trabalhar em uma tarefa específica.
- Exemplo: "Responderei a e-mails entre 14h e 16h de amanhã; tenho um calendário com horários bloqueados".
A estimativa precisa do tempo é crucial aqui. Isso envolve estimar com exatidão quanto tempo as tarefas levam e usar tempos de buffer para levar em conta possíveis atrasos. Isso ajuda a dividir as tarefas em componentes menores e melhora o gerenciamento geral do tempo.
Mesmo que não respondesse a todos os e-mails dentro desse prazo, você pararia de trabalhar neles e passaria para a próxima tarefa.
Algumas pessoas podem achar que o timeboxing é apenas uma forma de adicionar mais pressão a um trabalho já exigente. Mas se você tentar encará-lo como um desafio, poderá se surpreender com o seu desempenho e a sua produtividade.
A regra de bloqueio de tempo de 2 minutos
Se uma tarefa levar menos de 2 minutos, use a regra dos 2 minutos: faça-a imediatamente em vez de adiá-la. Dessa forma, você evita que ela se transforme em uma tarefa mais longa mais tarde.
A técnica Pomodoro
Na técnica Pomodoro, você trabalha por 25 minutos e depois faz uma pausa de 5 minutos a cada 4 tarefas. Para facilitar sua vida, use nosso cronômetro Pomodoro gratuito.
O processo padrão do bloqueio de tempo Pomodoro é o seguinte:
- Escolher um projeto ou tarefa em que você deseja se concentrar
- Criar uma lista de tarefas
- Ajuste o cronômetro Pomodoro para 25 minutos e concentre-se em uma única tarefa até o cronômetro tocar
- Quando a sessão terminar, marque um Pomodoro e registre o que foi concluído
- Em seguida, faça uma pausa bem merecida de cinco minutos
- Depois de quatro Pomodoros, faça uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos
DICA: Está procurando alternativas para essa técnica? Então, você precisa ler nosso post "Principais alternativas ao Pomodoro".
Quais são os benefícios do bloqueio de tempo?
Vamos dar uma olhada na lista de benefícios do bloqueio de tempo abaixo:
Priorize suas tarefas
Como seres humanos, tendemos a nos lembrar apenas das coisas que deixamos por fazer, em vez das que concluímos - isso é chamado de efeito Zeigarnik. Infelizmente, se não for controlado, ele pode causar muita ansiedade e estresse com relação ao tempo.
No entanto, se você descobrir as tarefas de alta prioridade e programar intervalos de tempo para cada uma delas de cada vez, terá um maior senso de controle sobre sua agenda e vida profissional. Iniciar uma prática intencional de controle do tempo também pode ajudar.
Evite a multitarefa
Apesar do que você pode ter ouvido, a multitarefa não é uma boa estratégia de gerenciamento de tempo.
Nossos cérebros não estão programados para acompanhar a constante alternância entre as tarefas. Pesquisas mostram que os funcionários podem ser 40% menos produtivos quando realizam várias tarefas ao mesmo tempo. Isso é dizer muito!
Ao responder a e-mails ou mensagens do Slack, criar campanhas de anúncios e participar de reuniões de equipe, você está usando diferentes habilidades que ocupam muito espaço mental.
Se você não se der o tempo adequado para trabalhar em cada uma dessas tarefas, ficará alternando entre elas durante todo o dia sem conseguir fazer muita coisa. Não confunda estar ocupado com ser produtivo.
Interrompa as interrupções de trabalho e a troca de contexto
Eu sei, eu sei. Evitar interrupções no trabalho é mais fácil falar do que fazer. Mas há uma diferença entre as interrupções que acontecem com frequência e as que são um problema com o qual você tem de lidar diariamente.
Claro, você tem outras responsabilidades e compromissos, e eles não vão desaparecer só porque você está tentando manter o foco em uma coisa. É por isso que é tão importante que, ao iniciar o bloqueio de tempo, você se comprometa com ele.
Você acabará encontrando um método que funciona para você e, quando for interrompido por uma solicitação urgente, estará em uma posição muito melhor para lidar com ela, pois se sentirá no controle total de sua agenda.
Leia também: Como ser mais eficiente.
Por que a técnica de bloqueio de tempo é tão eficaz?
Talvez você não pense muito nisso no início, mas o bloqueio de tempo pode afetar profundamente sua capacidade de manter o foco e atingir suas metas de curto e longo prazo.
Se quiser que isso funcione, você precisa escolher as tarefas mais importantes para cada dia. Cal Newport, autor de Deep Work, passa 20 minutos todas as noites programando tarefas e metas para o dia seguinte:
"Às vezes as pessoas perguntam por que me preocupo com um nível de planejamento tão detalhado. Minha resposta é simples: ele gera uma enorme quantidade de produtividade".
Ele permite o "trabalho profundo
O bloqueio de tempo também é um método eficaz porque permite o "trabalho profundo". Em vez de ficar pulando de uma tarefa para outra, você pode se concentrar em uma tarefa por um período mais longo.
E quando você se dá um bloco de tempo dedicado para se concentrar em um projeto, problema ou tarefa, pode aproveitar todos os seus recursos mentais para atingir sua meta.
Bloqueio de tempo versus perfeccionismo
Quando você entrega um grande projeto, sempre há algo que gostaria de ter mudado, ajustado e revisado pela milésima vez.
Pode ser um desafio abandonar projetos críticos, especialmente se o único pensamento em sua cabeça for "perfeição". Mas, em algum momento, você precisará dizer "terminei" e passar para o próximo projeto.
O bloqueio de tempo, especialmente a técnica de timeboxing, pode ser um grande recurso para gerenciar esse tipo de situação. Ela permite que você defina limites de tempo específicos para cada tarefa.
Se você se encontrar estendendo o tempo que havia definido anteriormente para uma tarefa, reveja como você bloqueia o tempo e use uma caixa de tempo ainda mais rígida para terminar o trabalho.
Assim, fica mais fácil dizer "não".
Dizer "não" aos outros, especialmente aos gerentes e membros da equipe, pode ser complicado. Na verdade, essa é uma das habilidades mais valiosas que você pode aprender, mas também é uma das mais desafiadoras.
Com o bloqueio de tempo, dizer "não" não precisa ser constrangedor, quer você esteja administrando suas horas de trabalho ou seu tempo pessoal.
Se você começar a dizer "sim" a tudo o que aparece, estará mudando de uma tarefa para outra sem conseguir fazer muita coisa. Eventualmente, você começará a se sentir sobrecarregado.
Mas se os membros da equipe perceberem que seu tempo está bloqueado, é menos provável que interrompam seu dia com solicitações ou perguntas com as quais você pode lidar mais tarde.
- Leia mais: Como dizer não no trabalho
Quem pode se beneficiar do bloqueio de tempo?
Profissionais que trabalham
O bloqueio de tempo é uma ferramenta incrível para aumentar a produtividade da sua equipe. Mas, ocasionalmente, as equipes podem ter dificuldade para equilibrar projetos de longo prazo com demandas de curto prazo.
O uso de ferramentas digitais como o Google Agenda para agendar reuniões pode ajudar a gerenciar seu tempo com mais eficiência. O agendamento de tarefas específicas em torno de reuniões e outros compromissos garante que você possa se concentrar no trabalho de alta prioridade sem interrupções.
Se você for um gerente de projeto, a criação de blocos de tempo pode ser uma ótima maneira de programar as tarefas da sua equipe, para que ela seja mais eficiente e produtiva.
Embora o bloqueio de tempo não se trate de microgerenciamento, ele pode ajudar a reduzir as distrações, priorizar e concluir as tarefas no prazo, para que sua equipe possa se concentrar no que é importante e cumprir todos os prazos.
O mesmo se aplica a outros profissionais, como freelancers, trabalhadores remotos ou até mesmo estudantes. Se você tem dificuldades com o gerenciamento do tempo e acha que isso o impede de atingir suas metas, o bloqueio de tempo pode ser a solução ideal para você.
Pessoas com TDAH
As pessoas com TDAH (transtorno de déficit de atenção e hiperatividade) têm dificuldade em lidar com o gerenciamento do tempo, incluindo planejamento, priorização, cumprimento de prazos, estimativa da duração das tarefas e pontualidade, entre outros.
Se esse for o seu caso, os blocos de tempo no Google Agenda podem ser uma ótima maneira de gerenciar sua lista de tarefas. Isso não resolverá todos os seus problemas com o tempo, mas pode facilitar muito o gerenciamento deles.
Portanto, dê uma olhada no seu calendário e bloqueie intervalos de tempo para tarefas e projetos que, de outra forma, você poderia perder. O segredo é se comprometer com isso e encontrar um equilíbrio que funcione para você.
Leia mais:
O bloqueio de tempo é para todos?
Não. O bloqueio de tempo não funciona para todos. Certos tipos de trabalho têm muitas tarefas reativas para que ele seja eficaz.
Se o seu trabalho principal consiste em "apagar incêndios", reagir a eventos e priorizar tarefas a cada 15 minutos, talvez não valha a pena usar um método de bloqueio de tempo.
Por exemplo, um controlador de tráfego aéreo pode achar muito difícil bloquear intervalos de tempo em sua agenda para que possa se concentrar em um trabalho profundo.
Dito isso, você ainda pode tentar outras estratégias de gerenciamento de tempo além do bloqueio de tempo. Vale a pena tentar qualquer técnica de gerenciamento de tempo que possa lhe dar um mínimo de controle sobre como você está gastando seu tempo.
Leia também: Como gerenciar o tempo de forma eficaz
Como implementar o bloqueio de tempo em 3 etapas
Depois de decidir usar o bloqueio de tempo, qual é a melhor maneira de fazer isso? Para que isso funcione para você, aqui estão algumas medidas práticas que podem ser tomadas.
1. Identifique suas tarefas
Faça uma lista abrangente de tarefas, priorizando-as com base na urgência e na importância, e estime quanto tempo cada uma levará. Isso garante que você tenha uma visão geral clara do que precisa ser feito e o ajuda a alocar o tempo de forma eficaz.
2. Bloquear um tempo específico por tarefa, ou seja, uma hora
Atribua a cada tarefa um bloco de tempo dedicado em seu calendário, com o objetivo de manter cada bloco em uma hora ou menos. Divida as tarefas maiores em partes menores, se necessário, garantindo que elas se encaixem em seus blocos de tempo.
3. Cumpra sua programação
Minimize as distrações criando um ambiente de trabalho focado, comunique seu cronograma a outras pessoas para evitar interrupções e use cronômetros ou técnicas de controle de tempo para se manter no caminho certo. Revise e ajuste regularmente sua programação para manter a produtividade e a flexibilidade.
DICA: Espere o inesperado. Como diz o ditado, é melhor prevenir do que remediar! Até mesmo os melhores planos podem se desfazer devido a demandas inesperadas. A melhor maneira de se preparar é reservar tempo para tarefas urgentes. Se você descobrir que não precisa dele, pode simplesmente usá-lo para tarefas diárias, como planejar a programação de bloqueio de tempo da semana seguinte.
Erros comuns de bloqueio de tempo e como evitá-los
O bloqueio de tempo é um conceito bastante simples, mas o comprometimento com ele pode ser um verdadeiro desafio. Aqui estão alguns erros comuns que as pessoas cometem quando tentam usar o bloqueio de tempo pela primeira vez.
Subestimar seu tempo
É um problema comum subestimar o tempo necessário para concluir uma tarefa ou um projeto. A verdade é que não somos muito bons em prever o tempo. Portanto, geralmente, acabamos subestimando nosso tempo. E, em raras ocasiões, também podemos superestimá-lo.
Ao começar a usar o bloqueio de tempo, é melhor alocar tempo extra para cada tarefa, para que você não fique frustrado e não culpe o bloqueio de tempo quando gastar mais tempo do que deveria em uma tarefa específica.
Ser muito rígido com sua agenda
Você não pode ser muito rígido com sua programação, pois é provável que algo surja e mude seus planos.
Lembre-se de que o Google Agenda e os blocos de tempo que você adicionou a ele são simplesmente um guia para ajudá-lo a manter o foco no que é importante. Mas ele pode ser alterado ao longo do dia, se necessário.
Ao lidar com essas situações, decida se o que está sendo solicitado é realmente tão importante a ponto de fazer você mudar seus blocos de tempo. Se você achar que é, simplesmente siga em frente.
Esquecer de fazer pausas
Lembre-se de fazer intervalos entre as tarefas. Não somos máquinas, portanto, precisamos tirar alguns minutos para esticar as pernas ou respirar fundo antes de passar para a próxima tarefa.
Se você acha que pode simplesmente mudar de marcha na hora e pular de uma tarefa para outra, só vai ficar frustrado e atrasado. Reserve um tempo, bloqueie-o em sua agenda do Google e comece a trabalhar no que vier a seguir quando estiver pronto. Se estiver pensando em fazer isso, informe ao seu gerente ou aos membros da equipe que você começou a adicionar blocos de tempo ao seu calendário, para que eles também fiquem cientes.
Os melhores aplicativos de bloqueio de tempo
Há vários aplicativos de bloqueio de tempo que podem ajudá-lo a começar. Aqui estão alguns exemplos:
- Aplicativo de controle de tempo - Se você está procurando maneiras de controlar melhor o seu tempo nas tarefas, um aplicativo de controle de tempo é exatamente o que você precisa. Ele pode ajudá-lo a gerenciar tarefas específicas com mais eficiência e a descobrir onde você pode estar desperdiçando tempo precioso. Você também pode usar um modelo de planilha de controle de tempo mas isso é um pouco mais difícil do que um aplicativo.
- Aplicativo de calendário - Use um aplicativo de calendário on-line para criar eventos repetidos que o lembrem de quando começar e parar de trabalhar em tarefas específicas. Você também pode usar eventos recorrentes para se lembrar de quando deve interromper o trabalho em uma tarefa e passar para outra (por exemplo, a cada hora).
- Aplicativos de despertador ou cronômetros - Você pode usar um aplicativo de despertador para configurar cronômetros para cada tarefa que precisa ser concluída dentro de um período de tempo específico (por exemplo, 30 minutos). Se uma tarefa demorar mais do que o esperado, basta reiniciar o cronômetro. Quando o alarme disparar, passe para a próxima tarefa ou desligue totalmente o cronômetro (por exemplo, quando chegar a hora do almoço).
Você pode usar nossos modelos de bloqueio de tempo para começar e criar seu próprio sistema de bloqueio de tempo. Lembre-se de que, se você tiver que investir muito tempo gerenciando esse modelo, provavelmente será melhor procurar uma solução que ofereça recursos automáticos de bloqueio de tempo. Você não quer passar mais tempo gerenciando seu modelo de programação de bloqueio de tempo do que realmente trabalhando em suas tarefas e projetos.
DICA: Conheça a melhor solução para o controle de horas de freelancers.
Conclusão
Uma última observação sobre um processo de bloqueio de tempo: Se você nunca experimentou um cronograma de bloqueio de tempo antes, experimente e veja se é algo que você pode usar em sua rotina diária.
Pode levar algumas semanas para se ajustar, mas se você persistir, logo começará a desfrutar dos benefícios de ser mais produtivo, menos estressado e, em geral, mais em sintonia com sua agenda. E, quem sabe, isso pode mudar para sempre a maneira como você aborda suas tarefas prioritárias!