12 najlepszych wskazówek dotyczących śledzenia czasu w 2024 roku

Według badań Asany 60% czasu zespołu poświęcane jest na robienie rzeczy, które nie działają. Nie chcesz, aby śledzenie czasu również należało do tej kategorii.

Niezależnie od tego, czy śledzenie czasu pracy jest koniecznością, czy wyborem umożliwiającym podejmowanie świadomych decyzji, należy robić to mądrze i skutecznie.

Tak więc, zanim twoja uwaga się rozproszy, oto, przez co przeprowadzę cię w tym artykule: 12 wskazówek, jak śledzić czas i jak najlepiej go wykorzystać, a także zrozumienie, w jaki sposób rozwiązanie do śledzenia czasu może pomóc w osiągnięciu celów.

Śledzenie czasu nie musi być skomplikowane.

Dzięki Timeular możesz śledzić czas automatycznie, bez wysiłku i bezpiecznie. Ze sztuczną inteligencją u boku.

Wypróbuj Timeular za darmo

Narzędzia do śledzenia czasu pracy zapewniają dostęp do kluczowych informacji, które pozwalają zrozumieć wydajność i produktywność zespołu. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie ich do codziennej rutyny może być trudne.
Śledzenie czasu pracy to dodatkowa praca, której większość pracowników nie chce wykonywać, ale istnieje wiele sposobów, aby to ułatwić.

Ale jak? Przejdźmy do tego.

12 najlepszych wskazówek dotyczących śledzenia czasu

1. Zrozumienie, dlaczego śledzenie czasu jest ważne dla zespołu

Po pierwsze, nie rób tego tylko dlatego, że niejasno myślisz, że może to zadziałać lub być pomocne.

Zanim zaczniesz śledzić czas pracy, powinieneś mieć jasność, dlaczego tego potrzebujesz. Oto kilka pytań, których możesz użyć, aby zrozumieć swoje potrzeby w zakresie śledzenia czasu:

• Gdzie spędzamy najwięcej czasu?
• Czy członkowie mojego zespołu są przepracowani?
• Które projekty i zadania są najbardziej opłacalne?
• Którzy klienci są mniej dochodowi?
• Czy rozliczamy się prawidłowo, czy też tracimy pewne lukratywne możliwości?
• Jakie są główne czynności marnujące czas mojego zespołu?
• W którym momencie dnia pojawia się zmęczenie, a mój poziom produktywności spada? 
• Skąd mam wiedzieć, na czym się skupić, aby skalować swój biznes?

2. Dołączenie do zespołu

To bardzo ważny krok. Jeśli Twój zespół nie rozumie korzyści płynących z zarządzania czasem, będzie postrzegał je jedynie jako dodatkową pracę.

Lepiej więc, aby byli oni zaangażowani i zainwestowali w śledzenie czasu, zanim wdrożysz jakiś skomplikowany system śledzenia czasu.

Oto cztery proste taktyki, których możesz użyć, aby ich przekonać:

• Pokaż studium przypadku lub rzeczywiste informacje: znajdź firmę lub znajomego, który już korzysta z narzędzia do śledzenia czasu i poproś ich o podzielenie się kluczowymi wnioskami, na przykład po rozpoczęciu korzystania z aplikacji do śledzenia czasu.

• Jeśli nie masz pod ręką żadnych przykładów, spójrz na historie sukcesuTimeularz najlepszymi praktykami śledzenia czasu od użytkowników.

• Udostępniaj swoje karty czasu pracy: Najłatwiejszym sposobem na wykazanie się jest udowodnienie, że sam jesteś świadomy tego procesu, a także dzielenie się najlepszymi praktykami w zakresie śledzenia czasu. Śledź swój czas przez jeden lub dwa tygodnie, zanim podzielisz się wynikami ze swoim zespołem.

• Wyjaśnij korzyści: przedstaw swojemu zespołowi co najmniej trzy kluczowe punkty dotyczące tego, w jaki sposób śledzenie czasu poprawi zarówno ich pracę, jak i wyniki firmy. 

Poniżej znajduje się kilka przykładów korzyści.

• Usprawniona lista płac: Gdy zespoły korzystają z oprogramowania do śledzenia czasu pracy, mogą płynnie przesyłać dane z aplikacji do swojego rozwiązania płacowego, minimalizując liczbę kroków i błędów ludzkich.
• Dokładniejsze szacunki projektów: Gdy menedżerowie wiedzą, ile czasu zajmuje ich zespołom wykonanie zadań, mogą dokładnie przewidzieć, jak długo potrwa projekt i ograniczyć pełzanie zakresu.
• Lepsze zarządzanie zespołem: Możesz upewnić się, że Twój zespół pracuje nad zadaniami, które są zgodne z jego umiejętnościami i nie przepracowuje się.

Zapytaj o ich opinie: zapytaj, czy Twój zespół ma wątpliwości dotyczące śledzenia czasu i wspólnie znajdźcie najlepsze rozwiązanie.

3. Znalezienie prostego i przyjaznego dla użytkownika narzędzia do śledzenia czasu

Choć w pierwszej chwili można pomyśleć o szablonach śledzenia czasu pracy jako właściwym sposobie na uproszczenie śledzenia czasu pracy, istnieje alternatywa, która nie wymaga ciągłych przypomnień o ewidencji czasu pracy.

Wybierz zautomatyzowane narzędzie do śledzenia czasu, które pozwala na:

• Oceń, czy ma intuicyjny pulpit nawigacyjny, łatwy dostęp, dokładne monitorowanie i funkcje automatyzacji.
• Przyjrzyj się wszystkim funkcjom oprogramowania do śledzenia czasu i zobacz, jak możesz je wykorzystać;
• Sprawdź kompatybilność i integracje z różnymi urządzeniami i oprogramowaniem oraz oczywiście cenę;

Możesz wypróbować wiele narzędzi, ale pokrótce przedstawię Ci moje ulubione narzędzie: Timeular - automatyczne i łatwe w obsłudze narzędzie do śledzenia czasu, które pokochało ponad 100 000 zadowolonych użytkowników.

Timeular to jedna z najlepszych aplikacji do zarządzania czasem, która oferuje użytkownikom elastyczne sposoby śledzenia i efektywnego zarządzania czasem.

Dzięki Timeular Ty i Twój zespół możecie:

• Przyspiesz proces śledzenia czasu poprzez automatyczne śledzenie za pomocą prostych skrótów klawiaturowych lub kostki do śledzenia czasu;
• otrzymuj automatyczne sugestie dotyczące wprowadzania czasu na podstawie wydarzeń w kalendarzu generowanych przez sztuczną inteligencję;
• Zautomatyzuj raportowanie czasu pracy za pomocą kilku kliknięć;
• Kontroluj budżety projektów dzięki powiadomieniom budżetowym;
• śledzenie godzin nadliczbowych i korzystanie ze strony Timeular do śledzenia urlopów w celu uzyskania zrównoważonego obciążenia pracą i dokładnych raportów;
• Śledź czas niepodlegający i podlegający rozliczeniu za pomocą jednego kliknięcia;
• integracja Timeular z ponad 3000 innych wybranych narzędzi;
• bezpieczeństwo danych, ponieważ wszystkie dane są przechowywane lokalnie, ze 100% zgodnością z RODO.

Oprogramowanie to jest również bardzo elastyczne i dostosowuje się do warunków pracy: niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy też Ty i Twój zespół pracujecie zdalnie, Timeular wspiera Cię wszystkimi informacjami, których potrzebujesz, aby przenieść swoją firmę na wyższy poziom.

Zacznij dokładnie śledzić swój czas przy zerowym wysiłku

"Staliśmy się o 20% bardziej rentowni, ponieważ wszyscy mają nawyk śledzenia czasu". - Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design

Śledzenie przez 30 dni za darmo

4. Zachowaj prostotę

Jest to jedna z najlepszych wskazówek dotyczących śledzenia czasu, ale także jedna z najbardziej niedocenianych: keep.it.simple.

Podczas tworzenia ustrukturyzowanej struktury śledzenia czasu łatwo dać się ponieść wszystkim możliwościom i przyszłym opcjom raportowania. Zamiast tworzyć dziesiątki różnych kategorii aktywności i podzadań, postaraj się zachować jak największą prostotę.

Na początek należy śledzić maksymalnie trzy działania zespołu. Następnie zacznij dodawać więcej działań, gdy zespół w pełni zaadoptuje śledzenie czasu.

Aby dodać odrobinę wyrafinowania do struktury śledzenia czasu, utwórz tagi, które pracownicy mogą dodawać podczas rejestrowania swojego czasu. Tag to wspólna etykieta, której członkowie zespołu mogą używać do kategoryzowania swoich wpisów dotyczących czasu. Na przykład, tagiem może być #reaktywna lub #proaktywna praca.

Tagi powinny służyć jako dodatek do danych śledzenia czasu, ułatwiając zapamiętanie, na które zadania dokładnie poświęcono czas.

WSKAZÓWKA: Jeśli śledzisz godziny pracy sporadycznie, wypróbuj darmowy kalkulator kart czasu pracy.

5. Stworzenie systemu rozwiązywania problemów

To zupełnie normalne, że na początku, gdy wciąż się uczysz, coś się psuje.
Wyobraź sobie, że ukończyłeś zadanie planowania projektu wspólnie z klientem. Czy powinno ono zostać zarejestrowane w kategorii "Spotkanie", "Planowanie" czy "Praca dla klientów"?
Aby uniknąć tego rodzaju nieporozumień, należy ustalić jasne zasady dotyczące tego, które działanie należy do którego projektu i upewnić się, że cały zespół jest tego świadomy. Bardzo pomocne dla zespołu może być utworzenie dokumentu z pytaniami i odpowiedziami lub wątku na Slacku, w którym każdy może zadawać pytania dotyczące rejestrowania czasu pracy.

Możesz także utworzyć wspólny plik z przykładami śledzenia różnych zadań i działań. Dodaj wyjaśnienia, dlaczego każde z nich należy do określonej kategorii. Upewnij się również, że regularnie przeglądasz arkusze czasu pracy, aby sprawdzić, czy wszyscy poprawnie zarejestrowali swój czas.

6. Ustanowienie zasad

Aby uniknąć kompletnego chaosu, ustal prawa użytkownika, które uniemożliwią wszystkim użytkownikom edycję systemu śledzenia czasu. Nie chcesz przecież, by każda osoba losowo tworzyła kategorie zadań. Tylko ty lub osoba wyznaczona przez ciebie do tego celu powinna mieć możliwość tworzenia kategorii, aby wszystko było spójne.

Musisz także upewnić się, że każdy ma co najmniej 10 minut dziennie na rejestrowanie swojego czasu. W przeciwnym razie do końca miesiąca, leniwi koledzy będą mieli cały miesiąc pusty, co doprowadzi do chaosu w strukturze śledzenia czasu. Jeśli zdajesz sobie sprawę, że ktoś ma trudności, zaoferuj pomoc, ponieważ przyjęcie nowego nawyku jest trudne.

Regularnie pytaj członków zespołu, czy rozumieją nowy system i czy potrzebują dodatkowych wskazówek.

Uwaga: Nie sugeruję monitorowania pracowników, ale raczej identyfikowanie problemów ze śledzeniem czasu w zespole i regularne dzielenie się jak największą liczbą najlepszych praktyk w tym zakresie.

TimeularNa przykład oferuje sesje konsultacyjne, gdy nowe zespoły rozpoczynają śledzenie czasu i pomaga im ustalić zasady, a także najlepsze praktyki w zakresie śledzenia czasu.

7. Pożegnanie z arkuszami kalkulacyjnymi

Excel był wszechmocnym narzędziem przez długi czas, pomagając firmom stać się bardziej wydajnymi i pomagając w śledzeniu godzin pracy pracowników, jednocześnie zwiększając produktywność.

Ale już nie. Ręczne wypełnianie wpisów czasu pracy w arkuszach Excela jest czasochłonne i często prowadzi do błędów ludzkich.

W dzisiejszych czasach istnieje wiele lepszych opcji śledzenia czasu pracy, takich jak oparte na chmurze narzędzie do śledzenia czasu pracy, które oprócz systematycznego śledzenia czasu pracy zespołu, kompiluje również raporty.

Jakie są korzyści z używania oprogramowania do śledzenia czasu pracy zamiast Excela? Oto one:

• Jest to o wiele łatwiejsze: nie musisz wysyłać dziesiątek e-maili, aby zebrać arkusze czasu pracy wszystkich pracowników. Wszystkie dane są dostępne za jednym kliknięciem w narzędziu do śledzenia czasu pracy.
• Mniej błędów: dzięki zautomatyzowanemu narzędziu natychmiast zauważysz, że coś się nie zgadza. Niezależnie od tego, czy wpisany czas lub oczekiwany czas trwania projektu jest podejrzanie niski, czy też niektórzy pracownicy osiągają lepsze wyniki niż inni.
• Koniec z podwójnym wprowadzaniem danych: zamiast rejestrować czas pracy zespołu w arkuszach kalkulacyjnych, a następnie kompilować go w raporcie z pracy, można uzyskać automatycznie tworzone raporty w narzędziu do zarządzania pracą.
• Korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu pracy w dowolnym miejscu i czasie: podczas gdy arkusze kalkulacyjne Excel znajdują się na naszych komputerach, narzędzie oparte na chmurze umożliwia dostęp do arkuszy czasu pracy w dowolnym miejscu i czasie.

Sprawdź to: Śmieszne memy o timesheetach

8. Stosowanie blokad czasowych

Blokowanie czasu polega na poświęceniu określonego okresu dnia roboczego na konkretne zadanie. To jak dzielenie codziennej listy rzeczy do zrobienia na kawałki czasu. Można je również nazwać przedziałami czasowymi na pracę nad zadaniami lub projektami. Oznacza to wyeliminowanie czynników rozpraszających i wykorzystanie całego tego czasu na wykonanie jak największej ilości pracy.

Blokowanie czasu zależy jednak w dużej mierze od branży i tego, czy pracujesz samodzielnie, czy też współpracujesz z innymi członkami zespołu.

Dlatego może być trudno zablokować czasowo niektóre miejsca pracy i zadania, ponieważ są one tak dynamiczne. Pamiętaj, że ta metoda planowania powinna poprawić twój dzień pracy, a nie uczynić go bardziej stresującym.

Upewnij się, że charakter projektów w twoim zespole lub firmie jest odpowiedni dla tej techniki, a jeśli tak, użyj jej.

Nawet Zasada 5 minut Elona Muska opiera się na zasadach blokowania czasu.

• WSKAZÓWKA: Pobierz nasze szablony blokowania czasu za darmo.

9. Ustalanie priorytetów na listach rzeczy do zrobienia 

Niezależnie od tego, czy chodzi o osobiste śledzenie czasu, czy śledzenie godzin pracy, jednym z podstawowych narzędzi do zarządzania czasem jest wszechmocna lista rzeczy do zrobienia.

Prosty, ale potężny, konsoliduje wszystko, co musisz zrobić w jednym miejscu - od najdrobniejszych zadań po te największe.

Gdy masz już listę, możesz ustalić priorytety i zająć się najpierw tymi ważnymi. Ustalenie priorytetów gwarantuje, że skupisz się na najważniejszych elementach, zamiast ulegać pokusie pracy nad mniej ważnymi rzeczami, ponieważ są one łatwiejsze do wykonania.

Co więcej, korzystanie z listy rzeczy do zrobienia umożliwia odhaczanie wykonanych zadań. Pod koniec dnia, zamiast czuć się przytłoczonym zbliżającymi się terminami, odhaczanie zadań z listy daje poczucie spełnienia.

Pisaliśmy również o najlepszych metodach priorytetyzacji i najlepszych narzędziach do ustalania priorytetów, które pomogą ci skategoryzować obciążenie pracą.

Darmowy eBook: Jak poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem

Pobierz bezpłatną kopię eBooka i dowiedz się, jak poprawić zarządzanie czasem w pracy, aby zwiększyć produktywność

Pobierz teraz

Znajdź najlepsze metody ustalania priorytetów, aby nadać priorytet swojemu obciążeniu pracą.

10. Dzielenie dużych zadań na mniejsze

Podczas pracy nad rozległym i żmudnym projektem łatwo jest poczuć się przytłoczonym ogromem zadań, za których wykonanie jest się odpowiedzialnym. Uczucie to może uniemożliwić ci robienie postępów, niszcząc twoje morale i sprawiając, że obciążenie pracą wydaje się prawie niemożliwe.
Ale tak jak jesz duży posiłek małymi kęsami, możesz poradzić sobie z każdym zadaniem, bez względu na to, jak długie i skomplikowane, jeśli podzielisz je na łatwe do opanowania części. Gdy już to zrobisz, wystarczy, że zajmiesz się tymi częściami indywidualnie.
Dlatego system pomiaru pracy, który dzieli zadania na godziny i dni, będzie w stanie osiągnąć większy zarys zadania lub cele długoterminowe w znacznie łatwiejszy sposób.

11. Automatyzacja zadań

W każdym najnowszym przewodniku z najlepszymi praktykami dotyczącymi śledzenia czasu natkniesz się na automatyzację.

Ręczne zbieranie danych jest raczej monotonne i powtarzalne, a szczerze mówiąc, nie ma już żadnej wartości dodanej.

Dlatego też istnieje kilka rzeczy, które są bardzo ważne do zautomatyzowania i pozwolą ci zaoszczędzić mnóstwo czasu. 

Tak z ciekawości, czy wiesz, że bez aplikacji do aplikacji do automatyzacji zadańprzeciętny pracownik spędza około 3 godzin dziennie na powtarzaniu tego samego żmudnego zadania zamiast skupiać się na bardziej kreatywnych projektach? Skutkuje to spadkiem wydajności pracy, efektywności i motywacji w wielu firmach na całym świecie.

Raporty pokazują, że firmy, które wdrożyły automatyzację pracy miały prawie 60% pracowników oszczędzało sześć lub więcej godzin tygodniowo, gdy niektóre powtarzalne aspekty ich pracy zostały zautomatyzowane. Jest to możliwe, ponieważ automatyzacja miejsca pracy może obsłużyć około 45% powtarzalnych zadań. 

Automatyzacja zadań to doskonały sposób na zwiększenie wydajności. Dowiedz się więcej wskazówek, jak poprawić wydajność biznesową

Automatyzacja zadań to doskonały sposób na zwiększenie wydajności. Dowiedz się więcej wskazówek, jak poprawić efektywność biznesową.

12. Wykorzystywanie danych do podejmowania decyzji 

Zdolność do podejmowania kluczowych decyzji przy użyciu oprogramowania do śledzenia czasu pracy staje się oparta na faktach i zapewnia dobre dane wejściowe do bardziej inteligentnego zarządzania w ogóle. Ogólnie rzecz biorąc, prowadzi to do poprawy w firmie, ponieważ użytkownik końcowy rozumie swój styl pracy i to, co należy poprawić. 

Dzięki śledzeniu czasu pracy menedżer może zrozumieć, jakie umiejętności i zdolności występują w zespole i jakie zmiany należy wprowadzić, aby wszystko działało sprawnie. Śledzenie czasu pomaga również w zrozumieniu dynamiki zespołu podczas segmentacji wydajności w wielu wymiarach.

Wyniki zawsze będą się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak umiejętności, wykształcenie, menedżerowie lub lokalizacja pracownika. Jednak bogate dane generowane przez oprogramowanie do śledzenia czasu pracy zapewnią wgląd niezbędny do prowadzenia operacji z wysoką wydajnością i maksymalną wydajnością.

Czy wiesz, że śledzenie czasu pomoże ci lepiej szacowanie czasu?

Czy wiesz, że śledzenie czasu pomoże Ci lepiej oszacować czas?

Wnioski 

Jak już wspomniano, śledzenie czasu może być bardzo skuteczne i pomóc w poprawie produktywności i ogólnych wyników.
Ale należy to zrobić dobrze, w oparciu o odpowiednie najlepsze praktyki śledzenia czasu. Mamy nadzieję, że zapoznałeś się z najlepszymi wskazówkami dotyczącymi śledzenia czasu i w pełni je wykorzystałeś.
Nie ma jednego sposobu na śledzenie czasu, więc nie musisz przestrzegać każdej z wymienionych zasad. Skoncentruj się na znalezieniu systemu śledzenia, zasad i praktyk, które pasują do Twojej firmy i potrzeb, a także potrzeb Twoich pracowników.
Sam wybór oprogramowania do zarządzania czasem nie wystarczy. Gdy już zdecydujesz się na system, aby uzyskać najlepsze wyniki, upewnij się, że zostaniesz przeszkolony przez specjalistów w zakresie konfiguracji i zasad śledzenia czasu, które przyniosą Ci największe korzyści.

Śledzenie czasu nie musi być skomplikowane.

Dzięki Timeular możesz śledzić czas automatycznie, bez wysiłku i bezpiecznie. Ze sztuczną inteligencją u boku.

Wypróbuj Timeular za darmo

FAQ

Możesz być zainteresowany:

• Najlepsze aplikacje do śledzenia czasu pracy dla małych firm
• Dowiedz się, jak Timeular pomaga firmom, freelancerom, małym zespołom
• Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników
• Czym są ręczne karty czasu pracy?
• Co to jest polityka rozliczania czasu pracy?