Blokowanie czasu: jak zablokować czas i zwiększyć produktywność
Ciekawi Cię blokowanie czasu, ale nie wiesz, co to jest i jak z niego korzystać? Jesteś we właściwym miejscu! Na tym blogu przedstawię ci koncepcję blokowania czasu, badając jej podstawowe zasady, kluczowe korzyści i wszystko pomiędzy.
Moim zdaniem jest to jedna z najskuteczniejszych strategii zarządzania czasem. Jeśli jeszcze jej nie wypróbowałeś, teraz jest na to czas.
Czym jest blokowanie czasu?
Blokowanie czasu to prosta technika zarządzania czasem, w której planujesz okresy pracy skoncentrowane na określonych zadaniach. Przypomina to dzielenie codziennej listy rzeczy do zrobienia na przedziały czasowe.
Jak skutecznie blokować czas?
- Zacznij od sporządzenia listy zadań
- Przydziel dedykowane bloki czasowe do każdego zadania
- Uwzględnij przerwy i czas buforowania, aby poradzić sobie z nieoczekiwanymi przerwami.
Przeczytaj również: Jak wykorzystać mapowanie czasu do zwiększenia produktywności?
Jak działa blokowanie czasu?
Idea blokowania czasu polega na tym, że można zrobić więcej, koncentrując się na poszczególnych zadaniach, zamiast próbować pracować nad wieloma zadaniami jednocześnie. Innymi słowy, opiera się to na pracy jednozadaniowej, a nie wielozadaniowej.
W ciągu dnia wszyscy robimy rzeczy, które w danej chwili wydają się ważne, ale tak naprawdę wcale takie nie są. Ile razy zdarzyło ci się wstrzymać kluczowe zadanie tylko dlatego, że wyskoczył e-mail od kolegi?
Blokowanie czasu pozwala tego uniknąć. Blokowanie czasu pomaga zmniejszyć bałagan zadań w kalendarzu i zwiększyć produktywność poprzez skupienie się na tym, co naprawdę ważne. Grupując podobne zadania, blokowanie czasu pomaga ograniczyć przełączanie kontekstu, umożliwiając skupienie się na pracy o większym znaczeniu.
5 Metody blokowania czasu
Wiem, co sobie myślisz: "Kto ma czas na skupienie się na jednym zadaniu w dzisiejszym gorączkowym świecie?".
Oto moja odpowiedź: Blokowanie czasu pomaga lepiej zarządzać czasem, dzieląc dzień na określone bloki czasu poświęcone codziennym zadaniom. Blokując czynniki rozpraszające i marnujące czas, możesz skoncentrować się na wykonywanym zadaniu.
Cal Newport, autor Deep Work, jednej z najlepszych książek o produktywności, szacuje, że 40-godzinny tydzień pracy z blokadą czasową "daje taką samą wydajność, jak ponad 60-godzinny tydzień pracy bez struktury".
Być może wypróbowałeś już wcześniej kilka wariantów blokowania czasu i okazało się, że nie działają one w twoim przypadku. Cóż, istnieje kilka różnych technik blokowania czasu, więc jedna konkretna metoda może działać lepiej niż inna.
Sprawdźmy kilka najpopularniejszych metod blokowania czasu, które możesz wypróbować od razu.
- Dowiedz się, czym jest śledzenie czasu i jak może ono wpłynąć na Twój biznes.
Grupowanie zadań
Grupowanie zadań to jedna z najlepszych strategii oszczędzania czasu. Polega ona na grupowaniu podobnych zadań (tj. wszystkich mniejszych zadań z listy) i wykonywaniu ich w ramach jednego bloku czasowego. Rezultat? Dzięki grupowaniu zadań pochłaniają one mniej energii umysłowej!
W ten sposób można skupić się na podobnych zadaniach, zamiast zajmować się różnymi rzeczami jednocześnie. Prawidłowo wykonane grupowanie zadań pomoże ci ukończyć więcej nowych zadań w krótszym czasie.
- Przykład: Możesz zaplanować 30-minutowy blok czasowy na odpowiadanie na e-maile w ciągu dnia, zamiast sprawdzać skrzynkę odbiorczą co 10 minut.
WSKAZÓWKA: Aplikacja do zarządzania zadaniami może pomóc w organizacji i zarządzaniu ważnymi zadaniami, oferując funkcje takie jak blokowanie czasu, ustalanie priorytetów i integracja kalendarza.
Tematyka dnia
Tworzenie tematów dnia wykracza o krok poza grupowanie zadań. Dla menedżerów, którzy mają wiele różnych obowiązków w kilku obszarach biznesowych i czują, że wszystkie one konkurują o ich niepodzielną uwagę, tworzenie tematów dnia może być świetnym rozwiązaniem.
Kto jest znanym fanem tej metody blokowania czasu? Elon Musk. Miliarder, założyciel i dyrektor generalny Tesli i SpaceX, pracuje w SpaceX w poniedziałki, wtorki i piątki, a w Tesli w środy i czwartki.
Poświęcając każdy dzień tygodnia konkretnemu tematowi, tworzysz bardzo niezawodną strukturę, która pozwala ci skupić się na konkretnych zadaniach, zamiast przełączać się między różnymi drobiazgami. Będziesz także napędzany poczuciem wykonywania produktywnej i znaczącej pracy.
Timeboxing
Time blocking i timeboxing są często używane jako synonimy i choć są ze sobą powiązane, nie są tym samym.
Blokowanie czasu to metoda organizowania zadań i projektów poprzez blokowanie fragmentów czasu na skupienie się na nich.
- Przykład: Możesz powiedzieć, że "będziesz pracować nad tą kampanią marketingową od 14:00 do 17:00 jutro".
Timeboxing to sytuacja, w której pozwalasz sobie tylko na ograniczoną ilość czasu na pracę nad konkretnym zadaniem.
- Przykład: "Odpowiem na e-maile między 14:00 a 16:00 jutro; mam kalendarz z blokadą czasową".
Dokładne szacowanie czasu jest tutaj kluczowe. Obejmuje ono dokładne oszacowanie czasu trwania zadań i wykorzystanie czasów buforowych w celu uwzględnienia potencjalnych opóźnień. Pomaga to podzielić zadania na mniejsze komponenty i poprawia ogólne zarządzanie czasem.
Nawet jeśli nie odpowiesz na wszystkie e-maile w tym czasie, to i tak przestaniesz nad nimi pracować i przejdziesz do następnego zadania.
Niektórzy ludzie mogą uważać, że timeboxing to tylko sposób na dodanie większej presji do i tak już wymagającej pracy. Jeśli jednak spróbujesz potraktować to jako wyzwanie, możesz być zaskoczony tym, jak dobrze sobie radzisz i jak produktywny możesz być.
Zasada blokowania czasu na 2 minuty
Jeśli zadanie zajmuje mniej niż 2 minuty, zastosuj zasadę 2 minut: wykonaj je natychmiast, zamiast odkładać je na później. W ten sposób unikniesz przekształcenia go w dłuższe zadanie w późniejszym czasie.
Technika Pomodoro
W technice Pomodoro pracujesz przez 25 minut, a następnie robisz 5-minutową przerwę po każdych 4 zadaniach. Aby ułatwić sobie życie, skorzystaj z naszego darmowego timera Pomodoro.
Standardowy proces blokowania czasu Pomodoro wygląda następująco:
- Wybór jednego projektu lub zadania, na którym chcesz się skupić
- Tworzenie listy zadań do wykonania
- Ustaw minutnik Pomodoro na 25 minut i skup się na jednym zadaniu, aż zadzwoni minutnik.
- Po zakończeniu sesji zaznacz jedno Pomodoro i zapisz ukończone zadanie.
- Następnie ciesz się zasłużoną pięciominutową przerwą
- Po czterech Pomodoros zrób sobie dłuższą przerwę, np. 15-30 minut.
WSKAZÓWKA: Szukasz alternatywy dla tej techniki? W takim razie musisz przeczytać nasz post "Najlepsze alternatywy dla Pomodoro".
Jakie są korzyści z blokowania czasu?
Przyjrzyjmy się poniższej liście korzyści płynących z blokowania czasu:
Ustal priorytety zadań
Jako istoty ludzkie, mamy tendencję do pamiętania tylko rzeczy, których nie zrobiliśmy, zamiast tych, które ukończyliśmy - nazywa się to efektem Zeigarnika. Efekt Zeigarnik. Niestety, jeśli nie jest on kontrolowany, może powodować poważny niepokój i stres.
Jeśli jednak odkryjesz zadania o wysokim priorytecie i zaplanujesz czas na skupienie się na każdym z nich, zyskasz większe poczucie kontroli nad swoim harmonogramem i życiem zawodowym. Pomocne może być również rozpoczęcie celowej praktyki śledzenia czasu.
Unikaj wielozadaniowości
Pomimo tego, co być może słyszałeś, wielozadaniowość nie jest dobrą strategią zarządzania czasem.
Nasze mózgi nie są przystosowane do ciągłego przełączania się między zadaniami. Badania pokazują, że pracownicy mogą być o 40% mniej produktywni, gdy wykonują wiele zadań jednocześnie. To naprawdę dużo!
Odpowiadając na wiadomości e-mail lub wiadomości Slack, tworząc kampanie reklamowe i uczestnicząc w spotkaniach zespołu, korzystasz z różnych umiejętności, które zajmują dużo miejsca w umyśle.
Jeśli nie dasz sobie odpowiedniej ilości czasu na pracę nad każdym z tych zadań, będziesz po prostu przełączać się między nimi przez cały dzień, nie robiąc zbyt wiele. Nie myl bycia zajętym z byciem produktywnym.
Zaprzestanie przerywania pracy i przełączania kontekstu
Wiem, wiem. Unikanie przerw w pracy jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. Jest jednak różnica między przerwami, które zdarzają się często, a takimi, z którymi trzeba sobie radzić codziennie.
Oczywiście, masz inne obowiązki i zobowiązania, które nie znikną tylko dlatego, że starasz się skupić na jednej rzeczy. Dlatego tak ważne jest, aby po rozpoczęciu blokowania czasu zobowiązać się do tego.
W końcu znajdziesz metodę, która będzie dla ciebie odpowiednia, a gdy przerwie ci pilna prośba, będziesz w znacznie lepszej sytuacji, aby sobie z nią poradzić, ponieważ będziesz mieć pełną kontrolę nad swoim harmonogramem.
Czytaj także: Jak być bardziej wydajnym.
Dlaczego technika blokowania czasu jest tak skuteczna?
Na początku możesz o tym nie myśleć, ale blokowanie czasu może znacząco wpłynąć na twoją zdolność do koncentracji i osiągania krótko- i długoterminowych celów.
Jeśli chcesz, aby to zadziałało, musisz wybrać najważniejsze zadania na każdy dzień. Cal Newport, autor książki Deep Work, poświęca 20 minut każdego wieczoru na planowanie zadań i celów na następny dzień:
"Czasami ludzie pytają, dlaczego zawracam sobie głowę tak szczegółowym planowaniem. Moja odpowiedź jest prosta: generuje to ogromną produktywność".
Umożliwia "głęboką pracę
Blokowanie czasu jest również skuteczną metodą, ponieważ umożliwia "głęboką pracę". Zamiast przeskakiwać od jednego zadania do drugiego, możesz skupić się na jednym zadaniu przez dłuższy czas.
A kiedy dasz sobie dedykowany blok czasowy, aby skupić się na jednym projekcie, problemie lub zadaniu, możesz wykorzystać wszystkie swoje zasoby umysłowe, aby osiągnąć swój cel.
Blokowanie czasu a perfekcjonizm
Kiedy realizujesz duży projekt, zawsze jest coś, co chciałbyś zmienić, poprawić i przejrzeć po raz tysięczny.
Odpuszczenie krytycznych projektów może być trudne, zwłaszcza jeśli jedyną myślą, która krąży w twojej głowie, jest "perfekcja". Ale w końcu będziesz musiał powiedzieć: "Skończyłem" i przejść do następnego projektu.
Blokowanie czasu, a zwłaszcza technika timeboxingu, może być świetnym narzędziem do zarządzania tego rodzaju sytuacjami. Pozwala ona ustawić konkretne limity czasowe dla każdego zadania.
Jeśli zauważysz, że wydłużasz czas, który wcześniej wyznaczyłeś na wykonanie zadania, przeanalizuj sposób blokowania czasu i użyj jeszcze bardziej rygorystycznego przedziału czasowego na ukończenie pracy.
Ułatwia to powiedzenie "nie".
Mówienie "nie" innym, zwłaszcza menedżerom i członkom zespołu, może być trudne. W rzeczywistości jest to jedna z najcenniejszych umiejętności, jakich można się nauczyć, ale także jedna z najtrudniejszych.
Dzięki blokowaniu czasu mówienie "nie" nie musi być kłopotliwe, niezależnie od tego, czy zarządzasz godzinami pracy, czy czasem osobistym.
Jeśli zaczniesz mówić "tak" na wszystko, co pojawi się na twojej drodze, będziesz przełączać się z jednego zadania na drugie, nie robiąc zbyt wiele. W końcu zaczniesz czuć się przytłoczony.
Jeśli jednak członkowie twojego zespołu widzą, że twój czas jest zablokowany, jest mniej prawdopodobne, że będą przerywać ci dzień prośbami lub pytaniami, którymi możesz zająć się później.
- Czytaj więcej: Jak mówić "nie" w pracy
Kto może skorzystać z blokowania czasu?
Pracujący profesjonaliści
Blokowanie czasu to niesamowite narzędzie zwiększające produktywność zespołu. Czasami jednak zespołom trudno jest zrównoważyć długoterminowe projekty z krótkoterminowymi wymaganiami.
Korzystanie z narzędzi cyfrowych, takich jak Kalendarz Google, do planowania spotkań może pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu czasem. Planowanie konkretnych zadań wokół spotkań i innych zobowiązań zapewnia możliwość skupienia się na pracy o wysokim priorytecie bez zakłóceń.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, tworzenie bloków czasowych może być świetnym sposobem na zaplanowanie zadań zespołu, dzięki czemu będą one bardziej wydajne i produktywne.
Chociaż blokowanie czasu nie polega na mikrozarządzaniu, może pomóc w ograniczeniu rozpraszania uwagi, ustalaniu priorytetów i wykonywaniu zadań na czas, dzięki czemu zespół może skupić się na tym, co ważne i dotrzymać każdego terminu.
To samo dotyczy innych profesjonalistów, takich jak freelancerzy, pracownicy zdalni, a nawet studenci. Jeśli zmagasz się z zarządzaniem czasem i uważasz, że przeszkadza ci to w osiąganiu celów, blokowanie czasu może być właśnie dla ciebie.
Osoby z ADHD
Osoby z ADHD (zespołem nadpobudliwości psychoruchowej z deficytem uwagi) mają trudności z zarządzaniem czasem, w tym między innymi z planowaniem, ustalaniem priorytetów, dotrzymywaniem terminów, szacowaniem czasu trwania zadań i punktualnością.
W takim przypadku bloki czasowe w Kalendarzu Google mogą być świetnym sposobem na zarządzanie listą rzeczy do zrobienia. Nie rozwiąże to wszystkich problemów z czasem, ale może znacznie ułatwić zarządzanie nimi.
Przyjrzyj się więc swojemu kalendarzowi i zablokuj w nim czas na zadania i projekty, które w przeciwnym razie mógłbyś przegapić. Kluczem jest zaangażowanie i znalezienie równowagi, która będzie dla Ciebie odpowiednia.
Czytaj więcej:
Czy blokowanie czasu jest dla każdego?
Nie. Blokowanie czasu nie działa dla każdego. Niektóre rodzaje pracy mają zbyt wiele reaktywnych zadań, aby było to skuteczne.
Jeśli twoja główna praca polega na "gaszeniu pożarów", reagowaniu na wydarzenia i ustalaniu priorytetów zadań co 15 minut, to korzystanie z metody blokowania czasu może nie być warte zachodu.
Na przykład kontroler ruchu lotniczego może mieć trudności z zablokowaniem w swoim harmonogramie przedziałów czasowych, aby mógł skupić się na dogłębnej pracy.
To powiedziawszy, nadal możesz wypróbować inne strategie zarządzania czasem poza blokowaniem czasu. Każda technika zarządzania czasem, która może dać ci nawet najmniejszą kontrolę nad tym, jak spędzasz swój czas, jest warta wypróbowania.
Przeczytaj także: Jak skutecznie zarządzać czasem
Jak wdrożyć blokowanie czasu w 3 krokach
Kiedy już zdecydujesz się na blokowanie czasu, jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić? Oto kilka praktycznych kroków, które można podjąć, aby blokowanie czasu było skuteczne.
1. Zidentyfikuj swoje zadania
Sporządź kompleksową listę zadań, nadając im priorytety w oparciu o pilność i ważność oraz oszacuj, ile czasu zajmie każde z nich. Zapewnia to jasny przegląd tego, co należy zrobić i pomaga efektywnie przydzielać czas.
2. Zablokowanie określonego czasu na zadanie, np. jednej godziny
Przypisz każdemu zadaniu dedykowany blok czasowy w kalendarzu, starając się, aby każdy blok nie przekraczał jednej godziny. W razie potrzeby podziel większe zadania na mniejsze części, upewniając się, że mieszczą się one w blokach czasowych.
3. Trzymaj się harmonogramu
Zminimalizuj czynniki rozpraszające, tworząc skoncentrowane środowisko pracy, komunikuj swój harmonogram innym, aby uniknąć przerw, i korzystaj z timerów lub technik śledzenia czasu, aby pozostać na bieżąco. Regularnie przeglądaj i dostosowuj swój harmonogram, aby utrzymać produktywność i elastyczność.
WSKAZÓWKA: Spodziewaj się nieoczekiwanego. Jak to się mówi, lepiej zabezpieczyć się niż żałować! Nawet najlepsze plany mogą się rozsypać z powodu nieoczekiwanych wymagań. Najlepszym sposobem na przygotowanie się jest zablokowanie czasu na pilne zadania. Jeśli okaże się, że go nie potrzebujesz, możesz po prostu wykorzystać go do codziennych zadań, takich jak planowanie harmonogramu blokowania czasu na nadchodzący tydzień.
Najczęstsze błędy w blokowaniu czasu i sposoby ich unikania
Blokowanie czasu to całkiem prosta koncepcja, ale zaangażowanie się w nią może być prawdziwym wyzwaniem. Oto kilka typowych błędów popełnianych przez osoby, które próbują blokowania czasu po raz pierwszy.
Niedocenianie swojego czasu
Często zdarza się, że nie doceniamy czasu potrzebnego na wykonanie zadania lub projektu. Prawda jest taka, że nie jesteśmy zbyt dobrzy w przewidywaniu czasu. Tak więc, zazwyczaj nie doceniamy naszego czasu. W rzadkich przypadkach możemy go również przecenić.
Rozpoczynając pracę z blokowaniem czasu, lepiej jest przydzielić dodatkowy czas na każde zadanie, aby nie frustrować się i nie obwiniać blokowania czasu, gdy spędzasz więcej czasu niż powinieneś na konkretnym zadaniu.
Zbyt rygorystyczne przestrzeganie harmonogramu
Nie możesz być zbyt sztywny w swoim harmonogramie, ponieważ istnieje prawdopodobieństwo, że coś się wydarzy i zmieni twoje plany.
Należy pamiętać, że Kalendarz Google i dodane do niego bloki czasowe są po prostu przewodnikiem, który pomaga skupić się na tym, co ważne. W razie potrzeby można je zmieniać w ciągu dnia.
Kiedy masz do czynienia z takimi sytuacjami, zdecyduj, czy to, o co cię proszą, jest naprawdę tak ważne, aby zmusić cię do zmiany bloków czasowych. Jeśli okaże się, że tak, po prostu się z tym pogódź.
Zapominanie o robieniu przerw
Pamiętaj o robieniu przerw między zadaniami. Nie jesteśmy maszynami, więc musimy poświęcić kilka minut na rozprostowanie nóg lub wzięcie głębokiego oddechu przed przejściem do kolejnego zadania.
Jeśli myślisz, że możesz po prostu zmienić bieg na miejscu i przeskoczyć z jednego zadania do drugiego, będziesz po prostu sfrustrowany i opóźniony w harmonogramie. Poświęć swój czas, zablokuj go w kalendarzu Google i zacznij pracować nad tym, co będzie następne, gdy będziesz gotowy. Jeśli się nad tym zastanawiasz, poinformuj swojego przełożonego lub członków zespołu, że zacząłeś dodawać bloki czasowe do kalendarza, aby oni również byli tego świadomi.
Najlepsze aplikacje do blokowania czasu
Istnieje kilka aplikacji blokujących czas które mogą pomóc w rozpoczęciu pracy. Oto kilka przykładów:
- Aplikacja do śledzenia czasu pracy - Jeśli szukasz sposobów na lepsze śledzenie czasu poświęconego na zadania, to aplikacja do śledzenia czasu jest właśnie tym, czego potrzebujesz. Może ona pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu określonymi zadaniami i dowiedzieć się, gdzie można tracić cenny czas. Możesz również skorzystać z szablonu arkusza śledzenia czasu ale jest to nieco trudniejsze niż aplikacja.
- Aplikacja kalendarza - Użyj aplikacji kalendarza online, aby utworzyć powtarzające się wydarzenia, które przypomną Ci, kiedy rozpocząć i zakończyć pracę nad określonymi zadaniami. Możesz także użyć powtarzających się wydarzeń, aby przypomnieć sobie, kiedy zrobić przerwę w pracy nad zadaniem i przejść do innego (na przykład co godzinę).
- Aplikacje budzika lub timery - możesz użyć aplikacji budzika, aby skonfigurować timery dla każdego zadania, które musi zostać wykonane w określonym czasie (np. 30 minut). Jeśli zadanie trwa dłużej niż oczekiwano, wystarczy zresetować timer. Gdy alarm się wyłączy, przejdź do następnego zadania lub całkowicie wyłącz minutnik (np. w porze lunchu).
Możesz skorzystać z naszych szablonów blok owania czasu, aby rozpocząć pracę i stworzyć własny system blokowania czasu. Pamiętaj tylko, że jeśli musisz poświęcić dużo czasu na zarządzanie tym szablonem, to prawdopodobnie najlepiej będzie poszukać rozwiązania, które oferuje funkcje automatycznego blokowania czasu. Nie chcesz spędzać więcej czasu na zarządzaniu szablonem harmonogramu blokowania czasu niż na faktycznej pracy nad zadaniami i projektami.
WSKAZÓWKA : Poznaj najlepsze rozwiązanie do śledzenia czasu pracy freelancerów.
Wnioski
Ostatnia rzecz dotycząca procesu blokowania czasu: Jeśli nigdy wcześniej nie wypróbowałeś harmonogramu z blokadą czasu, spróbuj i sprawdź, czy jest to coś, co możesz wykorzystać w swojej codziennej rutynie.
Dostosowanie się może zająć kilka tygodni, ale jeśli będziesz się tego trzymać, wkrótce zaczniesz cieszyć się korzyściami płynącymi z większej produktywności, mniejszego stresu i ogólnie większej harmonii z harmonogramem. A kto wie, może to na zawsze zmieni sposób, w jaki podchodzisz do swoich priorytetowych zadań!