Zarządzanie zespołem zdalnym: Najważniejsze wskazówki dotyczące kierowania zespołami zdalnymi
Praca zdalna to koncepcja, która istnieje od lat 70-tych, ale nigdy nie została w pełni wykorzystana aż do początku pandemii, pod koniec 2019 roku. W dzisiejszych czasach "środowisko zdalne" można zobaczyć wszędzie: w ofertach pracy, na tablicach ogłoszeń i w opisach na LinkedIn, podczas gdy kultura firmy jest definiowana przez zdalnych lub hybrydowych członków zespołu.
Cały świat zmienił swoje spojrzenie na podstawowe zasady pracy i podczas gdy praca zdalna jest normą dla niektórych, osobiste spotkania stały się ważniejsze dla innych.
Niezależnie od tego, czy jesteś zdalnym liderem, czy chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zdalnymi zespołami, zanurz się, aby zrozumieć, jak to zrobić.
W tym artykule poznasz definicję zarządzania zespołami zdalnymi, jego znaczenie, sposoby zarządzania pracownikami zdalnymi i wyzwania z nim związane.
Czym jest zdalne zarządzanie zespołem?
Zarządzanie zespołami zdalnymi oznacza kierowanie zespołem w organizacji, który pracuje głównie poza siedzibą firmy, w miejscu innym niż tradycyjne biuro.
Menedżer odgrywa bardzo ważną rolę w kierowaniu zdalnymi członkami zespołu, zwłaszcza gdy wszyscy znajdują się w różnych miejscach, a nawet w różnych krajach.
Praca zdalna jest wyzwaniemwięc zarządzanie całym zespołem może być trudne. Skoncentruj się na wskazówkach zawartych w tym artykule i utoruj sobie drogę do sukcesu, jednocześnie przygotowując się na wyzwania.
Korzyści z zarządzania pracownikami zdalnymi
Ustalono, że praca zdalna pojawiła się w dzisiejszych funkcjonujących branżach, aby pozostać na długo, a niektórzy mogą nawet powiedzieć, że na zawsze. I chociaż zdalni menedżerowie nauczyli się na bieżąco, jak zarządzać zdalnymi zespołami, eksperymentując, pytanie brzmi, dlaczego praca zdalna stała się tak ważna tak szybko?
1. Wolność w znalezieniu najlepszej osoby na dane stanowisko
Jako menedżerowi może być trudno znaleźć profil eksperta, którego potrzebujesz do swojego zespołu, jednocześnie spełniając kryteria, takie jak dopasowanie do Twojego stylu zarządzania i zgodność z wartościami firmy.
Często doświadczasz ograniczeń geograficznych, aby zachować zgodność z polityką firmy. Dzięki pracownikom zdalnym możesz wybrać najlepszą osobę do danej roli, niekoniecznie ograniczając się do określonego obszaru geograficznego.
2. Oszczędności z budżetu firmy
Posiadanie dużego biura może być kosztowne, zwłaszcza w przypadku większych firm.
Praca zdalna zmieniła tę rzeczywistość, ponieważ każdy członek zespołu może pracować w zaciszu własnego domu. Jedyne czego potrzebują menedżerowie i członkowie zespołu to odpowiednie narzędzia, kanały komunikacji i ergonomiczna przestrzeń biurowa.
W ten sposób będą mogli wydajnie pracować zdalnie i być produktywni.
Przeczytaj także: Najlepsze narzędzia i aplikacje zwiększające produktywność dla zespołu
3. Elastyczne godziny pracy
W przypadku pracowników zdalnych z całego świata mamy do czynienia nie tylko z różnymi kulturami i umiejętnościami, ale także z różnymi strefami czasowymi. Oczywiście stanowi to również wyzwanie, ponieważ godziny pracy mogą rzadko się pokrywać, ale prawda jest taka, że wspaniale jest mieć taką elastyczność.
4. Większa produktywność i wydajność
Odkąd praca zdalna stała się bardziej popularna, produktywność i efektywność wzrosły. Jednak fantastycznie jest mieć interakcje społeczne również w ciągu dnia pracy.
Jako zdalny lider masz tę przewagę, że masz mniej/bardziej rozproszony i bardziej produktywny zespół, ale z drugiej strony musisz zapewnić swoim zdalnym pracownikom równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz interakcje twarzą w twarz, dla ich dobrego samopoczucia społecznego.
Poznaj różnica między produktywnością a wydajnością
24 najlepsze wskazówki dotyczące kierowania zespołami zdalnymi
Teraz, gdy omówiliśmy już korzyści płynące z pracy zdalnej, przejdźmy do wskazówek, jak najlepiej kierować zespołem zdalnym.
1. Niech ich czas się liczy
Śledzenie czasu jest niezbędne w zarządzaniu zdalnymi zespołami. Pomaga zwiększyć produktywność pracowników, zapewniając menedżerom cenny wgląd w to, jak ich zdalni pracownicy spędzają czas na różnych zadaniach.
Gdy członkowie zespołu wiedzą, że ich czas jest śledzony, stają się bardziej odpowiedzialni za swoją pracę, co może prowadzić do zwiększenia produktywności. Ponadto śledzenie czasu pracy pozwala zdalnym liderom zidentyfikować obszary, w których pracownicy mogą mieć trudności, oraz zapewnić wsparcie i zasoby, które pomogą im być bardziej wydajnymi.
Wreszcie, dane dotyczące śledzenia czasu mogą być wykorzystywane do identyfikowania wzorców i trendów w procesach pracy, umożliwiając menedżerom optymalizację workflows i bardziej efektywną alokację zasobów.
Aby pokazać swojemu zdalnemu zespołowi znaczenie śledzenia czasu pracy, możesz wyjaśnić, jakie korzyści przyniesie to zarówno im, jak i całej organizacji.
Nie jest to miara mikrozarządzania, ale raczej narzędzie pomagające wszystkim pozostać na dobrej drodze i być bardziej produktywnymi. Możesz również wyjaśnić, w jaki sposób dane zebrane dzięki śledzeniu czasu mogą być wykorzystane do poprawy workflows i bardziej efektywnego przydzielania zasobów.
Zachęć swój zespół do korzystania z narzędzi do śledzenia czasu pracy dla pracowników zdalnych oraz zapewnij szkolenia i wsparcie, aby zapewnić ich efektywne wykorzystanie.
Ogólnie rzecz biorąc, pokazując korzyści płynące ze śledzenia czasu pracy i zapewniając dobre narzędzie do śledzenia czasu pracy oraz zasoby, można zwiększyć produktywność pracowników i pomóc zespołowi zdalnemu odnieść sukces.
Przeczytaj również: Jak zachęcić pracowników do śledzenia czasu pracy
Dowiedz się, jak usprawnić zarządzanie czasem zespołu, wykorzystując możliwości śledzenia czasu pracy.
2. Planuj z wyprzedzeniem
Podczas pracy z zespołem zdalnym konieczne jest planowanie spotkań i projektów z wyprzedzeniem, ponieważ ludzie mogą nie zawsze być dostępni ze względu na strefy czasowe lub sprawy prywatne. Upewnij się, że organizujesz regularne połączenia konferencyjne i spotkania grupowe z wyprzedzeniem.
Czy planujesz cykliczne spotkania? Jeśli tak, zaimplementuj blokowanie czasu w harmonogramie swojego zespołu.
Zasoby:
Darmowe szablony harmonogramów
Szablony blokowania czasu: Excel, Arkusze Google i do wydrukowania
3. Akceptacja różnorodności, tworzenie integracji
Różnorodność kulturowa ma kluczowe znaczenie dla zespołów zdalnych, ponieważ łączenie ludzi o różnym pochodzeniu, perspektywach i umiejętnościach prowadzi do większej innowacyjności i rozwiązywania problemów. Zespół zróżnicowany kulturowo może lepiej zrozumieć i obsługiwać globalnych klientów i partnerów, ułatwiając komunikację i współpracę ponad granicami.
Aby zacieśnić współpracę zespołową między pracownikami zdalnymi z różnych kultur, menedżerowie mogą organizować takie działania, jak cotygodniowe spotkania całego zespołu. Innymi pomysłami mogą być nieformalne czaty zespołowe, programy wymiany kulturowej i międzykulturowe sesje szkoleniowe.
Takie regularne spotkania mogą pomóc w rozwijaniu empatii, zaangażowania pracowników i zaufania wśród członków zespołu, prowadząc do bardziej integracyjnego i spójnego zespołu.
4. Ustalenie oczekiwań z zespołem
Od samego początku, zwłaszcza w procesie zatrudniania, musisz być szczery z członkami zespołu w kwestii wymagań firmy i ich ról.
Jeśli zapomniałeś o niektórych aspektach związanych z kuchnią wewnętrzną, zalecamy omówienie ich podczas jednego z pierwszych wirtualnych spotkań.
Kluczowe jest ustalenie jasnych oczekiwań dotyczących konkretnych tematów i rzeczy niezbędnych, takich jak harmonogramy, spotkania, komunikacja, cele pracyi godziny pracy.
5. Ustanowienie doskonałych kanałów komunikacji
Upewnij się, że skonfigurowałeś najlepszy rodzaj narzędzi komunikacyjnych dla całego zespołu. Ponieważ zarządzasz pracownikami pracującymi zdalnie, musisz ustanowić doskonałą komunikację, aby nic nie zostało źle zrozumiane.
Nie zapominaj o jasnym wyrażaniu wszystkiego, co chcesz powiedzieć swojemu zespołowi i zachęcaj pracowników zdalnych do komunikowania się tak jasno, jak to tylko możliwe.
Czytaj Jak poprawić komunikację w zespole.
6. Wspieraj swój zespół
Wielu menedżerów zapomina o tym, jak ważne jest, aby ich zdalni członkowie zespołu byli zaangażowani w wykonywaną pracę i ludzi, z którymi pracują.
Zainwestuj w okresowe spotkania jeden na jeden, abyś mógł zorientować się, jak wszyscy sobie radzą i czy istnieje jakaś dynamika zespołu, którą należy się zająć. Jeśli to możliwe, oferuj swoją pomoc w rozwiązywaniu przeszkód i udzielaj wskazówek nawet podczas spotkań zespołu.
7. Postaw na świetne narzędzie do zarządzania projektami
Idealnym rozwiązaniem byłoby scentralizowanie zadań, komunikacji i monitorowania wydajności w ramach jednej platformy do zarządzania projektami.
Jeśli nie jest to możliwe, posiadanie niezawodnego oprogramowania do zarządzania projektami, zintegrowanego z innym narzędziem, takim jak samodzielne oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, może być wystarczające.
W ten sposób będziesz w stanie efektywnie śledzić wszystko.
8. Bądź empatyczny
Jako menedżer możesz otrzymywać skargi i niepokojące fakty dotyczące projektu lub samego zespołu.
Może być pracownik, który nie czuje się najlepiej, więc Twoim zadaniem jest wysłuchanie go i zapewnienie wsparcia emocjonalnego. Dzięki twoim wskazówkom i empatii poczują się znacznie pewniej i zostaną wysłuchani, nawet oferowanie osobistych porad życiowych podczas spotkań wideo nie zaszkodzi.
9. Bądź elastyczny
Aby skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi, musisz zrozumieć kontekst każdej osoby, niezależnie od tego, czy jest to różne pochodzenie, kultura i strefy czasowe, które mają duży wpływ na ich codzienne życie.
Musisz więc zrozumieć swoich pracowników i traktować ich z otwartością na elastyczność godzin pracy.
10. Wyprzedzaj o dziesięć kroków kwestie związane z narzędziami
Podczas kierowania pracownikami zdalnymi wszystkie ich narzędzia znajdują się w środowisku wirtualnym i muszą przez cały czas działać zgodnie ze standardowymi procedurami operacyjnymi.
Przeszkody technologiczne są dużym wyzwaniem dla pracowników zdalnych ponieważ zawsze są tuż za rogiem. Uzyskaj więc informacje od członków zespołu, aby sprawdzić, czy obecny stos technologiczny działa, czy też wymaga aktualizacji.
11. Zwróć szczególną uwagę na wdrożenie nowego pracownika zdalnego.
Witając nowego członka w swoim zespole, upewnij się, że poświęcasz mu szczególną uwagę, aby nowy pracownik czuł się mile widziany i świadomy wszystkiego, co się dzieje.
Chcesz, aby Twój zespół był na bieżąco i gotowy do komunikowania się z nowymi osobami.
12. Zaufaj swojemu zespołowi
Nie próbuj mikrozarządzać zespołem w trakcie realizacji projektu. Zatrudniłeś ten zespół z konkretnych powodów, które doprowadzą Cię do sukcesu. Zaufaj temu uczuciu i zachęcaj członków zespołu do rozwoju, podejmowania własnych decyzji i wykonywania zadań.
13. Podstawowe zasady
Aby zespoły wirtualne mogły się dogadać i ustanowić linię komunikacji podczas pracy zdalnej, konieczne jest ustalenie zasad, aby wszystko przebiegało sprawnie. Od regularnych spotkań zespołu po okresowe spotkania jeden na jeden, upewnij się, że masz zasady dla każdego rodzaju interakcji.
14. Zdefiniuj swoje cele i ich przeznaczenie
W przypadku zespołów pracujących zdalnie istnieje projekt z dopasowaną wizją. Aby zrealizować tę wizję, zespół musi zrozumieć, co się z nią wiąże i dlaczego.
Tylko wtedy, gdy członkowie zespołu rozumieją cele, wszyscy są gotowi stawić czoła każdemu zadaniu i przeszkodom, które mogą się pojawić. Dlatego dlatego tak ważne jest wyznaczanie realistycznych celówWyrównanie zespołu.
15. Usuwanie przeszkód
Niestety, wiele nieprzewidzianych przeszkód przecina ścieżki pracowników zdalnych w taki czy inny sposób. Ważne jest to, jak sobie z nimi radzisz, jednocześnie zapewniając spokój członkowi swojego zespołu.
Głównym celem jest wyeliminowanie każdej możliwej przeszkody, która uniemożliwia pracownikowi wykonywanie zadań, a wyniki mogą prowadzić tylko do udanego zespołu zdalnego.
16. Otwarcie zespołu na więzi społeczne
Pracując zdalnie, czasami możesz nigdy nie poznać niektórych członków zespołu.
Więzi społeczne nie są traktowane priorytetowo, ale powinny być brane pod uwagę ze względu na dobre samopoczucie pracowników.
Organizuj imprezy online, zajęcia i spotkania towarzyskie, które poprawiają humor kolegom z zespołu. W tym samym czasie znajdujesz różne sposoby na zmotywowanie zespołu do większej produktywności.
17. Prowadź swój zespół jako mentor
Zarządzanie zdalne oznacza udostępnienie siebie w celu uzyskania wskazówek, być może bardziej niż w fizycznym miejscu pracy. Jako dobry lider zespołureprezentujesz wpływ na swój zespół. Zaangażuj się w ewolucję ich ról w kontekście tego projektu.
18. Zaktualizuj swoją wiedzę na temat zdalnego zarządzania
Ponieważ jest to nowa koncepcja, jej definicja stale ewoluuje, a wszystko zmienia się na bieżąco. Mając to na uwadze, upewnij się, że aktualizujesz swoje badania o nowe artykuły i badania dotyczące wykorzystania pracy zdalnej i zarządzania zespołami w tej konfiguracji.
WSKAZÓWKA: Dobrym pomysłem może być zapisanie się na kurs zarządzania projektami online
19. Upewnij się, że każdy w Twoim zespole czuje, że do niego należy.
Przeprowadzaj okresowe i indywidualne odprawy z zespołem, aby dowiedzieć się, czy aklimatyzują się do reszty członków zespołu, celów projektu, a nawet więzi społecznych. Wpłynie to również na ich równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
20. Zademonstrowanie, jak unikać rozpraszania uwagi
Praca zdalna niesie ze sobą wiele różnych czynników rozpraszających, niektóre z nich są poważniejsze niż inne.
Jako lider, jeśli chcesz skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi, zalecamy również podzielenie się listą wnikliwych wskazówek, jak uniknąć tych pokus.
21. Delegowanie zadań
Twoja praca może wymagać wielu przeglądów, zarządzania relacjami i projektami, co sprawia, że wykonywanie zadań jest niezwykle trudne. Słyszymy cię, zarządzanie zdalnymi pracownikami brzmi jak dużo.
Upewnij się więc, że delegować zadania których nie musisz specjalnie wykonywać. Robiąc to, jesteś o krok bliżej do zbudowania wydajnego zespołu a jednocześnie zwiększając produktywność swoich pracowników.
22. Ustalenie ram czasowych
Możesz wybrać dzienne, tygodniowe lub miesięczne ramy czasowe, aby ocenić postępy projektu w ramach wysiłków zespołu. Możesz dodać blok czasowy w kalendarzu lub po prostu ustawić zadanie dla siebie w narzędziu do zarządzania projektami.
23. Świadomość wypalenia zawodowego
Praca zdalna może stanowić wyzwanie ze względu na zacierający się podział między życiem prywatnym a zawodowym.
Jako kierownik projektu lub menedżer, Twoim zadaniem jest upewnienie się, że Twój zespół ma odpowiednią ilość pracy i że cieszy się ze swojej roli.
Jeśli coś niepokoi członka zespołu, musisz okazać mu emocjonalne wsparcie i poprowadzić go w kierunku rozwiązania.
WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz przewodnik na temat "Zarządzanie zespołami programistów".
24. Spotkać się osobiście
Praca zdalna ma wiele zalet, ale nic nie zastąpi prawdziwych więzi i kontaktów podczas osobistych spotkań.
Upewnij się, że porzucasz zdalne miejsce pracy na co najmniej jeden dzień w roku, aby spotkać się i uczcić więź stworzoną podczas podróży projektu.
Wyzwania związane z kierowaniem zespołem zdalnym
Chociaż kierowanie zespołem zdalnym jest standardową praktyką w dzisiejszym miejscu pracy, nie obywa się bez oczywistych wyzwań.
Ludzie wszędzie są wyjątkowi, a zarządzanie również różni się w zależności od okoliczności. Nie powinieneś jednak skupiać się wyłącznie na przeszkodach, które napotykasz podczas zarządzania zespołem. Zamiast tego pomyśl o strategii, która wyeliminuje te same problemy.
Poniżej przedstawiamy wyzwania, z którymi możesz się zmierzyć podczas swojej podróży jako zdalny menedżer:
- Komunikacja: Jest to kluczowa umiejętność zarządzania projektami w zespołach pracujących zdalnie, zwłaszcza gdy są one rozproszone po całym świecie, a narzędzie komunikacyjne, takie jak Microsoft Teams, może nie wystarczyć. Jeśli brakuje ci tego elementu, zarządzanie zespołem będzie znacznie trudniejsze niż myślisz;
- Zatrudnianie: Możliwość zatrudnienia eksperta nadającego się również do pracy zdalnej to świetna rzecz, ale dokonanie właściwego wyboru spośród listy wykwalifikowanych potencjalnych pracowników może być przytłaczające;
- Granice czasowe: Cały zespół może pracować w różnych strefach czasowych, co komplikuje możliwość mówienia o konkretnych zadaniach w dowolnym losowym czasie. Można łatwo zawieść i nie szanować czasu wszystkich i zacząć rozmawiać o zadaniu, nad którym nawet nie zaczęli działać;
- Zadania i role mogą być mylące: Łącząc słabą komunikację z brakiem więzi, zespół może czuć się zdezorientowany przydzielonymi funkcjami i zadaniami. Jak każdy, twój zespół ma swoje oczekiwania i mógłby pomyśleć, że nie są one uważnie brane pod uwagę;
- Planowanie: Wystarczająco trudno jest nadążyć za codziennymi zadaniami, więc możesz sobie wyobrazić, kiedy musisz podzielić się swoim harmonogramem z zespołem. Koszmarem może być tylko próba ustalenia, kiedy jest najlepszy czas na zorganizowanie spotkania inauguracyjnego, nie wspominając już o korzystaniu z oprogramowania do zarządzania projektami.
Czytaj więcej: Dowiedz się jak radzić sobie z konfliktami w harmonogramie.
- Wydajność pracowników: Jako menedżer, konieczne jest postrzeganie postępów każdego członka zespołu, wraz z projektem. Nadzorowanie zespołu podczas pracy zdalnej może być czasami trudne, ponieważ nie można uzyskać autentycznego odczucia każdego z nich;
- Zaniedbywanie członków zespołu: Przy wszystkim, na co trzeba zwracać uwagę, od zarządzania po delegowanie i monitorowanie, poznanie wszystkich nie jest priorytetem. Jeśli zostawisz to na zbyt długo, może być za późno na nawiązanie więzi z zespołem;
- Niska produktywność: Niektórzy ludzie świetnie radzą sobie z pracą zdalną, ale dla drugiej części, która się z nią nie utożsamia, może to być katastrofalne w skutkach, zwłaszcza jeśli jesteś po drugiej stronie świata. Istnieje rzadka możliwość spotkania członków zespołu, ale to wszystko. Może to naprawdę odbić się na pracownikach, ich zdrowiu psychicznym i produktywności;
Dowiedz się, jak zwiększyć produktywność swojego zespołu dzięki tym wskazówkom.
- Korzystanie z niewłaściwych narzędzi pracy: Zarządzanie, monitorowanie i komunikacja mogą być prawie niemożliwe, jeśli nie masz odpowiednich narzędzi do pracy. Upewnij się więc, że wybrałeś najlepsze aplikacje do pracy w domu;
- Brak współpracy: Gdy nie ma współpracy w zespole zdalnym, bardzo trudno jest wspierać i kierować nim jako kierownik projektu;
- Zarządzanie różnymi osobowościami: Zarządzając zespołem zdalnym, znajdujesz się w otoczeniu różnych i unikalnych osobowości. Zwłaszcza z daleka trudno jest utrzymać wszystko w serdeczności i harmonii, ponieważ niektórzy ludzie mogą być bardziej skryci, podczas gdy inni członkowie zespołu mogą potrzebować więcej coachingu od ciebie.
- Elementy kulturowe: Zatrudniając ludzi z całego świata, wzbogacają oni zespół o nową kulturę i wiedzę. Jednak podczas pracy zdalnej może to być dość frustrujące, gdy próbujesz nadążyć za różnymi granicami, etyką i tak dalej; Niektóre rozmowy wideo w celu podzielenia się informacjami o swoich kulturach mogą zdziałać cuda dla zdalnych zespołów.
Wnioski
Zarządzanie pracownikami zdalnymi zagościło wśród nas na dobre, a na całym świecie odnotowano już kilka takich przypadków. Ta nowa normalność daje nam wyjątkowe spektrum możliwości poprawy i przekształcenia naszej codziennej pracy.
To nigdy nie jest łatwa adaptacja, ponieważ wszystko, co kiedyś znaliśmy przez wiele lat, ewoluowało w coś, co obecnie próbujemy rozgryźć.
W tym artykule omówiliśmy korzyści i wyzwania związane z zarządzaniem zdalnym, a także wskazówki i triki, jak sprawić, by było to lepsze doświadczenie dla pracowników pracujących zdalnie. Znając wyzwania, przed którymi możesz stanąć, kierując zespołem zdalnym, możesz obliczyć wysiłki i wyniki.
Dzięki równowadze między świadomością przeszkód a poznaniem wnikliwych wskazówek, które pomogą ci być najlepszym menedżerem, będziesz przygotowany na wszystko, co może cię spotkać, niezależnie od tego, czy chodzi o nowego pracownika zdalnego w twoim zespole, czy o inne narzędzia do wideokonferencji.
Możesz być zainteresowany: