Plan komunikacji w zarządzaniu projektami w 6 krokach
Skuteczny plan komunikacji w zarządzaniu projektami jest niezbędny. Możemy to udowodnić, wyjaśniając dwa proste powody.
Przede wszystkim jasna komunikacja jest niezbędna dla powodzenia projektu. Jasna komunikacja obejmuje to, jakie kanały komunikacji są używane i którzy członkowie zespołu otrzymują dany rodzaj wiadomości.
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
Po drugie, skuteczny plan komunikacji nie jest trudny do zbudowania i wdrożenia. Wystarczy zdefiniować każdy niezbędny aspekt komunikacji i uzgodnić wszystko z członkami zespołu. Przyjrzyjmy się, jak to zrobić.
Czym jest plan komunikacji w zarządzaniu projektami?
Plan komunikacji to zarys sposobu przekazywania informacji o projekcie kluczowym interesariuszom. Zazwyczaj za plan ten odpowiedzialny jest kierownik projektu.
Dobry plan komunikacji ma fundamentalne znaczenie dla zespołu projektowego, aby zrozumieć, kto co robi, które osoby muszą być na bieżąco informowane (na przykład interesariusze) i/lub powiadamiane o zmianach lub wszelkich szczegółach, którymi warto się podzielić. Ten cykl informacji i komunikacji należy wyjaśnić od samego początku.
Którego kanału powinni używać interesariusze, kiedy, jak często należy prowadzić komunikację i kto jest odpowiedzialny za każdy kanał komunikacji? Ten plan i jego strategie powinny zostać szybko udostępnione wszystkim członkom zespołu.
W ten sposób będą wiedzieć, co robić, kiedy i kogo o tym poinformować. Plan komunikacji powinien być scentralizowany w kilku narzędziach.
Skomplikowana sytuacja może powstać, gdy jeden członek zespołu próbuje zadawać pytania w narzędziu, którego inny członek zespołu nie sprawdza.
Nie ryzykuj, że członkowie zespołu będą sfrustrowani i oderwani od pracy. Zwykły błąd w komunikacji może przerodzić się w poważny problem, którego od początku można było uniknąć.
Przeczytaj także: Jak śledzić postępy projektu
Dlaczego plan komunikacji w zarządzaniu projektami jest niezbędny?
Złożoność projektu wymaga pisemnego planu komunikacji. To najlepszy sposób na przekazanie właściwych informacji właściwym osobom.
Interesariusze nie muszą być świadomi każdego szczegółu dotyczącego projektu. W ten sam sposób członek zespołu nie musi być świadomy rozmów z partnerami zewnętrznymi lub samymi interesariuszami.
Oto kilka głównych korzyści płynących ze stworzenia planu komunikacji w zarządzaniu projektami.
Przeczytaj również: Jak oszacować czas projektu
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
Lepsza współpraca między zespołem i kierownictwem
Zmuszenie zespołu ludzi do współpracy nie jest łatwe. Potrzeba więcej strategii niż tylko przydzielanie zadań i nadzieja, że wszystko pójdzie dobrze.
Skuteczna komunikacja w zespole jest tworzona poprzez przestrzeganie wytycznych określonych w planie komunikacji. Te wytyczne lub zasady pomogą przełamać bariery między ludźmi i wyjaśnić, gdzie powinni się komunikować, a nawet kiedy.
Dobry plan ułatwi pracę i zwiększy pewność siebie.
Unika się powielania pracy i oszczędza czas.
Jak zapewne wiesz, wiele czasu poświęca się na wyszukiwanie dokumentów, korzystanie z różnych technologii i kanałów komunikacji oraz uzyskiwanie zatwierdzeń i monitorowanie statusu prac.
Wiele z tych zadań można usprawnić, wprowadzając plan komunikacji. Poświęcanie logistyce pracy więcej czasu niż to konieczne oznacza podwójną lub potrójną pracę i brak koncentracji na tym, co ważne.
Po raz kolejny, dzieląc się planem komunikacji, możesz dać swojemu zespołowi jasność co do tego, gdzie dokładnie znajdują się rzeczy, jak należy je wykorzystywać i komunikować oraz gdzie.
Zwiększa produktywność poprzez promowanie efektywności
Nawiązując do dwóch punktów wyjaśnionych powyżej, członkowie zespołu będą bardziej efektywni w swojej pracy, wiedząc jasno i dokładnie, jak komunikować się i informować innych.
Wyobraź sobie, ilu rozmów i spotkań można uniknąć, jeśli dokumenty są łatwe do znalezienia, a procesy ustanowione. Oszczędność czasu na wykonanie rzeczywistych zadań projektowych.
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
Wyjaśnia kanały i sposoby komunikacji
Pracownicy spędzają godziny próbując dowiedzieć się, gdzie powinni komunikować się ze sobą, kierownictwem i interesariuszami. Skuteczna komunikacja eliminuje tę grę w zgadywanie.
Niezależnie od tego, czy kierownik projektu zdecyduje się korzystać z jednego z najlepszych programów do zarządzania projektami, czy też z oddzielnych narzędzi do różnych celów, kluczowe informacje można znaleźć w jednym miejscu. Pozwala to uniknąć przekopywania się przez dyski, wątki e-mail i narzędzia do przesyłania wiadomości.
Przeczytaj nasz przewodnik, aby uzyskać inne wskazówki dotyczące poprawy komunikacji w zespole.
Jak stworzyć plan komunikacji w zarządzaniu projektem w 6 krokach
Czas rozpocząć tworzenie planu komunikacji w zarządzaniu projektem, zadanie uproszczone dzięki wykonaniu kilku kroków.
Podobnie jak w przypadku wielu innych części procesu, ważne jest, aby pamiętać, że nie wszystkie projekty są sobie równe, a z tego powodu plan komunikacji projektu będzie unikalny dla każdego projektu.
1. Wybór formatu i platformy, na której plan będzie dostępny.
Wybierz platformę lub dokument, w którym zespół będzie mógł łatwo przekazywać informacje i opinie. Ten wybór pozwoli przechowywać plan i strategię komunikacji dla całego zespołu i służyć jako punkt odniesienia dla interesariuszy.
Istnieje wiele opcji, od arkusza kalkulacyjnego, przez bardziej wizualny szablon, po opcję dostarczaną przez oprogramowanie do zarządzania projektami.
Czy wiesz, że informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu? Dowiedz się dlaczego w naszym przewodniku na temat kierowania zespołem.
2. Wyznaczanie celów komunikacyjnych
Wyznacz cele projektu na piśmie. Cokolwiek masz nadzieję osiągnąć, w kategoriach komunikacji. Cele te powinny oczywiście w jakiś sposób odnosić się do komunikacji w projekcie, ale są to cele wysokiego poziomu.
Są to raczej cele wysokiego poziomu niż bezpośrednie działania. Na przykład codzienne i cotygodniowe informowanie odpowiednich członków zespołu projektowego o postępach w realizacji projektu; codzienne 15-minutowe rozmowy w celu podniesienia morale itp.
Dowiedz się , dlaczego wyznaczanie celów jest ważne dla Twojego projektu.
3. Ustalenie harmonogramu, ról, wykorzystywanych kanałów i szczegółów dotyczących częstotliwości.
Teraz nadszedł czas na ustalenie kategorii i szczegółów planu. Oto najczęściej używane kategorie w planie komunikacji zarządzania projektem:
- Interesariusz (który wymaga aktualizacji)
- Rezultat (jakiego rodzaju aktualizacja)
- Częstotliwość komunikacji (jak często są aktualizowane)
- Właściciel (który jest odpowiedzialny za aktualizację)
- Priorytet/aktualność (znaczenie tej aktualizacji)
- Metoda (sposób przekazywania aktualizacji - platforma, system lub format)
Darmowy eBook: Podręcznik śledzenia czasu pracy kierownika projektu
Uzyskaj przewodnik krok po kroku, aby opanować śledzenie czasu jako kierownik projektu
Dlatego ważne jest, aby od samego początku określić, jakie platformy będą używane.
Czasami jedna platforma obejmuje wideo i wiadomości, ale innym razem będziesz potrzebować dwóch różnych. Innym razem preferowaną metodą może być e-mail zamiast wiadomości. Może to zależeć od preferencji interesariuszy lub odbiorców.
Jako kierownik projektu możesz zdecydować, że platforma komunikacyjna może być używana tylko wewnętrznie, ale interesariusze mogą otrzymywać tylko wiadomości e-mail. Lub zadania muszą być zawsze rejestrowane w narzędziu do śledzenia czasu, takim jak Timeular, w celu późniejszego fakturowania.
Czy spotkania z interesariuszami odbywają się co tydzień czy co dwa tygodnie? To jest moment, aby zorganizować wszystkie szczegóły. Sprawdź nasz szablon propozycji poniżej.
Zapoznaj się z najlepszymi narzędziami do komunikacji zespołowej, których możesz użyć, aby wprowadzić swój plan komunikacji w życie.
4. Identyfikacja interesariuszy
Zazwyczaj projekty mają wielu interesariuszy, z których większość ma różne poziomy zainteresowania i wpływu. Niektórzy z nich należą do organizacji, inni nie.
Będziesz musiał zidentyfikować interesariuszy, z którymi będziesz się komunikować podczas całego projektu i nadać im priorytety.
5. Określenie punktu kontaktowego
Kto zapewni aktualizacje komunikacji? Zazwyczaj zadanie to spoczywa na kierowniku projektu. Jeśli tak się nie stanie, właściciel konkretnej aktualizacji musi zostać zidentyfikowany w planie komunikacji.
6. Podziel się planem z całym zespołem
Kiedy plan komunikacji jest gotowy, nadszedł czas, aby podzielić się nim z zespołem.
Pamiętaj, że informowanie o planie komunikacji jest tak samo ważne, jak jego tworzenie. Porozmawiaj ze swoim zespołem o tym, czego się od nich oczekuje w zakresie komunikacji.
Wszyscy powinni być świadomi znaczenia tego dokumentu i płynących z niego korzyści, a także konsekwencji jego nieprzestrzegania.
Przeczytaj również: Raporty z zarządzania projektami, których potrzebujesz
Szablon planu komunikacji w zarządzaniu projektem
Data: xx/xx/2023
Projekt: XYZ
Cel: ABC
| Opis | Odbiorcy/Interesariusz | Uwagi | Priorytet | Kanał | Częstotliwość | Właściciel |
| Wezwanie do przeglądu budżetu | Wysoki | Co tydzień | Peter R. | |||
| Zespół | Do wysłania na kanale #team. | Średni | Slack | Codziennie | ||
| Newsletter | Zespół | Niski | Sarah F. | |||
Jak korzystać z planu komunikacji w zarządzaniu projektami
Strategia komunikacji pomoże zespołowi dobrze wykorzystać każdą otrzymaną lub wymaganą informację.
Plan komunikacji powinien zostać rozesłany do wszystkich członków zespołu i wszystkich zaangażowanych interesariuszy. Jest to pierwszy krok w korzystaniu z planu komunikacji zarządzania projektem. Powinni oni mocno opierać się na tym planie, dlatego ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z planem komunikacji.
Interesariusze będą wiedzieć, gdzie się udać, aby uzyskać potrzebne informacje, a członkowie zespołu nie będą czuć się sfrustrowani, nie wiedząc, do kogo i kiedy zostanie skierowana ich komunikacja.
Bardzo zachęcające jest również otrzymywanie regularnej komunikacji z aktualizacjami. To napędza tempo projektu i trzyma ich w napięciu, jeśli chodzi o termin.
Należy jednak pamiętać, że utknięcie w obsesyjnym cyklu komunikacji może działać na naszą niekorzyść. Jeśli będziesz komunikować się zbyt dużo lub zbyt często, zostaniesz zignorowany.
Bądź precyzyjny i obiektywny w swoich e-mailach i wiadomościach. Pamiętaj, że żadna organizacja nie jest odporna na trudności i przeszkody, które mogą zmienić przebieg projektu. Jeśli zmiana okaże się konieczna, wróć do przeglądu projektu i dostosuj plan komunikacji.
Rzeczy, których należy unikać podczas tworzenia planu komunikacji w zarządzaniu projektami
Zwróć uwagę na kilka złych nawyków komunikacyjnych, których można uniknąć.
- Nieinformowanie w wystarczającym stopniu o planie komunikacji i możliwych zmianach w projekcie;
- Brak dostosowania komunikacji do interesariuszy najprawdopodobniej spowoduje zignorowanie większości wiadomości e-mail. Bądź mądry, jeśli chodzi o strategię komunikacji z tą konkretną grupą;
- Brak komunikacji twarzą w twarz. Prowadzenie osobistych spotkań i zebrań poprawi sposób realizacji przyszłych projektów;
- Nieplanowanie spotkań, sesji informacji zwrotnych i częstych rozmów telefonicznych, co przyczynia się do marnowania czasu wszystkich pracowników. Przygotuj każdy dokument z wyprzedzeniem i wcześniej ustal agendę spotkania.
Wnioski
Kluczem do sukcesu projektu i płynnego procesu pracy jest jasna komunikacja. Dobry przepływ komunikacji jest gwarancją, że właściwe informacje dotrą do właściwych osób we właściwym czasie.
Głównym celem jest spędzanie mniej czasu na rozmowach o zadaniach, a więcej na ich wykonywaniu.
Dobrze przemyślany plan komunikacji zarówno pomaga, jak i chroni zespół i kierownika projektu. Podczas cyklu życia projektu należy pamiętać o jego parametrach i celach. Pomoże to określić, jakie rodzaje komunikacji będą najbardziej korzystne dla projektu.
Możesz być zainteresowany: