Perdite di tempo sul posto di lavoro: Cosa sono e come evitarle
Nell'ambiente lavorativo frenetico di oggi, le attività di basso valore che fanno perdere tempo possono ostacolare la produttività e l'efficacia complessiva. In questo articolo, esploriamo strategie pratiche per identificare ed eliminare questi fattori che drenano la produttività.
Adottando misure proattive per affrontare le attività che fanno perdere tempo, i professionisti possono riprendersi il loro tempo, migliorare la concentrazione e raggiungere una produttività ottimale. Scopri cosa sono le perdite di tempo e come evitarle al lavoro.
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Cosa sono le perdite di tempo?
Le perdite di tempo sono attività o compiti che ci sottraggono tempo senza produrre risultati positivi/preziosi.
È estremamente facile sprecare diversi minuti durante la giornata in chiacchiere con i colleghi, scorrendo i social media, navigando su Internet e perdersi di vista diventa facile.
Secondo uno studio , più del 50% dei dipendenti concorda sul fatto che passare troppo tempo in riunioni impedisce loro di essere più produttivi al lavoro. E la maggior parte di noi può concordare sul fatto che facciamo anche più cose contemporaneamente durante queste riunioni.
Tutte queste cose ti faranno perdere tempo e potrebbero farti perdere concentrazione e motivazione. Alcune di queste sono le ragioni per cui ti senti improduttivo .
Allora, sei pronto a scoprire le attività che ti fanno perdere tempo nella tua agenda? Ecco la nostra lista di 10 perditempo al lavoro e alcuni consigli su come evitarle.
Le 10 perdite di tempo più comuni al lavoro
- Riunioni
- Multitasking
- Fare il lavoro degli altri
- Distrazioni online
- Interruzioni (ad esempio notifiche)
- Elenchi di cose da fare voluminosi
- Disorganizzazione
- Rinviare i compiti più difficili
- Pause eccessive
1. Riunioni
Evita sempre riunioni inutili . Invece di entrare in una riunione e passarci ore, prova a strutturarla in anticipo e a raccogliere tutti i punti di discussione rilevanti.
Inoltre, stabilisci dei limiti di tempo per le riunioni, non lasciarle sfuggire e rendile più brevi. Se tutti hanno già preparato i loro punti di discussione, non avrai bisogno di riunioni super lunghe per arrivare al punto.
Inoltre, cerca di restare il più possibile in tema. È facile iniziare a disperdersi e iniziare a parlare di questioni personali e altre cose che non sono rilevanti per la riunione in sé.
Tieni traccia del tempo dedicato alle riunioni per trovare più ore fatturabili
2. Multitasking
A volte pensiamo che il multitasking e/o il cambio di contenuto siano dei salvatempo, ma il più delle volte non ci permettono di impegnarci completamente in ogni progetto. Saltare da un'attività all'altra non vi salverà a lungo termine.
È dimostrato che solo una piccola percentuale di persone riesce a svolgere più attività contemporaneamente in modo efficace, perché ciò può far commettere errori, compromettere la qualità del lavoro e inibire la creatività.
Quindi, cosa puoi fare? Dai la priorità ai tuoi compiti e suddividi la tua lista di cose da fare giornaliere in blocchi di tempo.
Sapevi che il multitasking è uno dei motivi per cui le persone si sentono improduttive ?
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3. Fare il lavoro degli altri
Se sei un team manager , questo consiglio è per te. Non prenderti tutta la responsabilità e non lavorare sulle tue spalle quando hai un team. Delega i compiti e fai le cose.
Anche se a volte può essere difficile, perché sei così sicuro del tuo lavoro, lasciare andare e delegare i compiti a qualcun altro può essere dura.
Tuttavia, hai un team per un motivo. Stabilisci degli obiettivi per loro, comunica apertamente, permetti loro di crescere, fornisci feedback costruttivi e delega il lavoro.
Se hai difficoltà a gestire il tuo team e il carico di lavoro, leggi il nostro blog su come guidare un team . Troverai tutto ciò di cui hai bisogno per avere successo.
4. Distrazioni online
Crediamo che questo sia probabilmente uno dei motivi principali per cui ci distraiamo così tanto e sprechiamo tempo, soprattutto se lavoriamo digitalmente. Le due distrazioni online più comuni sono:
- Social media: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok, e così via. Se dai un'occhiata ai social media durante il tuo orario di lavoro, non è un grosso problema. Tuttavia, se li guardi spesso e ci passi troppo tempo, questo uccide sia il tempo che la produttività.
- Navigazione su Internet: che si tratti di acquistare un capo di abbigliamento, cercare un posto dove andare per la prossima vacanza o semplicemente controllare le newsletter, cerca di non passare ore a farlo. Usa il tuo tempo di pausa per farlo.
Per evitare di perdere troppo tempo con questo tipo di distrazione, usare un'app di gestione del tempo, Timeular , ti assicurerà di fare delle pause adeguate di tanto in tanto.
5. E-mail
La nostra dipendenza dalle e-mail per comunicare al lavoro significa che le controlliamo regolarmente durante il giorno, facendoci perdere tempo. È probabilmente una delle attività che fa perdere più tempo possibile al lavoro.
Quindi, se stai cercando un trucco per gestire il tempo e rimanere produttivo, devi limitare il tempo che trascorri a controllare la posta elettronica.
6. Interruzioni
È praticamente inevitabile, soprattutto se lavori in ufficio. Dalle notifiche via email, alle chiamate, ai messaggi di testo e ai colleghi che passano a fare una domanda.
Anche se queste interruzioni possono sembrare innocue, possono distrarti dai compiti che erano originariamente sulla tua lista di cose da fare e rendere difficile ritrovare ripetutamente la concentrazione.
Considera di bloccare un periodo specifico durante la tua giornata lavorativa che puoi usare per concentrarti senza interruzioni. Puoi mettere un messaggio di assenza sulla tua email o spegnere il telefono per non essere disturbato.
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7. Disorganizzazione
Ci siamo passati tutti. Hai mai fatto fatica a trovare un documento o un file super importante prima di una riunione, o semplicemente a inviarlo a un collega?
Il punto è che non avere il lavoro organizzato è una perdita di tempo enorme. Inoltre, è super stressante e frustrante cercare qualcosa di essenziale e non trovarlo.
Prova a organizzare il tuo computer e il tuo spazio di lavoro impostando un sistema organizzativo che funzioni per te e per le persone che ti circondano, riordina le postazioni di lavoro e tieni un programma o una checklist. Ti renderà la vita molto più semplice.
8. Elenchi di cose da fare voluminosi
Le liste di cose da fare possono essere il tuo migliore amico o il tuo peggior nemico. Una definizione intelligente delle priorità è essenziale per essere più produttivi e avere successo nella tua giornata lavorativa.
Per far sì che la tua lista di cose da fare sia efficace, devi tenerla breve, solitamente intorno ai 3 dei tuoi compiti più importanti al giorno. Quindi, guarda i tuoi compiti e segna cosa è importante per quel giorno.
In questo modo potrai sicuramente concentrarti di più su ciò che conta, non sentirti sopraffatto e potrai essere più facilmente produttivo durante il giorno.
9. Rinviare i compiti più difficili
Ci sono solo alcuni compiti per i quali non ci sentiamo abbastanza motivati a portare a termine. Finiremo per fare tutto il resto e continueremo a rimandare quel compito, ma purtroppo questo non lo farà andare via.
Quindi, invece di lasciarti tutto questo in testa, evita semplicemente di perdere tempo e fallo. Abbiamo un consiglio per te, fallo al mattino. Sarà più facile, come puoi leggere nel nostro post sulla tecnica del time management eat-the-frog .
Sapevi che puoi usare uno strumento per automatizzare alcune attività, anche quelle noiose? Trova il miglior software di automazione delle attività .
10. Pause eccessive
Di tanto in tanto è necessario staccare la mente e gli occhi dallo schermo del computer durante il lavoro. Ti consentirà di ristabilire la concentrazione e la motivazione, oltre a ridurre lo stress.
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Tuttavia, prendersi una pausa per un caffè e rilassarsi all'aperto troppe volte durante il giorno non va bene.
Stabilisci un orario specifico per le pause e usa un'app di monitoraggio del tempo per controllare quanto tempo dedichi al tuo lavoro.
Tra un esercizio e l'altro, va bene alzarsi, fare stretching o fare una breve passeggiata, ma non esagerare, altrimenti sprecherai troppo tempo.
Come evitare le perdite di tempo?
Se sei stanco di avere innumerevoli perditempo nel tuo programma di lavoro, devi cercare di individuare la fonte esatta per trovare la soluzione. Prenditi il tempo di fermarti, di dare un'occhiata e di rimuoverli dalle nostre vite.
Il lato positivo è che una volta che hai capito cosa ti fa sprecare tempo, puoi più facilmente eliminarlo dalla tua agenda e organizzare la tua vita. Ecco come:
1. Gestisci il tuo tempo
Se non sai cos'è un budget temporale, possiamo dirti che non è molto diverso dalla creazione di un budget finanziario.
Creerai un budget per sapere dove e come spenderemo il nostro tempo. Se vuoi saperne di più su questa tecnica, leggi il nostro blog sul budgeting del tempo e i suoi benefici .
2. Blocco del tempo
Se non sai cos'è il time blocking , possiamo spiegartelo: il time blocking consiste nel pianificare in anticipo ogni momento della giornata e dedicare blocchi di tempo specifici a determinate attività, ma anche alle pause.
Questa è una delle migliori tecniche di gestione del tempo e l'idea alla base del time blocking è quella di ridurre l'ammasso di attività nel calendario e aumentare la produttività e l'efficacia, facendoti concentrare su ciò che conta.
Se pensi che questo metodo non sia efficace, forse dovresti riconsiderare la cosa, ovvero che Elon Musk riesce a organizzare la sua giornata in 5 minuti.
3. Monitoraggio del tempo
Uno strumento di monitoraggio del tempo ti consentirà di essere produttivo tutto il giorno e di non perdere tempo. Come e perché?
Se tieni traccia del tempo dedicato alle attività a cui lavori ogni giorno, non solo sarai più efficace nella gestione del tuo tempo , ma scoprirai anche quali attività ti hanno portato via più tempo.
Nel complesso, ti consente semplicemente di capire meglio dove stai investendo il tuo tempo e di non sprecarlo.
Con questo tipo di analisi, sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo e ridurre le perdite di tempo. Ecco perché il monitoraggio del tempo è importante , riguarda la produttività.
Identificate ed eliminate le attività che vi fanno perdere tempo
4. Disattiva le notifiche
A volte è davvero difficile non farsi distrarre dalle notifiche che riceviamo sui nostri telefoni durante il giorno.
Email, messaggi, social media, tutto. Uno dei modi migliori per rimanere concentrati sul lavoro e non perdere tempo con le distrazioni è disattivare le notifiche durante il giorno.
5. Non controllare regolarmente la posta elettronica
Qui non stiamo parlando di email personali. Sì, stiamo parlando di email di lavoro.
Se provi a rispondere velocemente a ogni email che ricevi, probabilmente perderai la concentrazione molto spesso. Quindi, puoi selezionare un orario specifico per controllare la posta in arrivo e rispondere alle email, altrimenti sarai super stressato inutilmente.
6. Dare priorità
Esistono diversi modi per stabilire le priorità nella propria giornata lavorativa.
Ti suggeriamo di applicare i 4 quadranti di gestione del tempo di Stephen Corey o la tecnica Eat the Frog. Sono esempi delle tecniche di definizione delle priorità più note e migliori per la loro efficacia.
Se hai già provato questa tecnica e il risultato non è stato buono, puoi provarne un'altra. Devi solo usare quella che funziona meglio per te.
Come segnalare al tuo responsabile le perdite di tempo?
Se hai finito di sprecare il tuo tempo al lavoro in cose che non ti avvantaggiano, è il momento di segnalarlo al tuo responsabile.
Per farlo, basta seguire questi passaggi:
- Tieni traccia del tuo tempo : tieni traccia del tempo e scopri quante ore trascorri facendo cose che non ti avvantaggiano.
- Crea un elenco: fai un elenco di tutte le perdite di tempo che hai rilevato, come svolgere compiti di altre persone, rimanere bloccati in riunioni o ricevere e-mail e dover rispondere ogni 10 minuti.
- Fai i calcoli: somma quanto tempo ti serve a settimana e mostralo al tuo responsabile.
Perché è importante evitare perdite di tempo sul posto di lavoro?
In conclusione, è fondamentale evitare tutte le cose che ci fanno perdere tempo, perché non faranno altro che causare distrazione, interruzioni e perdita di qualità e produttività.
Evitandoli, potrai migliorare la tua crescita professionale e la capacità di concentrarti e raggiungere gli obiettivi.
Pertanto, risparmiare tempo è un modo per aumentare la produttività. Inoltre, è fondamentale capire che la produttività è più della semplice quantità di lavoro che fai. Riguarda quanto valore produci.
Anche se è estremamente difficile prevenire queste perdite di tempo, esserne consapevoli è già un grande passo per aiutarti a superarle e coltivare il successo nella tua carriera.
Ma cosa ci porta a sprecare tempo durante il giorno? Che sia perché ci sentiamo mentalmente stanchi e semplicemente non riusciamo a fare le cose, o perché non abbiamo scadenze.
Altre spiegazioni potrebbero essere la mancanza di ispirazione o di concentrazione, e il fatto di essere circondati da facili distrazioni che rendono la vita più difficile.
Sappiamo che può essere estremamente difficile evitare perditempo. Quindi, metti via quel telefono, fai una pausa e organizza la tua agenda.
Domande frequenti
Le riunioni sono una perdita di tempo?
La risposta è il più delle volte sì. Le riunioni a volte vanno fuori controllo, una volta che ci sei dentro non c'è via d'uscita. Eliminale e opta per un altro mezzo di discussione e collaborazione o limita le riunioni a casi in cui nient'altro funzionerà.
Come si dice altrimenti "perditempo"?
A seconda del contesto, esistono diversi termini per indicare una persona che fa perdere tempo, come perdere tempo, ritardare, procrastinare, ammazzare il tempo, ecc.
Un perditempo ritarda un compito importante. Se il tuo compito viene ritardato perché ti stai concentrando su attività meno urgenti, più piacevoli e più facili. In altre parole, stai procrastinando.
Può limitare il tuo potenziale e minare la tua carriera. Quindi, è fondamentale adottare misure proattive per prevenirlo!
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