Blocage du temps : comment bloquer du temps et stimuler la productivité
Vous êtes curieux de savoir ce qu'est le blocage de temps, mais vous n'êtes pas sûr de savoir ce que c'est ou comment l'utiliser ? Vous êtes au bon endroit ! Dans ce blog, je vous présenterai le concept de blocage du temps, en explorant ses principes fondamentaux, ses avantages clés et tout ce qui se trouve entre les deux.
À mon avis, c'est l'une des stratégies de gestion du temps les plus efficaces. Si vous ne l'avez pas encore essayée, c'est le moment.
Qu'est-ce que le blocage du temps ?
Le blocage du temps est une technique simple de gestion du temps qui consiste à programmer des périodes de travail ciblées pour des tâches spécifiques. C'est comme si vous divisiez votre liste de tâches quotidiennes en créneaux horaires.
Comment bloquer efficacement le temps ?
- Commencez par dresser la liste de vos tâches
- Attribuer des blocs de temps dédiés à chaque tâche
- Prévoir des pauses et des périodes tampons pour faire face aux interruptions inattendues.
Lire aussi : Découvrez comment utiliser la cartographie du temps pour augmenter votre productivité.
Comment fonctionne le blocage du temps ?
L'idée qui sous-tend le blocage du temps est qu'il est possible d'accomplir davantage de choses en se concentrant sur des tâches individuelles plutôt qu'en essayant de travailler sur plusieurs tâches à la fois. En d'autres termes, il s'agit de se concentrer sur une seule tâche, et non sur plusieurs.
Tout au long de la journée, nous sommes tous amenés à faire des choses qui semblent importantes sur le moment, mais qui ne le sont pas vraiment. Combien de fois avez-vous interrompu une tâche cruciale parce qu'un courriel d'un collègue était apparu ?
Avec le blocage du temps, vous pouvez éviter cela. Le blocage du temps vous aide à réduire l'encombrement des tâches dans votre calendrier et à augmenter votre productivité en vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. En regroupant les tâches similaires, le blocage du temps contribue à réduire le changement de contexte, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches à plus fort impact.
5 Méthodes de blocage du temps
Je sais ce que vous pensez : "Qui a le temps de se concentrer sur une seule tâche à la fois dans le monde trépidant d'aujourd'hui ?
Voici ma réponse : Le blocage du temps vous aide à mieux gérer votre temps en divisant votre journée en blocs de temps spécifiques dédiés aux tâches quotidiennes. En éliminant les distractions et les pertes de temps, vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir.
Cal Newport, l'auteur de Deep Work, l'un des meilleurs livres sur la productivité, estime qu'une semaine de travail de 40 heures bloquée "produit la même quantité de résultats qu'une semaine de travail de plus de 60 heures poursuivie sans structure".
Vous avez peut-être déjà essayé quelques variantes de blocage du temps et constaté qu'elles ne vous convenaient pas. Il existe plusieurs techniques de blocage du temps, de sorte qu'une méthode particulière peut vous convenir mieux qu'une autre.
Voici quelques-unes des méthodes de blocage du temps les plus populaires que vous pouvez essayer dès maintenant.
- Apprenez ce qu'est le suivi du temps et découvrez comment il peut influencer votre entreprise.
Mise en lots des tâches
Leregroupement des tâches est l'une des meilleures stratégies pour gagner du temps. Il s'agit de regrouper les tâches similaires (c'est-à-dire toutes les petites tâches de votre liste) et de les traiter en un seul bloc de temps. Résultat ? Grâce à la mise en lots des tâches, celles-ci mobilisent moins d'énergie mentale !
De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur des tâches similaires au lieu de vous occuper de plusieurs choses à la fois. Lorsqu'elle est bien réalisée, la mise en lots des tâches vous permet de terminer plus de nouvelles tâches dans un laps de temps plus court.
- Exemple : Vous pouvez programmer un bloc de temps de 30 minutes pour répondre aux courriels tout au long de la journée au lieu de consulter votre boîte de réception toutes les 10 minutes.
CONSEIL : Une application de gestion des tâches peut aider à organiser et à gérer les tâches importantes en offrant des fonctionnalités telles que le blocage du temps, l'établissement de priorités et l'intégration du calendrier.
Thème de la journée
La thématisation d'une journée va plus loin que la mise en lots des tâches. Pour les cadres qui ont de nombreuses responsabilités différentes dans plusieurs domaines d'activité et qui ont l'impression qu'elles sont toutes en concurrence pour obtenir toute leur attention, le thème d'un jour peut être une excellente solution.
Qui est un célèbre adepte de cette méthode de blocage du temps ? Elon Musk. Le milliardaire, fondateur et PDG de Tesla et SpaceX, travaille à SpaceX les lundis, mardis et vendredis et à Tesla les mercredis et jeudis.
Lorsque vous consacrez chaque jour de la semaine à un thème spécifique, vous créez une structure très fiable qui vous permet de rester concentré sur des tâches spécifiques au lieu de passer d'une chose à l'autre. Vous aurez également le sentiment de faire un travail productif et utile.
Le timeboxing
Les termes "time blocking" et " timeboxing" sont souvent utilisés comme synonymes et, bien qu'ils soient liés, ils ne sont pas identiques.
Le blocage du temps est une méthode d'organisation des tâches et des projets qui consiste à bloquer des périodes de temps pour s'y consacrer.
- Exemple : Vous pouvez dire que vous "travaillerez sur cette campagne de marketing de 14 heures à 17 heures demain".
Le timeboxing consiste à ne s'accorder qu'un temps limité pour travailler sur une tâche spécifique.
- Exemple : "Je répondrai aux courriels entre 14 heures et 16 heures demain ; j'ai un calendrier bloqué".
Une estimation précise du temps est essentielle à cet égard. Il s'agit d'estimer avec précision la durée des tâches et d'utiliser des périodes tampons pour tenir compte des retards potentiels. Cela permet de diviser les tâches en éléments plus petits et d'améliorer la gestion globale du temps.
Même si vous ne répondez pas à tous les courriels dans ce délai, vous arrêtez de travailler sur ces courriels et passez à la tâche suivante.
Certaines personnes peuvent penser que le timeboxing n'est qu'un moyen d'ajouter de la pression à un travail déjà exigeant. Mais si vous essayez de le considérer comme un défi, vous serez surpris de voir à quel point vous vous en sortez bien et à quel point vous pouvez être productif.
La règle des 2 minutes de blocage
Si une tâche prend moins de 2 minutes, appliquez la règle des 2 minutes : faites-la immédiatement au lieu de la remettre à plus tard. Vous éviterez ainsi qu'elle ne se transforme en une tâche plus longue par la suite.
La technique Pomodoro
La technique Pomodoro consiste à travailler pendant 25 minutes, puis à faire une pause de 5 minutes toutes les 4 tâches. Pour vous faciliter la vie, utilisez notre minuteur Pomodoro gratuit.
Le processus standard de blocage du temps Pomodoro se présente comme suit :
- Choisir un projet ou une tâche sur lequel vous voulez vous concentrer
- Créer une liste de choses à faire
- Réglez votre minuteur Pomodoro sur 25 minutes et concentrez-vous sur une seule tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne.
- À la fin de la session, marquez une Pomodoro et notez ce que vous avez accompli.
- Faites ensuite une pause bien méritée de cinq minutes
- Après quatre Pomodoros, faites une pause plus longue, de 15 à 30 minutes par exemple.
ASTUCE: Vous cherchez des alternatives à cette technique ? Dans ce cas, lisez notre article "Les meilleures alternatives à Pomodoro".
Quels sont les avantages du blocage du temps ?
Examinons la liste des avantages du blocage du temps ci-dessous :
Hiérarchisez vos tâches
En tant qu'êtres humains, nous avons tendance à nous souvenir uniquement des choses que nous avons laissées en suspens plutôt que de celles que nous avons achevées - c'est ce qu'on appelle l'"effet Zeigarnik". effet Zeigarnik. Malheureusement, s'il n'est pas contrôlé, cet effet peut provoquer une anxiété et un stress importants.
Mais si vous identifiez les tâches prioritaires et prévoyez des plages horaires pour chacune d'entre elles, vous aurez un meilleur sentiment de contrôle sur votre emploi du temps et votre vie professionnelle. La mise en place d'un suivi intentionnel du temps peut également s'avérer utile.
Éviter le multitâche
Malgré ce que vous avez pu entendre, le multitâche n'est pas une bonne stratégie de gestion du temps.
Notre cerveau n'est pas fait pour gérer le passage constant d'une tâche à l'autre. Des études montrent que les employés peuvent être 40 % moins productifs lorsqu'ils sont multitâches. Ce n'est pas peu dire !
Lorsque vous répondez à des courriels ou à des messages Slack, que vous créez des campagnes publicitaires et que vous assistez à des réunions d'équipe, vous utilisez différentes compétences qui occupent beaucoup d'espace mental.
Si vous ne vous accordez pas le temps nécessaire pour travailler sur chacune de ces tâches, vous passerez de l'une à l'autre tout au long de la journée sans accomplir grand-chose. Ne confondez pas le fait d'être occupé avec celui d'être productif.
Mettre fin aux interruptions de travail et au changement de contexte
Je sais, je sais. Éviter les interruptions de travail est plus facile à dire qu'à faire. Mais il y a une différence entre les interruptions qui se produisent de temps en temps et celles qui constituent un problème auquel vous devez faire face quotidiennement.
Bien sûr, vous avez d'autres responsabilités et engagements, et ils ne disparaîtront pas simplement parce que vous essayez de rester concentré sur une seule chose. C'est pourquoi il est si important que lorsque vous commencez à bloquer du temps, vous vous engagiez à le faire.
Vous finirez par trouver une méthode qui vous convient, et lorsque vous serez interrompu par une demande urgente, vous serez en bien meilleure position pour y faire face, car vous aurez le sentiment de maîtriser totalement votre emploi du temps.
Lire aussi : Comment être plus efficace.
Pourquoi la technique du blocage du temps est-elle si efficace ?
Vous n'y pensez peut-être pas au premier abord, mais le blocage du temps peut avoir un impact profond sur votre capacité à rester concentré et à atteindre vos objectifs à court et à long terme.
Si vous voulez que cela fonctionne, vous devez choisir les tâches les plus importantes pour chaque jour. Cal Newport, l'auteur de Deep Work, passe 20 minutes chaque soir à planifier les tâches et les objectifs du lendemain :
Parfois, les gens me demandent pourquoi je me donne la peine de planifier de manière aussi détaillée. Ma réponse est simple : cela génère une énorme quantité de productivité.
Il permet un "travail en profondeur
Le blocage du temps est également une méthode efficace parce qu'il permet un "travail en profondeur". Au lieu de passer d'une tâche à l'autre, vous pouvez vous concentrer sur une seule tâche pendant une période plus longue.
Et lorsque vous vous donnez du temps pour vous concentrer sur un projet, un problème ou une tâche, vous pouvez exploiter toutes vos ressources mentales pour atteindre votre objectif.
Blocage du temps et perfectionnisme
Lorsque vous livrez un grand projet, il y a toujours quelque chose que vous aimeriez avoir changé, peaufiné et revu pour la millième fois.
Il peut être difficile de laisser tomber des projets importants, surtout si la seule idée qui vous trotte dans la tête est celle de la "perfection". Mais vous devrez un jour ou l'autre dire "j'ai terminé" et passer au projet suivant.
Le blocage du temps, en particulier la technique du timeboxing, peut s'avérer très utile pour gérer ce genre de situation. Elle permet de fixer des limites de temps spécifiques pour chaque tâche.
Si vous vous apercevez que vous prolongez le temps que vous aviez fixé pour une tâche, revoyez votre façon de bloquer le temps et fixez un délai encore plus strict pour terminer le travail.
Il est plus facile de dire "non".
Dire "non" aux autres, en particulier aux responsables et aux membres de l'équipe, peut s'avérer délicat. En fait, c'est l'une des compétences les plus précieuses que vous puissiez acquérir, mais c'est aussi l'une des plus difficiles.
Avec le blocage du temps, dire "non" ne doit pas être gênant, que vous gériez vos heures de travail ou votre temps personnel.
Si vous commencez à dire "oui" à tout ce qui se présente à vous, vous passerez d'une tâche à l'autre sans accomplir grand-chose. Vous finirez par vous sentir débordé.
Mais si les membres de votre équipe voient que votre temps est bloqué, ils risquent moins d'interrompre votre journée avec des demandes ou des questions que vous pourrez traiter plus tard.
- Lire la suite : Comment dire non au travail
Qui peut bénéficier du blocage du temps ?
Professionnels en activité
Le blocage du temps est un outil incroyable pour augmenter la productivité de votre équipe. Mais il arrive que les équipes aient du mal à trouver un équilibre entre les projets à long terme et les demandes à court terme.
L'utilisation d'outils numériques tels que Google Agenda pour planifier des réunions peut vous aider à gérer votre temps plus efficacement. En planifiant des tâches spécifiques en fonction des réunions et d'autres engagements, vous pouvez vous concentrer sur votre travail prioritaire sans être interrompu.
Si vous êtes chef de projet, la création de blocs de temps peut être un excellent moyen de planifier les tâches de votre équipe, afin qu'elle soit plus efficace et plus productive.
Bien que le blocage du temps ne consiste pas à faire de la microgestion, il peut aider à réduire les distractions, à établir des priorités et à terminer les tâches à temps, afin que votre équipe puisse se concentrer sur ce qui est important et respecter toutes les échéances.
Il en va de même pour d'autres professionnels, tels que les indépendants, les travailleurs à distance ou même les étudiants. Si vous avez du mal à gérer votre temps et que vous trouvez que cela vous empêche d'atteindre vos objectifs, le blocage du temps peut être la solution qu'il vous faut.
Personnes atteintes de TDAH
Les personnes atteintes de TDAH (trouble déficitaire de l'attention avec hyperactivité) ont des difficultés à gérer leur temps, notamment à planifier, à établir des priorités, à respecter les délais, à estimer la durée des tâches et à être ponctuelles.
Si c'est votre cas, les blocs de temps dans votre agenda Google peuvent être un excellent moyen de gérer votre liste de tâches. Cela ne résoudra pas tous vos problèmes de temps, mais cela peut en faciliter la gestion.
Jetez donc un coup d'œil à votre calendrier et réservez des plages horaires pour les tâches et les projets que vous risquez de manquer autrement. L'essentiel est de s'engager et de trouver un équilibre qui vous convienne.
Lire la suite :
- Planification du TDAH
- Comment mettre fin à la procrastination dans le cadre du TDAH
- Comment améliorer la performance d'une équipe
Le blocage du temps convient-il à tout le monde ?
Le blocage du temps ne convient pas à tout le monde. Certains types d'emplois comportent trop de tâches réactives pour que le blocage du temps soit efficace.
Si votre travail principal consiste à "éteindre des incendies", à réagir aux événements et à hiérarchiser les tâches toutes les 15 minutes, l'utilisation d'une méthode de blocage du temps n'en vaut peut-être pas la peine.
Par exemple, un contrôleur aérien pourrait avoir beaucoup de mal à bloquer des plages horaires dans son emploi du temps afin de pouvoir se concentrer sur un travail approfondi.
Cela dit, vous pouvez toujours essayer d'autres stratégies de gestion du temps que le blocage du temps. Toute technique de gestion du temps qui vous permet de contrôler, ne serait-ce qu'un peu, la façon dont vous passez votre temps vaut la peine d'être essayée.
Lire aussi : Comment gérer efficacement son temps
Comment mettre en place le blocage du temps en 3 étapes
Une fois que vous avez décidé de bloquer le temps, quelle est la meilleure façon de procéder ? Pour y parvenir, voici quelques conseils pratiques.
1. Identifiez vos tâches
Dressez une liste exhaustive des tâches, en les classant par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance, et estimez le temps nécessaire à chacune d'entre elles. Vous aurez ainsi une vue d'ensemble claire de ce qui doit être fait et vous pourrez répartir le temps de manière efficace.
2. Bloquer un temps spécifique par tâche, c'est-à-dire une heure
Attribuez à chaque tâche un bloc de temps dédié sur votre calendrier, en essayant de limiter chaque bloc à une heure ou moins. Si nécessaire, divisez les tâches les plus importantes en plusieurs parties, de manière à ce qu'elles s'intègrent dans vos blocs de temps.
3. Respectez votre emploi du temps
Minimisez les distractions en créant un environnement de travail ciblé, communiquez votre emploi du temps aux autres pour éviter les interruptions et utilisez des minuteurs ou des techniques de suivi du temps pour rester sur la bonne voie. Révisez et ajustez régulièrement votre emploi du temps pour maintenir votre productivité et votre flexibilité.
Conseil : attendez-vous à l'inattendu. Comme le dit le proverbe, mieux vaut prévenir que guérir ! Même les meilleurs plans peuvent tomber à l'eau en raison de demandes inattendues. La meilleure façon de se préparer est de bloquer du temps pour les tâches urgentes. Si vous constatez que vous n'en avez pas besoin, vous pouvez simplement l'utiliser pour des tâches quotidiennes, telles que la planification de l'emploi du temps de la semaine à venir.
Les erreurs courantes de blocage du temps et comment les éviter
Le blocage du temps est un concept assez simple, mais s'y engager peut être un véritable défi. Voici quelques erreurs courantes que les gens commettent lorsqu'ils essaient de bloquer du temps pour la première fois.
Sous-estimation du temps
Il est fréquent de sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche ou d'un projet. En réalité, nous ne sommes pas très doués pour prévoir le temps. Nous finissons donc généralement par sous-estimer notre temps. Et en de rares occasions, nous pouvons aussi le surestimer.
Lorsque vous commencez à utiliser le blocage du temps, il est préférable d'allouer du temps supplémentaire à chaque tâche, afin de ne pas être frustré et de ne pas accuser le blocage du temps lorsque vous passez plus de temps que ce que vous étiez censé consacrer à une tâche spécifique.
Être trop strict dans son emploi du temps
Vous ne pouvez pas être trop rigide dans votre emploi du temps, car il y a de fortes chances qu'un événement survienne et modifie vos plans.
Gardez à l'esprit que votre agenda Google et les plages horaires que vous y avez ajoutées ne sont qu'un guide pour vous aider à rester concentré sur ce qui est important. Ils peuvent être modifiés tout au long de la journée si nécessaire.
Lorsque vous êtes confronté à ces situations, déterminez si ce que l'on vous demande est vraiment important au point de vous obliger à modifier votre emploi du temps. Si c'est le cas, faites-le.
Oublier de faire des pauses
N'oubliez pas de faire des pauses entre les tâches. Nous ne sommes pas des machines, nous devons donc prendre quelques minutes pour nous dégourdir les jambes ou respirer profondément avant de passer à la tâche suivante.
Si vous pensez pouvoir changer de vitesse sur-le-champ et passer d'une tâche à l'autre, vous ne ferez que vous frustrer et prendre du retard. Prenez votre temps, bloquez-le dans votre agenda Google et commencez à travailler sur ce qui vient ensuite lorsque vous êtes prêt. Si vous envisagez de le faire, informez votre supérieur ou les membres de votre équipe que vous avez commencé à ajouter des blocs de temps dans votre agenda, afin qu'ils en soient également conscients.
Les meilleures applications pour bloquer le temps
Il existe plusieurs applications de blocage du temps qui peuvent vous aider à démarrer. En voici quelques exemples :
- Application de suivi du temps - Si vous cherchez à mieux suivre le temps que vous consacrez à vos tâches, une application de suivi du temps est exactement ce qu'il vous faut. Elle peut vous aider à gérer des tâches spécifiques de manière plus efficace et à déterminer où vous perdez un temps précieux. Vous pouvez également utiliser un modèle de feuille de suivi du temps mais c'est un peu plus difficile qu'une application.
- Application de calendrier - Utilisez une application de calendrier en ligne pour créer des événements répétitifs qui vous rappellent quand commencer et arrêter de travailler sur des tâches spécifiques. Vous pouvez également utiliser des événements récurrents pour vous rappeler quand faire des pauses et passer à une autre tâche (par exemple, toutes les heures).
- Applications de réveil ou de minuterie - Vous pouvez utiliser une application de réveil pour programmer des minuteries pour chaque tâche qui doit être accomplie dans un délai précis (par exemple, 30 minutes). Si une tâche prend plus de temps que prévu, il suffit de remettre le minuteur à zéro. Lorsque l'alarme se déclenche, passez à la tâche suivante ou désactivez complètement le minuteur (par exemple, à l'heure du déjeuner).
Vous pouvez utiliser nos modèles de blocage du temps pour commencer et créer votre propre système de blocage du temps. Gardez à l'esprit que si vous devez consacrer beaucoup de temps à la gestion de ce modèle, il est probablement préférable que vous recherchiez une solution offrant des fonctions automatiques de blocage du temps. Vous ne voulez pas passer plus de temps à gérer votre modèle d'emploi du temps bloqué qu'à travailler sur vos tâches et vos projets.
CONSEIL : Apprenez à connaître la meilleure solution pour le suivi du temps de travail des freelances.
Conclusion
Une dernière chose à propos du processus de blocage du temps : Si vous n'avez jamais essayé un emploi du temps bloqué, essayez-le et voyez si c'est quelque chose que vous pouvez utiliser dans votre routine quotidienne.
Il vous faudra peut-être quelques semaines pour vous adapter, mais si vous persévérez, vous commencerez bientôt à profiter des avantages d'être plus productif, moins stressé et, d'une manière générale, plus en phase avec votre emploi du temps. Et qui sait, cela pourrait bien changer à jamais votre façon d'aborder vos tâches prioritaires !