Gestion des équipes à distance : Conseils pour diriger des équipes à distance
Le travail à distance est un concept qui existe depuis les années 70, mais il n'a jamais été utilisé à son plein potentiel jusqu'au début de la pandémie, à la fin de l'année 2019. Aujourd'hui, vous pouvez voir un "environnement à distance" partout : sur les offres d'emploi, les sites d'emploi et les descriptions LinkedIn, tandis qu'une culture d'entreprise est définie par des membres d'équipe à distance ou hybrides.
Le monde entier a changé son point de vue sur les règles de base du travail, et alors que le travail à distance est une norme pour certains, les réunions en personne sont devenues plus importantes pour d'autres.
Alors, que vous soyez un dirigeant à distance ou que vous souhaitiez en savoir plus sur la gestion des équipes à distance, plongez dans cette section pour comprendre comment procéder.
Dans cet article, vous découvrirez la définition de la gestion des équipes à distance, son importance, la manière de gérer les employés à distance et ses défis.
Qu'est-ce que la gestion d'une équipe à distance ?
La gestion d'équipes à distance implique de diriger une équipe au sein d'une organisation qui travaille principalement hors site, à partir d'un lieu autre qu'un bureau traditionnel.
Le manager joue un rôle très important dans la gestion des membres de son équipe à distance, en particulier lorsque tous les membres se trouvent dans des endroits différents, voire dans des pays différents.
Travailler à distance est un défiLa gestion d'une équipe entière peut donc s'avérer difficile. Concentrez-vous sur les conseils que vous trouverez dans cet article et ouvrez la voie de la réussite tout en vous préparant à relever les défis.
Les avantages de la gestion des travailleurs à distance
Il est établi que le travail à distance a fait son entrée dans les secteurs d'activité actuels pour y rester longtemps, certains diraient même pour toujours. Et tandis que les managers à distance ont appris à la volée comment gérer des équipes à distance, en expérimentant, la question est de savoir pourquoi le travail à distance est devenu si important si rapidement.
1. Liberté de trouver la meilleure personne pour le poste
En tant que manager, il peut être difficile de trouver le profil d'expert dont vous avez besoin pour votre équipe, tout en respectant des critères tels que votre style de management et les valeurs de l'entreprise.
Vous êtes souvent confronté à des restrictions géographiques pour respecter les politiques de votre entreprise. Avec les employés à distance, vous pouvez choisir la meilleure personne pour le poste, sans nécessairement vous limiter à une certaine zone géographique.
2. Economies sur le budget de l'entreprise
Disposer d'un grand bureau peut être coûteux, en particulier pour les grandes entreprises.
Le travail à distance a changé cette réalité, car chaque membre de l'équipe peut travailler depuis le confort de son domicile. La seule chose dont les responsables et les membres de l'équipe ont besoin, c'est d'avoir les bons outils, les bons canaux de communication et un espace de bureau ergonomique dans l'ensemble.
Ils pourront ainsi travailler à distance de manière efficace et productive.
Lire aussi : Les meilleurs outils et applications de productivité pour l'équipe
3. Horaires de travailflexibles
Avec des employés à distance venant du monde entier, vous avez non seulement des cultures et des compétences différentes, mais aussi des fuseaux horaires différents. Bien sûr, c'est aussi un défi parce que vos horaires de travail ne se rejoignent que rarement, mais la vérité est qu'il est formidable d'avoir cette flexibilité.
4. Plus de productivité et d'efficacité
Depuis que le travail à distance est devenu plus populaire, la productivité et l'efficacité ont grimpé en flèche. Cependant, il est fantastique d'avoir une interaction sociale pendant la journée de travail.
En tant que dirigeant à distance, vous avez l'avantage d'avoir une équipe moins distraite et plus productive, mais d'un autre côté, vous devrez veiller à ce que vos travailleurs à distance aient un bon équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée et qu'ils aient des interactions en face à face, pour leur bien-être social.
Découvrez la la différence entre productivité et efficacité
Les 24 meilleurs conseils pour diriger des équipes à distance
Maintenant que nous avons abordé les avantages du travail à distance, passons aux conseils pour mieux diriger une équipe à distance.
1. Faire en sorte que leur temps soit compté
Le suivi du temps est essentiel dans la gestion des équipes à distance. Il permet d'augmenter la productivité des employés en fournissant aux responsables des informations précieuses sur la manière dont leurs employés à distance consacrent leur temps à différentes tâches.
Lorsque les membres de l'équipe savent que leur temps est suivi, ils deviennent plus responsables de leur travail, ce qui peut conduire à une augmentation de la productivité. En outre, le suivi du temps permet aux responsables à distance d'identifier les domaines dans lesquels les employés peuvent éprouver des difficultés et de leur fournir un soutien et des ressources pour les aider à être plus efficaces.
Enfin, les données de suivi du temps peuvent être utilisées pour identifier des modèles et des tendances dans les processus de travail, ce qui permet aux responsables d'optimiser les flux de travail et d'allouer les ressources plus efficacement.
Pour montrer l'importance du suivi du temps à votre équipe à distance, vous pouvez expliquer comment il leur sera bénéfique, ainsi qu'à l'organisation dans son ensemble.
Il ne s'agit pas d'une mesure de microgestion, mais plutôt d'un outil permettant à chacun de rester sur la bonne voie et d'être plus productif. Vous pouvez également expliquer comment les données collectées grâce au suivi du temps peuvent être utilisées pour améliorer les flux de travail et allouer les ressources plus efficacement.
Encouragez votre équipe à utiliser outils de suivi du temps de travail pour les employés à distance et offrez-leur une formation et un soutien pour s'assurer qu'ils les utilisent efficacement.
Dans l'ensemble, en démontrant les avantages du suivi du temps et en fournissant un bon outil de suivi du temps et des ressources, vous pouvez augmenter la productivité des employés et aider votre équipe à distance à réussir.
Lire aussi : Comment inciter les employés à suivre leur temps de travail
Apprenez à améliorer la gestion du temps de votre équipe en tirant parti de la puissance du suivi du temps.
2. Planifier à l'avance
Lorsque vous travaillez avec une équipe à distance, il est impératif de planifier les réunions et les projets à l'avance, car les personnes ne sont pas toujours disponibles en raison des fuseaux horaires ou d'affaires privées. Veillez à organiser vos conférences téléphoniques régulières et vos réunions de groupe à l'avance.
Prévoyez-vous des réunions récurrentes ? Si c'est le cas, mettez en place blocage du temps dans l'emploi du temps de votre équipe.
Ressource :
Modèles d'emploi du temps gratuits
Modèles d'emploi du temps : Excel, Google Sheets, et imprimables
3. Embrasser la diversité, créer l'inclusion
La diversité culturelle est cruciale pour les équipes à distance, car le fait de réunir des personnes ayant des antécédents, des perspectives et des compétences différents favorise l'innovation et la résolution de problèmes. Une équipe dont la culture est diversifiée peut mieux comprendre et servir les clients et partenaires internationaux, ce qui facilite la communication et la collaboration au-delà des frontières.
Pour améliorer la collaboration entre les travailleurs à distance de cultures différentes, les responsables peuvent organiser des activités telles que des réunions hebdomadaires avec l'ensemble de l'équipe. D'autres idées peuvent être des discussions informelles au sein de l'équipe, des programmes d'échange culturel et des sessions de formation interculturelle.
Des réunions régulières de ce type peuvent favoriser l'empathie, l'engagement des employés et la confiance entre les membres de l'équipe, ce qui permet d'obtenir une équipe plus inclusive et plus cohésive.
4. Établir des attentes avec votre équipe
Dès le départ, en particulier lors du processus d'embauche, vous devez être honnête avec les membres de votre équipe quant aux exigences de l'entreprise et à leur rôle.
Si vous avez oublié certains aspects liés à votre cuisine interne, nous vous recommandons d'en discuter lors de l'une de vos premières réunions virtuelles.
Il est essentiel de fixer des attentes claires sur des sujets spécifiques et incontournables tels que les horaires, les réunions et la communication, les objectifs de travailet les heures de travail.
5. Établir des canaux de communication efficaces
Veillez à mettre en place les meilleurs outils de communication pour l'ensemble de votre équipe. Puisque vous gérez des employés travaillant à distance, vous devez établir une excellente communication, afin que rien ne soit mal compris.
N'oubliez pas d'être clair dans tout ce que vous essayez de dire à votre équipe et encouragez votre personnel à distance à communiquer aussi clairement que possible.
Lire comment améliorer la communication au sein d'une équipe.
6. Soutenez votre équipe
De nombreux responsables oublient qu'il est essentiel que les membres de leur équipe à distance restent impliqués dans leur travail et dans les personnes avec lesquelles ils travaillent.
Investissez dans des réunions périodiques en tête-à-tête, afin d'avoir une idée de l'état d'avancement de chacun et de savoir s'il existe une dynamique d'équipe à laquelle il faut remédier. Dans la mesure du possible, proposez votre aide pour résoudre les problèmes et donnez des conseils même lors des réunions d'équipe.
7. Miser sur un excellent outil de gestion de projet
L'idéal serait de centraliser les tâches, la communication et le suivi des performances sur une seule plateforme de gestion de projet.
Si ce n'est pas possible, un logiciel de gestion de projet fiable, intégré à un autre outil tel qu'un logiciel de suivi du temps autonome, peut suffire.
De cette manière, vous serez en mesure d'assurer un suivi efficace.
8. Faire preuve d'empathie
En tant que manager, vous pouvez recevoir des plaintes et des faits inquiétants concernant le projet ou l'équipe elle-même.
Il se peut qu'un employé ne se sente pas très bien, c'est donc à vous de l'écouter et de lui apporter un soutien émotionnel. Grâce à vos conseils et à votre empathie, ils se sentiront beaucoup plus confiants et écoutés. Même donner des conseils de vie personnelle lors de vos vidéo-réunions ne fera pas de mal.
9. Faire preuve de souplesse
Pour gérer efficacement les employés à distance, vous devez comprendre le contexte de chaque personne, qu'il s'agisse de milieux, de cultures ou de fuseaux horaires différents qui ont un impact important sur leur vie quotidienne.
Vous devez donc comprendre vos employés et les traiter avec ouverture à la flexibilité des horaires de travail.
10. Avoir dix longueurs d'avance sur les problèmes liés aux outils
Lorsque vous dirigez des travailleurs à distance, tous leurs outils se trouvent dans un environnement virtuel et doivent fonctionner en permanence selon des procédures opérationnelles standard.
Les obstacles technologiques constituent un défi pour les travailleurs à distance parce qu'ils sont toujours à portée de main. Demandez donc l'avis des membres de votre équipe pour savoir si la pile technologique actuelle fonctionne ou si elle a besoin d'une mise à niveau.
11. Accorder une attention particulière à l'intégration d'un nouvel employé à distance
Lorsque vous accueillez un nouveau membre dans votre équipe, veillez à lui accorder une attention particulière afin qu'il se sente bien accueilli et qu'il soit au courant de tout ce qui se passe.
Vous voulez que votre équipe soit à jour et prête à communiquer avec les nouveaux arrivants.
12. Faites confiance à votre équipe
N'essayez pas de microgérer votre équipe pendant le déroulement de votre projet. Vous avez engagé cette équipe pour des raisons spécifiques qui vous mèneront au succès. Faites confiance à ce sentiment et encouragez les membres de l'équipe à se développer, à prendre leurs propres décisions et à mener à bien leurs tâches.
13. Règles de base
Pour que les équipes virtuelles s'entendent et établissent une ligne de communication pendant leur travail à distance, il est nécessaire d'établir des règles afin que tout se passe bien. Qu'il s'agisse de réunions d'équipe régulières ou de tête-à-tête périodiques, assurez-vous d'avoir une règle pour chaque type d'interaction.
14. Définir vos objectifs et leur finalité
Pour les "équipes de travail à distance", il y a un projet avec une vision alignée. Pour mener à bien cette vision, l'équipe doit comprendre ce qu'elle implique et pourquoi.
Ce n'est que lorsque les membres de l'équipe comprennent les objectifs que chacun est prêt à s'attaquer à toutes les tâches et à tous les obstacles qui peuvent se présenter. C'est pourquoi pourquoi il est essentiel de fixer des objectifs réalistesl'alignement de l'équipe.
15. Éliminer les obstacles
Malheureusement, de nombreux obstacles imprévus se dressent d'une manière ou d'une autre sur le chemin de vos travailleurs à distance. Ce qui compte, c'est la manière dont vous y faites face, tout en assurant la tranquillité d'un membre de votre équipe.
L'objectif principal est d'éliminer tous les obstacles possibles qui entravent la capacité de votre employé à accomplir ses tâches, et les résultats ne peuvent qu'aboutir à une équipe à distance performante.
16. Ouvrir l'équipe pour créer des liens sociaux
Lorsque l'on travaille à distance, il arrive que l'on ne rencontre jamais certains membres de l'équipe.
Le lien social n'est pas prioritaire, mais il devrait être pris en compte pour le bien-être de vos employés.
Organisez des fêtes, des activités et des réunions sociales en ligne qui améliorent l'humour de vos coéquipiers. Dans le même temps, vous trouvez différents façons de motiver votre équipe pour qu'elle soit plus productive.
17. Guidez votre équipe en tant que mentor
La gestion à distance implique de se rendre disponible pour des conseils, peut-être plus que dans un espace de travail physique. En tant que bon chef d'équipevous exercez une influence sur votre équipe. Engagez-vous à faire évoluer leurs rôles dans le cadre de ce projet.
18. Mettre à jour vos connaissances en matière de gestion à distance
Comme il s'agit d'un concept récent, sa définition évolue constamment et tout change au fur et à mesure. Dans cette optique, veillez à mettre à jour vos études avec de nouveaux articles et enquêtes sur l'exploitation du travail à distance et la gestion des équipes dans cette configuration.
CONSEIL : il peut être judicieux de s'inscrire à un cours de gestion de projet en ligne. cours de gestion de projet en ligne
19. Veillez à ce que chaque membre de votre équipe se sente à sa place
Effectuez des contrôles périodiques et individuels avec votre équipe pour savoir si elle s'acclimate au reste des coéquipiers, aux objectifs du projet et même aux liens sociaux. Cela aura également un impact sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
20. Démontrer comment éviter les distractions
Le travail à distance apporte son lot de distractions, certaines plus graves que d'autres.
En tant que dirigeant, si vous souhaitez gérer avec succès les travailleurs à distance, nous vous recommandons également de partager une liste de conseils judicieux sur la manière de résister à ces tentations.
21. Déléguer des tâches
Votre travail peut impliquer de nombreuses tâches de supervision, de gestion des relations et des projets, ce qui rend l'accomplissement des tâches extrêmement difficile. Nous vous comprenons, gérer des employés à distance en plus de cela semble être une tâche considérable.
Veillez donc à déléguer les tâches que vous n'avez pas besoin de faire spécifiquement. Ce faisant, vous vous rapprocherez de l'objectif suivant constituer une équipe performante tout en améliorer la productivité de vos employés.
22. Fixer des délais
Vous pouvez choisir une période quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle pour évaluer l'avancement du projet dans le cadre des efforts de votre équipe. Vous pouvez ajouter un bloc de temps dans votre calendrier ou simplement vous fixer une tâche dans votre outil de gestion de projet.
23. Être conscient de l'épuisement professionnel
Le travail à distance peut s'avérer difficile en raison de la séparation floue entre la vie privée et la vie professionnelle.
En tant que chef de projet ou manager, il vous incombe de veiller à ce que votre équipe ait une charge de travail équitable et qu'elle se sente bien dans son rôle.
Si quelque chose dérange un membre de votre équipe, vous devez lui apporter un soutien émotionnel et le guider vers la solution.
CONSEIL : Lisez notre guide sur " la gestion des équipes de développement logiciel ".La gestion des équipes de développement de logiciels".
24. Se rencontrer en personne
Travailler à distance présente de nombreux avantages, mais rien ne remplace les liens et les connexions réels lors de rencontres personnelles.
Assurez-vous de quitter le lieu de travail à distance au moins une journée par an pour vous réunir et célébrer le lien créé tout au long du projet.
Les défis de la direction d'une équipe à distance
Bien que la direction d'une équipe à distance soit une pratique courante dans le monde du travail d'aujourd'hui, elle n'est pas sans poser des problèmes évidents.
Les personnes sont partout uniques, et le management est également différent selon les circonstances. Mais vous ne devez pas vous concentrer uniquement sur les obstacles que vous rencontrez dans la gestion de votre équipe. Réfléchissez plutôt à une stratégie qui permettrait d'éradiquer ces mêmes problèmes.
Découvrez ci-dessous les défis auxquels vous pouvez être confronté tout au long de votre parcours en tant que manager à distance :
- La communication : Il s'agit d'une compétence clé en matière de gestion de projet dans les équipes qui travaillent à distance, surtout lorsqu'elles sont réparties dans le monde entier, et un outil de communication tel que Microsoft Teams peut ne pas suffire. Si cet élément vous fait défaut, la gestion de votre équipe sera beaucoup plus difficile que vous ne le pensez ;
- Embaucher : Avoir la possibilité d'embaucher un expert capable de travailler à distance est une excellente chose, mais il peut être difficile de faire le bon choix parmi une liste d'employés potentiels qualifiés ;
- Limites temporelles : L'ensemble de l'équipe peut travailler dans des fuseaux horaires différents, ce qui complique la possibilité de parler de tâches spécifiques à n'importe quel moment. Il peut être facile d'échouer, de ne pas respecter le temps de chacun et de commencer à parler d'une tâche sur laquelle on n'a même pas encore commencé à agir ;
- Les tâches et les rôles peuvent être confus : Si l'on ajoute une mauvaise communication à un manque de liens, votre équipe risque de se sentir désorientée par les fonctions et les tâches qui lui sont assignées. Comme tout le monde, votre équipe a des attentes, et elle pourrait penser qu'elle n'est pas considérée avec attention ;
- Planification : Il est déjà difficile de s'occuper des tâches quotidiennes, alors vous pouvez imaginer quand vous devez partager votre emploi du temps avec l'équipe. C'est un véritable cauchemar que d'essayer de déterminer le meilleur moment pour organiser une réunion de lancement, sans parler de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet.
En savoir plus : Apprenez comment gérer les conflits d'horaires.
- Performance des employés : En tant que manager, il est indispensable de percevoir les progrès de chaque membre de l'équipe, en même temps que le projet. Superviser votre équipe dans ses efforts de travail à distance peut parfois s'avérer difficile, car vous ne pouvez pas avoir le sentiment authentique de chacun ;
- Négliger les membres de l'équipe : Avec tout ce à quoi vous devez prêter attention, de la gestion à la délégation et au suivi, apprendre à connaître tout le monde n'est pas une priorité. Si vous attendez trop longtemps, il peut être trop tard pour nouer des liens avec votre équipe ;
- Faible productivité : Certaines personnes s'épanouissent dans le travail à distance, mais pour l'autre partie qui ne s'y identifie pas, cela peut être catastrophique, surtout si vous êtes à l'autre bout du monde. Il y a une rare possibilité de rencontrer les membres de votre équipe, mais c'est tout. Cela peut vraiment avoir des conséquences sur les employés, leur santé mentale et leur productivité ;
Découvrez comment améliorer la productivité de votre équipe grâce à ces conseils.
- Utiliser les mauvais outils de travail : Gérer, contrôler et communiquer peut s'avérer presque impossible si vous ne disposez pas des outils de travail appropriés. Veillez donc à choisir les meilleures applications de travail à domicile;
- Manque de collaboration : Lorsqu'il n'y a pas de collaboration au sein d'une équipe à distance, il devient très difficile de la soutenir et de la guider en tant que chef de projet ;
- Gérer des personnalités différentes : Lorsque vous gérez une équipe à distance, vous vous retrouvez entouré de personnalités différentes et uniques. Surtout à distance, il est difficile de maintenir la cordialité et l'harmonie, car certaines personnes peuvent être plus dissimulatrices, tandis que d'autres membres de l'équipe peuvent avoir besoin de plus d'encadrement de votre part.
- Éléments culturels : Lorsque vous embauchez des personnes dans le monde entier, elles enrichissent votre équipe d'une nouvelle culture et de nouvelles connaissances. Cependant, lorsque l'on travaille à distance, il peut être assez frustrant d'essayer de se conformer à des frontières, des éthiques, etc. différentes. Quelques appels vidéo pour partager des informations sur leurs cultures pourraient faire des merveilles pour les équipes à distance.
Conclusion
La gestion des employés à distance fait désormais partie de notre quotidien, avec plusieurs cas de réussite dans le monde entier. Cette nouvelle normalité nous offre un éventail unique de possibilités pour améliorer et transformer notre travail quotidien.
L'adaptation n'est jamais facile, car tout ce que nous avons connu pendant de nombreuses années s'est transformé en quelque chose que nous essayons actuellement de comprendre.
Tout au long de cet article, nous avons abordé les avantages et les défis de la gestion à distance, ainsi que des conseils et des astuces pour améliorer l'expérience de vos employés travaillant à distance. Lorsque vous connaissez les défis auxquels vous pouvez être confronté lorsque vous dirigez une équipe à distance, vous pouvez calculer les efforts et les résultats.
Grâce à un équilibre entre la sensibilisation aux obstacles et l'apprentissage de conseils judicieux pour vous aider à être le meilleur manager possible, vous serez préparé à tout ce qui peut se présenter à vous, qu'il s'agisse d'un nouveau travailleur à distance au sein de votre équipe ou d'autres outils de vidéoconférence.
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