Pérdidas de tiempo en el trabajo: Qué son y cómo evitarlos
En el acelerado entorno de trabajo actual, las tareas de poco valor que hacen perder el tiempo pueden entorpecer la productividad y obstaculizar la eficacia general. En este artículo, exploramos estrategias prácticas para identificar y eliminar estas pérdidas de productividad.
Tomando medidas proactivas para abordar las actividades que hacen perder el tiempo, los profesionales pueden recuperar su tiempo, mejorar su concentración y alcanzar una productividad óptima. Aprenda cuáles son las pérdidas de tiempo y cómo evitarlas en el trabajo.
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¿Qué son las pérdidas de tiempo?
Las pérdidas de tiempo son actividades o tareas que agotan nuestro tiempo sin producir resultados positivos o valiosos.
Es extremadamente fácil perder varios minutos a lo largo del día con pequeñas charlas con los compañeros, desplazándose por las redes sociales, navegando por Internet, y despistarse se convierte en algo fácil.
Según un estudio, más del 50% de los empleados coinciden en que pasar demasiado tiempo en reuniones les impide ser más productivos en el trabajo. Y la mayoría estaremos de acuerdo en que también realizamos varias tareas a la vez durante estas reuniones.
Todas estas cosas te harán perder el tiempo y pueden hacerte perder la concentración y la motivación. Algunas de ellas son las razones por las que te sientes improductivo.
¿Está preparado para descubrir las actividades que le hacen perder el tiempo? Aquí tienes nuestra lista de 10 pérdidas de tiempo en el trabajo y algunos consejos para evitarlas.
Las 10 pérdidas de tiempo más habituales en el trabajo
- Reuniones
- Multitarea
- Hacer el trabajo de otros
- Distracciones en línea
- Correos electrónicos
- Interrupciones (es decir, notificaciones)
- Listas de tareas voluminosas
- Desorganización
- Posponer las tareas más difíciles
- Pausas excesivas
1. Reuniones
Evita siempre las reuniones innecesarias. En lugar de acudir a una reunión y pasar horas en ella, intenta estructurarla con antelación y obtener todos los puntos de debate relevantes.
Además, fija límites de tiempo para las reuniones, no dejes que se te escapen y hazlas más cortas. Si todos han preparado ya sus temas de conversación, no necesitarás reuniones superlargas para ir al grano.
Además, intenta ceñirte al tema en la medida de lo posible. Es fácil empezar a disiparse y empezar a hablar de asuntos personales y otras cosas que no son relevantes para la reunión en sí.
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2. Multitarea
A veces pensamos que la multitarea o el cambio de contenidos nos ahorran tiempo, pero la mayoría de las veces no nos permiten comprometernos plenamente con cada proyecto. Saltar de una tarea a otra no te salvará a largo plazo.
Está demostrado que sólo un pequeño porcentaje de personas puede realizar varias tareas a la vez de forma eficaz, porque puede hacer que cometas errores, comprometer la calidad de tu trabajo e inhibir tu creatividad.
¿Qué puede hacer? Prioriza tus tareas y divide tu lista de tareas diarias en segmentos de tiempo.
¿Sabías que la multitarea es una de las razones por las que la gente se siente improductiva?
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3. Hacer el trabajo de otros
Si eres jefe de equipo, este consejo es para ti. No cargues con toda la responsabilidad y el trabajo sobre tus hombros cuando tengas un equipo. Delega tareas y haz que las cosas se hagan.
Aunque a veces puede resultar difícil, porque estás muy seguro de tu trabajo, dejar que otra persona se encargue de las tareas puede ser duro.
Sin embargo, por algo tienes un equipo. Fíjeles objetivos, comuníquese abiertamente con ellos, permítales crecer, proporcióneles comentarios constructivos y delegue trabajo.
Si tiene dificultades para gestionar su equipo y su carga de trabajo, lea nuestro blog sobre cómo dirigir un equipo. Encontrarás todo lo que necesitas para tener éxito.
4. Distracciones en línea
Creemos que ésta es probablemente una de las principales razones por las que nos distraemos y perdemos el tiempo, sobre todo si trabajamos digitalmente. Las dos distracciones online más comunes son:
- Redes sociales: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok, lo que se te ocurra. Si echas un vistazo a las redes sociales en horas de trabajo, no pasa nada. Sin embargo, si las miras con frecuencia y pasas demasiado tiempo en ellas, eso mata tanto el tiempo como la productividad.
- Navegar por Internet: Ya sea para comprar una prenda de ropa, buscar un lugar al que ir en tus próximas vacaciones o simplemente consultar boletines informativos, intenta no pasarte horas haciéndolo. Utiliza para ello tu tiempo de descanso.
Para evitar perder demasiado tiempo con este tipo de distracciones, el uso de una aplicación de gestión del tiempo - Timeular - te asegurará que haces pausas adecuadas de vez en cuando.
5. Correos electrónicos
Nuestra dependencia del correo electrónico para comunicarnos en el trabajo hace que lo revisemos regularmente a lo largo del día, lo que nos hace perder el tiempo. Es probablemente una de las mayores pérdidas de tiempo que puedes hacer en tu trabajo.
Así que, si estás buscando un truco de gestión del tiempo para seguir siendo productivo, debes limitar la cantidad de tiempo que pasas revisando tus correos electrónicos.
6. Interrupciones
Es prácticamente inevitable, sobre todo si trabajas en la oficina. Desde notificaciones por correo electrónico, llamadas, mensajes de texto y compañeros de trabajo que se pasan para hacerte una pregunta.
Aunque estas interrupciones pueden parecer inofensivas, pueden distraerle de las tareas que originalmente estaban en su lista de tareas pendientes y hacer que sea un reto volver a centrarse repetidamente.
Considera la posibilidad de bloquear un periodo específico de tu jornada laboral para concentrarte sin interrupciones. Puedes poner un mensaje de ausencia en tu correo electrónico o apagar el teléfono para que no te molesten.
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7. Desorganización
A todos nos ha pasado. Alguna vez has tenido problemas para encontrar un documento o archivo muy importante antes de una reunión, o simplemente para enviárselo a un compañero?
La cuestión es que no tener tu trabajo organizado es una gran pérdida de tiempo. Además, es súper estresante y frustrante buscar algo esencial y no encontrarlo.
Intenta organizar tu ordenador y tu espacio de trabajo estableciendo un sistema de organización que funcione para ti y para las personas que te rodean, desordena los puestos de trabajo y lleva un horario o una lista de comprobación. Te hará la vida mucho más fácil.
8. Listas de tareas voluminosas
Las listas de tareas pendientes pueden ser su mejor amigo o su peor enemigo. Establecer prioridades de forma inteligente es esencial para ser más productivo y tener más éxito en tu jornada laboral.
Para que tu lista de tareas pendientes sea eficaz, tienes que mantenerla corta, normalmente en torno a 3 de tus tareas más importantes al día. Así que mira tus tareas y marca lo que es importante para ese día.
De este modo, seguro que te centras más en lo importante, no te sientes abrumado y puedes ser más productivo durante el día.
9. Aplazar las tareas más difíciles
Hay tareas que no nos motivan lo suficiente como para llevarlas a cabo. Acabamos haciendo todo lo demás y seguimos posponiendo esa tarea, pero lamentablemente eso no hará que desaparezca.
Así que, en lugar de dejar que eso te ronde la cabeza, evita perder el tiempo y ve a por ello. Tenemos un consejo para ti: hazlo por la mañana. Será más fácil, como puedes leer en nuestro post sobre la técnica de la rana que se come la gestión del tiempo.
¿Sabía que puede utilizar una herramienta para automatizar algunas tareas, incluso las más aburridas? Encuentre el mejor software de automatización de tareas.
10. Pausas excesivas
Es necesario de vez en cuando apartar la mente y los ojos de la pantalla del ordenador durante el trabajo. Te permitirá restablecer la concentración y la motivación, además de reducir el estrés.
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Sin embargo, tomarse un descanso para tomar un café y relajarse al aire libre demasiadas veces durante el día no está bien.
Designa un tiempo específico para las pausas y utiliza una aplicación de control del tiempo para comprobar cuánto tiempo estás empleando.
Está bien levantarse, estirarse o dar un breve paseo entre esos momentos, pero no te pases, de lo contrario estarás perdiendo demasiado tiempo.
¿Cómo evitar las pérdidas de tiempo?
Si estás cansado de tener innumerables pérdidas de tiempo en tu horario de trabajo, debes intentar localizar la fuente o fuentes exactas para encontrar la solución. Tomarse el tiempo necesario para parar, echar un buen vistazo y eliminarlos de nuestras vidas.
El lado positivo es que, una vez que determines qué es lo que te hace perder el tiempo, podrás eliminarlo más fácilmente de tu agenda y organizar tu vida. He aquí cómo:
1. Presupueste su tiempo
Si no sabes lo que es un presupuesto de tiempo, podemos decirte que no es tan diferente de crear un presupuesto financiero.
Crearemos un presupuesto para saber dónde y cómo emplearemos nuestro tiempo. Si quieres saber más sobre esta técnica, lee nuestro blog sobre el presupuesto de tiempo y sus beneficios.
2. Bloqueo temporal
Si no sabes lo que es el bloqueo del tiempo, te lo explicamos: el bloqueo del tiempo consiste en planificar por adelantado cada momento del día y dedicar bloques de tiempo específicos a determinadas tareas, pero también a las pausas.
Esta es una de las mejores técnicas de gestión del tiempo y la idea que subyace al bloqueo del tiempo es reducir el desorden de tareas en tu calendario y aumentar tu productividad y eficacia consiguiendo que te centres en lo que importa.
Si crees que este método no es eficaz, quizá debas reconsiderarlo sabiendo que Elon Musk gestiona su día con la regla de los 5 minutos.
3. Seguimiento del tiempo
Una herramienta de control del tiempo te permitirá ser productivo todo el día y no perder tiempo. ¿Cómo y por qué?
Si controlas el tiempo de las tareas en las que trabajas cada día, no sólo serás más eficaz con tu tiempo, sino que también aprenderás qué tareas te han estado quitando la mayor parte de tu tiempo.
En general, sólo te permite tener una mejor idea de a dónde va tu tiempo y no se desperdicia.
Con este tipo de análisis, podrá gestionar mejor su tiempo y reducir las pérdidas de tiempo. Por eso es importante el seguimiento del tiempo, por la productividad.
Identifique y elimine las tareas que le hacen perder el tiempo
4. Silencia tus notificaciones
A veces es tan difícil no distraerse con las notificaciones que aparecen en nuestros teléfonos durante el día.
Correos electrónicos, mensajes, redes sociales, todo. Una de las mejores formas de concentrarte en tu trabajo y no perder tiempo en distracciones es desactivar las notificaciones durante el día.
5. No revise su correo electrónico con regularidad
No estamos hablando de correos electrónicos personales. Sí, estamos hablando de correos electrónicos de trabajo.
Si intentas responder rápidamente a todos los correos que recibes, probablemente perderás la concentración muy a menudo. Por lo tanto, puedes seleccionar una hora específica para revisar tu bandeja de entrada y responder correos electrónicos, de lo contrario, estarás súper estresado innecesariamente.
6. Priorizar
Hay varias formas de priorizar tu jornada laboral.
Te sugerimos que apliques los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo de Stephen Corey o la técnica Eat the Frog. Son ejemplos de las técnicas de priorización más conocidas y mejores por su eficacia.
Si ya has probado esta técnica y el resultado no ha sido bueno, puedes probar con otra. Sólo tienes que utilizar la que te funcione mejor.
¿Cómo informar a tu jefe de las pérdidas de tiempo?
Si ya estás harto de perder el tiempo en el trabajo en cosas que no te benefician, es hora de que se lo comuniques a tu jefe.
Para ello, sólo tienes que seguir estos pasos:
- Controla tu tiempo: Controla el tiempo y comprueba cuántas horas pasas haciendo cosas que no te benefician.
- Haz una lista: Haz una lista de todas las pérdidas de tiempo que detectes, como hacer tareas de otras personas, estar atrapado en reuniones o recibir y tener que contestar correos electrónicos cada 10 minutos.
- Haz cuentas: Suma el tiempo que te lleva a la semana y enséñaselo a tu jefe.
¿Por qué es importante evitar las pérdidas de tiempo en el trabajo?
En conclusión, es fundamental evitar todas las pérdidas de tiempo porque sólo causarán distracciones, interrupciones y falta de calidad y productividad.
Si las evita, podrá mejorar su crecimiento profesional y su capacidad para concentrarse y cumplir objetivos.
Por tanto, ahorrar tiempo es una forma de aumentar la productividad. Además, es fundamental comprender que la productividad es algo más que la cantidad de trabajo que realizas. Se trata de cuánto valor produces.
Aunque es extremadamente difícil evitar estas pérdidas de tiempo, ser consciente de ello ya es un gran paso para ayudarte a superarlas y cultivar el éxito en tu carrera.
Pero, ¿qué nos lleva a perder el tiempo durante el día? Ya sea porque nos sentimos mentalmente cansados y simplemente no podemos hacer las cosas, o porque no tenemos plazos.
Otras explicaciones pueden ser que no te sientas inspirado o concentrado, y estar rodeado de distracciones fáciles también te complica la vida.
Sabemos que puede ser muy difícil evitar las pérdidas de tiempo. Así que guarda ese teléfono, tómate un respiro y organiza tu agenda.
Preguntas frecuentes
¿Las reuniones son una pérdida de tiempo?
La respuesta es sí la mayoría de las veces. Las reuniones a veces se salen de control, una vez que estás en ellas no hay forma de salir. Elimínalas y opta por otro medio de debate y colaboración o restringe las reuniones a los casos en que no funcione otra cosa.
¿Cómo se dice "perder el tiempo"?
Dependiendo del contexto, existen varias palabras para referirse a la pérdida de tiempo, como perder el tiempo, retrasar, procrastinar, matar el tiempo, etc.
Una pérdida de tiempo retrasa una tarea importante. Si tu tarea se retrasa es porque te estás centrando en actividades menos urgentes, más agradables y más fáciles. En otras palabras, estás procrastinando.
Puede limitar tu potencial y minar tu carrera. Por eso es crucial tomar medidas proactivas para evitarlo.
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