Dålig tidshantering: Tecken och omedelbara sätt att ta itu med det

Föreställ dig att det är slutet på din arbetsdag. Du tittar på din att-göra-lista och inser att hälften av den ännu inte har bockats av. Du blir överväldigad av frustration.

Allvarligt, vad hände? Du har varit fastkedjad vid ditt skrivbord sedan soluppgången. Varför fick du inte mer uträttat?

Oddsen är att det beror på dålig tidshantering - men oroa dig inte. Forskning visar att allt du behöver göra är att finslipa dessa tre tidsrelaterade färdigheter:

• Tidsmedvetenhet
• Tidsplanering
• Anpassning till tid

Låt oss reda ut dessa färdigheter och enkla tidshanteringsstrategier för att bemästra dem.

Vad är dålig tidshantering?

Hur vet du att du är en dålig tidshanterare? Du har ett ineffektivt tidsutnyttjande som kännetecknas av brist på prioritering, organisation och kontroll över dina uppgifter och ansvarsområden. Det leder till minskad produktivitet med oavslutade uppgifter, missade deadlines och ökade stressnivåer.

För att förstå dålig tidshantering bättre ska jag förklara vad tidshantering är.

Tidsplanering handlar om att planera och kontrollera hur mycket tid vi lägger på olika aktiviteter. Det handlar om att sätta upp realistiska mål, prioritera uppgifter och fördela tiden effektivt för att uppnå önskade resultat.

Det handlar om att vara medveten om sina timmar och minuter i stället för att låta dem rinna iväg.

Naturligtvis är dålig tidshantering motsatsen. Det innebär att du inte lyckas hantera din tid, att du slösar tid på att skjuta upp saker på jobbet, att du planerar dåligt och att du inte känner att du har tid med saker som fyller din bägare.

Låt oss nu rikta strålkastarljuset mot de röda flaggorna som skriker "dålig tidshantering".

Kom ihåg att det första steget mot en positiv förändring är att känna igen dessa tecken. Klandra inte dig själv. Enligt en undersökning gjord av Salary.com erkänner 89% av de anställda att de slösar bort tid på jobbet varje dag.

Här är några av tecknen på dålig tidshantering:

• Kronisk senfärdighet: Du skyndar dig ständigt och ber om ursäkt för att du är sen på jobbet, antingen i samtal eller genom att missa deadlines. Om dessa beteenden är konsekventa finns det säkra tecken på att din tidsallokering är ineffektiv.
• Känner dig överväldigad: Du är ständigt stressad över din arbetsbörda och vet inte var du ska börja eller vad du ska börja med. Att tänka på din tid för dagen och alla uppgifter du måste avsluta är kopplat till etiketten tidsångest.
• Prokrastinering: Du skjuter upp viktiga uppgifter till sista minuten. Du känner dig överväldigad och har ångest över att prestera i sista minuten. Detta är också klassiska symptom på dålig tidshantering.
• Blir ständigt distraherad: Du blir lätt distraherad av e-post, sociala medier eller andra distraktioner. Du måste redan från början veta att kontextväxling förstör din produktivitet.
• Oförmåga att säga "nej": Du överengagerar dig ofta i flera uppgifter eller projekt som verkar gynnsamma för din tillväxt, men som i slutändan inte leder till att du slutför dina huvudprojekt.

💭 Sidnot: Jag har personligen kämpat med att säga nej på jobbet och gjorde grundlig forskning om hur man börjar säga nej. Jag hittade ett praktiskt sätt och skrev allt om det i artikeln Hur man säger nej på jobbet.

• Att försumma sig själv: Du kanske har ett gott professionellt rykte eftersom du gör ett bra jobb, men det går ut över ditt privatliv. Du har ingen rutin för egenvård, personliga relationer eller mental hälsa, och du mår inte bra av det.

Hur förbättrar jag min förmåga att hantera tid?

Det råder ingen brist på råd på internet, men forskning som gjorts av Academy of Management visar att det finns tre färdigheter som skiljer framgång från misslyckande när det gäller tidshantering:

• Tidsmedvetenhet: Att tänka och uppskatta tid på ett realistiskt sätt, eftersom tiden är begränsad.
• Arrangemang av tid: Utformning och organisering av uppgifter, mål och arbetsscheman för att använda tiden effektivt.
• Tidsanpassning: Övervaka tidsanvändningen när du utför aktiviteter och justera den efter hand utifrån avbrott och ändrade prioriteringar.

Med andra ord, om du har ett realistiskt sätt att planera din tid, är medveten om att tiden är begränsad och hanterar den på ett flexibelt sätt, är du en framgångsrik time manager. Låt oss gå igenom var och en av ovanstående punkter och se hur du kan arbeta med dem:

Behärska din tidsmedvetenhet

Tidsmedvetenhet handlar inte om en gigantisk tidshanteringsstrategi, utan om att vara realistisk med sin tid och inse att det bara finns 24 timmar på ett dygn, hur mycket man än önskar det.

Det handlar om att utveckla en skarp känsla för hur lång tid uppgifter tar snarare än hur lång tid du önskar att de skulle ta.

1. Granska din tid

För att bli medveten om hur du spenderar din tid måste du komma nära och personligt med dina tidsvanor.

En automatisk tidsregistrering kan hjälpa till med det. Det kan till exempel vara Timeular din tid automatiskt och ger dig en ärlig och objektiv bild av vad dina timmar verkligen går åt till.

Med en tidsrevision behöver du inte längre gissa eller glömma bort de 45 minuter du ägnade åt att scrolla igenom memes. Den hårda sanningen är att du nu har en tydlig, datadriven bild av din tidsåtgång. En sådan tidsrevision, på Timeular, visar med precision hur mycket tid du har lagt på varje uppgift utan någon manuell inblandning från din sida.

En av rapporterna visar hur mycket av din tid som har använts på ett produktivt sätt eller inte. Här är en förhandsvisning:

2. Uppskatta din tid

Eftersom du har blivit tidsmedveten kan du nu göra mer realistiska uppskattningar och planer framåt, och det är dags att omsätta dessa insikter i handling. Det är en fördel att kontrollera rapporten med en inramning i åtanke. Följande frågor kan vara till hjälp:

• Hur mycket tid beräknade jag för projekt X, och hur mycket tid använde jag?
• Hur lång tid har liknande uppgifter eller projekt tagit för mig tidigare? Dyk ner i dina Timeular -data och leta efter uppgifter eller projekt som till sin natur eller omfattning liknar din plan. Kontrollera hur mycket tid du lade ner på varje fas eller komponent och använd detta som en baslinje för din nya projektuppskattning.
• Har jag en tendens att underskatta den tid som behövs för research eller revideringar?
• Tar vissa typer av uppgifter alltid längre tid än du förväntar dig?
• Vilka externa faktorer påverkade hur mycket tid jag lade ner på projekt X?
• Vad är min genomsnittliga "produktiva" tid per dag eller vecka? Använd detta för att bedöma hur många högprioriterade uppgifter eller projekt som du realistiskt sett kan få in i ditt schema och justera dina uppskattningar utifrån din tillgängliga kapacitet.

Behärska tidsmedvetenhet med enkla verktyg

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track your time and audit it in < 1 minute a day.

Starta din 30 dagars kostnadsfria testperiod nu

• Hur mycket bufferttid behöver jag för att ta hänsyn till oväntade problem? Titta på ditt tidrapporteringssystem för att se hur mycket tid du vanligtvis lägger på oväntade uppgifter eller problem, och bygg in denna buffert i dina framtida uppskattningar.

Behärska ditt tidsarrangemang

I det här skedet tar du på dig strateghatten och blir arkitekten bakom ditt schema. Det handlar om att sätta upp uppnåeliga kortsiktiga och långsiktiga mål, prioritera dina uppgifter och skapa en tidsplaneringsplan som maximerar din produktivitet utan att offra din hälsa.

Det är här du kan göra tidshanteringsmisstag som leder till dålig balans mellan arbete och fritid, ökade stressnivåer och slöseri med tid. Så låt oss se hur du kan ta kontroll över processen:

1. Sätt upp realistiska mål

Nyckeln till att sätta upp mål ligger i att bryta ner omfattande mål till hanterbara komponenter som ligger i linje med dina produktivitetsmönster. I stället för att sätta upp ambitiösa mål som att "slutföra hela projektöversynen på fredag", fokusera på specifika, mätbara milstolpar: "Slutför det första ramverket senast på onsdag eftermiddag."

Här är några steg som du bör tänka på när du sätter upp konkreta mål:

• Gör en verklighetskoll
  • Utvärdera din nuvarande arbetsbelastning och pågående projekt
  • Granska dina tidsredovisningsdata från tidigare liknande projekt
  • Tänk på dina energimönster under dagen
  • Var ärlig om potentiella hinder och begränsningar
• Tillämpa metoden för "nedskalning"
  • Dela upp stora mål i mindre, konkreta milstolpar
  • Varje milstolpe ska kunna uppnås inom 1-3 arbetsmöten
  • Definiera tydliga slutkriterier för varje milstolpe
• Sätt upp dina framgångsmått
  • Fastställa specifika, mätbara resultat för varje mål
  • Definiera vad "klart" innebär i konkreta termer
  • Skapa kontrollpunkter för att mäta framsteg
  • Bestäm hur du ska följa upp och utvärdera resultaten
• Bygg in strategiska buffertar
  • Lägg till 20-30% extra tid till de ursprungliga beräkningarna för bufferttid
  • Skapa beredskapsplaner för dina högprioriterade mål
• Anpassa dig till din topprestation
  • Försök att göra de utmanande uppgifterna när du har hög energi
  • Schemalägg rutinuppgifter under perioder med lägre energinivå
  • Skydda dina mest produktiva tider från avbrott med tidsblockering

2. Prioritera uppgifter på rätt sätt

Alla uppgifter känns ibland som brådskande uppgifter, men du måste öka produktiviteten och prioritera den där uppgiften som verkligen gör skillnad. Jag ska introducera dig till Eisenhower-matrisen för att uppfylla det ovan nämnda syftet:

Eisenhower-matrisen, även känd som Tidshanteringsmatrisen, skapades av den tidigare presidenten Dwight D. Eisenhower under andra världskriget. Det är ett enkelt sätt att prioritera dina uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är.

Denna metod kategoriserar uppgifter i fyra kvadranter:

• Brådskande, viktigt: Gör först (brandbekämpningsmetoden).
• Viktigt, inte brådskande: Schema (långsiktigt viktiga projekt).
• Brådskande, inte viktigt: Delegera (arbete som kan skötas av någon annan i ditt team).
• Varken brådskande eller viktig: Ta bort: (dessa uppgifter är ofta tidsslukareså de måste elimineras).

Gör så här för att prioritera dina uppgifter med Eisenhower Matrix:

1. Lista alla uppgifter som du har för dagen.
2. Bedöm hur viktig och brådskande varje uppgift är.
3. Placera varje uppgift i kvadranter i enlighet med detta.
4. Vidta åtgärder: Börja med viktiga och brådskande uppgifter, följt av de andra kvadranterna.

3. Organisera dina uppgifter

För att organisera dina uppgifter kan du använda en enkel Kanban-tavla. Detta visuella verktyg för arbetsflödeshantering hjälper dig att dela upp dina projekt i små uppgifter, följa dina framsteg och identifiera flaskhalsar innan de får hela verksamheten att spåra ur.

Genom att organisera ditt arbete i tydliga, hanterbara steg kan du hålla fokus, undvika överväldigande och fira dina vinster längs vägen. Dessutom finns det något tillfredsställande med att flytta de små uppgiftskorten från "pågående" till "slutfört". Det är som den vuxna versionen av att få en guldstjärna på läxan.

Kanban innebär att arbetsuppgifter organiseras i tre enkla kategorier:

• Att göra
• Pågående arbete
• Klar

Behärska din tidsanpassning

Tidsanpassning handlar om att vara flexibel, att vara närvarande och att vara medveten om sin tid. Du måste kunna justera din strategi i farten och inte låta oväntade avbrott eller ändrade prioriteringar få dig att tappa tråden. För att finslipa dina anpassningsförmågor måste du bli en mästare på att övervaka din egen tid och energi.

Det innebär att du regelbundet stämmer av med dig själv, utvärderar dina framsteg och gör justeringar efter behov. Ställ dig själv frågor som dessa:

• Spenderar jag för mycket tid på lågprioriterade uppgifter? Är den där eftermiddagssvackan som slår dig hårdare än ett ton tegelstenar?

Var inte rädd för att ändra inriktning, delegera eller till och med ta en välförtjänt paus när din kropp och hjärna säger att det är dags. När den där 30-minutersuppgiften smyger sig in i 45 minuter, få inte panik - använd den här informationen för att förfina dina framtida uppskattningar.

En viktig anpassningsförmåga är att lära sig att hantera sin energi, inte bara sin tid.

Det innebär att du måste vara uppmärksam på dina naturliga rytmer och arbeta med, snarare än mot, din egen biologi. Om du vet att du är en morgonpigg lärka som gör ditt bästa arbete före middagstid, tvinga inte dig själv att jobba till midnatt. Om du är en nattuggla som kommer till sin rätt efter solnedgången, bejaka det och strukturera din dag därefter.

Och kom ihåg att även de bästa planerna ibland går fel. När det händer ska du inte klanka ner på dig själv. Ta ett djupt andetag, omvärdera dina prioriteringar och ändra inriktning med flexibilitet.

Åtgärda din dåliga tidshantering med rätt verktyg

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track your time and manage it in < 1 minute a day.

Starta din 30 dagars kostnadsfria testperiod nu

Börja bemästra tidshantering

Vid det här laget bör du ha lärt dig att god tidshantering innebär att du är medveten om din tid och att den är begränsad, att du sedan ordnar den med hjälp av en struktur som mål, prioriteringar, Kanban-tavla och slutligen att du anpassar dig till nya utmaningar.

Du kommer inte att bli en mästare på tidshantering över en natt, men med lite övning kommer du att uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv och självförverkligande när du tar dig an fler uppgifter.

VANLIGA FRÅGOR