De 4 D:na för tidshantering: Vad är det och hur använder man det?
Har du gått igenom de dagar då du känner att du inte har gjort något som du förväntade dig att uppnå? Även om en dag delar 24 timmar, är det svårt att omvandla dina timmars arbete till absolut produktivitet.
Du kanske har utforskat många metoder för att förbättra, men det känns inte som den rätta passformen. Tidshanteringens 4 D kan förbättra ditt perspektiv på produktivitet och verkligen utveckla din timing och deadlines.
Skaffa ditt exemplar av e-boken och lär dig bästa tidshanteringstekniker
I den här artikeln kommer du att upptäcka definitionen av tidshanteringens 4 D, dess innebörd och betydelse, och slutligen hur du tillämpar den på dina projekt.
Vilka är de 4 D:en för tidshantering?
4D:erna i tidshantering är: Ta bort, Delegera, Defer och Gör . Det är en bra tidshanteringsteknik för att kategorisera och prioritera uppgifter , vilket hjälper till att öka produktiviteten och effektiviteten genom att fokusera på de viktigaste och undvika överväldigande.
I vår guide kan du se hur de 4 D:n liknar tidshanteringsmatrisen .
Vad är meningen med de 4 D:erna för tidshantering?
Innan du börjar med något måste du utvärdera uppgiften och/eller åtgärden och bestämma dig i vilken kategori de ska stanna. Vad du kommer att se är att med 4D kommer din produktivitet att öka avsevärt och stabilisera ditt arbete från dag till dag.
I slutändan hjälper detta produktchefer att inte konfronteras med alla uppgifter på en gång. Istället kan de prioritera sin tid och göra sin dag ännu mer effektiv för viktigare uppgifter som kräver din uppmärksamhet.
Med hjälp av de 4 D:erna för tidshantering kan du hålla din produktivitet flytande, vilket avsevärt förbättrar förväntan på ditt projekt. Med dina korrekt prioriterade uppgifter finns det en mycket positiv ton när det gäller att leverera tjänsten/produkten.
1. Ta bort
Denna första åtgärd gör det möjligt för projektledaren att eliminera alla oviktiga uppgifter och/eller projekt från din oändliga lista. Allt som tilldelas den här kategorin representerar något som inte är värt din dyrbara tid.
Att delta i onödiga möten som inte påverkar dig och säga ja till varje förfrågan är något som du kan undvika för att ligga steget före dessa onödiga uppgifter.
2. Delegera
När det finns en viktig uppgift att ta itu med, men du befinner dig med något som bara kan utföras av dig själv, är det här dags att engagera dig i andra akten.
Att delegera en uppgift innebär att du tilldelar det ansvaret till någon annan för din räkning. Till exempel är rapporter något viktigt att fylla i för att dokumentera projektets framsteg.
Detta är något som du helst kan delegera till en av dina teammedlemmar medan du hanterar tidskänsliga frågor.
3. Skjut upp
Den här tredje åtgärden syftar till att pausa alla uppgifter som har tilldelats någon eftersom de inte behöver tas om hand direkt.
Detta händer när det finns en prioriterad uppgift som kräver allas uppmärksamhet. Detta betyder dock inte att den här uppgiften inte kommer att slutföras, istället kommer den att göras om när det finns ledig tid i lagets pipeline.
Du behöver till exempel inte läsa alla dina e-postmeddelanden direkt. Du kan slutföra viktigare uppgifter och när du har ledig tid kan du läsa dina väntande e-postmeddelanden.
4. Gör
Den fjärde åtgärden innebär slutförandet av de uppgifter som du har tillgängliga i din pipeline. Dessa är normalt brådskande uppgifter som kräver din uppmärksamhet och måste slutföras så snart som möjligt.
Ett perfekt exempel är en schemalagd uppgift, till exempel en presentation, där du håller din deadline. Om du inte respekterar uppgifterna i denna fjärde kategori kan efterdyningarna bli katastrofala.
Varför är de 4 D viktiga för tidshantering?
Vikten bakom att etablera de 4 D:erna för tidshantering ligger på filtrering av uppgifter för att hjälpa projektledare. Varje dag måste de hantera flera förfrågningar från olika källor, vilket gör deras jobb mycket svårt.
Det är då de 4 D:erna för tidshantering kommer in i samtalet och förändrar hur vardagliga uppgifter är organiserade. Genom att tilldela varje uppgift till en kategori kan du hålla allt organiserat och filtrerat, vilket gör att projektet kan löpa smidigt under hela processen.
Det som kommer att hända är att produktchefen inte kommer att känna sig så överväldigad på grund av tilldelningen av uppgifter. Huvudmålet är att alla ska förbli fokuserade för att arbeta mot att slutföra uppgifterna, såväl som själva projektet.
Äntligen kommer tidshanteringen att tämjas, och följaktligen kommer du att nå toppen av din produktivitet.
Gratis e-bok: De bästa teknikerna för hur du bäst hanterar din tid
Skaffa ditt exemplar av e-boken och lär dig bästa tidshanteringstekniker
Hur man använder de 4 D:erna för tidshantering
Innan du börjar med några som helst uppgifter måste du ta en titt på din att göra-lista i en mer helhetssyn. Du kan separera varje element genom ett diagram och infoga varje uppgift i varje kategori. Här är ett exempel på hur du kan tillämpa de 4 D:n:
| Kategori | Uppgift |
|---|---|
| Delegat | Skapande av en rapport |
| Do | Gör en presentation |
| Uppskjuta | Läs din inkorg |
| Radera | Onödiga möten |
Det här är ett bra verktyg för att optimera din tid eftersom du kommer att kunna visa vad du har på din pipeline och ha en tydlig bild av vad du prioriterar. Resten av uppgifterna kan du också delegera, fördröja och till och med eliminera dem.
Letar du efter att öka din produktivitet? Hitta de bästa tipsen för att spara tid i vårt inlägg.
Du måste dock sätta upp ett mål innan du blir involverad i någonting. Till exempel, vad hoppas du uppnå genom att dra nytta av den här modellen? När du har hittat svaret på den frågan har du grönt ljus för att följa stegen som skapats för de 4 D:erna av tidshantering.
Att tilldela varje uppgift sin kategori verkar utmanande, men det är viktigt för att utveckla denna metod och ditt projekts framsteg. Kom ihåg att genom att göra denna svåra definition kommer du att spara omätbara timmar av arbete som du kan använda på dina brådskande och viktiga uppgifter.
När du har övervunnit den utmaningen har du den övning du behöver för att följa med resten av stegen. Du kommer att uppleva dig själv och ditt team mer organiserade och strukturerade än du någonsin sett tidigare.
Detta fantastiska verktyg hjälper dig att bekämpa den professionella utbrändhet och stress du kan känna när du är överväldigad av uppgifter och organisation.
Läs också: Så får du ordning på jobbet när du är överkörd.
Slutsats
I slutet av den här artikeln är det viktigt att hålla fast vid att detta kan ses som en enkel metod, men dess effektivitet kan vara häpnadsväckande för vissa projektledare.
Om du vill förbättra din produktivitet och ta kontroll över din egen tid, är 4 D:erna ett exceptionellt val för dig och ditt projekts livscykelframsteg .
Det är viktigt att förstå att den här metoden kanske inte passar dig, men du måste först utvärdera dina alternativ och överväga en provkörning av de 4 D:n.
När du har bildat dig din åsikt om det kan du bestämma vad som är bäst för ditt specifika fall.
Du kanske är intresserad av: