8 lembretes práticos de quadro de horários para sua equipe
O preenchimento das planilhas de horas dentro do prazo não é algo comum em sua equipe? Você costuma enviar lembretes para o envio da planilha de horas na sexta-feira ou antes do prazo final do relatório da folha de pagamento, quando preferia fazer outra coisa?
Eu entendo você. Enviar lembretes de quadro de horários não é divertido, embora possa ser - tenho algumas ideias para você. Continue acompanhando para saber como esse trabalho pode ser mais fácil para você.
O que é um lembrete de planilha de horas?
Um lembrete de planilha de horas (também conhecido como lembrete de cartão de ponto) é uma notificação rápida que lembra os funcionários de preencherem seus modelos de planilha de horas dentro do prazo.
O principal objetivo dos lembretes de planilha de horas é ajudar os funcionários a registrar suas horas de trabalho com precisão e enviá-las antes do prazo final.
As vantagens de enviar as planilhas de horas dentro do prazo beneficiam tanto o gerente quanto os membros da equipe. A frustração do gerente em perseguir e coletar planilhas de horas atrasadas desaparece, assim como o receio do funcionário com o preenchimento tardio.
Portanto, todos saem ganhando, não é mesmo? A propósito, em Timeular, estamos enviando um lembrete automático da planilha de horas. Este foi o meu na semana passada:
"Oi Madalina,
Lembrete rápido e amigável. É hora de encerrar a planilha de horas da semana passada.
Neste momento, você registrou 33,4 de 40 horas(83,5%).
Você poderia verificar e preencher os registros de horas ou solicitações de férias que faltam? Se já tiver feito isso, desconsidere este lembrete automático.
Obrigado por manter as coisas atualizadas!
Saudações calorosas".
Por que os lembretes de planilha de horas são importantes?
Então, o que acontece se a sua equipe não enviar as planilhas de horas dentro do prazo? Você provavelmente já conhece os impactos negativos, mas deixe-me reforçá-los para você:
- Pode parecer simples e transacional, mas os lembretes fazem com que você seja pago - principalmente se você estiver cobrando seu tempo como agência ou freelancer por hora ou se quiser apenas ser transparente e enviar um bom relatório aos seus clientes.
- Reduz os erros de processamento da folha de pagamento. De fato, planilhas de horas imprecisas e ausentes causam uma perda aproximada de US$ 7,5 bilhões para o setor de serviços profissionais dos EUA em um único dia. Sim, é assim que os lembretes de planilha de horas podem melhorar essas perdas no processo de folha de pagamento.
- Evita a perda de lucros ao capturar todo o tempo faturável, que raramente é 100% preciso. O mesmo estudo apresentado acima demonstrou que uma em cada cinco horas faturáveis não é registrada.
- Fornece dados essenciais - planilhas de horas precisas dos funcionários ajudam a tomar decisões baseadas em dados úteis na alocação de recursos ou na nova direção de um projeto para mantê-lo no caminho certo ou lucrativo.
- Elimina o atrito - sejamos honestos, ninguém é fã de microgerenciamento. É melhor receber um lembrete automático da planilha de horas do que um gerente ficar constantemente importunando os funcionários para que enviem suas planilhas de horas.
- Garante a conformidade, pois, em alguns setores, o envio de planilhas de horas é um requisito estabelecido nas leis trabalhistas, não uma escolha.
Leia agora: Planilhas de horas de vários funcionários
Lembretes eficazes de planilha de horas
Envie lembretes automáticos com o software de controle de tempo
O método mais fácil de eliminar o atrito na busca de quadros de horários é torná-lo tão fácil e agradável que você não precise de lembretes. Com um software de controle de tempo versátil e totalmente automatizado como o Timeular (👋), todo esse trabalho é feito para você e sua equipe.
Vou explicar como o processo funciona:
Etapa 1: sua equipe realiza o trabalho normalmente, e um aplicativo de controle de tempo com tecnologia de IA coleta todas as tarefas em segundo plano para eles.
Etapa 2: Eles receberão sugestões de registro de horas por IA com base no uso do aplicativo, nos sites visitados e nas entradas do calendário.
Etapa 3: caso um funcionário se esqueça de aceitar as sugestões da IA, ele receberá um empurrãozinho por meio de lembretes automáticos semanais ou mensais.
Preocupado com a privacidade? Certifique-se de marcar caixas como privacidade e conformidade do funcionário ao escolher o software de controle de ponto. Timeular O software de registro de horas da Microsoft, por exemplo, armazena dados apenas no dispositivo local, não na nuvem, para proteção máxima, e tem uma política antivigilância que protege os dados rastreados dos funcionários.
Etapa 4: Sem suposições! As planilhas de horas estão a um clique de distância e podem ser baixadas sempre que você precisar delas diretamente do aplicativo; não é necessária nenhuma outra interferência.
Além disso, uma ferramenta automatizada de controle de tempo, como o Timeular , pode ser usada pelos gerentes como um software de controle de horas extras ou de PTO.
Elimine o atrito na busca de planilhas de horas com a captura de tempo com tecnologia de IA e lembretes automáticos.
Automatize os lembretes do Slack
Com 18 milhões de usuários do Slack até o momento, duvido que você não tenha ouvido falar dele. Aqui estão algumas maneiras de enviar lembretes pelo Slack:
Opção 1: Defina um lembrete para solicitar que os funcionários enviem as planilhas de horas (para um ou vários funcionários), como: / lembrete @Karolina ou #growth-team para enviar suas planilhas de horas às 9 horas toda segunda-feira.
Opção 2: Envie lembretes espirituosos e engraçados sobre a planilha de horas em um canal da equipe. Podem ser memes de quadro de horários ou GIFS semelhantes aos que você sabe que fazem sua equipe clicar e vibrar.
Opção 3: Envie lembretes automatizados da planilha de horas definindo uma automação por meio do Zapier ou do Geekbot. Pronto - todos receberão o lembrete em seu fuso horário.
Se você estiver usando o Microsoft Teams, verifique a política de lembretes deles ou use o aplicativo Teamsreminder.
Enviar um e-mail de lembrete da planilha de horas
Um e-mail de lembrete da planilha de horas pode ser muito útil. Peço que considere que somos propensos a ignorar e-mails com os quais nos acostumamos, especialmente se forem enviados ao mesmo tempo com a mesma linha de assunto e conteúdo. Portanto, apimente as coisas de vez em quando. Peça ao ChatGPT algumas ideias novas que estimulem a ação e mude a hora ou o dia em que os envia para surpreender sua equipe.
E não se esqueça de adicionar seu próprio lembrete para lembrar a equipe. Lembre-se de que é sempre uma boa ideia automatizar os lembretes de planilha de horas se os e-mails não forem do seu agrado ou se sua equipe não reagir a eles.
Mensagem de lembrete da planilha de horas por e-mail:
#1 Linha de assunto: Já enviou sua planilha de horas? 👀
Feliz segunda-feira! Bem-vindo de volta ao trabalho! Antes de mergulhar em sua nova semana, faça um aquecimento preenchendo suas planilhas de horas.
É hora de informar aos nossos clientes que trabalhamos em seus projetos! 🙂
#2 Linha de assunto: Almost Satur-yay! Esqueceu alguma coisa?
Risque o envio da planilha de horas da sua lista antes de entrar no fim de semana. Há uma grande chance de você esquecer em que trabalhou e por quanto tempo na segunda-feira.
Você se agradecerá mais tarde.
Definir lembretes de calendário
Aposto que você já se esqueceu de inúmeras chamadas apenas para que uma notificação do calendário o lembrasse delas. A definição de lembretes no Google Agenda para toda a equipe ou para toda a empresa também pode ser útil para o envio de planilhas de horas. Programe um lembrete recorrente para incentivar os funcionários a controlar seu tempo e enviar envios precisos de planilhas de horas.
Nesse caso, você poderia configurar dois lembretes de planilha de horas diferentes: Um na segunda-feira para lembrá-los de usar o software de controle de horas (se for o caso) e outro na sexta-feira antes do prazo de envio da planilha de horas. Os lembretes do Google Agenda podem ser substituídos pelo Outlook ou por qualquer outra plataforma.
Esteja ciente dos riscos de dispensa, pois, entre uma pilha de outras notificações, se o seu lembrete de quadro de horários não apresentar urgência, sua equipe poderá ignorá-lo. Portanto, considere um incentivo - uma agência do Brasil incentivou sua equipe com refrigerantes ou cervejas grátis. Escolha o seu.
Enviar memes de lembrete da planilha de horas
O humor é muito útil e diminui a tensão em torno do envio da planilha de horas. Portanto, uma maneira casual de lembrar os funcionários de enviar as planilhas de horas é enviar lembretes engraçados sobre a planilha de horas. Enfeite sua mensagem com memes engraçados do Pinterest ou do Gify por meio de mensagens do Slack ou de outros canais de mensagens.
Como alternativa, se estiver enviando lembretes de quadro de horários individualmente, torne-os mais pessoais. Escolha um meme com um personagem de filme que eles gostem - eles apreciarão a personalização e talvez até preencham a planilha de horas imediatamente! Lembre-se de que o envio de lembretes de planilha de horas pode incomodar às vezes; você não quer enviar um meme que será interpretado de forma errada. Portanto, escolha o humor certo para o destinatário.
Enviar mensagens de texto
Embora seja frequentemente encontrado entre as opções recomendadas que você encontra em outros artigos, devo dizer que esse método não é um dos que defendemos em Timeular. Consideramos que você precisaria primeiro do consentimento do funcionário para enviar lembretes por meio de mensagens de texto em seus telefones pessoais (a menos que sejam telefones da empresa).
No entanto, se você tiver acesso a uma ferramenta de mensagens em massa e todos os detalhes de privacidade em vigor, aqui estão os modelos de lembretes de planilha de horas:
Ei, aqui está o lembrete para registrar seu tempo e enviar suas planilhas de horas para a semana. Vamos começar a trabalhar!
Olá - está mais do que na hora de você preencher a planilha de horas semanais, pois ela vence hoje. Vamos começar a trabalhar! 👀
Lembrar os funcionários de enviar as planilhas de horas verbalmente
Quantas vezes e de quantas maneiras você poderia dizer uma determinada coisa em suas ligações semanais ou quando encontra alguém nos corredores?
Eu diria que isso é ineficaz, portanto, sugiro que os lembretes automáticos de planilha de horas enviem notificações push em vez de você.
No entanto, se quiser reforçar sua mensagem verbalmente, fale sobre a necessidade de enviar as planilhas de horas quantas vezes achar necessário. 🙂
O que fazer quando as planilhas de horas não são enviadas?
Juntamente com os lembretes reais, lembre os funcionários em suas reuniões individuais ou envie lembretes gentis em seu canal de comunicação individual. Se o comportamento persistir, resolva esse problema simplesmente perguntando à sua equipe o que causa esses atrasos.
Talvez não saibam como usar o software de controle de horas ou o que conta como tarefa a ser adicionada a uma planilha de horas. Talvez tenham dificuldade para se lembrar das tarefas. Encontre soluções para ajudá-los.
Tente entendertambém se o processo não está funcionandocomo esperado. Você está enviando notificações oportunas para que eles tenham tempo suficiente para preencher as planilhas de horas? Talvez o controle manual do tempo seja perturbador, por isso eles preferem simplesmente ignorá-lo e se concentrar no trabalho. Independentemente dos motivos, vá além da superfície e aborde o processo de forma holística. Isso fará toda a diferença.
Por que ninguém gosta de preencher planilhas de horas?
É fácil presumir que um funcionário "esquece de propósito" de preencher uma planilha de horas, forçando-o a enviar vários lembretes sistematicamente. No entanto, você precisa entender as causas subjacentes a esse comportamento.
É assim que você corrigirá o que incomoda sua equipe ao enviar planilhas de horas. Vamos explorar alguns desses desafios:
Esquecer de enviar suas planilhas de horas
Todos nós estamos trabalhando para atingir o próximo objetivo, meta de crescimento ou desenvolver aquele novo recurso interessante que terá impacto sobre os clientes. Se os envios de planilhas de horas estiverem no final da lista de prioridades de alguém e não houver processos para essa atividade, qualquer funcionário se esquecerá de realizá-los.
Lembre-se de que a memória não é tão confiável quanto você imagina, a menos que esteja acumulando hábitos em seus dias.
Como corrigir isso: Crie um processo em torno do envio da planilha de horas para eliminar qualquer confusão em torno dele. Não precisa ser uma ciência de foguetes, mas é tão simples quanto as etapas a seguir:
- Quando: Informe aos funcionários quando os envios de planilha de horas são esperados e defina um lembrete de planilha de horas para facilitar o processo.
- O quê: Escreva uma diretriz de processo descrevendo o que deve ser registrado: horas faturáveis, e-mails ou reuniões com clientes, pesquisa de projetos etc. Deixe isso bem claro, dando exemplos práticos do que deve ser registrado e do que não deve.
- Como: pode ser anotado em planilhas de horas manuais como Excel, G-Sheets ou simplesmente configurando um software de controle de tempo para capturar tarefas automaticamente.
Os funcionários não entendem o que eles ganham com isso
O preenchimento de planilhas de horas geralmente é visto como trabalho administrativo, o que não é desejável, certo? Já ouvi pessoas da nossa equipe dizerem que não gostavam de controlar o tempo porque não entendiam o propósito disso. Agora repense isso no contexto em que somos geeks do gerenciamento de tempo. 😱
Não sou eu quem diz isso, mas Simon Sinek, começando com o porquê, molda os comportamentos para gerar resultados de longo prazo.
Como corrigir isso: Exponha claramente os benefícios do envio de planilhas de horas. As vantagens de enviar planilhas de horas precisas dentro do prazo podem ser o aumento da produtividade, o processamento preciso da folha de pagamento e o pagamento em dia. Outras são a identificação de desperdiçadores de tempo e bloqueadores que eliminarão atrasos nos projetos.
As planilhas de horas são muito tediosas
Para ser sincero, registrar todas as suas tarefas e anotá-las manualmente é monótono e perturbador. Em um minuto, você está escrevendo um briefing; no outro, está em uma reunião com a equipe ou em uma ligação com o cliente.
Portanto, reservar um tempo para preencher relatórios e enviar planilhas de horas não é realista nem desejável. Principalmente se nossos dias são repletos de mudanças de contexto e multitarefas, há outra camada de complexidade.
Como resolver isso: automatize os lembretes da planilha de horas com uma ferramenta automática de controle de horas. Essa ferramenta enviará lembretes automáticos e até mesmo capturará todo o trabalho da sua equipe em segundo plano para eles.
As planilhas de horas são usadas como arma contra eles
Não consigo encontrar uma razão para que os membros da equipe enviem suas planilhas de horas se estiverem se sentindo sob constante ameaça. Se você ficar analisando minuciosamente cada planilha de horas que eles enviam, eles começarão a enviar planilhas de horas fabricadas.
Dessa forma, você não terá mais uma visão geral clara da produtividade, o que impedirá previsões precisas.
Como corrigir isso: Avalie os resultados do trabalho em vez de avaliar como a sua equipe está gastando o tempo. Isso permitirá que sua equipe se sinta segura ao monitorar o tempo. Não comente sobre os intervalos, nem sobre o fato de que você estimou 4 horas para uma entrega e eles terminaram em 3 horas, nem os sobrecarregue com tarefas.
Obviamente, se houver problemas de gerenciamento de tempo e de desempenho, eles serão abordados de forma diferente. Fique à vontade para ler nossos guias sobre gerenciamento eficaz do tempo ou sobre como ensinar gerenciamento do tempo no trabalho.
Torne-o tão fácil que eles vão adorar
Ao enviar o próximo lembrete de planilha de horas, pergunte a si mesmo se o processo de envio da planilha de horas é fácil e se a sua equipe entende o que está sendo oferecido a ela.
- Informe sua equipe sobre o impacto do envio de planilhas de horas sobre seus próprios salários, sobre suas cargas de trabalho, que podem ser reajustadas, ou sobre o cumprimento das leis trabalhistas;
- Automatize o processo o máximo possível. Cartões de ponto e Excels que são passados de um membro da equipe para outro criam muito atrito, e não há prazer em preenchê-los.
- Pense em mudar para um software de controle automático de tempo, como o Timeular , que faz toda a captura de tempo da sua equipe com apenas alguns cliques.
Timeularcaptura todo o trabalho em segundo plano e envia sugestões para o calendário. Clique, aceite e pronto! Ah, ele também envia lembretes de planilha de horas automaticamente!