Má administração do tempo: Sinais e maneiras imediatas de lidar com isso

Imagine que é o fim de seu dia de trabalho. Você verifica sua lista de tarefas e percebe que metade dela ainda não foi concluída. Você fica sobrecarregado de frustração.

Sério, o que aconteceu? Você está acorrentado à sua mesa desde o nascer do sol. Por que não conseguiu fazer mais nada?

É provável que o problema seja o mau gerenciamento do tempo, mas não se preocupe. Pesquisas mostram que tudo o que você precisa fazer é aprimorar essas três habilidades relacionadas ao tempo:

• Consciência do tempo
• Organização do tempo
• Adaptação ao tempo

Vamos desvendar essas habilidades e estratégias simples de gerenciamento de tempo para dominá-las.

O que é uma má administração do tempo?

Como saber se você é um mau administrador do tempo? Você tem uma utilização ineficaz do tempo, caracterizada pela falta de priorização, organização e controle sobre suas tarefas e responsabilidades. Isso resulta em diminuição da produtividade com tarefas inacabadas, perda de prazos e aumento dos níveis de estresse.

Para entender melhor a má gestão do tempo, explicarei o que é gestão do tempo.

O gerenciamento do tempo é o planejamento e o controle de quanto tempo gastamos em diferentes atividades. Envolve a definição de metas realistas, a priorização de tarefas e a alocação eficaz do tempo para alcançar os resultados desejados.

Trata-se de ser intencional com suas horas e minutos, em vez de deixá-los escapar.

Naturalmente, a má administração do tempo é o oposto. Ele vem com um desempenho ruim no gerenciamento do tempo, com o tempo desperdiçado procrastinando no trabalho, agendando mal e não sentindo que tem tempo para coisas que o preenchem.

Vamos agora destacar os sinais de alerta que indicam "habilidades ruins de gerenciamento de tempo".

Lembre-se de que reconhecer esses sinais é o primeiro passo para uma mudança positiva. Não se culpe. De acordo com uma pesquisa realizada pela Salary.com, 89% dos funcionários admitem que perdem tempo no trabalho todos os dias.

Aqui estão alguns dos sinais de má administração do tempo:

• Atraso crônico: Você constantemente se apressa e pede desculpas por chegar atrasado ao trabalho, seja em ligações ou por perder prazos. Se esses comportamentos forem constantes, há sinais infalíveis de que sua alocação de tempo é ineficaz.
• Está se sentindo sobrecarregado: Você está constantemente estressado com sua carga de trabalho e não sabe por onde começar ou com o que começar. Pensar no seu tempo para o dia e em todas as tarefas que precisa concluir está associado ao rótulo ansiedade de tempo.
• Procrastinação: Você adia tarefas importantes até o último minuto. Você se sente sobrecarregado e tem uma ansiedade gritante em relação ao desempenho no último minuto. Esses também são sintomas clássicos de mau gerenciamento do tempo.
• Ser constantemente desviado do caminho: Você se distrai facilmente com e-mails, mídias sociais ou outras distrações. Você precisa saber desde o início que a mudança de contexto prejudica sua produtividade.
• Incapacidade de dizer "não": Você costuma se comprometer demais com várias tarefas ou projetos que parecem benéficos para o seu crescimento, mas acabam não finalizando seus projetos principais.

Observação: pessoalmente, tive dificuldades para dizer não no trabalho e fiz uma pesquisa minuciosa sobre como começar a dizer não. Encontrei uma maneira prática e escrevi tudo sobre ela no artigo Como dizer não no trabalho.

• Negligenciar a si mesmo: Você pode ter uma ótima reputação profissional, pois está fazendo um ótimo trabalho, mas isso prejudica sua vida pessoal. Você não tem uma rotina de autocuidado, relacionamentos pessoais ou saúde mental, e não está se sentindo bem com isso.

Como posso melhorar minhas habilidades de gerenciamento de tempo?

Não faltam conselhos na Internet, mas uma pesquisa feita pela Academy of Management mostra que há três habilidades que separam o sucesso do fracasso no gerenciamento do tempo:

• Consciência do tempo: Pensar e estimar o tempo de forma realista, pois o tempo é limitado.
• Organização do tempo: Projetar e organizar tarefas, metas e cronogramas de trabalho para usar esse tempo de forma eficaz.
• Adaptação do tempo: Monitorar o uso do tempo durante a execução das atividades e ajustá-lo à medida que avança com base em interrupções e mudanças de prioridades.

Em outras palavras, se você tem uma abordagem realista para planejar seu tempo, está ciente de que o tempo é limitado e o administra com flexibilidade, você é um gerente de tempo bem-sucedido. Vamos analisar cada um dos itens acima e ver como você pode trabalhar neles:

Domine sua percepção do tempo

A conscientização sobre o tempo não se trata de uma estratégia gigantesca de gerenciamento de tempo, mas de ser realista com o seu tempo e reconhecer que, por mais que você deseje o contrário, há apenas 24 horas em um dia.

Trata-se de desenvolver um senso aguçado de quanto tempo as tarefas levam, em vez de quanto tempo você gostaria que elas levassem.

1. Audite seu tempo

Para tomar consciência de como você gasta seu tempo, é preciso conhecer de perto seus hábitos de tempo.

Um rastreador automático de tempo pode ajudar com isso. Por exemplo, Timeular rastreia seu tempo automaticamente e lhe dá uma visão honesta e objetiva de onde suas horas estão realmente indo.

Com uma auditoria de tempo, não há necessidade de adivinhar ou esquecer convenientemente aqueles 45 minutos que você passou navegando por memes. A dura verdade é que agora você tem uma visão clara e orientada por dados do seu gasto de tempo. Essa auditoria de tempo, em Timeular, mostra com precisão quanto tempo você gastou em cada tarefa sem nenhuma interferência manual de sua parte.

Um de seus relatórios mostra o quanto de seu tempo foi gasto de forma produtiva ou não. Aqui está uma prévia:

2. Faça uma estimativa de seu tempo

Como você se tornou consciente do tempo, agora pode fazer estimativas e planos mais realistas para o futuro, e é hora de colocar esses insights em ação. É bom verificar o relatório com um enquadramento em mente. As perguntas a seguir podem ajudar:

• Quanto tempo estimei para o Projeto X e quanto tempo gastei?
• Quanto tempo tarefas ou projetos semelhantes levaram no passado? Acesse os dados do site Timeular e procure tarefas ou projetos semelhantes em natureza ou escopo ao seu plano. Verifique quanto tempo você gastou em cada fase ou componente e use isso como linha de base para sua nova estimativa de projeto.
• Tenho a tendência de subestimar o tempo necessário para pesquisas ou revisões?
• Certos tipos de tarefas sempre demoram mais do que o esperado?
• Que fatores externos afetaram o tempo que passei no Projeto X?
• Qual é o meu tempo médio "produtivo" por dia ou semana? Use isso para avaliar quantas tarefas ou projetos de alta prioridade você pode realisticamente encaixar em sua agenda e ajuste suas estimativas com base na sua capacidade disponível.

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• Quanto tempo de reserva preciso para levar em conta problemas inesperados? Examine seu sistema de relatório de tempo para ver quanto tempo você normalmente gasta em tarefas ou problemas inesperados e inclua esse buffer em suas estimativas futuras.

Domine sua organização do tempo

Nesse estágio, você coloca seu chapéu de estrategista e se torna o arquiteto de sua agenda. Trata-se de definir metas alcançáveis de curto e longo prazo, priorizar suas tarefas e criar um plano de gerenciamento de tempo que maximize sua produtividade sem sacrificar sua sanidade.

É aqui que você pode cometer erros de gerenciamento de tempo que levam a um equilíbrio ruim entre vida pessoal e profissional, níveis elevados de estresse e perda de tempo. Portanto, vamos ver como ter o controle do processo:

1. Estabeleça metas realistas

A chave para a definição de metas está na desconstrução de objetivos substanciais em componentes gerenciáveis que se alinham com seus padrões de produtividade. Em vez de se comprometer com metas ambiciosas como "concluir toda a revisão do projeto até sexta-feira", concentre-se em marcos específicos e mensuráveis: "finalizar a estrutura inicial até quarta-feira à tarde".

Aqui estão as etapas a serem consideradas na definição de metas concretas:

• Faça uma verificação da realidade
  • Avalie sua carga de trabalho atual e os projetos em andamento
  • Analise seus dados de controle de tempo de projetos semelhantes anteriores
  • Considere seus padrões de energia ao longo do dia
  • Seja honesto quanto aos possíveis obstáculos e limitações
• Aplicar o método de "redução de escala"
  • Divida grandes objetivos em marcos menores e concretos
  • Cada marco deve ser alcançado em 1 a 3 sessões de trabalho
  • Definir critérios claros de conclusão para cada marco
• Defina suas métricas de sucesso
  • Estabelecer resultados específicos e mensuráveis para cada meta
  • Definir o que é "feito" em termos tangíveis
  • Criar pontos de controle para medir o progresso
  • Determine como você acompanhará e avaliará os resultados
• Criar amortecedores estratégicos
  • Acrescente de 20 a 30% de tempo extra às estimativas iniciais para o tempo de buffer
  • Crie planos de contingência para suas metas de alta prioridade
• Alinhar-se com seu desempenho máximo
  • Tente realizar as tarefas desafiadoras em seus horários de maior energia
  • Programe tarefas rotineiras durante os períodos de menor energia
  • Proteja seus momentos mais produtivos contra interrupções com o bloqueio de tempo

2. Priorizar as tarefas da maneira correta

Às vezes, todas as tarefas parecem urgentes, mas você precisa aumentar a produtividade e priorizar aquela tarefa que realmente é importante. Vou lhe apresentar a Matriz Eisenhower para cumprir o objetivo mencionado acima:

A Matriz Eisenhower, também conhecida como Matriz de Gerenciamento de Tempo, foi criada pelo ex-presidente Dwight D. Eisenhower durante a Segunda Guerra Mundial. É uma maneira simples de definir prioridades para suas tarefas com base em sua urgência e importância.

Esse método categoriza as tarefas em quatro quadrantes:

• Urgente, importante: Fazer primeiro (o modo de combate a incêndios).
• Importante, não urgente: Cronograma (projetos importantes de longo prazo).
• Urgente, não importante: Delegue (trabalho que pode ser feito por outra pessoa da sua equipe).
• Nem urgente nem importante: Excluir: (essas tarefas são frequentemente desperdiçadoras de tempoe, portanto, devem ser eliminadas).

Para priorizar suas tarefas com a Eisenhower Matrix, faça o seguinte:

1. Liste todas as tarefas que você tem para o dia.
2. Avalie a importância e a urgência de cada tarefa.
3. Posicione cada tarefa em quadrantes de acordo.
4. Tome uma atitude: Comece com as tarefas importantes e urgentes, seguidas pelos outros quadrantes.

3. Organize suas tarefas

Para organizar suas tarefas, você pode usar um simples quadro Kanban. Essa ferramenta visual de gerenciamento de fluxo de trabalho o ajuda a dividir seus projetos em pequenas tarefas, acompanhar seu progresso e identificar gargalos antes que eles prejudiquem toda a sua operação.

Ao organizar seu trabalho em etapas claras e gerenciáveis, você pode manter o foco, evitar a sobrecarga e comemorar suas vitórias ao longo do caminho. Além disso, há algo de satisfatório em mover aqueles pequenos cartões de tarefas de "em andamento" para "concluído". É como a versão adulta de receber uma estrela dourada em sua lição de casa.

O Kanban envolve a organização de tarefas em três categorias simples:

• Para fazer
• Em andamento
• Feito

Domine sua adaptação ao tempo

A adaptação do tempo consiste em ser flexível, manter-se presente e ser intencional com seu tempo. Você precisa ajustar sua estratégia rapidamente e não permitir que interrupções inesperadas ou mudanças de prioridades o tirem do caminho. Para aprimorar suas habilidades de adaptação, você precisa se tornar um monitor mestre de seu próprio tempo e energia.

Isso significa verificar regularmente como você está, avaliar seu progresso e fazer ajustes conforme necessário. Faça a si mesmo perguntas como estas:

• Estou gastando muito tempo em tarefas de baixa prioridade? A queda da tarde está atingindo você com mais força do que uma tonelada de tijolos?

Não tenha medo de mudar, delegar ou até mesmo fazer uma pausa bem merecida quando seu corpo e seu cérebro lhe disserem que é hora. Quando aquela tarefa de 30 minutos se transformar em 45 minutos, não entre em pânico - use esses dados para refinar suas estimativas futuras.

Uma habilidade fundamental de adaptação é aprender a gerenciar sua energia, não apenas seu tempo.

Isso significa prestar atenção aos seus ritmos naturais e trabalhar com sua própria biologia, e não contra ela. Se você sabe que é uma cotovia matutina que faz seu melhor trabalho antes do meio-dia, não se force a queimar o óleo da meia-noite. Se você é uma coruja noturna que atinge seu ponto alto após o pôr do sol, aceite isso e estruture seu dia de acordo.

E lembre-se, mesmo os planos mais bem elaborados às vezes dão errado. Quando isso acontecer, não se culpe. Respire fundo, reavalie suas prioridades e mude com flexibilidade.

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Comece a dominar o gerenciamento do tempo

A esta altura, você já deve ter aprendido que boas habilidades de gerenciamento de tempo implicam estar ciente do seu tempo e de que ele é limitado, depois organizá-lo com uma estrutura, como metas, prioridades, quadro Kanban e, por fim, adaptar-se a novos desafios.

Você não se tornará um mestre do gerenciamento de tempo da noite para o dia, mas, com a prática, conseguirá um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e a realização pessoal à medida que realizar mais tarefas.

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