Folha de ponto para vários funcionários: 3 modelos gratuitos + guia de configuração
Manter o controle de como você gasta seu tempo é um desafio, quanto mais manter o controle de como vários funcionários gastam seu tempo no trabalho.
É por isso que, neste artigo, você encontrará modelos gratuitos para o controle de planilhas de horas de vários funcionários, aprenderá a criar e personalizar suas próprias planilhas de horas e explorará uma alternativa digital aos modelos.
Vamos começar a trabalhar.
Downloads rápidos:
Antes de começar, aqui estão as versões para impressão de nossos modelos de planilha de horas. Todos eles estão disponíveis no Google Sheets, no formato de modelo de planilha de horas do Excel e em modelos de planilha de horas para impressão gratuitos em formato PDF. Basta acessá-los e você poderá fazer o download de todos os formatos:
- Modelo de planilha de horas diárias de funcionários
- Modelo de folha de ponto semanal
- Modelo de folha de ponto mensal
Modelo de planilha de horas diárias
Esse modelo de planilha de horas diárias permite que líderes de equipe e gerentes acompanhem as horas dos funcionários e obtenham um resumo do total de horas que eles trabalham diariamente de forma granular.
Os dados da planilha de horas apresentam os intervalos do funcionário, quer ele esteja doente ou tenha folga naquele dia. Esse modelo de planilha de horas cumpre as seguintes funções:
- Reúna os horários de início e término de vários funcionários em uma única planilha de horas.
- Entenda os padrões de interrupção de cada membro da equipe.
- Colete todas as horas de PTO, dias de licença médica e horas extras da sua equipe.
- Crie planilhas de horas diárias para toda a equipe e envie-as para a sua equipe de folha de pagamento.
- Extraia todos os dados de seus modelos de planilha de horas do G-sheet ou do Microsoft Excel e adicione-os a um relatório mais amplo, como um modelo de planilha de horas semanal ou mensal. Dessa forma, você pode entender os padrões de utilização da sua equipe ou usar o modelo de timesheet no planejamento de capacidade para projetos futuros.
Faça o download do modelo de planilha de horas diárias aqui:
- Faça o download do modelo do Planilhas Google
- Faça o download do modelo do Microsoft Excel
- Faça o download do modelo PDF gratuito para impressão
Modelo de folha de ponto semanal
Se você deseja ter uma visão geral semanal, o modelo de planilha de horas semanal é o instrumento de que precisa. Ele ajuda a manter o controle das horas trabalhadas durante toda a semana e, dessa forma, você pode gerenciar as horas dos funcionários com facilidade, sem ter de lidar com várias planilhas de horas ao mesmo tempo.
Baixe e use essa planilha de horas, pois ela cumpre várias funções, mas lembre-se de personalizá-la de acordo com suas necessidades e as de sua equipe.
Faça o download do modelo de planilha de horas semanais aqui:
- Faça o download do modelo do Planilhas Google
- Faça o download do modelo do Microsoft Excel
- Faça o download do modelo PDF gratuito para impressão
Modelo de folha de ponto mensal
Se você está procurando uma solução de controle de horas mensal que combine o registro diário detalhado de horas com o gerenciamento completo de presença, o modelo de folha de ponto mensal é ideal para você. Esse modelo inclui informações essenciais sobre o funcionário e o controle detalhado de horas regulares, intervalos, PTO, licença médica e horas extras.
Ele é abrangente, o que o torna ideal para empresas que precisam manter registros mensais precisos dos funcionários, mas sem esquecer de personalizá-los de acordo com as suas necessidades e as da sua equipe.
Faça o download dos modelos de planilha de horas mensais aqui:
- Faça o download do modelo do Planilhas Google
- Faça o download do modelo do Microsoft Excel
- Faça o download do modelo PDF gratuito para impressão
Quem deve usar modelos de planilhas de horas de vários funcionários?
Um modelo de planilha de horas para vários funcionários é essencial para todos os tipos de organizações com estruturas de força de trabalho diversas e necessidades variadas de controle de horas.
As empresas com tipos mistos de pessoal, como funcionários em tempo integral, prestadores de serviços, trabalhadores por turnos e equipes baseadas em projetos, se beneficiam substancialmente do uso de diferentes formatos de planilhas de horas.
Por exemplo, se você for proprietário de uma agência de marketing, talvez precise de planilhas de horas de projetos para sua equipe de criação, modelos de freelancer para contratados e modelos de planilhas de horas mensais para o pessoal administrativo. Outro exemplo são as empresas de construção. Essas empresas geralmente exigem planilhas de horas diárias para os trabalhadores no local e modelos semanais para os gerentes de projeto.
Da mesma forma, os estabelecimentos de saúde se beneficiam de modelos de 24 horas para a equipe médica, enquanto usam modelos diários padrão para o pessoal de apoio. Até mesmo as pequenas empresas com operações variadas, como restaurantes com equipe de cozinha e motoristas de entrega, encontram valor na manutenção de vários formatos de timesheet para acompanhar com precisão os diferentes padrões de trabalho e estruturas de pagamento.
A chave é que as organizações com necessidades complexas de gerenciamento da força de trabalho podem lidar melhor com seus diversos requisitos de controle de tempo com modelos especializados.
Como criar sua planilha de horas para vários funcionários?
Se os modelos de planilha de horas acima não atenderem às suas necessidades, você poderá criar seu próprio modelo personalizado para vários funcionários. É importante observar desde o início que a criação de seus próprios modelos requer mais tempo de configuração inicial do que o uso de modelos pré-fabricados gratuitos.
Uma alternativa à criação do zero é personalizar e adaptar um modelo de planilha de horas gratuito ao seu próprio cenário. Também criamos outros tipos de modelos, como o modelo de planilha de horas de projeto para equipes maiores ou para trabalhadores individuais ou empreendedores. Faça o download e personalize-os conforme necessário.
- Modelo de planilha de horas de projeto
- Modelo de planilha de horas para freelancer
- Modelo de planilha de horas diárias de 24 horas
Agora, voltando à criação de modelos de planilha de horas como base, lembre-se de considerar cuidadosamente as necessidades específicas de sua organização e a estrutura da força de trabalho.
A primeira etapa na criação de um modelo de planilha de horas para vários funcionários é identificar os elementos essenciais de controle. Esses elementos são:
- Informações do funcionário (nome, ID, departamento)
- Informações do supervisor (nome, ID, departamento)
- Campos de dia e data
Em seguida, considere adicionar colunas específicas do projeto, como as seguintes:
- Descrições de tarefas
- Tempo gasto em cada tarefa
- Prazos de envio
- Horas faturáveis
- Nomes de clientes ou projetos, se necessário
- Categorias específicas de horas de trabalho (regulares, horas extras, PTO)
- Duração dos intervalos e intervalos para almoço
- Horário de início/fim
Para obter cálculos precisos, incorpore fórmulas para o cálculo automático de totais diários e mensais, taxas de horas extras e pagamento final. Tenha em mente também os seguintes elementos administrativos:
- Campos de aprovação do supervisor
- Espaços de assinatura
Para obter o máximo de funcionalidade, inclua regras de validação de dados para evitar erros comuns de entrada e considere adicionar menus suspensos para entradas repetitivas, como nomes de projetos ou tipos de tarefas.
Como disseminar e implementar os modelos
A implementação de modelos de quadro de horários para a sua equipe nem sempre é tão tranquila quanto você gostaria, mas com uma abordagem estratégica, é possível garantir uma adoção consistente.
Aqui estão algumas ideias sobre como garantir que seus modelos sejam disseminados e utilizados:
- Comece com uma breve sessão de treinamento para familiarizar sua equipe com a estrutura do modelo. Explique a finalidade de cada campo e a finalidade do próprio modelo.
- Compartilhe o modelo por meio de um sistema centralizado, como a unidade compartilhada da sua empresa ou a plataforma de gerenciamento de projetos. É melhor manter um modelo principal bloqueado e pedir aos funcionários que "salvem como" com seu nome e data.
- Configure lembretes para os prazos de envio.
- Crie uma "folha de dicas" simples com capturas de tela para perguntas comuns, caso alguém tenha dúvidas até se acostumar com o novo instrumento.
- Programe o envio da planilha de horas como um evento recorrente do calendário para toda a equipe.
- Use pastas compartilhadas com convenções de nomenclatura claras (como "SUBMITTED_November_2024").
A realidade que ouvimos de nossos clientes é que, antes de mudarem para aplicativos digitais de aplicativos de planilha de horascerca de 20% de suas equipes costumavam preencher todos os campos perfeitamente e dentro do prazo. Outros 60% precisavam ser constantemente incentivados a preencher os modelos de planilha de horas, enquanto os 20% restantes precisavam ser perseguidos todas as vezes.
Portanto, os modelos de planilha de horas não são tão fáceis de usar, mas antes de falar sobre as desvantagens dos modelos, aqui estão algumas sugestões que ouvimos e que podem funcionar:
- Lembretes regulares, mas breves (às vezes, uma mensagem rápida no Slack faz maravilhas).
- Designar um "amigo de planilha de horas" em cada departamento para lembrar qualquer pessoa de forma consistente sobre suas planilhas de horas.
- Revisões mensais para detectar e corrigir erros comuns que se infiltram em seus modelos.
- Mantenha-o simples. Quanto mais sofisticado for o modelo, menos provável será que as pessoas o usem corretamente.
Por que os modelos de planilha de horas são ineficazes?
Embora os modelos de planilha de horas sejam convenientes de usar e, na maioria das vezes, gratuitos, eles têm muitas desvantagens. Mencionei algumas desvantagens acima, mas aqui estão outras:
- Elas causam interrupções e exigem trabalho manual para serem preenchidas, portanto, consomem muito tempo.
- Os funcionários geralmente se esquecem de passar os modelos para os colegas, principalmente no caso dos modelos de planilha de horas do Excel. Portanto, eles permanecem não preenchidos.
- Muitas vezes, os funcionários têm pouca adesão aos modelos de controle de tempo, pois não veem nenhum valor neles.
- As planilhas de horas manuais são propensas a erros humanos e são difíceis de escalonar em equipes maiores.
- Os recursos de ediçãoe aprovação são limitados.
- Os modelos de planilha de horas não oferecem dados em tempo real, para que você possa tomar decisões rápidas e informadas conforme necessário.
Como o software de planilha de horas dedicado é melhor do que os modelos?
Aplicativos de planilha de horas digitais como o Timeular são projetados para rastrear todo o trabalho sem nenhuma interferência manual de sua parte e geram todos os dados de que você precisa automaticamente.
Aqui está um detalhamento do que você pode acessar com um Timeular:
- A capacidade de controlar o tempo automaticamente com IA. Basicamente, o aplicativo captura todo o trabalho em segundo plano e associa as ações realizadas pelo usuário às tarefas. Não é necessário que o usuário realize nenhuma ação.
- Uma visão geral completa do tempo dos funcionários é fornecida aos gerentes, com planilhas de horas geradas automaticamente.
- Reuniões extraídas de seus calendários externos, como Google, Outlook e iCal, para obter planilhas de horas precisas.
- A capacidade de controlar o tempo em diferentes áreas , como membros da equipe, projetos, tarefas específicas e orçamentos de tempo.
- Sugestões de entrada de tempo de IA com base em seu calendário e entradas anteriores para que você não perca tempo inserindo as mesmas tarefas duas vezes.
- Relatórios automatizados e personalizáveis gerados automaticamente pelo sistema de registro de horas.
Os modelos de planilha de horas são um ótimo ponto de partida para o controle de horas dos funcionários, mas se você precisar de uma maneira mais precisa e eficaz de controlar o tempo dos funcionários, o site Timeular pode ajudar.
