Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter: 3 kostenlose Vorlagen + Anleitung zur Einrichtung

Autorin: Madalina Roman

Es ist schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wie man selbst seine Zeit verbringt, ganz zu schweigen davon, wie mehrere Mitarbeiter ihre Zeit bei der Arbeit verbringen.

Deshalb finden Sie in diesem Artikel kostenlose Vorlagen für die Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter, erfahren, wie Sie Ihre eigenen Zeiterfassungsbögen erstellen und anpassen können, und lernen eine digitale Alternative zu Vorlagen kennen.

Legen wir los.

Schnelle Downloads:

Bevor wir eintauchen, finden Sie hier die druckbaren Versionen unserer Stundenzettelvorlagen. Sie sind in Google Sheets, im Excel-Format und als kostenlose, druckbare Vorlagen im PDF-Format verfügbar. Rufen Sie sie einfach auf, und Sie können alle Formate herunterladen:

Vorlage für einen täglichen Stundenzettel

Diese Vorlage für einen täglichen Stundenzettel ermöglicht es Teamleitern und Managern, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und einen detaillierten Überblick über die Gesamtzahl der täglich geleisteten Stunden zu erhalten.

Die Daten des Stundenzettels enthalten die Pausen eines Mitarbeiters, egal ob er krank ist oder an diesem Tag frei hat. Diese Stundenzettel-Vorlage erfüllt die folgenden Funktionen:

  • Erfassen Sie die Anfangs- und Endzeiten mehrerer Mitarbeiter in einem einzigen Stundenzettel.
  • Verstehen Sie die Pausenmuster der einzelnen Teammitglieder.
  • Sammeln Sie alle PTO, Krankheitstage und Überstunden Ihres Teams.
  • Erstellen Sie tägliche Zeiterfassungsbögen für das gesamte Team und senden Sie diese an Ihr Lohnbuchhaltungsteam.
  • Extrahieren Sie alle Daten aus Ihren G-Sheet- oder Microsoft Excel-Zeiterfassungsvorlagen und fügen Sie sie einem umfassenderen Bericht hinzu, z. B. einer wöchentlichen oder monatlichen Zeiterfassungsvorlage. Auf diese Weise können Sie die Auslastungsmuster in Ihrem Team nachvollziehen oder die Zeiterfassungsvorlage zur Kapazitätsplanung für künftige Projekte nutzen.

Laden Sie die Vorlage für den täglichen Stundenzettel hier herunter:

Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter

Vorlage für wöchentlichen Stundenzettel

Wenn Sie sich einen wöchentlichen Überblick verschaffen wollen, ist die Vorlage für den wöchentlichen Stundenzettel das richtige Instrument für Sie. Sie hilft Ihnen, die geleisteten Arbeitsstunden für die gesamte Woche im Auge zu behalten. So können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mühelos verwalten, ohne mit mehreren Stundenzetteln gleichzeitig zu jonglieren.

Laden Sie diesen Stundenzettel herunter und verwenden Sie ihn, da er mehrere Funktionen erfüllt, aber denken Sie daran, ihn an Ihre Bedürfnisse und die Ihres Teams anzupassen.

Laden Sie die Vorlage für den wöchentlichen Stundenzettel hier herunter:

Stundenzettel-Vorlage

Vorlage für monatlichen Stundenzettel

Wenn Sie nach einer Lösung für die monatliche Zeiterfassung suchen, die eine detaillierte tägliche Zeiterfassung mit einer gründlichen Anwesenheitsverwaltung kombiniert, ist die Vorlage für den monatlichen Stundenzettel genau das Richtige für Sie. Diese Vorlage enthält wichtige Mitarbeiterinformationen und eine detaillierte Erfassung von regulären Stunden, Pausen, PTO, Krankheitsurlaub und Überstunden.

Es ist umfassend und daher ideal für Unternehmen, die genaue monatliche Mitarbeiterdaten führen müssen, diese aber an Ihre Bedürfnisse und die Ihres Teams anpassen möchten.

Laden Sie die monatlichen Stundenzettelvorlagen hier herunter:

Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter

Wer sollte Vorlagen für Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter verwenden? 

Eine Zeiterfassungsvorlage für mehrere Mitarbeiter ist für alle Arten von Unternehmen mit unterschiedlichen Personalstrukturen und unterschiedlichen Anforderungen an die Zeiterfassung unerlässlich.

Unternehmen mit gemischtem Personal wie Vollzeitbeschäftigten, Auftragnehmern, Schichtarbeitern und projektbasierten Teams profitieren erheblich von der Verwendung unterschiedlicher Zeiterfassungsformate.

Wenn Sie z. B. eine Marketingagentur besitzen, benötigen Sie vielleicht Projektzeitblätter für Ihr Kreativteam, Vorlagen für Freiberufler und monatliche Arbeitszeitblätter für Verwaltungsmitarbeiter. Ein weiteres Beispiel sind Bauunternehmen. Diese benötigen oft sowohl tägliche Stundenzettel für Arbeiter vor Ort als auch wöchentliche Vorlagen für Projektmanager.

Ebenso profitieren Einrichtungen des Gesundheitswesens von 24-Stunden-Vorlagen für das medizinische Personal, während sie für das Hilfspersonal standardmäßige Tagesvorlagen verwenden. Selbst kleine Unternehmen mit unterschiedlichen Tätigkeiten, wie Restaurants mit Küchenpersonal und Lieferfahrern, finden es sinnvoll, mehrere Stundenzettelformate zu führen, um unterschiedliche Arbeitsmuster und Zahlungsstrukturen genau zu erfassen.

Der Schlüssel dazu ist, dass Unternehmen mit komplexen Anforderungen an die Personalverwaltung ihre vielfältigen Zeiterfassungsanforderungen mit speziellen Vorlagen besser bewältigen können.

Wie erstellen Sie Ihren Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter?

Wenn die oben genannten Vorlagen für Stundenzettel nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie Ihre eigene, individuelle Vorlage für mehrere Mitarbeiter erstellen. Es ist wichtig, von Anfang an zu beachten, dass die Erstellung eigener Vorlagen mehr Einrichtungszeit erfordert als die Verwendung kostenloser, vorgefertigter Vorlagen.

Eine Alternative zur Erstellung von Grund auf ist die Anpassung einer kostenlosen Stundenzettel-Vorlage an Ihr eigenes Szenario. Wir haben auch andere Vorlagen erstellt, z. B. die Vorlage für Projektzeitblätter für größere Teams oder für Alleinarbeiter oder Unternehmer. Laden Sie sie herunter und passen Sie sie nach Bedarf an.

Wenn Sie sich nun wieder mit der Erstellung Ihrer Stundenzettelvorlagen beschäftigen, sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und die Struktur Ihrer Belegschaft sorgfältig berücksichtigen.

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Arbeitszeitblattvorlage für mehrere Mitarbeiter besteht darin, die wesentlichen Elemente der Zeiterfassung zu ermitteln. Diese Elemente sind:

  • Mitarbeiterinformationen (Name, ID, Abteilung)
  • Informationen zum Vorgesetzten (Name, ID, Abteilung)
  • Tages- und Datumsfelder

Dann sollten Sie projektspezifische Spalten wie die folgenden hinzufügen:

  • Aufgabenbeschreibungen
  • Für jede Aufgabe aufgewendete Zeit
  • Einreichungsfristen
  • Abrechenbare Stunden
  • Kunden- oder Projektnamen, falls erforderlich
  • Spezifische Kategorien von Arbeitsstunden (regulär, Überstunden, PTO)
  • Pausendauer und Mittagspausen
  • Start-/Zielzeiten

Für genaue Berechnungen sollten Sie Formeln für die automatische Berechnung von Tages- und Monatssummen, Überstundensätzen und Endvergütungen einbauen. Denken Sie auch an die folgenden administrativen Elemente:

  • Felder für die Genehmigung durch den Vorgesetzten
  • Unterschrift Räume

Um maximale Funktionalität zu gewährleisten, sollten Sie Regeln zur Datenvalidierung einführen, um häufige Eingabefehler zu vermeiden, und Dropdown-Menüs für sich wiederholende Einträge wie Projektnamen oder Aufgabentypen hinzufügen.

manuelle Zeiterfassungsbögen

Wie man die Vorlagen verbreitet und umsetzt

Die Einführung von Zeiterfassungsvorlagen in Ihrem Team verläuft nicht immer so reibungslos, wie Sie es sich wünschen, aber mit einem strategischen Ansatz können Sie eine konsistente Annahme sicherstellen.

Hier sind einige Ideen, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Vorlagen verbreitet und genutzt werden:

  • Beginnen Sie mit einer kurzen Schulungssitzung, um Ihr Team mit der Struktur der Vorlage vertraut zu machen. Erklären Sie den Zweck der einzelnen Felder und den Zweck der Vorlage selbst.
  • Geben Sie die Vorlage über ein zentrales System wie das gemeinsame Laufwerk Ihres Unternehmens oder eine Projektmanagement-Plattform frei . Am besten ist es, eine Hauptvorlage unter Verschluss zu halten und die Mitarbeiter zu bitten, mit ihrem Namen und Datum zu speichern.
  • Richten Sie Erinnerungsfunktionen für Einreichungsfristen ein.
  • Erstellen Sie einen einfachen "Spickzettel" mit Screenshots für häufige Fragen, falls jemand Fragen hat, bis er sich an das neue Instrument gewöhnt hat.
  • Planen Sie die Einreichung von Stundenzetteln als wiederkehrendes Kalenderereignis für das gesamte Team.
  • Verwenden Sie gemeinsame Ordner mit eindeutigen Namenskonventionen (z. B. "SUBMITTED_November_2024").

Die Realität, die wir von unseren Kunden gehört haben, ist, dass sie vor dem Wechsel zu digitalen Stundenzettel-Appsetwa 20 % ihrer Teams jedes Feld perfekt und pünktlich ausfüllten. Weitere 60 % brauchten einen ständigen Anstoß, um die Stundenzettelvorlagen auszufüllen, während die restlichen 20 % jedes Mal überprüft werden mussten.

Daher sind Stundenzettelvorlagen nicht so benutzerfreundlich, aber bevor wir zu den Nachteilen von Vorlagen kommen, hier einige Vorschläge, die wir gehört haben und die funktionieren können:

  • Regelmäßige, aber kurze Erinnerungen (eine kurze Slack-Nachricht wirkt manchmal Wunder).
  • Ernennung eines "Timesheet Buddy" in jeder Abteilung, der jeden konsequent an seine Stundenzettel erinnert.
  • Monatliche Überprüfungen, um häufige Fehler, die sich in Ihre Vorlagen einschleichen, zu erkennen und zu beheben.
  • Halten Sie es einfach. Je ausgefallener Ihre Vorlage ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Leute sie richtig benutzen.

Warum sind Arbeitszeitblattvorlagen unwirksam?

Auch wenn Arbeitszeitblattvorlagen bequem zu verwenden und meist kostenlos sind, haben sie doch viele Nachteile. Ich habe oben schon einige Nachteile erwähnt, aber hier sind noch mehr:

  • Sie sind störend und müssen manuell ausgefüllt werden, sind also zeitaufwändig.
  • Die Mitarbeiter vergessen oft, die Vorlagen an ihre Kollegen weiterzugeben, insbesondere bei Excel-Vorlagen für Stundenzettel. Daher bleiben diese unausgefüllt.
  • Die Mitarbeiter sind oft nicht bereit, Vorlagen für die Zeiterfassung zu akzeptieren, da sie keinen Nutzen darin sehen.
  • Manuelle Zeiterfassungsbögen sind anfällig für menschliche Fehler und lassen sich in größeren Teams nur schwer skalieren.
  • Die Bearbeitungs-und Genehmigungsmöglichkeiten sind begrenzt.
  • Arbeitszeitblattvorlagen bieten keine Echtzeitdaten, so dass Sie bei Bedarf fundierte und schnelle Entscheidungen treffen können.

Warum ist eine spezielle Zeiterfassungssoftware besser als Vorlagen?

Digitale Zeiterfassungs-Apps wie Timeular sind so konzipiert, dass sie die gesamte Arbeit ohne manuelle Eingriffe Ihrerseits erfassen und alle benötigten Daten automatisch generieren.

Hier ist eine Aufschlüsselung dessen, worauf Sie mit einer Timeular Zugriff haben:

  • Die Möglichkeit der automatischen Zeiterfassung mit KI. Die App erfasst im Wesentlichen alle Arbeiten im Hintergrund und ordnet die vom Nutzer durchgeführten Aktionen den Aufgaben zu. Der Nutzer muss nichts unternehmen.
  • Die Manager erhalten einen vollständigen Überblick über die Zeiten ihrer Mitarbeiter und können automatisch Stundenzettel erstellen.
  • Besprechungen, die aus Ihren externen Kalendern wie Google, Outlook und iCal übernommen werden, um genaue Zeiterfassungen zu ermöglichen.
  • Die Möglichkeit, Zeit in verschiedenen Bereichen wie Teammitglieder, Projekte, spezifische Aufgaben und Zeitbudgets zu erfassen .
  • KI-Vorschläge für Zeiteinträge , die auf Ihrem Kalender und früheren Einträgen basieren, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, dieselben Aufgaben zweimal einzugeben.
  • Automatisierte und anpassbare Berichte, die vom Zeiterfassungssystem automatisch erstellt werden.

Zeiterfassungsvorlagen sind ein guter Ausgangspunkt für die Zeiterfassung, aber wenn Sie eine genauere und effektivere Methode zur Erfassung der Mitarbeiterzeit benötigen, kann Timeular helfen.

Sind Sie auf der Suche nach einer mühelosen, intelligenten und sicheren Zeiterfassungssoftware, um die manuellen Zeiterfassungsbögen abzuschaffen?