Como melhorar a comunicação da equipe: um guia passo a passo
Uma boa comunicação é um dos principais alicerces de uma equipe de sucesso. Sem essa base, o sucesso não é possível.
Quando existe uma cultura de comunicação positiva, todos os membros da equipe sabem seu papel em contribuir para o sucesso da equipe. Além disso, uma boa comunicação promove a construção de relacionamentos dentro da equipe e a produtividade geral.
Por outro lado, a má comunicação pode levar a conflitos e a um ambiente desmotivador que dificulta o crescimento da empresa.
Portanto, os líderes devem promover uma cultura de comunicação boa e precisa e buscar melhorar a comunicação dentro de sua equipe.
Ao contrário do que você possa pensar, isso não requer um investimento significativo de dinheiro, mas sim um esforço coletivo que deve começar dentro de você para priorizar a boa comunicação.
Se os benefícios de uma boa comunicação dentro de uma equipe parecem atraentes para você, teste as dicas que reunimos para melhorar a comunicação de sua equipe.
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Como melhorar a comunicação da equipe em 6 etapas
A comunicação eficaz da equipe é a chave para o sucesso quando você deseja desenvolver uma equipe de alto desempenho. Portanto, melhorar a comunicação deve ser um esforço coletivo.
Vamos começar com o básico! É isso que toda empresa deve buscar para ter uma excelente comunicação em equipe.
Absorva o que se aplica ao seu contexto de trabalho e comece a colher os frutos de uma comunicação incrível hoje.
1. Defina quais formas de comunicação funcionam melhor para sua equipe
Hoje em dia, as equipes vêm em todas as formas e feitios. Além de multidisciplinares, alguns trabalham 100% remotos, outros têm um sistema híbrido e outros continuam trabalhando presencialmente.
Se sua equipe tem a fantástica oportunidade de flexibilidade geográfica e de horário, é essencial definir quais formas de comunicação funcionam melhor para sua equipe.
Quais canais e ferramentas da equipe de comunicação você usa? Como você pode fazer com que todos se sintam incluídos e próximos, mesmo quando cada membro da equipe está em um canto oposto do globo?
Lembre-se dos dois estilos de comunicação - síncrono ou assíncrono (explicaremos mais adiante). Agora é hora de decidir como sua equipe os usará.
Recomendamos que tenha momentos semanais de comunicação síncrona, aproveitando as reuniões presenciais ou zoom e que as atividades do dia-a-dia sejam maioritariamente assíncronas.
Lembre-se: não existe uma maneira certa de fazer as coisas. O que funcionar melhor para sua equipe e suas particularidades é o que você deve aplicar!
2. Estabeleça etiqueta de comunicação
A comunicação é um desafio comum das equipes virtuais porque as equipes precisam aprender a se comunicar.
Todos devem saber exatamente como, quando e por que devem se comunicar.
Por exemplo, o e-mail deve ser preferido para tópicos que precisam ser registrados para referência futura. Nunca discuta assuntos essenciais no chat da empresa; Sempre envie e-mails!
Outra boa prática é convidar para as reuniões apenas pessoas que precisam estar presentes.
Nada é pior do que ter o dia inteiro bloqueado em reuniões inúteis – também conhecidas como reuniões que não exigem sua presença. Se você quiser que alguém saiba o resultado de uma reunião, envie um e-mail posteriormente.
Outra sugestão é deixar claro para todos os membros da equipe que eles não precisam responder a um e-mail, a menos que o remetente solicite explicitamente que o façam na mensagem original.
Quando você tem uma equipe espalhada por vários fusos horários ou trabalhando 100% remotamente, também precisa pensar mais sobre quando se comunicar.
Defina horários de reunião específicos em que todos possam estar, independentemente do fuso horário, e incentive os membros de sua equipe a definir horários de "ausência temporária" em seus calendários quando estiverem de férias.
Ter uma etiqueta de comunicação como essa ajuda a manter sua equipe focada no que importa, economizando um tempo precioso para tarefas mais significativas e reduzindo o estresse no trabalho.
Saiba como o estresse pode reduzir sua produtividade em nosso blog.
3. Crie momentos específicos para feedback
O feedback é importante. Mas não basta criar um espaço seguro onde todos se sintam à vontade para compartilhar preocupações, erros e aprendizados.
Além do feedback espontâneo, existem horários pré-estabelecidos para oferecer feedback aos membros da equipe. Pode ser útil para você bloquear esses momentos.
Embora as reuniões de equipe possam ser adequadas para feedback coletivo, 1:1s com gerentes são a oportunidade perfeita para dar e receber feedback de forma honesta e transparente. Certifique-se de que eles aconteçam regularmente!
Além disso, tente garantir que o feedback não seja unidirecional – você deve estar disposto a dar e receber feedback, seja positivo ou negativo.
Ao mesmo tempo, os funcionários devem ser incentivados a buscar e oferecer feedback.
Uma maneira de fazer isso é por meio de pesquisas anônimas. As pessoas muitas vezes se sentem intimidadas por ter que dizer o que pensam, mesmo que a atmosfera seja excelente. Ou talvez eles tenham sugestões de melhoria ou organização e precisem de mais coragem para compartilhá-las.
No final de cada ano, faça uma pesquisa anônima e incentive os membros de sua equipe a compartilhar seus pensamentos anonimamente.
Não se esqueça de definir a etiqueta de feedback sobre a qual falamos anteriormente para garantir que esses sejam momentos prazerosos para todos!
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4. Tenha 1:1s regulares
Além de dar e receber feedback, as reuniões individuais regulares são uma oportunidade para abordar alguns problemas e verificar o bem-estar de cada membro da equipe.
Eles também são uma ótima maneira de conhecer melhor seus superiores ou colegas e desenvolver relacionamentos colaborativos.
Como líder, não estamos pedindo que você assuma o papel de psicólogo, mas sim que se preocupe com o bem-estar de seus funcionários e demonstre isso.
Esta é uma qualidade obrigatória de um bom líder de equipe.
5. Organize atividades de team building
As atividades de formação de equipes foram introduzidas anteriormente como uma estratégia para melhorar a comunicação da equipe. No entanto, nossa proposta é um pouco diferente.
Em vez de organizar atividades de team building fora do horário de trabalho que ninguém quer fazer, tente promover atividades mais orgânicas com os membros da sua equipe.
Um piquenique na hora do almoço, um café da manhã prolongado uma vez por mês ou até mesmo um campeonato de jogos de tabuleiro fará com que seus colegas de trabalho se sintam mais confortáveis uns com os outros e se comuniquem melhor naturalmente.
6. Mantenha suas informações centralizadas
Um dos principais fatores da entropia é a falta de centralização das informações. Melhore a comunicação da sua equipe, garantindo que os dados estejam todos em um só lugar, organizados e disponíveis para todos.
Isso é particularmente útil para novos recrutas em sua equipe, que podem ser autônomos na busca de informações em vez de gastar tempo procurando por elas.
7. Tenha uma política de portas abertas
Você pode estar familiarizado com este, mas conseguiu implementá-lo?
No contexto do local de trabalho, uma política de portas abertas refere-se a uma abordagem na qual os gerentes ou superiores estão abertos a ouvir as perguntas, dúvidas, reclamações, sugestões e preocupações dos funcionários.
Uma política de portas abertas trata da acessibilidade aos escalões mais altos da hierarquia e da quebra das barreiras físicas e psicológicas que existiam entre chefe e funcionário.
Uma política de portas abertas visa incentivar uma cultura de comunicação aberta, honesta e transparente.
Dessa forma, funcionários e gerentes podem discutir e resolver uma ampla variedade de problemas de trabalho e local de trabalho com eficiência e garantir que todos se sintam ouvidos e conectados.
8. Seja transparente e evite jargões
Uma das melhores maneiras de melhorar a comunicação da equipe é priorizando a transparência. Além disso, na comunicação da equipe, evite usar jargões que possam confundir outros membros da equipe. Seja direto e claro.
Se todos forem honestos uns com os outros sobre suas expectativas, preocupações e emoções, a probabilidade de mal-entendidos diminui drasticamente.
Para os líderes, é imperativo ser transparente sobre o desempenho da equipe e da empresa. Isso criará um senso de propriedade para os funcionários, motivando-os a se esforçar para atingir seus objetivos.
Encontre a diferença entre metas de curto prazo e metas de longo prazo.
Também é essencial oferecer contexto aos membros da equipe e mostrar a eles a importância de seu trabalho. Procure sempre fazê-los entender o impacto de seu bom trabalho, fazendo-os se sentirem valorizados.
Peça ajuda! Não tenha medo de expressar vulnerabilidade e admitir seus erros também. Ninguém acredita que os gerentes são deuses. Como todos os humanos, eles cometem erros e também precisam de ajuda.
Pergunte com frequência como você pode ajudar e o que os preocupa. Isso também os incentivará a serem vulneráveis e pedirem sua ajuda, criando uma cultura de apoio mútuo entre a equipe.
9. Promova uma cultura de feedback constante
O feedback é uma das partes mais importantes da comunicação da equipe.
As pessoas precisam saber como estão se saindo em termos de desempenho para se manterem motivadas e engajadas.
Durante as reuniões 1:1, forneça feedback a cada membro da equipe e discuta suas expectativas de crescimento. Além disso, não se esqueça de aproveitar a oportunidade para perguntar se eles têm algum feedback sobre você.
No entanto, o feedback deve ser dado de mais do que qualquer forma. Você deve estar atento e seguir regras básicas que fazem toda a diferença.
Como dar feedback aos membros da sua equipe:
- Certifique-se de que seu feedback seja construtivo. Isso adiciona aprendizados importantes ao receptor e deixa espaço para melhorias? Se a resposta for sim, vá em frente!
- Esteja atento aos sentimentos deles. Seja gentil com suas palavras e trate seu colega com respeito, evitando ser crítico ou muito condescendente. Avalie suas reações e pare se eles se sentirem desconfortáveis.
- Peça permissão para dar feedback. Nem todos os momentos são apropriados para dar feedback e nem sempre é o momento certo para recebê-lo. Certifique-se de que todos estejam confortáveis antes de começar a falar.
- Seja específico. Evite ser vago e use exemplos para ilustrar o feedback que você dá.
- Justifique por que você está dando esse feedback. Certifique-se de que o receptor entenda o impacto de um determinado trabalho e por que é essencial melhorá-lo.
- Sugira os próximos passos concretos. Mais uma vez, seja específico.
10. Use ferramentas de comunicação digital
Quando olhamos para trás e nos lembramos de 2020, é difícil não pensar em como a tecnologia nos ajudou naquela época.
Muitas empresas já usavam ferramentas digitais para gerenciar equipes remotas, mas a pandemia acelerou essa digitalização.
As ferramentas de comunicação podem ajudá-lo a melhorar a comunicação com sua equipe, auxiliando em dois estilos de comunicação.
- Comunicação síncrona: conversas cara a cara, chats instantâneos, videoconferências e qualquer outra interação que aconteça em tempo real.
- Comunicação assíncrona: Tudo o que não precisa de uma resposta imediata, como e-mail, relatórios ou vídeos gravados.
Hoje em dia, o mundo do trabalho está passando por uma revolução. Cada vez mais empresas estão adotando acordos flexíveis em relação à presença física no escritório.
Quer você trabalhe presencialmente, híbrido ou totalmente remoto, estas são algumas das ferramentas que podem ajudá-lo a se comunicar de forma mais eficaz com sua equipe:
- Bate-papo instantâneo: Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Local de trabalho
- Ferramentas de compartilhamento de arquivos: Google Drive, Dropbox e OneDrive
- Sincronização de calendário: Google Agenda e Microsoft Outlook
- Videochamadas: Zoom, Google Meet ou Skype
As ferramentas de comunicação digital podem ser suas aliadas, mesmo se você trabalhar cara a cara.
Por exemplo, às vezes só faz sentido interromper seus colegas perguntando algo. Além disso, esta reunião não poderia ser um e-mail? Ou uma mensagem na sala de bate-papo interna da empresa? Esteja atento e aproveite as ferramentas que a tecnologia nos deu!
PONTA: Aumente a produtividade da equipe usando a melhor integração de controle de tempo do Google Agenda.
11. Priorize as videochamadas
Mesmo trabalhando remotamente, é bom manter a familiaridade entre os membros da equipe, pois isso facilita a comunicação. Portanto, você e os membros de sua equipe devem se ver durante as reuniões.
As videochamadas facilitam a comunicação lendo as expressões faciais e a linguagem corporal uns dos outros, evitando mal-entendidos e promovendo a conexão.
Claro, sempre haverá pessoas mais reservadas que preferem não ter a câmera ligada. Você deve explicar a eles a importância de usar o vídeo, mas se a opinião deles permanecer a mesma, respeite seus desejos.
12. Resolva conflitos rapidamente
Todos nós já tivemos um colega constantemente falando mal de outro ou até mesmo de seus chefes.
Essa insatisfação pode ter vários motivos, um dos quais é a falta de resolução de conflitos fundamentais, que depois aumentam e ficam intrigados.
Embora possam parecer irrelevantes, os conflitos no trabalho são como maçãs podres – começa com um, e a próxima coisa que você sabe, uma atitude de conversa fiada se espalhou.
A falha em resolver os problemas também aumenta a frustração, resultando em discussões ainda maiores mais tarde.
Evite tensões desnecessárias que criem uma atmosfera ruim e prejudiquem o desempenho de todos, resolvendo conflitos de forma rápida e eficaz.
Estabeleça uma conversa rápida e transparente e seja honesto com o colega com quem você discordou. Essa política de transparência e comunicação se espalhará para toda a equipe, afetando positivamente o ambiente geral da equipe.
Leia também como lidar com um funcionário preguiçoso e como lidar com um funcionário que reclama da carga de trabalho.
Conclusão
Uma boa comunicação é um dos pilares essenciais para o sucesso de uma equipe.
A má comunicação também é uma das principais razões pelas quais uma equipe pode não ter sucesso. Você pode melhorar a comunicação de sua equipe, garantindo que ela seja eficaz, saudável e honesta.
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