Produtividade empresarial reinventada: Maneiras de se manter à frente
A produtividade empresarial está sempre no topo da lista de prioridades de qualquer líder empresarial, e não só. Não é de surpreender que isso aconteça.
Os dados mostram que o desinteresse dos funcionários pode custar às empresas de médio porte da S&P entre US$ 228 e US$ 355 milhões por ano em produtividade desperdiçada. (Estudo da McKinsey com link no final do artigo.) Portanto, vamos nos aprofundar em alguns métodos práticos e comprovados que os líderes empresariais podem usar para aumentar a produtividade.
Neste artigo, você verá:
Conheça as métricas essenciais para avaliar e aumentar a produtividade dos negócios;
Descubra como a digitalização levou à maior produtividade em quatro setores de negócios nos EUA entre 1989 e 2019;
- Entenda como um simples rastreador de produtividade pode afetar muitos processos de negócios e aumentar a produtividade ;
Obtenha insights sobre hacks de produtividade não convencionais, desde estruturas planas até gamificação.
O que é produtividade empresarial?
A produtividade é a medida da produção de uma empresa em relação à entrada.
A macroeconomia explica que a produtividade dos negócios mede a eficiência com que uma empresa converte insumos, como capital e mão de obra, em resultados, como produtos ou serviços. A equação é o valor dos serviços e produtos produzidos dividido pela quantidade de mão de obra e capital usados em sua produção.
Portanto, as principais métricas que as empresas medem ao avaliar a produtividade dos negócios são a produtividade do capital e a produtividade da mão de obra. A produtividade do capital mede o capital físico, como matérias-primas, custos de energia, equipamentos de escritório, software e ferramentas de hardware, enquanto a produtividade da mão de obra mede os custos de mão de obra, horas de trabalho e outros.
Em geral, as empresas produtivas são capazes de gerar mais valor com menos desperdício, e não se trata apenas de fazer as coisas rapidamente, mas de fazer as coisas certas - as coisas que de fato movem a agulha de seus negócios.
Concluindo, a produtividade dos negócios refere-se à eficiência e à eficácia das operações de uma empresa. Trata-se de maximizar a produção, minimizando os insumos e fazendo isso de forma alinhada com as metas estratégicas da organização.
Principais métricas para medir a produtividade
Para maximizar a produtividade, há algumas métricas importantes que precisam ser avaliadas para garantir que você esteja medindo o impacto real em seus resultados.
Aqui estão alguns exemplos:
Produtividade da mão de obra: Essa é a métrica clássica de produtividade, que mede a produção por hora de trabalho. Ela pode ser calculada simplesmente com aplicativos de controle de tempo.
Taxas de conclusão de projetos: Para o trabalho baseado em projetos, o acompanhamento da porcentagem de projetos concluídos dentro do prazo e do orçamento é um importante indicador de produtividade. Isso ajuda a identificar gargalos e áreas em que são necessários mais recursos.
Produtividade total dos fatores (TFP): a TFP leva em conta não apenas a mão de obra, mas também os investimentos de capital, como equipamentos e tecnologia. É uma medida mais abrangente da eficiência com que uma empresa está usando todos os seus recursos.
Valor agregado bruto (GVA): O GVA mede o valor total dos bens e serviços produzidos por uma empresa menos o custo dos insumos intermediários. É uma métrica útil para avaliar a produtividade geral e a contribuição econômica de uma empresa.
Receita por funcionário: Essa métrica avalia a receita total gerada dividida pelo número de funcionários. É uma boa maneira de medir a produtividade geral e a lucratividade de sua força de trabalho.
Satisfação e engajamento dos funcionários: Embora sejam mais difíceis de quantificar, a satisfação e o envolvimento dos funcionários são fatores críticos de produtividade. Métricas como o Net Promoter Score (eNPS) e as taxas de absenteísmo dos funcionários podem lhe dar uma ideia do grau de motivação e comprometimento da sua equipe.
Utilização da capacidade: Essa métrica mede a porcentagem do total de horas de trabalho disponíveis que estão sendo realmente usadas de forma produtiva, para que você possa entender se a sua equipe está subutilizada ou superutilizada.
Ao monitorar regularmente essas métricas, você pode obter uma imagem baseada em dados da produtividade da sua equipe e tomar decisões informadas sobre onde concentrar as melhorias de produtividade.
A chave para melhorar a produtividade não é apenas medir a produtividade, mas usar essas medições para promover a melhoria contínua.
Por que a produtividade empresarial é importante?
Antes de entrarmos no âmago das estratégias de produtividade, é importante dar um passo atrás e abordar a questão de por que a produtividade empresarial é importante e qual é o impacto real em seus resultados.
Os benefícios de uma empresa altamente produtiva são nada menos que revolucionários. Aqui estão alguns benefícios:
Aumento da lucratividade: Quando a sua equipe está trabalhando a todo vapor, é possível fazer mais em menos tempo, o que se traduz em custos menores e lucros maiores. Em outras palavras, você está alcançando economias de escala. É uma equação simples, mas, ao aumentar a produtividade, sua empresa pode estar mais bem equipada para gerar lucros mais altos e cobrar preços mais baixos com os mesmos recursos investidos.
Vantagem competitiva: Uma das melhores e mais rápidas maneiras de se manter à frente da curva e superar seus concorrentes é adaptar-se e inovar rapidamente. Depois de aumentar a produtividade, você estará no caminho certo para chegar ao topo mais rapidamente do que a concorrência.
Alta agilidade e capacidade de resposta: As empresas produtivas geralmente são melhores em se comunicar e otimizar seus processos de tomada de decisão. Portanto, isso permite que os líderes e as equipes de negócios reajam rapidamente às mudanças do mercado, às necessidades dos clientes ou aos desafios internos.
Maior capacidade de inovação: Operações eficientes liberarão seu tempo e recursos que podem ser direcionados para P&D e inovação. Dessa forma, você estará promovendo um aprimoramento contínuo de produtos e serviços e, ao mesmo tempo, mantendo sua empresa na vanguarda do setor.
Maior envolvimento dos funcionários: Quando a produtividade aumenta por meio de processos eficientes e ferramentas melhores, os funcionários geralmente se sentem menos estressados e mais envolvidos. Isso aumenta o moral e a produtividade individual, o que leva a taxas de retenção mais altas, redução do absenteísmo e uma cultura empresarial mais forte.
Principais estratégias para aumentar a produtividade
1. Capitalizar a digitalização e a automação
Um estudo da McKinsey sobre produtividade revela que eles identificaram uma correlação de 70% entre o crescimento da produtividade e a adoção digital entre 1989 e 2019 entre as empresas dos EUA.
Os setores de informação, incluindo software, telecomunicações e publicação na Internet, tiveram o maior aumento de produtividade, com uma média de 5,5% de crescimento desde 2005.
Do outro lado do espectro, os setores liderados por serviços, como serviços de hospedagem e alimentação ou saúde, tiveram o menor crescimento de produtividade e estão entre os setores menos produtivos.
Fonte: Reacendendo a produtividade dos EUA para uma nova era, McKinsey.
A conclusão é simples: Comece a adicionar camadas de tecnologia a todos os seus processos, simplifique as operações e automatize todos os seus desperdícios de tempo.
A implementação de apenas uma ferramenta em nossa pilha de tecnologia pode atender a muitas necessidades comerciais. Por exemplo, um rastreador de tempo com IA pode fazer o seguinte por você:
Gere relatórios automaticamente sobre como o tempo é gasto nas tarefas para que você possa identificar rapidamente os bloqueadores operacionais e manter o controle da produtividade dos funcionários;
Gerencie melhor a alocação de recursos, com base no progresso em tempo real dos projetos;
Capture horas faturáveis caso precise faturar com precisão para os clientes ou identificar bloqueadores de lucratividade;
Gerencie todos os tipos de folgas sem um rastreador de férias adicional;
Gerar planilhas de horas da folha de pagamento automaticamente;
Entenda as tendências de produtividade pessoal e da equipe,
Fique por dentro da saúde mental da sua equipe acompanhando as horas extras;
Registre e informe todos os assuntos relacionados a tempo e produtividade sem alternar constantemente entre ferramentas com o Timeular, o aplicativo de controle de tempo mais fácil e inteligente.
Em essência, essa ferramenta determina o futuro de seu processo interno, identifica quais tarefas diárias consomem a maior parte das horas de trabalho, compreende os hábitos de trabalho, reconhece padrões e obtém uma compreensão mais profunda de para onde vai o tempo.
- Observe que, ao monitorar o tempo dos funcionários, é melhor escolher uma ferramenta antivigilância e que priorize a privacidade, como o Timeularpois há desvantagens consideráveis no monitoramento de funcionários.
2. Ajuste sua estratégia de negócios para corresponder à sua transformação digital
A pesquisa da McKinsey constatou que as empresas normalmente realizam apenas 25% a 30% do valor esperado da digitalização. O déficit, de acordo com a pesquisa, está na falta de atualização da estratégia ou do modelo de negócios para aumentar a transformação digital.
A mesma pesquisa constatou que as empresas de fronteira que aumentam a produtividade devido à digitalização estabelecem novas metas de negócios possibilitadas pela tecnologia. Em outras palavras, elas reconfiguram seus negócios para digitalizar operações que possam capturar os benefícios da tecnologia.
Portanto, depois de digitalizar os processos em sua própria empresa, para garantir o aumento da produtividade, você precisa ajustar suas estratégias de negócios.
Se a mudança para um modelo ou estratégia de negócios parecer um projeto complexo e extenso, aqui estão algumas etapas simples e pequenas para começar a aumentar a produtividade:
Comece identificando uma ou duas áreas-chave em que a tecnologia pode afetar significativamente a produtividade no local de trabalho. Por exemplo, se você possui uma empresa de varejo, pode começar implementando um sistema de gerenciamento de estoque para otimizar o controle de estoque e os processos de pedidos.
Implemente plataformas de colaboração digitalpara melhorar a comunicação e a produtividade entre os membros da equipe. Se você possui uma pequena agência de marketing, pode adotar ferramentas de gerenciamento de projetos com tecnologia de IA para otimizar os fluxos de trabalho e garantir o cumprimento dos prazos.
3. Criar uma força de trabalho preparada para o futuro
Os líderes vencem a guerra de talentos quando reconhecem o valor de seus funcionários, investem em seu desenvolvimento profissional e priorizam seu crescimento no trabalho. As opções disponíveis são: garantir e investir desproporcionalmente em talentos qualificados internamente para alavancar a tecnologia ou atrair os melhores talentos. Esse processo pode assumir várias formas:
- Oferecer oportunidades de orientação
- Investir em plataformas de aprendizado on-line
- Incentivar o treinamento multifuncional
- Inscrevê-los em campos de treinamento
A lista pode continuar, mas as principais características de uma força de trabalho preparada para o futuro são a adaptabilidade, a inovação e a capacitação dos funcionários para aproveitar as novas tecnologias para aumentar a produtividade.
4. Promover uma cultura consciente do tempo
Um dos maiores destruidores de produtividade é perder tempo em reuniões, com e-mails ou trabalhando sem uma estrutura ou estratégias de gerenciamento de tempo. Portanto, aqui estão algumas estratégias que contribuem para um melhor relacionamento com o tempo e uma melhor produtividade:
- Implemente um "dia sem reuniões": Designe um dia por semana em que não sejam permitidas reuniões internas, dando aos funcionários tempo ininterrupto para se concentrarem no trabalho profundo e nas tarefas individuais. A propósito, você sabe quantas horas de trabalho existem em um ano?
Adote uma política de "20% do tempo": Permita que sua equipe dedique 20% do tempo de trabalho a projetos autodirigidos relacionados às metas da empresa, estimulando a inovação e a criatividade e dedicando seu tempo ao que consideram mais importante e impactante para os negócios.
Implementar Timeboxing: Incentive os funcionários a alocar períodos fixos de tempo para tarefas específicas, pois isso os ajuda a aumentar o foco e a evitar horas extras ou atrasos nos projetos.
Programação baseada no biorritmo: Permita que os funcionários trabalhem durante suas horas mais produtivas com base em seus ritmos circadianos individuais, o que pode significar diferentes horários de início para diferentes membros da equipe.
Você sabia que até mesmo um método simples como o Don't Break the Chain (Não quebre a corrente), o método de produtividade que transformou Seinfeld em uma lenda, pode ter um grande impacto na produtividade da sua equipe?
Certifique-se de que o tempo deles seja bem gasto, gerenciando-o com aplicativos de controle de tempo automáticos, inteligentes e seguros.
Maneiras não convencionais de melhorara produtividade no local de trabalho
A produtividade é impulsionada por muitos elementos em um ambiente de trabalho. Ela pode ser resultado de como os funcionários se sentem em relação ao fracasso, se eles delegam tarefas ou não, ou de suas técnicas pessoais de produtividade ou da falta delas.
No entanto, há maneiras não convencionais e fáceis de aumentar a produtividade sem investir em tecnologia cara ou mudar completamente sua estratégia de negócios. Aqui estão alguns exemplos simples:
"Muros do fracasso": Crie espaços onde os funcionários possam compartilhar seus fracassos e lições aprendidas para que você possa promover uma cultura de experimentação e melhoria contínua.
Holocracia ou estruturas organizacionais planas: Implementar sistemas de autogestão que distribuam a autoridade e a tomada de decisões por toda a organização. As estruturas planas têm um alto potencial de gerar crescimento comercial e alta produtividade, pois aumentam a agilidade de uma empresa.
Adotar um ambiente de trabalho somente de resultados (ROWE): Concentre-se nos resultados em vez de nas horas trabalhadas e em outras métricas semelhantes, pois, dessa forma, você estará avaliando métricas que têm um impacto direto sobre a organização e dará aos funcionários mais autonomia sobre quando e como eles concluem suas tarefas.
Promova a cocriação com hackathons para processos internos: Organize eventos regulares em que equipes multifuncionais trabalhem intensamente na solução de desafios internos ou na melhoria dos processos da empresa.
Use a inteligência artificial para tarefas administrativas (e não apenas): Implemente ferramentas com tecnologia de IA para lidar com tarefas rotineiras e repetitivas para que você e sua equipe liberem tempo para trabalhos mais complexos e criativos.
Use a gamificação: Incorpore elementos semelhantes a jogos nos processos de trabalho para aumentar o envolvimento e a motivação, como sistemas de pontos, tabelas de classificação ou distintivos para concluir tarefas ou atingir metas.
Está mais do que na hora de você aumentar a produtividade
Agora você está equipado com algumas das estratégias mais eficazes para aumentar a produtividade da empresa. Lembre-se de que não é necessário implementar todas essas estratégias de uma só vez. Comece aos poucos, experimente técnicas diferentes e veja o que funciona melhor para sua equipe e sua empresa.
O segredo é manter-se consistente e comprometido com o processo. A produtividade não é uma coisa única - é uma jornada contínua que exige iteração e aprimoramento constantes. Aos poucos, você conseguirá enfrentar desafios maiores, inovar mais rapidamente e, por fim, obter mais sucesso para sua empresa.
PERGUNTAS FREQUENTES
O que se entende por produtividade nos negócios?
Produtividade nos negócios significa que uma empresa produz um resultado maior e mais lucrativo em relação ao insumo investido para obter o resultado.
Como você mede a produtividade da empresa?
Você mede a produtividade da empresa dividindo o valor dos serviços e produtos produzidos pela quantidade de mão de obra e capital usados em sua produção.
O que é uma empresa produtiva?
Um negócio produtivo refere-se à eficiência e à eficácia das operações de uma empresa. Em geral, as empresas produtivas são capazes de gerar mais valor com menos desperdício, e não se trata apenas de fazer as coisas rapidamente, mas de fazer as coisas certas - as coisas que de fato movem a agulha de seus negócios. Trata-se de maximizar a produção e, ao mesmo tempo, minimizar a entrada, fazendo isso de forma alinhada às metas estratégicas da organização.
Quais são os três tipos de produtividade?
Entre os tipos de produtividade, você encontrará a produtividade da mão de obra, a produtividade do capital ou a produtividade total dos fatores (TFP).
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