Os 4 Ds do gerenciamento de tempo: O que é e como usar
Você já passou por aqueles dias em que sente que não concluiu nada do que esperava alcançar? Embora um dia tenha 24 horas, é difícil converter suas horas de trabalho em produtividade absoluta.
Talvez você tenha explorado muitos métodos para melhorar, mas não parece ser o mais adequado. Os 4 Ds do gerenciamento de tempo podem melhorar sua perspectiva de produtividade e realmente desenvolver seu tempo e prazos.
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Ao longo deste artigo, você descobrirá a definição dos 4 D's do gerenciamento de tempo, seu significado e importância e, por fim, como aplicá-los aos seus projetos.
Quais são os 4 D's do gerenciamento de tempo?
Os 4Ds no gerenciamento do tempo são: Excluir, delegar, adiar e fazer. Essa é uma boa técnica de gerenciamento de tempo para categorizar e priorizar tarefas, ajudando a aumentar a produtividade e a eficiência, concentrando-se nas mais importantes e evitando a sobrecarga.
Em nosso guia, você pode ver como os 4 D's são semelhantes à matriz de gerenciamento de tempo.
Qual é o significado dos 4 D's do gerenciamento de tempo?
Antes de começar qualquer coisa, você precisa avaliar a tarefa e/ou ação e decidir em que categoria elas devem ficar. O que você verá é que, com 4D, sua produtividade aumentará significativamente e estabilizará seu trabalho no dia a dia.
Em última análise, isso ajuda os gerentes de produto a não serem confrontados com todas as tarefas ao mesmo tempo. Em vez disso, eles podem priorizar seu tempo e tornar seu dia ainda mais eficiente para tarefas mais importantes que exigem sua atenção.
Com a ajuda dos 4 D's do gerenciamento de tempo, você consegue manter a produtividade fluindo, o que melhora muito a expectativa do seu projeto. Com suas tarefas devidamente priorizadas, há uma nota muito positiva em relação à entrega do serviço/produto.
1. Excluir
Essa primeira ação permite que o gerente de projetos elimine quaisquer tarefas e/ou projetos sem importância de sua lista interminável. Tudo o que for atribuído a essa categoria representa algo que não vale seu precioso tempo.
Participar de reuniões desnecessárias que não o afetarão e dizer sim a todas as solicitações é algo que você pode evitar para ficar à frente dessas tarefas desnecessárias.
2. Delegado
Quando há uma tarefa importante a ser realizada, mas você se depara com algo que só pode ser concluído por você mesmo, esse é o momento de se envolver no segundo ato.
Delegar uma tarefa significa que você está atribuindo essa responsabilidade a outra pessoa em seu nome. Por exemplo, os relatórios são essenciais para documentar o progresso do projeto.
O ideal é delegar isso a um dos membros da sua equipe enquanto estiver lidando com assuntos urgentes.
3. Adiar
Essa terceira ação visa pausar qualquer tarefa que tenha sido atribuída a alguém porque não precisa ser realizada imediatamente.
Isso acontece quando há uma tarefa prioritária que precisa da atenção de todos. No entanto, isso não significa que essa tarefa não será concluída; em vez disso, ela será revisada quando houver tempo livre no pipeline da equipe.
Por exemplo, você não precisa ler todos os seus e-mails imediatamente. Você pode concluir tarefas mais importantes e, quando tiver tempo livre, poderá ler os e-mails pendentes.
4. Fazer
A quarta ação envolve a conclusão das tarefas que você tem disponíveis em seu pipeline. Normalmente, essas são tarefas urgentes que exigem sua atenção e devem ser concluídas o mais rápido possível.
Um exemplo perfeito é uma tarefa programada, como uma apresentação, em que você cumpre o prazo. Se você não respeitar as tarefas dessa quarta categoria, as consequências podem ser catastróficas.
Por que os 4 D's são importantes para o gerenciamento do tempo?
A importância por trás do estabelecimento dos 4 Ds do gerenciamento de tempo está na filtragem de tarefas para ajudar os gerentes de projeto. Todos os dias, eles precisam lidar com várias solicitações de diversas fontes, o que torna seu trabalho muito difícil.
É aí que os 4 D's do gerenciamento de tempo entram na conversa e transformam a forma como as tarefas diárias são organizadas. Com a atribuição de cada tarefa a uma categoria, você consegue manter tudo organizado e filtrado, o que significa que o projeto pode ser executado sem problemas durante todo o processo.
O que acontecerá é que o gerente de produto não se sentirá tão sobrecarregado devido à atribuição de tarefas. O objetivo principal é que todos permaneçam concentrados em trabalhar para concluir as tarefas em questão, bem como o projeto em si.
Finalmente, o gerenciamento do tempo será domado e, consequentemente, você atingirá o pico de sua produtividade.
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Como usar os 4 D's do gerenciamento de tempo
Antes de começar a executar qualquer tarefa, você deve dar uma olhada na sua lista de tarefas de uma forma mais completa. Você pode separar cada elemento por meio de um gráfico e inserir cada tarefa em cada categoria. Aqui está um exemplo de como você pode aplicar os 4 D's:
| Categoria | Tarefa |
|---|---|
| Delegado | Criação de um relatório |
| Fazer | Fazer uma apresentação |
| Adiar | Leia sua caixa de entrada |
| Excluir | Reuniões desnecessárias |
Essa é uma excelente ferramenta para otimizar seu tempo, pois você poderá exibir o que está em seu pipeline e ter uma visão clara do que deve ser priorizado. As demais tarefas também podem ser delegadas, adiadas e até eliminadas.
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No entanto, você deve estabelecer uma meta antes de se envolver em qualquer coisa. Por exemplo, o que você espera alcançar ao tirar proveito desse modelo? Quando encontrar a resposta para essa pergunta, você terá luz verde para seguir as etapas criadas para os 4 D's do gerenciamento de tempo.
Atribuir cada tarefa à sua categoria parece desafiador, mas é essencial para o desenvolvimento desse método e para o progresso de seu projeto. Lembre-se de que fazer essa difícil definição economizará horas imensuráveis de trabalho que poderiam ser usadas em suas tarefas urgentes e importantes.
Depois de superar esse desafio, você terá a prática necessária para seguir as demais etapas. Você e sua equipe estarão mais organizados e estruturados do que nunca.
Essa excelente ferramenta o ajudará a combater o esgotamento profissional e o estresse que você pode sentir quando está sobrecarregado com tarefas e organização.
Leia também: Como se organizar no trabalho quando se está sobrecarregado.
Conclusão
Ao final deste artigo, é importante reter que esse pode ser reconhecido como um método simples, mas sua eficácia pode ser surpreendente para alguns gerentes de projeto.
Se você deseja aumentar sua produtividade e assumir o controle do seu próprio tempo, os 4 D's são uma opção excepcional para você e para o progresso do ciclo de vida do seu projeto.
É fundamental entender que esse método pode não ser adequado para você, mas é preciso avaliar suas opções primeiro e considerar um teste com os 4 Ds.
Depois de formar suas opiniões sobre o assunto, você pode decidir o que é melhor para o seu caso específico.
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