8 praktycznych przypomnień o Timesheet dla Twojego zespołu
Czy wypełnianie kart czasu pracy na czas nie jest normą w Twoim zespole? Czy często zdarza Ci się wysyłać przypomnienia o złożeniu karty czasu pracy w piątek lub przed upływem terminu składania raportów płacowych, kiedy wolałbyś robić coś innego?
Rozumiem Cię. Wysyłanie przypomnień o czasie pracy nie jest przyjemne, ale może być - mam dla Ciebie kilka pomysłów. Podążaj za mną, aby dowiedzieć się, jak ułatwić sobie tę pracę.
Czym jest przypomnienie o timesheet?
Przypomnienie o karcie czasu pracy to szybkie powiadomienie, które przypomina pracownikom o terminowym wypełnieniu szablonów kart czasu pracy.
Głównym celem przypomnień o ewidencji czasu pracy jest pomoc pracownikom w dokładnym rejestrowaniu godzin pracy i przesyłaniu ich przed upływem terminu.
Terminowe składanie rozliczeń czasu pracy przynosi korzyści zarówno kierownikowi, jak i członkom zespołu. Frustracja menadżera związana ze ściganiem i odbieraniem zaległych timesheetów znika, podobnie jak strach pracownika związany z opóźnieniami w ich wypełnianiu.
A więc wygrana-wygrana, prawda? Przy okazji, na stronie Timeular wysyłamy automatyczne przypomnienia o ewidencji czasu pracy. To było moje w zeszłym tygodniu:
"Cześć Madalina,
Szybkie przypomnienie. Nadszedł czas na podsumowanie zeszłotygodniowej ewidencji czasu pracy.
W tej chwili zalogowałeś 33,4 z 40 godzin(83,5%).
Czy możesz dokładnie sprawdzić i uzupełnić brakujące wpisy czasu pracy lub wnioski urlopowe? Jeśli już to zrobiłeś, zignoruj to automatyczne przypomnienie.
Dzięki za aktualizację!
Ciepłe pozdrowienia,"
Dlaczego przypomnienia o ewidencji czasu pracy mają znaczenie?
Co się stanie, jeśli Twój zespół nie będzie terminowo rozliczał czasu pracy? Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę z negatywnych skutków, ale pozwól, że je wzmocnię:
- Może się to wydawać proste i transakcyjne, ale przypomnienia zapewniają zapłatę - szczególnie jeśli rozliczasz swój czas jako agencja lub freelancer na godziny lub po prostu chcesz być przejrzysty i wysłać ładny raport do swoich klientów.
- Zmniejsza liczbę błędów w przetwarzaniu listy płac. W rzeczywistości niedokładne i brakujące karty czasu pracy powodują straty w wysokości ok. 7,5 miliarda dolarów w amerykańskim sektorze usług profesjonalnych w ciągu jednego dnia. Tak, właśnie w ten sposób przypomnienia o timesheetach mogą zmniejszyć straty w procesie płacowym.
- Zapobiega utracie zysków poprzez rejestrowanie całego rozliczanego czasu, który rzadko jest w 100% dokładny. To samo badanie wykazało, że jedna na pięć rozliczanych godzin nie jest rejestrowana.
- Dostarcza kluczowych danych - dokładna ewidencja czasu pracy pracowników pomaga w podejmowaniu decyzji opartych na danych, przydatnych w alokacji zasobów lub nowym kierunku projektu, aby utrzymać go na właściwym torze lub rentowności.
- Usuwa tarcia - bądźmy szczerzy, nikt nie jest fanem mikrozarządzania. Lepiej jest otrzymywać automatyczne przypomnienia o rozliczeniu czasu pracy, niż nieustannie dokuczać pracownikom, by złożyli swoje rozliczenia.
- Zapewnia zgodność z przepisami, co w niektórych branżach jest wymogiem określonym w prawie pracy, a nie wyborem.
Przeczytaj teraz: Karty czasu pracy dla wielu pracowników
Skuteczne przypomnienia o ewidencji czasu pracy
Wysyłanie automatycznych przypomnień za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu pracy
Najprostszą metodą, która eliminuje tarcia w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, jest uczynienie jej tak łatwą i przyjemną, że przypomnienia nie są potrzebne. Dzięki wszechstronnemu i w pełni zautomatyzowanemu oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, takiemu jak Timeular (👋), cała ta praca jest wykonywana za Ciebie i Twój zespół.
Wyjaśnię, jak działa ten proces:
Krok 1: Twój zespół wykonuje swoją pracę jak zwykle, a aplikacja do śledzenia czasu oparta na sztucznej intelig encji zbiera dla nich wszystkie zadania w tle.
Krok 2: Otrzymają oni sugestie AI dotyczące czasu pracy w oparciu o korzystanie z aplikacji, odwiedzane strony internetowe i wpisy w kalendarzu - wystarczy jedno kliknięcie, aby zaakceptować zadanie, a arkusz czasu pracy jest gotowy!
Krok 3: W przypadku, gdy pracownik zapomni zaakceptować sugestie AI, otrzyma impuls w postaci cotygodniowych lub comiesięcznych automatycznych przypomnień.
Martwisz się o prywatność? Upewnij się, że zaznaczyłeś pola takie jak prywatność pracowników i zgodność z przepisami przy wyborze oprogramowania do śledzenia czasu pracy. Timeular Przykładowo, oprogramowanie do śledzenia czasu pracy przechowuje dane wyłącznie na urządzeniu lokalnym, a nie w chmurze, co zapewnia maksymalną ochronę, a także posiada politykę przeciwdziałania inwigilacji, która chroni śledzone dane pracowników.
Krok 4: Koniec z domysłami! Timesheety są na wyciągnięcie ręki i można je pobrać, gdy tylko są potrzebne, bezpośrednio z aplikacji; nie jest wymagana żadna inna ingerencja.
Co więcej, zautomatyzowane narzędzie do śledzenia czasu pracy, takie jak Timeular , może być wykorzystywane przez menedżerów jako oprogramowanie do śledzenia nadgodzin lub WOM.
Wyeliminuj utrudnienia w prowadzeniu ewidencji czasu pracy dzięki przechwytywaniu czasu i automatycznym przypomnieniom opartym na sztucznej inteligencji.
Automatyzacja przypomnień Slack
Z 18 milionami użytkowników Slack do tej pory, wątpię, byś o nim nie słyszał, możesz nawet pokochać wiadomości Slack. Oto kilka sposobów na wysyłanie przypomnień przez Slack:
Opcja 1: Ustaw przypomnienie, aby zachęcić pracowników do przesłania kart czasu pracy (dla jednego lub wielu pracowników), np: / reminder @Karolina or #growth-team to submit their timesheets at 9 am every Monday.
Opcja 2: Wysyłanie dowcipnych i zabawnych przypomnień na kanale zespołu. Mogą to być memy lub GIF-y podobne do tych, które sprawiają, że Twój zespół klika i tyka.
Opcja 3: Wysyłaj automatyczne przypomnienia o timesheetach, ustawiając automatyzację za pomocą Zapier lub Geekbot. Wszystko gotowe - każdy otrzyma przypomnienie w swojej strefie czasowej.
Jeśli korzystasz z Microsoft Teams, sprawdź ich zasady dotyczące przypomnień lub użyj aplikacji Teamsreminder.
Wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniem o ewidencji czasu pracy
Wiadomość e-mail z przypomnieniem o rozliczeniu czasu pracy może być bardzo przydatna. Zachęcam do wzięcia pod uwagę, że mamy skłonność do ignorowania wiadomości e-mail, do których się przyzwyczailiśmy, zwłaszcza jeśli są one wysyłane w tym samym czasie z tym samym tematem i treścią. Warto więc od czasu do czasu coś u rozmaicić. Poproś ChatGPT o kilka świeżych pomysłów, które pobudzą do działania i zmień godzinę lub dzień, w którym je wysyłasz, aby zaskoczyć swój zespół.
Huh, i nie zapomnij dodać własnego przypomnienia, aby przypomnieć zespołowi. Pamiętaj, że zawsze warto zautomatyzować przypomnienia o grafiku, jeśli nie lubisz e-maili lub Twój zespół na nie nie reaguje.
Wiadomość e-mail z przypomnieniem o ewidencji czasu pracy:
#1 Temat: Wysłałeś już timesheet? 👀
Szczęśliwego poniedziałku! Witamy z powrotem w pracy! Zanim zaczniesz nowy tydzień, rozgrzej się, wypełniając karty czasu pracy.
Nadszedł czas, aby poinformować naszych klientów, że pracowaliśmy nad ich projektami! 🙂
#2 Temat: Już prawie sobota! Uhm, zapomniałeś czegoś?
Przed weekendem wykreśl ze swojej listy przesyłanie timesheetów. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że do poniedziałku zapomnisz, nad czym i jak długo pracowałeś.
Podziękujesz sobie później.
Ustawianie przypomnień kalendarza
Założę się, że zapomniałeś o niezliczonych rozmowach telefonicznych tylko po to, by przypomniało Ci o nich powiadomienie z kalendarza. Ustawienie przypomnień z Kalendarza Google dla całego zespołu lub firmy może być dobrym rozwiązaniem także w przypadku przesyłania timesheetów. Zaplanuj powtarzające się przypomnienia, aby zachęcić pracowników do śledzenia swojego czasu i wysyłania dokładnych raportów czasu pracy.
W takim przypadku można skonfigurować dwa różne przypomnienia o ewidencji czasu pracy: Jedno w poniedziałek, aby przypomnieć im o korzystaniu z oprogramowania do śledzenia czasu pracy (jeśli tak jest), a drugie w piątek przed upływem terminu składania arkuszy czasu pracy. Przypomnienia z Kalendarza Google można zastąpić programem Outlook lub inną platformą.
Bądź świadomy ryzyka związanego z odrzuceniem, ponieważ wśród stosu innych powiadomień, jeśli przypomnienie o arkuszu czasu pracy nie jest pilne, zespół może równie dobrze je zignorować. Rozważ więc zachętę - agencja z Brazylii zachęcała swój zespół darmowymi napojami gazowanymi lub piwem. Wybierz własną.
Wysyłanie memów przypominających o rozliczeniu czasu pracy
Humor to bardzo dobry sposób na rozładowanie napięcia związanego ze składaniem rozliczeń czasu pracy. Tak więc, swobodnym sposobem przypominania pracownikom o składaniu timesheetów jest wysyłanie zabawnych przypomnień o timesheetach. Możesz wzbogacić swoją wiadomość zabawnymi memami z Pinteresta lub Gify za pośrednictwem wiadomości Slack lub innych kanałów komunikacji.
Alternatywnie, jeśli wysyłasz przypomnienia o grafiku indywidualnie, nadaj im bardziej osobisty charakter. Wybierz mema z postacią filmową, którą lubią - docenią personalizację i może nawet od razu wypełnią ten arkusz czasu! Pamiętaj , że wysyłanie przypomnień o timesheetach może czasami irytować; nie chcesz wysyłać mema, który zostanie źle zinterpretowany. Wybierz więc odpowiedni humor dla odbiorcy.
Wysyłanie wiadomości tekstowych
Choć metoda ta jest często wymieniana wśród zalecanych opcji, które można znaleźć w innych artykułach, muszę powiedzieć, że nie jest to metoda, za którą opowiadamy się na Timeular. Uważamy, że najpierw potrzebna jest zgoda pracownika na wysyłanie przypomnień za pośrednictwem wiadomości tekstowych na jego osobisty telefon (chyba że jest to telefon służbowy).
Jeśli jednak masz dostęp do narzędzia do masowego wysyłania wiadomości i wszystkie szczegóły dotyczące prywatności, oto szablony przypomnień o arkuszach czasu pracy:
Hej - oto przypomnienie o rejestrowaniu czasu pracy i przesyłaniu kart czasu pracy na dany tydzień. Do dzieła!
Cześć - najwyższy czas wypełnić ten tygodniowy arkusz czasu pracy, ponieważ jest on wymagany dzisiaj. Do dzieła! 👀
Ustne przypominanie pracownikom o konieczności składania kart czasu pracy.
Ile razy i na ile sposobów mógłbyś powiedzieć pewną rzecz podczas cotygodniowych rozmów lub gdy spotykasz kogoś na korytarzu?
Powiedziałbym, że jest to nieefektywne, więc sugerowałbym pozostawienie tego automatycznym przypomnieniom o arkuszach czasu pracy, aby wysyłały powiadomienia push zamiast ciebie.
Niemniej jednak, jeśli chcesz wzmocnić swój przekaz werbalnie, wyrażaj potrzebę przesyłania ich arkuszy czasu tyle razy, ile uznasz za konieczne. 🙂
Co zrobić, gdy karty czasu pracy nie są wysyłane?
W połączeniu z faktycznymi przypomnieniami, przypominaj pracownikom podczas spotkań 1:1 lub wysyłaj delikatne przypomnienia w kanale komunikacji 1:1. Jeśli zachowanie nie ustąpi, rozwiąż ten problem, po prostu pytając swój zespół, co powoduje te opóźnienia.
Mogą nie wiedzieć, jak korzystać z oprogramowania do śledzenia czasu pracy lub co liczy się jako zadanie do dodania do karty czasu pracy. Mogą mieć trudności z zapamiętywaniem zadań. Znajdź rozwiązania, które im pomogą.
Spróbuj także zrozumieć, czy proces nie działazgodnie z oczekiwaniami. Czy wysyłasz powiadomienia na czas, aby pracownicy mieli wystarczająco dużo czasu na wypełnienie kart czasu pracy? Być może ręczne śledzenie czasu pracy jest uciążliwe, więc wolą je pominąć i skupić się na pracy. Niezależnie od przyczyn, wyjdź poza powierzchnię i podejdź do procesu holistycznie. To zrobi różnicę.
Dlaczego nikt nie lubi wypełniać kart czasu pracy?
Łatwo jest założyć, że pracownik "celowo" zapomina o wypełnieniu karty czasu pracy, zmuszając Cię do systematycznego wysyłania wielu przypomnień. Należy jednak zrozumieć przyczyny takiego zachowania.
W ten sposób poprawisz to, co przeszkadza Twojemu zespołowi podczas składania kart czasu pracy. Przyjrzyjmy się niektórym z tych wyzwań:
Zapominanie o składaniu kart czasu pracy
Wszyscy pracujemy, aby osiągnąć kolejny cel, cel wzrostu lub opracować nową fajną funkcję, która będzie miała wpływ na klientów. Jeśli składanie kart czasu pracy znajduje się na samym dole listy priorytetów i nie ma żadnych procesów związanych z tą czynnością, każdy pracownik zapomni o ich wykonaniu.
Pamiętaj, że pamięć nie jest tak niezawodna, jak mogłoby się wydawać, chyba że masz wiele nawyków.
Jak to naprawić: Zbuduj proces wokół składania kart czasu pracy, aby wyeliminować wszelkie niejasności z tym związane. Nie musi to być nauka o rakietach, ale jest to tak proste, jak poniższe kroki:
- Kiedy: Poinformuj pracowników, kiedy należy składać karty czasu pracy i ustaw przypomnienia, aby ułatwić im ten proces.
- Co: Napisz wytyczne dotyczące procesu określające, co należy śledzić: rozliczane godziny, e-maile lub spotkania z klientami, badania projektów itp. Postaw sprawę jasno, podając praktyczne przykłady tego, co powinno być rejestrowane, a co nie.
- Jak: Może to być zapisywanie w ręcznych arkuszach czasu pracy, takich jak Excel, G-Sheets lub po prostu skonfigurowanie oprogramowania do śledzenia czasu pracy w celu automatycznego przechwytywania zadań.
Pracownicy nie rozumieją, co jest dla nich korzystne.
Wypełnianie kart czasu pracy jest często postrzegane jako praca administracyjna, co nie jest pożądane, prawda? Słyszałem nawet, jak ludzie w naszym zespole wspominali, że nie lubią śledzenia czasu pracy, ponieważ tak naprawdę nie rozumieją jego celu. Przemyśl to teraz w kontekście tego, że jesteśmy maniakami zarządzania czasem. 😱
To nie ja to mówię, ale Simon Sinek, zaczynając od "dlaczego", kształtuje zachowania w kierunku osiągania długoterminowych wyników.
Jak to naprawić: Jasno przedstaw korzyści płynące z przesyłania timesheetów. Korzyścią z terminowego wysyłania dokładnych kart czasu pracy może być poprawa produktywności, dokładne przetwarzanie listy płac i otrzymywanie wynagrodzenia na czas. Inne to identyfikacja marnotrawców czasu i blokad, które wyeliminują opóźnienia w realizacji projektów.
Timesheety są zbyt żmudne
Szczerze mówiąc, rejestrowanie wszystkich zadań i zapisywanie ich ręcznie jest monotonne i uciążliwe. W jednej chwili piszesz brief, a w następnej jesteś w trakcie spotkania z zespołem lub rozmowy z klientem.
Tak więc poświęcanie czasu na wypełnianie raportów i składanie kart czasu pracy nie jest ani realistyczne, ani pożądane. Zwłaszcza jeśli nasze dni są wypełnione przełączaniem kontekstu i wielozadaniowością, pojawia się kolejna warstwa złożoności.
Jak to naprawić: zautomatyzuj przypomnienia o ewidencji czasu pracy za pomocą automatycznego narzędzia do śledzenia czasu pracy. Takie narzędzie będzie wysyłać automatyczne przypomnienia, a nawet rejestrować całą pracę zespołu w tle.
Arkusze czasu są bronią przeciwko nim
Nie potrafię znaleźć powodu , dla którego członkowie zespołu mieliby przesyłać swoje timesheety, jeśli czują się stale zagrożeni. Jeśli będziesz wnikliwie sprawdzać każdą przesłaną przez nich kartę czasu pracy, zaczną wysyłać sfabrykowane karty.
W ten sposób nie będziesz już mieć jasnego przeglądu produktywności, co utrudni dokładne prognozy.
Jak to naprawić: Oceniaj wyniki pracy zamiast tego, jak zespół spędza czas. Pozwoli to zespołowi czuć się bezpiecznie podczas śledzenia czasu pracy. Nie komentuj ich przerw lub faktu, że oszacowałeś 4 godziny na wykonanie zadania, a oni skończyli w 3 godziny lub przeciążając ich zadaniami.
Oczywiście, jeśli występują problemy z zarządzaniem czasem i wydajnością, będą one rozwiązywane w inny sposób. Zachęcamy do zapoznania się z naszymi przewodnikami na temat efektywnego zarządzania czasem lub nauki zarządzania czasem w pracy.
Uczyń to tak łatwym, że pokochają to
Wysyłając kolejne przypomnienie o ewidencji czasu pracy, zadaj sobie pytanie, czy proces przesyłania ewidencji czasu pracy jest łatwy, a zespół otrzymuje to, co jest dla niego ważne.
- Poinformuj swój zespół o wpływie przedkładania ewidencji czasu pracy na ich własne wynagrodzenie na ich obciążenie pracą, które można dostosować, lub na przestrzeganie przepisów prawa pracy;
- Zautomatyzuj proces w jak największym stopniu. Karty perforowane i Excele, które są przekazywane od jednego członka zespołu do drugiego, powodują zbyt duże tarcia, a ich wypełnianie nie sprawia żadnej przyjemności.
- Rozważ przejście na oprogramowanie do automatycznego śledzenia czasu pracy, takie jak Timeular , które za pomocą kilku kliknięć rejestruje cały czas pracy zespołu.
TimeularAI przechwytuje całą pracę w tle i wysyła sugestie do kalendarza. Kliknij, zaakceptuj, gotowe! Ponadto automatycznie wysyła przypomnienia o grafiku!