Jak zwiększyć produktywność: 16 praktycznych wskazówek
Zwiększenie produktywności jest obecnie nadrzędnym celem każdej firmy i profesjonalisty.
Będąc powszechną miarą wzrostu i rozwoju jednostki (i pracownika), jest to czynnik, który jest bardzo brany pod uwagę. Indywidualna poprawa produktywności przełoży się również na poprawę pracy zespołu.
Pobierz bezpłatną kopię, aby odkryć najważniejsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
Czasami poszukiwanie produktywności może stać się mniej niż zrównoważone. Ludzie są wypaleni, jeśli nie są prowadzeni dobrą ścieżką w kierunku produktywności.
Przedstawione tutaj strategie i wskazówki koncentrują się na znalezieniu równowagi między skutecznymi sposobami na zwiększenie produktywności i mądrzejszą pracę. Dowiedz się, jak zwiększyć swoją produktywność.
Jak zwiększyć produktywność
1. Korzystaj z narzędzi do śledzenia produktywności
Jest to jeden z najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności, ponieważ będziesz mierzyć, jak spędzasz swój czas!
Korzystaj ze wszystkich dostępnych narzędzi, ale szczególnie wykorzystuj aplikacje do śledzenia produktywności, takie jak Timeular.
Narzędzia te są bardzo pomocne w ocenie sytuacji: pomagają poznać rytm pracy i potrzeby, śledząc, ile czasu zajmuje określone zadanie i pomagają upewnić się, że realizujesz swoje cele. Mierzenie czasu to nawyk, który można rozwinąć, aby być coraz bardziej produktywnym w przyszłości.
Zbuduj nawyk za pomocą pamięci mięśniowej i silnego fizycznego przypomnienia. Wszyscy nowi użytkownicy otrzymują 2 miesiące bezpłatnej subskrypcji po podłączeniu nowego trackera.
2. Jasno określ, co musisz zrobić
Istnieje wiele sposobów na zwiększenie produktywności. Zacznijmy od podstaw.
Produktywność w miejscu pracy lub w godzinach pracy zależy od wielu elementów codziennego życia. Im lepiej przygotujesz się z wyprzedzeniem i sprecyzujesz, co dokładnie chcesz, potrzebujesz lub powinieneś zrobić, tym łatwiej i szybciej zaczniesz działać.
Ludzie, którzy zmagają się z byciem i pozostaniem produktywnymi, często pomijają tę fazę przygotowań.
Pomocne może być przygotowanie listy rzeczy do zrobienia, posiadanie planera (analogowego lub cyfrowego) do planowania spotkań i zadań oraz stosowanie technik takich jak time boxing.
Uporządkuj swój harmonogram i korzystaj z narzędzia do śledzenia czasu, aby mieć pewność, że wykonujesz zadania w odpowiednim czasie. W życiu osobistym upewnij się, że wszystko jest zorganizowane w sposób, który pomoże ci uniknąć rozpraszania uwagi.
3. Zaprzestanie wielozadaniowości
Prawdopodobnie słyszałeś to już wcześniej i miejmy nadzieję, że już w to wierzysz: wielozadaniowość szkodzi Twojej produktywności.
Żonglowanie wieloma zadaniami jednocześnie nie jest tak produktywne, jak mogłoby się wydawać. Skupienie się na jednym zadaniu w danym momencie sprawi, że zostanie ono wykonane na wyższym poziomie i w krótszym czasie, umożliwiając płynne przejście do następnego zadania. Wielozadaniowość to marnowanie energii i czasu.
4. Wejdź w głęboką pracę
Głęboka praca jest przeciwieństwem wielozadaniowości lub ciągłego przełączania kontekstu. W trybie pracy głębokiej celowo poświęcasz całą swoją uwagę jednemu zadaniu na raz, co przynosi wiele korzyści, takich jak szybsze wykonywanie zadań, bardziej sumienna praca lub zwiększona kreatywność.
Zaplanuj sesję głębokiej pracy każdego dnia, aby zapewnić, że co najmniej dwie lub trzy godziny dziennie będą spędzane w 100% produktywnie. Aby zarządzać czasem podczas sesji głębokiej pracy, skorzystaj z naszego darmowego timera Pomodoro, który automatycznie śledzi czas sesji pracy i przerw.
5. Wyznaczanie realistycznych celów
Nie sabotuj siebie od samego początku. Produktywność nie istnieje na statycznym polu gry.
Duże projekty mogą łatwo stać się onieśmielające, nawet jeśli nie wyglądają tak na początku. Cele muszą być zrozumiałe i osiągalne, ale przede wszystkim powinny być jasno określone.
Zadaj sobie pytanie, czy masz dostępne zasoby, aby osiągnąć to, czego potrzebujesz i podziel swoje zadania na łatwiejsze do zarządzania mniejsze. Będziesz wykonywać zadania, osiągać cele i czuć się bardziej produktywny.
WSKAZÓWKA: Poznaj różne techniki ustalania priorytetów, których możesz użyć w celu zwiększenia produktywności.
6. Nauczyć się ustalać priorytety zadań
Umiejętność ustalania priorytetów zadań to kolejny sposób na zwiększenie produktywności. Wystarczy zidentyfikować najpilniejsze zadania, które muszą zostać wykonane, co jest bardzo sprytnym posunięciem strategicznym, które pomaga zwiększyć produktywność.
Priorytety można ustalać na kilka różnych sposobów. Musisz tylko zastosować metodę, która działa najlepiej dla Ciebie. Na przykład:
- Ustal priorytety według terminów.
- Ustal priorytety według pilności.
- Ustal priorytety według ważności.
Istnieje kilka metod organizacji obciążenia pracą. Czy wiesz, że nieodpowiednie ustalanie priorytetów jest odpowiedzialne za przeciążenie pracą? Wybierz jedną z nich i spróbuj!
Pobierz bezpłatną kopię, aby odkryć najważniejsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
7. Najpierw rób najtrudniejsze rzeczy
Kuszące jest unikanie trudnych, cięższych i czasochłonnych zadań, ale prawda jest taka, że podejmując się najpierw najtrudniejszych projektów, zwiększysz swoją motywację i skupienie na resztę dnia.
Wrócimy jeszcze do tego punktu, ale staraj się wykonywać te większe i bardziej czasochłonne zadania w porze dnia, w której jesteś najbardziej produktywny. Dla większości ludzi jest to pierwsza rzecz rano.
Czy słyszałeś o technice "zjedz żabę"? Nazwana na cześć cytatu Marka Twaina, "zjedz żywą żabę z samego rana, a nic gorszego nie przytrafi ci się przez resztę dnia", technika ta polega na rozpoczęciu dnia od wykonania "najgorszych" zadań. "Najgorsze" zostanie wykonane raczej wcześniej niż później, a reszta dnia wyda się łatwiejsza do rozwiązania.
8. Delegowanie zadań w razie potrzeby
Jeśli jesteś liderem zespołu, ten punkt jest jeszcze ważniejszy, ale nawet jeśli pracujesz sam, być może będziesz musiał rozważyć outsourcing.
Pozwoli ci to skupić się na projektach o większym znaczeniu. Zaplanuj i dostosuj zadania, które są dla ciebie ważne i pilne do pracy, oraz te, które, choć nie tak ważne, nadal muszą być wykonane, do delegowania.
Jeśli zmagasz się z delegowaniem zadań, przeczytaj ten post i dowiedz się, jak to zrobić .
9. Ogranicz rozpraszanie uwagi
Rozpraszanie się podczas pracy lub zwlekanie jest bardzo normalne, a skupienie nie zawsze przychodzi naturalnie. Ale szczerze mówiąc, wszyscy moglibyśmy włożyć trochę więcej wysiłku w walkę z rozproszeniami. Wyłącz telefon, wybierz tryb samolotowy i korzystaj z aplikacji trybu skupienia lub technik takich jak Pomodoro.
Technika Pomodoro jest powszechnie stosowana w celu zapobiegania rozpraszaniu uwagi i wykonywania zadań. Korzystając z timera Pomodoro, ustaw czasowe sprinty trwające 25 minut. Podczas tego bloku czasu będziesz koncentrować się na zadaniu. Świadomość, że musisz skupić się tylko przez krótszy czas, jest doskonałym sposobem na ćwiczenie zdolności koncentracji przez dłuższe bloki czasu.
Przeczytaj również: Najlepsze alternatywy dla metody Pomodoro
10. Ustawianie przypomnień
Ustawianie przypomnień w telefonie lub aplikacji zwiększającej produktywność. Posiadanie listy przypomnień jest bardzo pomocne, jeśli szybko określisz konkretne działania, które musisz podjąć i dlaczego są one ważne.
Oznacza to, że fundamentalne znaczenie ma nadanie przypomnieniom pewnego kontekstu, ponieważ szybciej będzie można zidentyfikować, co jest potrzebne do podjęcia działań i zwiększenia produktywności.
11. Upewnij się, że robisz przerwy
Bycie "produktywnym" niekoniecznie oznacza siedzenie w miejscu przez osiem godzin bez przerwy. Można to robić przez dzień lub dwa, ale człowiek nie jest i nie może być robotem. W końcu się wypalisz.
Produktywność to przede wszystkim flow. Chodzi o poznanie swoich ograniczeń i bycie świadomym tego, jak poruszać się w ramach własnych ograniczeń.
Może trzeba robić 10-minutowe przerwy po każdych 50 minutach skupienia. A może możesz pracować przez cztery godziny bez problemu, ale potem musisz zrobić sobie popołudniową przerwę przed kolejną sesją pracy.
Bycie produktywnym nie może opierać się na czyichś nawykach lub sposobie robienia rzeczy. Chodzi o poznanie siebie i wykorzystanie swoich nawyków na swoją korzyść. Jednym z wyjątków, który można utrzymać, jest to, że kiedy przechodzisz przez dobry przepływ, stan bezwysiłkowej i skutecznej produktywności, najlepiej nie przerywać sobie.
Czy wiesz, że robienie przerw pomaga zmniejszyć stres? Poznaj najczęstsze przyczyny stresu w pracy.
Możesz także wypróbować zasadę pięciu minut. Działa ona na zasadzie obietnicy poświęcenia zaledwie pięciu minut na wykonanie określonego zadania. W ten sposób eliminujesz wiele wymówek, które powstrzymują cię nawet przed rozpoczęciem czasami okropnego zadania. Prawie każdy może poświęcić zaledwie pięć minut na napisanie wiadomości e-mail, odpisanie na wiadomości, nakreślenie czegoś lub uporządkowanie notatek, by podać tylko kilka przykładów.
Technika ta jest pomocna, ponieważ zwykle po zakończeniu pięciu minut motywacja do kontynuowania pozostaje. Nawet jeśli przejdziesz do innego produktywnego zadania, małe zadania wykonane w ciągu pięciu minut mają duży wpływ na ogólną motywację i nastawienie na produktywność, ponieważ mniejsze zadania są tymi, które odkładamy najczęściej.
12. Podziel się tym, co robisz, aby uzyskać informacje zwrotne
Informacje zwrotne są niezwykle ważne, a wiele czasu można zaoszczędzić dzięki jednej rozmowie, w której ktoś wyraźnie wskaże, że coś nie działa tak, jak powinno. Może to nie być łatwe do usłyszenia w tej chwili, ale będziesz za to wdzięczny później.
Otrzymywanie informacji zwrotnych i wprowadzanie ich w życie jest ważne dla każdego, aby się rozwijać, zarówno pod względem zawodowym, jak i osobistym. Konstruktywna krytyka pomaga zwiększyć produktywność, ponieważ pomaga uniknąć błędów i marnowania czasu w przyszłości.
13. Zaplanuj dzień pracy strategicznie
Każdy z nas ma inny rytm. Niektórzy ludzie są bardzo produktywni zaraz po przebudzeniu, a inni są nocnymi markami. Niezależnie od tego, co preferujesz, musisz po prostu sprawić, by działało to na twoją korzyść. Zwróć uwagę na to, kiedy jesteś najbardziej produktywny w pracy i zaplanuj najtrudniejsze zadania na ten okres.
Jeśli dotyka Cię słynna przerwa energetyczna po obiedzie, wykorzystaj ten czas na wykonywanie zadań, takich jak sprawdzanie wiadomości e-mail, sprzątanie biurka, wykonywanie zadań administracyjnych itp. "Łatwiejsze" rzeczy, które nie wymagają 100% skupienia.
Elastyczna i hybrydowa praca promuje koncepcję pracy i rzeczywiście promuje elastyczność i produktywność. Ludzie są odpowiedzialni za swój czas i harmonogram.
Niektórzy pracownicy pracują najlepiej rano, podczas gdy inni osiągają szczyt produktywności po obiedzie. Teraz mamy większą swobodę działania: określenie, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni i zorganizowanie codziennego harmonogramu w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać te szczytowe okresy energii, jest doskonałym sposobem na zwiększenie produktywności.
Przeczytaj także: Jak praca zdalna wpływa na produktywność?
14. Odkryj aplikację zwiększającą produktywność, która sprawdzi się w Twoim przypadku
Dotarliśmy do części tej listy sugestii, które należy wprowadzić w życie z czasem, gdy osiągniesz mocne tempo na tej ścieżce w kierunku stanu bycia zorganizowanym.
Po znalezieniu najlepszego kalendarza, najlepszego darmowego cyfrowego planera, najlepszego narzędzia marketingowego, najlepszej aplikacji do robienia notatek i najlepszego narzędzia do śledzenia czasu, zachowaj je. Używaj ich dobrze, a staną się Twoimi najlepszymi przyjaciółmi.
Korzystaj z darmowych wersji próbnych i eksperymentuj, aż je znajdziesz.
Czytaj także:
- Najlepsze aplikacje zwiększające produktywność
- Jakie są najlepiej oceniane narzędzia AI zwiększające produktywność?
15. Tworzenie rutyny
Jest absolutnie coś do powiedzenia na temat utrzymywania rutyny. Gdy tylko wybije godzina, trenujesz siebie, aby wiedzieć, jak wejść w tryb skupienia wymagany do wykonania najlepszej pracy. Konsekwencja jest kluczowym czynnikiem zwiększającym produktywność.
Próba bycia produktywnym, gdy jednego dnia pracujesz rano, następnego w nocy, a kolejnego w środku dnia, jest wyczerpująca.
Rutyna jest korzystna i z natury eliminuje rozproszenie związane z dostosowywaniem się do czegoś "nowego".
Pomyśl o stworzeniu rutyny, która nada twojemu dniu strukturę i poczucie przewidywalności. Nie będzie to działać idealnie każdego dnia, ponieważ rzeczy dzieją się nieoczekiwanie i tyle.
To, czego potrzebujesz, to podstawowa struktura budzenia się, jedzenia, pracy, wykonywania czynności i snu, która może pomóc Ci poczuć się mniej zestresowanym i bardziej zorganizowanym.
16. Utrzymuj swoje miejsce pracy w czystości i porządku
Dobrym sposobem na zachowanie jasnego umysłu i produktywnej passy jest utrzymywanie miejsca pracy w czystości. Odkładaj wszystko na swoje miejsce i zostawiaj tylko to, czego potrzebujesz do pracy.
Jeśli pracujesz w domu, udekoruj i zorganizuj swoją przestrzeń strategicznie, zgodnie z własnymi upodobaniami. Mądrze jest być minimalistą i unikać bałaganu, spróbuj. Czysta przestrzeń, czysty umysł! Ta sama logika odnosi się do wirtualnego miejsca pracy.
Czy wiesz, że cyfrowy bałagan może zdziałać cuda w zmniejszaniu niepokoju i poprawie życia zawodowego? Poczujesz się zmotywowany, a dzięki temu będziesz bardziej produktywny, jednocześnie unikając stresu. Poświęć trochę czasu na uporządkowanie plików, przeczytanie oczekujących wiadomości w skrzynce odbiorczej, sprawdzenie powiadomień w oprogramowaniu do pracy itp.
Wnioski
Oto niektóre z najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności. Nie oznacza to jednak, że wszystkie z nich sprawdzą się w Twoim przypadku. Musisz spróbować i znaleźć to, co działa lepiej dla Ciebie.
Nikt nie jest produktywny w ten sam sposób, a jeśli jesteś kimś, kto stara się być bardziej produktywny, nie próbuj nadrabiać od samego początku.
Skoncentruj się na wypróbowaniu jednej lub dwóch z tych wskazówek dotyczących produktywności na raz. Rozwijanie ich jako nawyku umożliwia każdemu rozwijanie umiejętności w tej dziedzinie, zmniejszanie stresu i osiąganie celów osobistych i zawodowych.
Ważną koncepcją, o której należy pamiętać i którą należy traktować poważnie, jest wyznaczanie granic. Dobrze jest wykazać się pewną elastycznością, zgłosić się na ochotnika do dodatkowej pracy i być proaktywnym, ale brak granic w pracy może zaszkodzić produktywności. Wyznaczanie granic zapobiega przytłoczeniu.
Równowaga i spójność to dwa pojęcia, które powinny kierować twoimi dniami pracy.
Możesz być zainteresowany: