Jak poprawić komunikację w zespole: Przewodnik krok po kroku
Dobra komunikacja jest jednym z głównych fundamentów udanego zespołu. Bez niej sukces nie jest możliwy.
Gdy istnieje pozytywna kultura komunikacji, wszyscy członkowie zespołu znają swoją rolę w przyczynianiu się do sukcesu zespołu. Ponadto dobra komunikacja sprzyja budowaniu relacji w zespole i ogólnej produktywności.
Z drugiej strony, słaba komunikacja może prowadzić do konfliktów i demotywującego środowiska, które utrudnia rozwój firmy.
Dlatego liderzy muszą promować dobrą i dokładną kulturę komunikacji i dążyć do poprawy komunikacji w swoim zespole.
W przeciwieństwie do tego, co mogłoby się wydawać, nie wymaga to znacznych inwestycji finansowych, ale raczej zbiorowego wysiłku, który musi rozpocząć się w tobie, aby uczynić dobrą komunikację priorytetem.
Jeśli korzyści płynące z dobrej komunikacji w zespole brzmią dla ciebie zachęcająco, przetestuj wskazówki, które zebraliśmy, aby poprawić komunikację w zespole.
Darmowy eBook: Kompletny przewodnik po zarządzaniu czasem zespołu
Pobierz bezpłatną kopię eBooka i poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem
Jak poprawić komunikację w zespole w 6 krokach
Efektywna komunikacja w zespole jest kluczem do sukcesu, gdy chce się stworzyć zespół o wysokiej wydajności. Dlatego też poprawa komunikacji powinna być wspólnym wysiłkiem.
Zacznijmy od podstaw! To jest to, do czego każda firma powinna dążyć, aby mieć doskonałą komunikację w zespole.
Wchłoń to, co odnosi się do Twojego kontekstu pracy i zacznij czerpać korzyści z niesamowitej komunikacji już dziś.
1. Zdefiniuj, jakie formy komunikacji najlepiej sprawdzają się w Twoim zespole
W dzisiejszych czasach zespoły przybierają różne kształty i formy. Oprócz tego, że są multidyscyplinarne, niektóre pracują w 100% zdalnie, inne mają system hybrydowy, a jeszcze inne nadal pracują twarzą w twarz.
Jeśli twój zespół ma fantastyczną możliwość elastyczności geograficznej i harmonogramu, ważne jest, aby określić, jakie formy komunikacji działają najlepiej dla twojego zespołu.
Z jakich kanałów i narzędzi komunikacji zespołowej korzystasz? Jak sprawić, by wszyscy czuli się włączeni i blisko, nawet jeśli każdy członek zespołu znajduje się w przeciwległym zakątku globu?
Pamiętaj o dwóch stylach komunikacji - synchronicznym lub asynchronicznym (wyjaśnimy to dalej). Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, w jaki sposób Twój zespół będzie z nich korzystał.
Zalecamy cotygodniową komunikację synchroniczną, wykorzystującą spotkania twarzą w twarz lub zbliżenia, a także codzienne działania głównie asynchroniczne.
Pamiętaj: nie ma jednego właściwego sposobu działania. To, co działa najlepiej dla twojego zespołu i jego specyfiki, jest tym, co powinieneś zastosować!
2. Ustanowienie etykiety komunikacji
Komunikacja jest częstym wyzwaniem dla zespołów wirtualnych, ponieważ zespoły muszą nauczyć się komunikować.
Każdy powinien dokładnie wiedzieć, jak, kiedy i dlaczego powinien się komunikować.
Na przykład, poczta elektroniczna powinna być preferowana w przypadku tematów, które muszą zostać zapisane do wykorzystania w przyszłości. Nigdy nie omawiaj istotnych kwestii na czacie firmowym; zawsze wysyłaj e-maile!
Inną dobrą praktyką jest zapraszanie na spotkania tylko tych osób, które muszą tam być.
Nie ma nic gorszego niż zablokowanie całego dnia na bezużytecznych spotkania ch, które nie wymagają Twojej obecności. Jeśli chcesz poinformować kogoś o wynikach spotkania, możesz wysłać wiadomość e-mail po jego zakończeniu.
Inną sugestią jest wyjaśnienie wszystkim członkom zespołu, że nie muszą odpowiadać na wiadomości e-mail, chyba że nadawca wyraźnie poprosi ich o to w oryginalnej wiadomości.
Gdy masz zespół rozproszony w wielu strefach czasowych lub pracujący w 100% zdalnie, musisz również lepiej przemyśleć , kiedy się komunikować.
Ustal konkretne godziny spotkań, w których wszyscy mogą uczestniczyć niezależnie od strefy czasowej i zachęcaj członków zespołu do ustawiania w swoich kalendarzach godzin "poza biurem", gdy są na wakacjach.
Taka etykieta komunikacji pomaga zespołowi skupić się na tym, co ważne, oszczędzając cenny czas na bardziej znaczące zadania i zmniejszając stres w pracy.
Dowiedz się, jak stres może obniżyć Twoją produktywność na naszym blogu.
3. Stwórz konkretne momenty na informacje zwrotne
Informacja zwrotna jest ważna. Nie wystarczy jednak stworzyć bezpieczną przestrzeń, w której wszyscy czują się komfortowo, dzieląc się obawami, błędami i ucząc się.
Oprócz spontanicznych informacji zwrotnych, istnieją z góry ustalone momenty, w których można zaoferować informacje zwrotne członkom zespołu. Pomocne może być zablokowanie tych momentów w czasie.
Podczas gdy spotkania zespołowe mogą być odpowiednie do przekazywania zbiorowych informacji zwrotnych, spotkania 1:1 z menedżerami są doskonałą okazją do szczerego i przejrzystego przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych. Upewnij się, że odbywają się one regularnie!
Postaraj się również, aby informacje zwrotne nie były jednokierunkowe - powinieneś być chętny do przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych, niezależnie od tego, czy są one pozytywne, czy negatywne.
Jednocześnie pracownicy powinni być zachęcani do poszukiwania i oferowania informacji zwrotnych.
Jednym ze sposobów jest przeprowadzanie anonimowych ankiet. Ludzie często czują się onieśmieleni koniecznością powiedzenia tego, co myślą, nawet jeśli atmosfera jest doskonała. A może mają sugestie dotyczące ulepszeń lub organizacji i potrzebują więcej odwagi, aby się nimi podzielić.
Pod koniec każdego roku przeprowadź anonimową ankietę i zachęć członków zespołu do anonimowego podzielenia się swoimi przemyśleniami.
Nie zapomnij ustalić etykiety informacji zwrotnej, o której mówiliśmy wcześniej, aby upewnić się, że są to przyjemne chwile dla wszystkich!
Darmowy eBook: Kompletny przewodnik po zarządzaniu czasem zespołu
Pobierz bezpłatną kopię eBooka i poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem
4. Regularne spotkania 1:1
Oprócz przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych, regularne spotkania indywidualne są okazją do poruszenia pewnych kwestii i sprawdzenia dobrego samopoczucia każdego członka zespołu.
To także świetny sposób na lepsze poznanie przełożonych lub współpracowników i rozwijanie relacji opartych na współpracy.
Jako lider, nie prosimy Cię o przyjęcie roli psychologa, ale raczej o dbanie o dobre samopoczucie swoich pracowników i okazywanie tego.
Jest to obowiązkowa cecha dobrego lidera zespołu.
5. Organizowanie działań integracyjnych
Działania związane z budowaniem zespołu były już wcześniej przedstawiane jako strategia poprawy komunikacji w zespole. Nasza propozycja jest jednak nieco inna.
Zamiast organizować zajęcia integracyjne poza godzinami pracy, na które nikt nie ma ochoty, spróbuj promować bardziej organiczne działania z członkami zespołu.
Piknik w porze lunchu, przedłużone śniadanie raz w miesiącu, a nawet mistrzostwa w grach planszowych sprawią, że współpracownicy poczują się bardziej komfortowo w swoim towarzystwie i naturalnie będą się lepiej komunikować.
6. Centralizacja informacji
Jednym z głównych czynników entropii jest brak centralizacji informacji. Usprawnij komunikację swojego zespołu, upewniając się, że wszystkie dane są w jednym miejscu, uporządkowane i dostępne dla wszystkich.
Jest to szczególnie przydatne dla nowych pracowników w zespole, którzy mogą być autonomiczni w znajdowaniu informacji, zamiast tracić czas na ich wyszukiwanie.
7. Polityka otwartych drzwi
Być może znasz tę zasadę, ale czy udało Ci się ją wdrożyć?
W kontekście miejsca pracy polityka otwartych drzwi odnosi się do podejścia, w którym menedżerowie lub przełożeni są otwarci na wysłuchiwanie pytań, wątpliwości, skarg, sugestii i obaw pracowników.
Polityka otwartych drzwi polega na dostępności do wyższych szczebli hierarchii i przełamywaniu fizycznych i psychologicznych barier, które kiedyś istniały między szefem a pracownikiem.
Polityka otwartych drzwi ma na celu promowanie kultury otwartej, uczciwej i przejrzystej komunikacji.
W ten sposób pracownicy i menedżerowie mogą skutecznie omawiać i rozwiązywać różnorodne kwestie związane z pracą i miejscem pracy oraz upewnić się, że wszyscy czują się wysłuchani i połączeni.
8. Przejrzystość i unikanie żargonu
Jednym z najlepszych sposobów na poprawę komunikacji w zespole jest priorytetowe traktowanie przejrzystości. Ponadto w komunikacji zespołowej należy unikać używania żargonu, który może dezorientować innych członków zespołu. Bądź bezpośredni i jasny.
Jeśli wszyscy są ze sobą szczerzy co do swoich oczekiwań, obaw i emocji, prawdopodobieństwo nieporozumień znacznie spada.
Dla liderów konieczne jest zachowanie przejrzystości w zakresie wyników zespołu i firmy. Stworzy to poczucie odpowiedzialności wśród pracowników, motywując ich do dążenia do osiągnięcia swoich celów.
Znajdź różnicę między celami krótkoterminowymi a długoterminowymi.
Ważne jest również, aby zaoferować członkom zespołu kontekst i pokazać im, jak ważna jest ich praca. Zawsze staraj się uświadomić im wpływ ich dobrej pracy, sprawiając, by czuli się docenieni.
Poproś o pomoc! Nie bój się wyrażać swojej wrażliwości i przyznawać się do błędów. Nikt nie wierzy, że menedżerowie są bogami. Jak wszyscy ludzie, oni również popełniają błędy i potrzebują pomocy.
Często pytaj, w czym możesz pomóc i co ich martwi. To również zachęci ich do bycia wrażliwymi i proszenia o pomoc, tworząc kulturę wzajemnego wsparcia w zespole.
9. Promowanie kultury stałej informacji zwrotnej
Informacja zwrotna jest jednym z najważniejszych elementów komunikacji w zespole.
Ludzie muszą wiedzieć, jak radzą sobie pod względem wydajności, aby zachować motywację i zaangażowanie.
Podczas spotkań 1:1 przekazuj informacje zwrotne każdemu członkowi zespołu i omawiaj jego oczekiwania dotyczące rozwoju. Nie zapomnij również skorzystać z okazji i zapytać, czy mają jakieś uwagi na twój temat.
Jednak informacje zwrotne powinny być przekazywane w więcej niż jakiejkolwiek formie. Powinieneś być uważny i przestrzegać podstawowych zasad, które robią różnicę.
Jak przekazywać informacje zwrotne członkom zespołu:
- Upewnij się, że Twoja opinia jest konstruktywna. Czy dodaje odbiorcy ważną wiedzę i pozostawia miejsce na poprawę? Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zrób to!
- Miej na uwadze ich uczucia. Bądź delikatny w słowach i traktuj swojego współpracownika z szacunkiem, unikając osądzania lub zbyt protekcjonalnego traktowania. Oceń jego reakcje i przestań, jeśli poczuje się niekomfortowo.
- Poproś o pozwolenie na przekazanie informacji zwrotnej. Nie zawsze jest odpowiedni czas na przekazywanie informacji zwrotnych i nie zawsze jest odpowiedni czas na ich otrzymywanie. Przed rozpoczęciem rozmowy upewnij się, że wszyscy czują się komfortowo.
- Bądź konkretny. Unikaj niejasności i używaj przykładów, aby zilustrować przekazywane informacje zwrotne.
- Uzasadnij, dlaczego przekazujesz tę informację zwrotną. Upewnij się, że odbiorca rozumie wpływ danej pracy i dlaczego należy ją poprawić.
- Zaproponuj konkretne kolejne kroki. Jeszcze raz, bądź konkretny.
10. Korzystanie z narzędzi komunikacji cyfrowej
Kiedy patrzymy wstecz i wspominamy rok 2020, trudno nie myśleć o tym, jak technologia pomogła nam w tamtych czasach.
Wiele firm korzystało już z narzędzi cyfrowych do zarządzania zdalnymi zespołami, ale pandemia przyspieszyła tę cyfryzację.
Narzędzia komunikacyjne mogą pomóc poprawić komunikację z zespołem, pomagając w dwóch stylach komunikacji.
- Komunikacja synchroniczna: rozmowy twarzą w twarz, czaty, wideokonferencje i wszelkie inne interakcje odbywające się w czasie rzeczywistym.
- Komunikacja asynchroniczna: Wszystko, co nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, np. wiadomości e-mail, raporty lub nagrane filmy.
W dzisiejszych czasach świat pracy przeżywa rewolucję. Coraz więcej firm stosuje elastyczne rozwiązania dotyczące fizycznej obecności w biurze.
Niezależnie od tego, czy pracujesz twarzą w twarz, hybrydowo, czy w pełni zdalnie, oto niektóre z narzędzi, które mogą pomóc Ci skuteczniej komunikować się z zespołem:
- Natychmiastowy czat: Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Workplace
- Narzędzia do udostępniania plików: Dysk Google, Dropbox i OneDrive
- Synchronizacja kalendarza: Kalendarz Google i Microsoft Outlook
- Połączenia wideo: Zoom, Google Meet lub Skype
Narzędzia komunikacji cyfrowej mogą być Twoimi sprzymierzeńcami, nawet jeśli pracujesz twarzą w twarz.
Na przykład, tylko czasami ma sens przerywanie współpracownikom, aby ich o coś zapytać. Ponadto, czy to spotkanie nie mogłoby być wysłane e-mailem? Albo wiadomość na wewnętrznym firmowym czacie? Bądź uważny i korzystaj z narzędzi, które dała nam technologia!
WSKAZÓWKA: Zwiększ produktywność zespołu, korzystając z najlepszej integracji śledzenia czasu w Kalendarzu Google.
11. Priorytet dla połączeń wideo
Nawet podczas pracy zdalnej dobrze jest utrzymywać znajomość między członkami zespołu, ponieważ ułatwia to komunikację. Ty i członkowie Twojego zespołu musicie więc widzieć się podczas spotkań.
Rozmowy wideo ułatwiają komunikację poprzez odczytywanie mimiki i języka ciała drugiej osoby, unikanie nieporozumień i wzmacnianie więzi.
Oczywiście zawsze znajdą się osoby bardziej powściągliwe, które wolą nie mieć włączonej kamery. Powinieneś wyjaśnić im znaczenie korzystania z wideo, ale jeśli ich opinia pozostaje taka sama, uszanuj ich życzenia.
12. Szybkie rozwiązywanie konfliktów
Każdemu z nas zdarzyło się, że współpracownik nieustannie źle wypowiadał się o innych, a nawet o swoich szefach.
To niezadowolenie może mieć wiele przyczyn, z których jedną jest brak rozwiązania podstawowych konfliktów, które następnie eskalują i stają się intrygujące.
Choć mogą wydawać się nieistotne, konflikty w pracy są jak zgniłe jabłka - zaczyna się od jednego, a następnie rozprzestrzenia się postawa obmawiania.
Nierozwiązanie problemów powoduje również frustrację, która może skutkować jeszcze większymi kłótniami w późniejszym czasie.
Unikaj niepotrzebnych napięć, które tworzą złą atmosferę i negatywnie wpływają na wydajność wszystkich pracowników, rozwiązując konflikty szybko i skutecznie.
Przeprowadź szybką i przejrzystą rozmowę i bądź szczery z kolegą, z którym się nie zgadzasz. Ta polityka przejrzystości i komunikacji rozprzestrzeni się na cały zespół, pozytywnie wpływając na ogólne środowisko zespołu.
Przeczytaj także, jak ra dzić sobie z leniwym pracownikiem i jak radzić sobie z pracownikiem, który narzeka na obciążenie pracą.
Wnioski
Dobra komunikacja jest jednym z podstawowych filarów sukcesu zespołu.
Słaba komunikacja jest również jednym z głównych powodów, dla których zespół może nie odnosić sukcesów. Możesz poprawić komunikację w swoim zespole, zapewniając, że jest ona skuteczna, zdrowa i szczera.
Możesz być zainteresowany: