4 D zarządzania czasem: Co to jest i jak z tego korzystać
Czy przeżyłeś dni, kiedy czułeś, że nie osiągnąłeś niczego, co spodziewałeś się osiągnąć? Chociaż dzień składa się z 24 godzin, trudno jest przełożyć godziny pracy na absolutną produktywność.
Być może wypróbowałeś wiele metod poprawy, ale nie wydaje się, aby były odpowiednie. 4 D zarządzania czasem mogą poprawić Twoją perspektywę produktywności i naprawdę rozwinąć Twój czas i terminy.
Pobierz swój egzemplarz e-booka i poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem
W tym artykule dowiesz się definicji 4D zarządzania czasem, jego znaczenia i wagi, a także, jak stosować go w swoich projektach.
Jakie są 4D zarządzania czasem?
4D w zarządzaniu czasem to: Usuń, Deleguj, Odłóż i Zrób . To dobra technika zarządzania czasem , aby kategoryzować i ustalać priorytety zadań , pomagając zwiększyć produktywność i wydajność poprzez skupienie się na najważniejszych i unikanie przytłoczenia.
W naszym przewodniku możesz zobaczyć, w jaki sposób 4D są podobne do macierzy zarządzania czasem .
Co oznacza zasada 4D w zarządzaniu czasem?
Zanim zaczniesz cokolwiek, musisz ocenić zadanie i/lub działanie i zdecydować, w której kategorii powinny pozostać. Zobaczysz, że dzięki 4D Twoja produktywność znacznie wzrośnie i ustabilizuje Twoją codzienną pracę.
Ostatecznie pomaga to product managerom nie być konfrontowanym ze wszystkimi zadaniami naraz. Zamiast tego mogą oni ustalić priorytety swojego czasu i uczynić swój dzień jeszcze bardziej wydajnym w przypadku ważniejszych zadań, które wymagają Twojej uwagi.
Dzięki 4 D zarządzania czasem możesz utrzymać swoją produktywność na stałym poziomie, co znacznie poprawia oczekiwanie na projekt. Dzięki właściwie priorytetyzowanym zadaniom istnieje wiele pozytywnych aspektów dostarczania usługi/produktu.
1. Usuń
Ta pierwsza czynność umożliwia kierownikowi projektu wyeliminowanie wszelkich nieistotnych zadań i/lub projektów z Twojej niekończącej się listy. Wszystko, co jest przypisane do tej kategorii, reprezentuje coś, co nie jest warte Twojego cennego czasu.
Uczestniczenie w niepotrzebnych spotkaniach , które nie będą miały na Ciebie wpływu, i zgadzanie się na każdą prośbę to czynności, których możesz uniknąć, aby wyprzedzić te niepotrzebne zadania.
2. Deleguj
Kiedy masz do wykonania ważne zadanie, ale okazuje się, że możesz je wykonać tylko samodzielnie, to jest czas na przejście do drugiego aktu.
Delegowanie zadania oznacza, że przypisujesz tę odpowiedzialność komuś innemu w swoim imieniu. Na przykład raporty są czymś niezbędnym do ukończenia, aby udokumentować postęp projektu.
Jest to zadanie, które możesz delegować jednemu z członków swojego zespołu, gdy zajmujesz się pilnymi sprawami.
3. Odłożyć
Trzecia czynność ma na celu wstrzymanie dowolnego zadania przypisanego komuś, ponieważ nie musi ono być wykonywane natychmiast.
Dzieje się tak, gdy istnieje zadanie priorytetowe, które wymaga uwagi wszystkich. Nie oznacza to jednak, że zadanie to nie zostanie ukończone, zamiast tego zostanie ponownie rozpatrzone, gdy w kanale zespołu będzie wolny czas.
Na przykład nie musisz od razu czytać wszystkich swoich e-maili. Możesz skończyć ważniejsze zadania, a gdy będziesz mieć wolny czas, możesz przeczytać oczekujące e-maile.
4. Zrób
Czwarta czynność obejmuje ukończenie zadań, które masz dostępne w swoim kanale. Są to zazwyczaj pilne zadania, które wymagają Twojej uwagi i muszą zostać ukończone tak szybko, jak to możliwe.
Doskonałym przykładem jest zaplanowane zadanie, takie jak prezentacja, w której dotrzymujesz terminu. Jeśli nie uszanujesz zadań z tej czwartej kategorii, skutki mogą być katastrofalne.
Dlaczego 4D są ważne w zarządzaniu czasem?
Znaczenie ustanowienia 4D zarządzania czasem opiera się na filtrowaniu zadań, aby pomóc kierownikom projektów. Codziennie muszą radzić sobie z wieloma prośbami z różnych źródeł, co bardzo utrudnia ich pracę.
To właśnie wtedy 4D zarządzania czasem wkraczają do rozmowy i zmieniają sposób organizacji codziennych zadań. Poprzez przypisanie każdego zadania do kategorii możesz zachować wszystko uporządkowane i przefiltrowane, co oznacza, że projekt może przebiegać płynnie przez cały proces.
Stanie się tak, że product manager nie będzie czuł się tak przytłoczony przydzieleniem zadań. Głównym celem jest to, aby wszyscy pozostali skupieni na pracy nad ukończeniem zadań, które mają do wykonania, jak również samego projektu.
Wreszcie opanujesz zarządzanie czasem , a co za tym idzie, osiągniesz szczyt swojej produktywności.
Darmowy eBook: Najlepsze techniki zarządzania czasem
Pobierz swój egzemplarz e-booka i poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem
Jak wykorzystać 4D w zarządzaniu czasem
Zanim zaczniesz jakiekolwiek zadania, musisz spojrzeć na swoją listę rzeczy do zrobienia w bardziej całościowym widoku. Możesz oddzielić każdy element za pomocą wykresu i wstawić każde zadanie do każdej kategorii. Oto przykład, jak możesz zastosować 4 D:
| Kategoria | Zadanie |
|---|---|
| Delegat | Tworzenie raportu |
| Do | Zrób prezentację |
| Odraczać | Przeczytaj swoją skrzynkę odbiorczą |
| Usuwać | Niepotrzebne spotkania |
To świetne narzędzie do optymalizacji czasu, ponieważ będziesz w stanie wyświetlić, co masz w swoim pipeline i mieć jasny obraz tego, co jest dla Ciebie priorytetem. Resztę zadań możesz również delegować, opóźniać, a nawet eliminować.
Szukasz sposobu na zwiększenie swojej produktywności? Znajdź najlepsze wskazówki, jak zaoszczędzić czas w naszym poście.
Jednak musisz ustalić cel, zanim się w cokolwiek zaangażujesz. Na przykład, co chcesz osiągnąć, korzystając z tego modelu? Gdy znajdziesz odpowiedź na to pytanie, będziesz mieć zielone światło, aby wykonać kroki stworzone dla 4D zarządzania czasem.
Przypisanie każdego zadania do jego kategorii wydaje się trudne, ale jest niezbędne do opracowania tej metody i postępu projektu. Pamiętaj, że wykonanie tej trudnej definicji zaoszczędzi Ci niezmierzonych godzin pracy, które mógłbyś poświęcić na pilne i ważne zadania.
Gdy już pokonasz to wyzwanie, będziesz mieć praktykę, której potrzebujesz, aby wykonać resztę kroków. Odkryjesz, że ty i twój zespół jesteście bardziej zorganizowani i ustrukturyzowani niż kiedykolwiek wcześniej.
To świetne narzędzie pomoże Ci walczyć z wypaleniem zawodowym i stresem, których możesz doświadczać, gdy masz mnóstwo zadań i trudności organizacyjnych.
Przeczytaj także: Jak zorganizować się w pracy, gdy czujesz się przytłoczony.
Wnioski
Na koniec artykułu warto podkreślić, że jest to prosta metoda, jednak jej skuteczność może być zadziwiająca dla niektórych kierowników projektów.
Jeśli chcesz zwiększyć swoją produktywność i przejąć kontrolę nad swoim czasem, metoda 4D jest doskonałym wyborem dla Ciebie i postępu cyklu życia Twojego projektu .
Ważne jest, aby zrozumieć, że ta metoda może Ci nie odpowiadać, ale najpierw musisz ocenić swoje opcje i rozważyć wypróbowanie zasady 4D.
Kiedy już wyrobisz sobie opinię na dany temat, możesz zdecydować, co jest najlepsze w Twoim przypadku.
Możesz być zainteresowany: