Dårlig tidsstyring: Tegn og umiddelbare måter å takle det på

Forestill deg at arbeidsdagen er over. Du sjekker gjøremålslisten din og innser at halvparten av den ennå ikke er krysset av. Du blir overveldet av frustrasjon.

Seriøst, hva skjedde? Du har vært lenket til pulten din siden soloppgang. Hvorfor fikk du ikke utrettet mer?

Sannsynligvis skyldes det dårlig tidsstyring - men ikke bekymre deg. Forskning viser at alt du trenger å gjøre, er å forbedre disse tre tidsrelaterte ferdighetene:

• Bevissthet om tid
• Tidsplan
• Tilpasning i tid

La oss se nærmere på disse ferdighetene og enkle tidsstyringsstrategier for å mestre dem.

Hva er dårlig tidsstyring?

Hvordan vet du at du er en dårlig tidsforvalter? Du har en ineffektiv tidsbruk, som kjennetegnes av manglende prioritering, organisering og kontroll over dine oppgaver og ansvarsområder. Det resulterer i redusert produktivitet med uferdige oppgaver, overskredne tidsfrister og økt stressnivå.

For å forstå dårlig tidsstyring bedre, skal jeg forklare hva tidsstyring er.

Tidsstyring handler om å planlegge og kontrollere hvor mye tid vi bruker på ulike aktiviteter. Det innebærer å sette seg realistiske mål, prioritere oppgaver og fordele tiden effektivt for å oppnå de ønskede resultatene.

Det handler om å være bevisst med timene og minuttene i stedet for å la dem forsvinne.

Dårlig tidsstyring er naturligvis det motsatte. Det fører til dårlig tidsstyring, at du kaster bort tid på å utsette arbeidet, at du planlegger dårlig, og at du ikke føler at du har tid til ting som fyller koppen din.

La oss nå rette søkelyset mot de røde flaggene som skriker "dårlig tidsstyring".

Husk at det å gjenkjenne disse tegnene er det første skrittet mot en positiv endring. Ikke klandre deg selv. Ifølge en undersøkelse utført av Salary.com innrømmer 89 % av alle ansatte at de sløser bort tid på jobben hver dag.

Her er noen av tegnene på dårlig tidsstyring:

• Kronisk forsentkomming: Du skynder deg hele tiden og ber om unnskyldning for at du kommer for sent på jobb, enten det gjelder samtaler eller manglende overholdelse av tidsfrister. Hvis denne atferden er konsekvent, er det et sikkert tegn på at tidsallokeringen din er ineffektiv.
• Du føler deg overveldet: Du er konstant stresset over arbeidsmengden og vet ikke hvor du skal begynne eller hva du skal begynne med. Å tenke på tiden du har til rådighet i løpet av dagen og alle oppgavene du må bli ferdig med, er knyttet til merkelappen tidsangst.
• Prokrastinering: Du utsetter viktige oppgaver til siste øyeblikk. Du føler deg overveldet og har angst for å prestere i siste liten. Dette er også klassiske symptomer på dårlig tidsstyring.
• Du blir stadig avsporet: Du blir lett distrahert av e-post, sosiale medier eller andre distraksjoner. Du må vite fra starten av at det ødelegger produktiviteten din å bytte kontekst.
• Manglende evne til å si "nei": Du forplikter deg ofte for mye til flere oppgaver eller prosjekter som virker gunstige for veksten din, men som ender med at du ikke får fullført hovedprosjektene dine.

💭 Jeg har selv slitt med å si nei på jobb og gjorde grundig research på hvordan man kan begynne å si nei. Jeg fant en praktisk måte og skrev alt om det i artikkelen Hvordan si nei på jobben.

• Å forsømme seg selv: Du har kanskje et godt profesjonelt rykte fordi du gjør en god jobb, men det går ut over privatlivet ditt. Du har ingen rutiner for egenpleie, personlige relasjoner eller mental helse, og du har det ikke bra med det.

Hvordan kan jeg forbedre tidsstyringen min?

Det er ingen mangel på råd på internett, men forskning utført av Academy of Management viser at det er tre ferdigheter som skiller suksess fra fiasko når det gjelder tidsstyring:

• Tidsbevissthet: Tenke og estimere tid realistisk, ettersom tiden er begrenset.
• Tidsplanlegging: Utforming og organisering av oppgaver, mål og arbeidsplaner for å bruke tiden effektivt.
• Tidstilpasning: Overvåke tidsbruken mens du utfører aktiviteter, og justere den underveis basert på avbrytelser og endrede prioriteringer.

Med andre ord: Hvis du har en realistisk tilnærming til tidsplanlegging, er klar over at tiden er begrenset, og forvalter den med fleksibilitet, er du en vellykket tidsforvalter. La oss se nærmere på hvert av de ovennevnte punktene og se hvordan du kan jobbe med dem:

Behersk tidsbevisstheten din

Tidsbevissthet handler ikke om en gigantisk tidsstyringsstrategi, men om å være realistisk med tiden din og innse at døgnet bare har 24 timer, selv om du kanskje skulle ønske noe annet.

Det handler om å utvikle en god fornemmelse av hvor lang tid oppgaver tar, i stedet for hvor lang tid du skulle ønske de tok.

1. Kontroller tiden din

For å bli bevisst på hvordan du bruker tiden din, må du gå tett på tidsvanene dine.

En automatisk tidsregistrering kan hjelpe deg med det. For eksempel, Timeular sporer tiden din automatisk og gir deg en ærlig og objektiv oversikt over hva timene dine egentlig går med til.

Med en tidsrevisjon er det ikke lenger nødvendig å gjette eller glemme de 45 minuttene du brukte på å bla gjennom memes. Den harde sannheten er at du nå har et klart, datadrevet bilde av tidsbruken din. En slik tidsrevisjon, på Timeular, viser med presisjon hvor mye tid du har brukt på hver enkelt oppgave, uten manuell innblanding fra din side.

En av rapportene viser hvor mye av tiden din som ble brukt produktivt eller ikke. Her er en forhåndsvisning:

2. Estimer tiden din

Etter hvert som du har blitt tidsbevisst, kan du nå lage mer realistiske estimater og planer for fremtiden, og det er på tide å omsette denne innsikten til handling. Det er en fordel å sjekke rapporten med en innramming i bakhodet. Følgende spørsmål kan være til hjelp:

• Hvor mye tid estimerte jeg for prosjekt X, og hvor mye tid brukte jeg?
• Hvor lang tid har lignende oppgaver eller prosjekter tatt tidligere? Gå inn på Timeular og se etter oppgaver eller prosjekter som er av samme art eller har samme omfang som planen din. Sjekk hvor mye tid du brukte på hver fase eller komponent, og bruk dette som et utgangspunkt for det nye prosjektestimatet.
• Har jeg en tendens til å undervurdere tiden jeg trenger til research eller revisjoner?
• Er det visse typer oppgaver som alltid tar lengre tid enn du forventer?
• Hvilke eksterne faktorer påvirket hvor mye tid jeg brukte på prosjekt X?
• Hva er min gjennomsnittlige "produktive" tid per dag eller uke? Bruk dette til å vurdere hvor mange prioriterte oppgaver eller prosjekter du realistisk sett kan få plass til i timeplanen din, og juster estimatene basert på tilgjengelig kapasitet.

Behersk tidsbevissthet med enkle verktøy

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track your time and audit it in < 1 minute a day.

Start din 30 dagers gratis prøveperiode nå

• Hvor mye buffertid trenger jeg for å ta høyde for uventede problemer? Se på tidsrapporteringssystemet ditt for å se hvor mye tid du vanligvis bruker på uventede oppgaver eller problemer, og bygg inn denne bufferen i de fremtidige estimatene dine.

Behersk tidsorganiseringen din

I denne fasen tar du på deg strateghatten og blir arkitekten bak timeplanen din. Det handler om å sette seg oppnåelige kortsiktige og langsiktige mål, prioritere oppgavene dine og lage en tidsplan som maksimerer produktiviteten din uten at det går på bekostning av sunn fornuft.

Det er her du kan gjøre feil i tidsstyringen som fører til dårlig balanse mellom arbeid og fritid, økt stressnivå og bortkastet tid. Så la oss se hvordan du kan få kontroll over prosessen:

1. Sett deg realistiske mål

Nøkkelen til å sette seg mål ligger i å dekomponere store mål i håndterbare komponenter som er i tråd med produktivitetsmønstrene dine. I stedet for å sette deg ambisiøse mål som "fullfør hele prosjektgjennomgangen innen fredag", bør du fokusere på spesifikke, målbare milepæler: "ferdigstill det opprinnelige rammeverket innen onsdag ettermiddag".

Her er trinnene du bør vurdere når du skal sette deg konkrete mål:

• Gjør en realitetssjekk
  • Vurder din nåværende arbeidsmengde og pågående prosjekter
  • Gå gjennom tidsregistreringsdata fra tidligere lignende prosjekter
  • Tenk over energimønstrene dine i løpet av dagen
  • Vær ærlig om potensielle hindringer og begrensninger
• Bruk "nedskaleringsmetoden"
  • Del opp store mål i mindre, konkrete milepæler
  • Hver milepæl skal kunne oppnås i løpet av 1-3 arbeidsøkter
  • Definer klare kriterier for fullføring av hver milepæl
• Fastsett suksessmålene dine
  • Fastsett spesifikke, målbare resultater for hvert mål
  • Definere hva "ferdig" innebærer i konkrete termer
  • Lag kontrollpunkter for å måle fremdriften
  • Bestem hvordan du vil følge opp og evaluere resultatene
• Bygg inn strategiske buffere
  • Legg til 20-30 % ekstra tid til de opprinnelige estimatene for buffertid
  • Lag beredskapsplaner for de høyest prioriterte målene dine
• Tilpass deg dine topprestasjoner
  • Prøv å gjøre de utfordrende oppgavene i de timene du har mest energi
  • Planlegg rutineoppgaver i perioder med lavere energiforbruk
  • Beskytt de mest produktive tidene dine mot avbrudd med tidsblokkering

2. Prioriter oppgaver på riktig måte

Alle oppgaver føles til tider presserende, men du trenger å øke produktiviteten og prioritere den ene oppgaven som virkelig beveger nålen. Jeg vil introdusere deg for Eisenhower-matrisen for å oppfylle det ovennevnte formålet:

Eisenhower-matrisen, også kjent som Tidsstyringsmatrisen, ble skapt av tidligere president Dwight D. Eisenhower under andre verdenskrig. Det er en enkel måte å prioritere oppgavene dine på, basert på hvor mye det haster og hvor viktige de er.

Denne metoden kategoriserer oppgaver i fire kvadranter:

• Det haster, det er viktig: Gjør først (brannslukkingsmodus).
• Viktig, ikke presserende: Tidsplan (langsiktige, viktige prosjekter).
• Haster, ikke viktig: Deleger (arbeid som kan håndteres av noen andre i teamet).
• Verken haster eller er viktige: Slett: (disse oppgavene er ofte tidstyverog må derfor fjernes).

Gjør følgende for å prioritere oppgavene dine ved hjelp av Eisenhower-matrisen:

1. Skriv opp alle oppgavene du har for dagen.
2. Vurder hvor viktig hver oppgave er, og hvor mye det haster.
3. Plasser hver oppgave i kvadranter i henhold til dette.
4. Gjør noe med det: Begynn med viktige og presserende oppgaver, og deretter følger de andre kvadrantene.

3. Organiser oppgavene dine

For å organisere oppgavene dine kan du bruke en enkel Kanban-tavle. Dette visuelle arbeidsflytstyringsverktøyet hjelper deg med å dele opp prosjektene dine i små oppgaver, følge med på fremdriften og identifisere flaskehalser før de får hele virksomheten til å spore av.

Ved å organisere arbeidet ditt i oversiktlige, håndterbare faser kan du holde fokus, unngå overveldelse og feire seire underveis. I tillegg er det noe tilfredsstillende ved å flytte de små oppgavekortene fra "påbegynt" til "fullført". Det er som den voksne versjonen av å få en gullstjerne på leksene.

Kanban innebærer å organisere oppgaver i tre enkle kategorier:

• Å gjøre
• Pågående
• Ferdig

Behersk tidstilpasningen din

Tidstilpasning handler om å være fleksibel, være til stede og bruke tiden bevisst. Du må kunne justere strategien din underveis og ikke la uventede avbrytelser eller endrede prioriteringer få deg ut av sporet. For å forbedre tilpasningsferdighetene dine må du bli en mester i å overvåke din egen tid og energi.

Det betyr at du jevnlig må sjekke inn med deg selv, vurdere fremgangen din og gjøre justeringer etter behov. Still deg selv spørsmål som disse:

• Bruker jeg for mye tid på oppgaver med lav prioritet? Er ettermiddagssvikten verre enn et tonn murstein?

Ikke vær redd for å snu om, delegere eller til og med ta en velfortjent pause når kroppen og hjernen sier fra om at det er på tide. Når den 30-minutters oppgaven sniker seg inn på 45 minutter, må du ikke få panikk - bruk disse dataene til å forbedre estimatene dine for fremtiden.

En viktig tilpasningskompetanse er å lære seg å styre energien sin, ikke bare tiden.

Det betyr at du må ta hensyn til din naturlige rytme og jobbe med, snarere enn mot, din egen biologi. Hvis du vet at du er en morgenfugl som gjør ditt beste arbeid før middagstid, må du ikke tvinge deg selv til å jobbe over midnatt. Hvis du er en natteravn som er på topp etter solnedgang, bør du omfavne det og strukturere dagen deretter.

Og husk at selv de beste planer av og til går galt. Når det skjer, må du ikke klandre deg selv. Trekk pusten dypt, revurder prioriteringene dine, og snu deg rundt med fleksibilitet.

Få bukt med dårlig tidsstyring med de rette verktøyene

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track your time and manage it in < 1 minute a day.

Start din 30 dagers gratis prøveperiode nå

Begynn å mestre tidsstyring

Nå bør du ha lært at god tidsstyring innebærer å være bevisst på at tiden din er begrenset, deretter å organisere den med en struktur som mål, prioriteringer, Kanban-tavle og til slutt å tilpasse seg nye utfordringer.

Du blir ikke en mester i tidsstyring over natten, men med litt øvelse vil du oppnå en bedre balanse mellom jobb og fritid og selvrealisering i takt med at du overvinner flere oppgaver.

VANLIGE SPØRSMÅL