Timeseddel for flere ansatte: 3 gratis maler + oppsettveiledning

Forfatter: Madalina Roman

Det er utfordrende å holde oversikt over hvordan du bruker tiden din, for ikke å snakke om å holde oversikt over hvordan flere ansatte bruker tiden sin på jobb.

I denne artikkelen finner du derfor gratis maler for timeregistrering for flere ansatte, du kan lære hvordan du lager og tilpasser dine egne timelister, og du kan utforske et digitalt alternativ til maler.

La oss komme i gang.

Rask nedlasting:

Før du går i gang, her er de utskriftsvennlige versjonene av våre maler for timelister. Alle disse er tilgjengelige i Google Sheets, Excel-malformat for timelister og gratis utskrivbare maler for timelister i PDF-format. Bare gå til dem, så kan du laste ned alle formatene:

Mal for daglig timeliste

Med denne malen for daglige timelister kan teamledere og sjefer følge med på medarbeidernes arbeidstid og få en detaljert oversikt over det totale antallet timer de jobber hver dag.

Timelistedataene inneholder den ansattes pauser, enten de er syke eller har fri den aktuelle dagen. Denne timeseddelmalen oppfyller følgende funksjoner:

  • Samle start- og sluttider for flere ansatte i én enkelt timeliste.
  • Forstå pausemønstrene for hvert enkelt teammedlem.
  • Samle inn alle PTO, sykedager og overtidstimer for teamet ditt.
  • Opprett daglige timelister for hele teamet, og send dem til lønnsteamet.
  • Trekk ut alle data fra G-ark- eller Microsoft Excel-tidsarksmalene og legg dem til i en større rapport, for eksempel en ukentlig eller månedlig tidsarksmal. På denne måten kan du forstå utnyttelsesmønstrene i teamet ditt eller bruke timelappmalen i kapasitetsplanleggingen for fremtidige prosjekter.

Last ned malen for den daglige timelisten her:

Timelister for flere ansatte

Mal for ukentlig timeliste

Hvis du ønsker å ha en ukentlig oversikt, er ukesoppgavemalen det verktøyet du trenger. Den hjelper deg med å holde oversikt over arbeidede timer for hele uken, og på denne måten kan du enkelt administrere de ansattes timer uten å sjonglere med flere timelister samtidig.

Last ned og bruk denne timelisten, da den fyller flere funksjoner, men husk å tilpasse den til dine og teamets behov.

Last ned malen for ukentlig timeliste her:

mal for timeliste

Mal for månedlig timeliste

Hvis du er på utkikk etter en månedlig løsning for timeregistrering som kombinerer detaljert daglig tidsregistrering med grundig nærværsstyring, er den månedlige timelappmalen noe for deg. Denne malen inneholder viktig informasjon om de ansatte og detaljert sporing av ordinære timer, pauser, PTO, sykefravær og overtid.

Det er omfattende, noe som gjør det ideelt for bedrifter som trenger å føre nøyaktige månedlige personaloversikter, men som samtidig må huske å tilpasse dem til egne og teamets behov.

Last ned malene for månedlige timelister her:

Timelister for flere ansatte

Hvem bør bruke maler for timelister for flere ansatte? 

En timeseddelmal for flere ansatte er viktig for alle typer organisasjoner med ulike personalstrukturer og varierende behov for tidsregistrering.

Virksomheter med ulike typer ansatte, for eksempel heltidsansatte, innleide, skiftarbeidere og prosjektbaserte team, har stor nytte av å bruke ulike timelisteformater.

Hvis du for eksempel eier et markedsføringsbyrå, kan det hende du trenger timelister for prosjektarbeid for det kreative teamet, frilansmaler for innleide konsulenter og maler for månedlige timelister for administrativt personale. Et annet eksempel er byggefirmaer. Disse trenger ofte både daglige timelister for arbeidere på byggeplassen og ukentlige maler for prosjektledere.

På samme måte kan helseinstitusjoner dra nytte av 24-timersmaler for medisinsk personale, mens de bruker standardmaler for støttepersonell. Selv små bedrifter med variert virksomhet, som restauranter med både kjøkkenpersonale og utkjøringssjåfører, kan ha nytte av å ha flere timeseddelformater for å kunne spore ulike arbeidsmønstre og betalingsstrukturer.

Nøkkelen er at organisasjoner med komplekse behov for personaladministrasjon bedre kan håndtere sine ulike krav til tidsregistrering ved hjelp av spesialiserte maler.

Hvordan lage en timeliste for flere ansatte?

Hvis de ovennevnte timelistemalene ikke passer til dine behov, kan du lage din egen tilpassede mal for flere ansatte. Det er viktig å merke seg at det å lage egne maler krever mer tid enn å bruke gratis, ferdiglagde maler.

Et alternativ til å bygge fra bunnen av er å tilpasse en gratis timeseddelmal til ditt eget scenario. Vi har også laget andre typer maler, for eksempel en mal for prosjekttimelister for større team eller for soloarbeidere eller gründere. Last ned og tilpass dem etter behov.

Når vi nå går tilbake til å bygge opp malene for timelister som et fundament, må du huske å ta hensyn til organisasjonens spesifikke behov og personalstruktur.

Det første trinnet i arbeidet med å lage en mal for timelister for flere ansatte er å identifisere de viktigste sporingselementene. Disse elementene er

  • Informasjon om den ansatte (navn, ID, avdeling)
  • Informasjon om veileder (navn, ID, avdeling)
  • Dag- og datofelt

Deretter kan du vurdere å legge til prosjektspesifikke kolonner, for eksempel følgende:

  • Oppgavebeskrivelser
  • Tid brukt på hver oppgave
  • Frister for innlevering
  • Fakturerbare timer
  • Kunde- eller prosjektnavn, om nødvendig
  • Spesifikke kategorier av arbeidstid (vanlig, overtid, PTO)
  • Varighet på pauser og lunsjpauser
  • Start-/måltider

For å få nøyaktige beregninger bør du innlemme formler for automatisk beregning av daglige og månedlige totalsummer, overtidssatser og sluttlønn. Husk også følgende administrative elementer:

  • Felt for godkjenning av veileder
  • Signaturområder

For å få maksimal funksjonalitet bør du inkludere regler for datavalidering for å forhindre vanlige inntastingsfeil, og vurdere å legge til rullegardinmenyer for gjentatte inntastinger, for eksempel prosjektnavn eller oppgavetyper.

manuelle timelister

Hvordan spre og implementere malene

Det er ikke alltid like enkelt å rulle ut timelappmaler til teamet ditt, men med en strategisk tilnærming kan du sørge for at de blir tatt i bruk på en konsekvent måte.

Her er noen ideer til hvordan du kan sørge for at malene dine blir spredt og brukt:

  • Start med en kort opplæringsøkt for å gjøre teamet ditt kjent med malens struktur. Forklar hva som er hensikten med hvert enkelt felt, og hva som er hensikten med selve malen.
  • Del malen gjennom et sentralisert system, for eksempel bedriftens fellesdisk eller prosjektstyringsplattform. Det beste er å ha en hovedmal som er låst, og be de ansatte om å "Lagre som" med navn og dato.
  • Sett opp påminnelser for innleveringsfrister.
  • Lag et enkelt "jukseark" med skjermbilder for vanlige spørsmål i tilfelle noen har spørsmål før de blir vant til det nye instrumentet.
  • Planlegg innsending av timelister som en tilbakevendende kalenderhendelse for hele teamet.
  • Bruk delte mapper med tydelige navnekonvensjoner (for eksempel "SUBMITTED_November_2024").

Det vi har hørt fra kundene våre, er at før de gikk over til digitale timeliste-appervar det omtrent 20 % av teamene deres som fylte ut alle feltene perfekt og i tide. Andre 60 % trengte konstant å bli dyttet til å fylle ut timelappmalene, mens de resterende 20 % måtte jages hver eneste gang.

Maler for timelister er derfor ikke så brukervennlige, men før vi kommer til ulempene med maler, kommer vi her med noen forslag som vi har hørt kan fungere:

  • Regelmessige, men korte påminnelser (en rask Slack-melding gjør underverker noen ganger).
  • Utpeke en "timeseddelkompis" i hver avdeling for å minne alle på å føre timelister.
  • Månedlige gjennomganger for å fange opp og rette opp vanlige feil som infiltrerer malene dine.
  • Hold det enkelt. Jo mer avansert malen din er, desto mindre sannsynlig er det at folk vil bruke den riktig.

Hvorfor er maler for timelister ineffektive?

Selv om maler for timelister er praktiske å bruke og som oftest gratis, har de mange ulemper. Jeg har nevnt noen ulemper ovenfor, men her er enda flere:

  • De er forstyrrende og krever manuelt arbeid for å fylles ut, så de er tidkrevende.
  • Medarbeiderne glemmer ofte å sende malene videre til kollegaene sine, spesielt når det gjelder Excel-maler for timelister. Derfor forblir disse uutfylte.
  • Medarbeiderne er ofte lite positive til tidsregistreringsmaler, ettersom de ikke ser noen verdi i dem.
  • Manuelle timelister er utsatt for menneskelige feil og er vanskelige å skalere i større team.
  • Det er begrensede redigerings-og godkjenningsmuligheter.
  • Maler for timelister gir ikke sanntidsdata, slik at du kan ta informerte og raske beslutninger etter behov.

Hvordan er dedikert programvare for timelister bedre enn maler?

Digitale timelisteapper som Timeular er utviklet for å spore alt arbeid uten manuell innblanding fra din side, og genererer alle dataene du trenger automatisk.

Her er en oversikt over hva du kan få tilgang til med en Timeular:

  • Muligheten til å spore tid automatisk med AI. Appen fanger opp alt arbeid i bakgrunnen og knytter handlinger som brukeren utfører, til oppgaver. Brukeren trenger ikke å foreta seg noe.
  • Lederne får full oversikt over de ansattes tid, og timelistene genereres automatisk.
  • Møter hentes inn fra eksterne kalendere som Google, Outlook og iCal for nøyaktige timelister.
  • Muligheten til å spore tid på ulike områder som teammedlemmer, prosjekter, spesifikke oppgaver og tidsbudsjetter.
  • AI-forslag til tidsregistrering basert på kalenderen og tidligere registreringer, slik at du slipper å kaste bort tid på å legge inn de samme oppgavene to ganger.
  • Automatiserte og tilpassbare rapporter som genereres automatisk av tidsrapporteringssystemet.

Maler for timelister er et godt utgangspunkt for tidsregistrering, men hvis du trenger en mer nøyaktig og effektiv måte å spore de ansattes tid på, kan Timeular hjelpe deg.

Er du på utkikk etter en enkel, smart og sikker programvare for timelister, slik at du kan droppe manuelle timelister?