Scarsa gestione del tempo: Segni e modi immediati per affrontarla

Immaginate che sia la fine della vostra giornata lavorativa. Controllate la vostra lista di cose da fare e vi rendete conto che metà di esse non sono ancora state spuntate. La frustrazione vi travolge.

Sul serio, cosa è successo? Sei stato incatenato alla tua scrivania dall'alba. Perché non sei riuscito a fare di più?

È probabile che si tratti di una cattiva gestione del tempo, ma non preoccupatevi. Le ricerche dimostrano che basta affinare queste tre abilità legate al tempo:

• Consapevolezza del tempo
• Organizzazione del tempo
• Adattamento temporale

Scopriamo queste abilità e le semplici strategie di gestione del tempo per padroneggiarle.

Che cos'è una cattiva gestione del tempo?

Come si fa a sapere che si è un cattivo gestore del tempo? Avete un utilizzo inefficace del tempo, caratterizzato da una mancanza di definizione delle priorità, di organizzazione e di controllo dei vostri compiti e delle vostre responsabilità. Ciò si traduce in una diminuzione della produttività con compiti non portati a termine, scadenze non rispettate e un aumento dei livelli di stress.

Per capire meglio la cattiva gestione del tempo, vi spiego cos'è la gestione del tempo.

La gestione del tempo è la pianificazione e il controllo del tempo che dedichiamo alle diverse attività. Comporta la definizione di obiettivi realistici, la definizione delle priorità e l'allocazione efficace del tempo per raggiungere i risultati desiderati.

Si tratta di essere intenzionali con le ore e i minuti a disposizione, invece di lasciarli scivolare via.

Naturalmente, una cattiva gestione del tempo è l'opposto. Si traduce in uno scarso rendimento nella gestione del proprio tempo, in tempo perso a procrastinare il lavoro, a programmare male e a non avere tempo per le cose che ci riempiono.

Vediamo ora quali sono le bandiere rosse che gridano "scarsa capacità di gestione del tempo".

Ricordate che riconoscere questi segnali è il primo passo verso un cambiamento positivo. Non abbattersi. Secondo una ricerca condotta da Salary.com, l'89% dei dipendenti ammette di perdere tempo al lavoro ogni giorno.

Ecco alcuni segnali di una cattiva gestione del tempo:

• Ritardo cronico: Vi affrettate continuamente e vi scusate per essere in ritardo al lavoro, sia per le chiamate che per le scadenze non rispettate. Se questi comportamenti sono costanti, ci sono segnali inequivocabili che indicano che l'allocazione del tempo è inefficace.
• Vi sentite sopraffatti: Siete costantemente stressati dal vostro carico di lavoro e non sapete da dove cominciare o da cosa iniziare. Pensare al tempo che avete a disposizione per la giornata e a tutti i compiti che dovete portare a termine è collegato all'etichetta " ansia da tempo".
• Procrastinazione: Rimandate i compiti importanti all'ultimo minuto. Ci si sente sopraffatti e si soffre di ansia da prestazione all'ultimo minuto. Anche questi sono sintomi classici di una cattiva gestione del tempo.
• Si viene continuamente distratti: Siete facilmente distratti da e-mail, social media o altre distrazioni. Dovete sapere fin dall'inizio che il cambio di contesto distrugge la vostra produttività.
• Incapacità di dire "no": Spesso vi impegnate eccessivamente in più compiti o progetti che sembrano utili per la vostra crescita, ma che finiscono per non finalizzare i vostri progetti principali.

💭 Nota a margine: personalmente ho avuto difficoltà a dire di no al lavoro e ho fatto ricerche approfondite su come iniziare a dire di no. Ho trovato un metodo pratico e ne ho scritto nell'articolo Come dire no al lavoro.

• Trascurare se stessi: Potreste avere un'ottima reputazione professionale perché state facendo un ottimo lavoro, ma questo ha un impatto sulla vostra vita personale. Non avete una routine di cura di voi stessi, relazioni personali o salute mentale, e non vi sentite bene.

Come posso migliorare le mie capacità di gestione del tempo?

I consigli su Internet non mancano, ma una ricerca condotta dall'Academy of Management dimostra che ci sono tre abilità che separano il successo dal fallimento nella gestione del tempo:

• Consapevolezza del tempo: Pensare e stimare il tempo in modo realistico, poiché il tempo è limitato.
• Organizzazione del tempo: Progettare e organizzare compiti, obiettivi e orari di lavoro. orari di lavoro per utilizzare il tempo in modo efficace.
• Adattamento al tempo: Monitorare l'uso del tempo durante lo svolgimento delle attività e regolarlo man mano in base alle interruzioni e ai cambiamenti di priorità.

In altre parole, se avete un approccio realistico alla pianificazione del vostro tempo, siete consapevoli che il tempo è limitato e lo gestite con flessibilità, siete dei manager del tempo di successo. Analizziamo ciascuno dei punti sopra elencati e vediamo come lavorare su di essi:

Padroneggiare la consapevolezza del tempo

La consapevolezza del tempo non consiste in una gigantesca strategia di gestione del tempo, ma nell'essere realistici con il proprio tempo e nel riconoscere che, per quanto si possa desiderare il contrario, ci sono solo 24 ore in un giorno.

Si tratta di sviluppare un'acuta percezione del tempo necessario per svolgere i compiti, piuttosto che del tempo che si vorrebbe impiegare.

1. Controllare il proprio tempo

Per diventare consapevoli di come trascorrete il vostro tempo, dovete osservare da vicino le vostre abitudini temporali.

Un rilevatore automatico di tempo può essere d'aiuto in questo senso. Ad esempio, Timeular tiene traccia del vostro tempo in modo automatico e vi dà un'idea onesta e obiettiva di dove le vostre ore sono realmente impiegate.

Con una verifica del tempo, non c'è più bisogno di tirare a indovinare o di dimenticare comodamente quei 45 minuti passati a scorrere i meme. La dura verità è che ora avete un quadro chiaro, basato sui dati, del vostro impiego di tempo. Un tale controllo del tempo, in Timeular, mostra con precisione quanto tempo avete speso per ogni attività, senza alcuna interferenza manuale da parte vostra.

Uno dei suoi rapporti mostra quanto tempo è stato speso in modo produttivo o meno. Ecco un'anteprima:

2. Stimare il tempo a disposizione

Avendo acquisito la consapevolezza del tempo, ora è possibile fare stime e piani più realistici per il futuro ed è giunto il momento di mettere in pratica queste intuizioni. È utile controllare il rapporto con una cornice in mente. Le seguenti domande possono essere d'aiuto:

• Quanto tempo ho stimato per il progetto X e quanto tempo ho impiegato?
• Quanto tempo ho impiegato in passato per attività o progetti simili? Consultate i dati di Timeular e cercate attività o progetti simili per natura o portata al vostro piano. Verificate quanto tempo avete impiegato per ogni fase o componente e usatelo come base di riferimento per la stima del vostro nuovo progetto.
• Tendo a sottovalutare il tempo necessario per le ricerche o le revisioni?
• Alcuni tipi di compiti richiedono sempre più tempo del previsto?
• Quali fattori esterni hanno influenzato il tempo che ho dedicato al progetto X?
• Qual è il mio tempo medio "produttivo" al giorno o alla settimana? Utilizzate questo dato per valutare quante attività o progetti ad alta priorità potete realisticamente inserire nella vostra agenda e modificate le vostre stime in base alla capacità disponibile.

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• Quanto tempo di riserva mi serve per far fronte a problemi imprevisti? Consultate il vostro sistema di reporting del tempo per vedere quanto tempo impiegate di solito per attività o problemi imprevisti e inserite questo buffer nelle vostre stime future.

Padroneggiare l'organizzazione del tempo

In questa fase si indossa il cappello da stratega e si diventa l'architetto della propria agenda. Si tratta di fissare obiettivi raggiungibili a breve e a lungo termine, di dare priorità alle attività e di creare un piano di gestione del tempo che massimizzi la vostra produttività senza sacrificare la vostra sanità mentale.

È qui che si possono commettere errori di gestione del tempo che portano a un cattivo equilibrio tra lavoro e vita privata, a un aumento dei livelli di stress e a perdite di tempo. Vediamo quindi come controllare il processo:

1. Stabilire obiettivi realistici

La chiave della definizione degli obiettivi sta nel decostruire obiettivi sostanziali in componenti gestibili che si allineino ai vostri modelli di produttività. Piuttosto che impegnarsi in obiettivi ambiziosi come "completare l'intera revisione del progetto entro venerdì", concentratevi su tappe specifiche e misurabili: "finalizzare il quadro iniziale entro mercoledì pomeriggio".

Ecco le fasi da considerare per fissare obiettivi concreti:

• Fare un controllo della realtà
  • Valutare il carico di lavoro attuale e i progetti in corso
  • Esaminare i dati di monitoraggio del tempo relativi a precedenti progetti simili
  • Considerate i vostri schemi energetici nel corso della giornata
  • Siate onesti riguardo ai potenziali ostacoli e limiti
• Applicare il metodo del "ridimensionamento
  • Suddividere i grandi obiettivi in tappe più piccole e concrete.
  • Ogni pietra miliare deve essere raggiungibile in 1-3 sessioni di lavoro.
  • Definire criteri di completamento chiari per ogni milestone
• Stabilite le vostre metriche di successo
  • Stabilire risultati specifici e misurabili per ogni obiettivo.
  • Definire l'aspetto del "fatto" in termini tangibili
  • Creare punti di controllo per misurare i progressi
  • Stabilite come tracciare e valutare i risultati.
• Costruire buffer strategici
  • Aggiungete il 20-30% di tempo in più alle stime iniziali per il tempo cuscinetto.
  • Creare piani di emergenza per i vostri obiettivi prioritari.
• Allinearsi con le proprie prestazioni di punta
  • Cercate di svolgere i compiti più impegnativi nelle ore in cui siete più energici.
  • Programmare le attività di routine durante i periodi di minore energia.
  • Proteggete i vostri momenti più produttivi dalle interruzioni con il blocco dell'orario

2. Dare la giusta priorità ai compiti

Tutti i compiti si sentono a volte urgenti, ma è necessario aumentare la produttività e dare priorità a quell'unico compito che sposta davvero l'ago della bilancia. Vi presenterò la Matrice di Eisenhower per raggiungere questo obiettivo:

La Matrice di Eisenhower, nota anche come Matrice di gestione del tempo, è stata creata dall'ex presidente Dwight D. Eisenhower durante la seconda guerra mondiale. È un modo semplice per stabilire le priorità dei compiti in base alla loro urgenza e importanza.

Questo metodo classifica i compiti in quattro quadranti:

• Urgente, importante: Fare prima (modalità antincendio).
• Importante, non urgente: Programma (progetti importanti a lungo termine).
• Urgente, non importante: Delegare (lavoro che può essere svolto da altri membri del team).
• Non sono né urgenti né importanti: Cancellare: (questi compiti sono spesso perditempotempo, quindi devono essere eliminati).

Per stabilire le priorità dei vostri compiti con la Matrice di Eisenhower, procedete come segue:

1. Elencate tutti i compiti che avete per la giornata.
2. Valutare l'importanza e l'urgenza di ogni compito.
3. Collocare ogni compito nei quadranti corrispondenti.
4. Agire: Iniziate con le attività importanti e urgenti, seguite dagli altri quadranti.

3. Organizzare i compiti

Per organizzare i vostri compiti, potete usare una semplice lavagna Kanban. Questo strumento visivo di gestione del flusso di lavoro vi aiuta a suddividere i vostri progetti in attività di dimensioni ridotte, a monitorare i vostri progressi e a identificare i colli di bottiglia prima che facciano deragliare l'intera operazione.

Organizzando il lavoro in fasi chiare e gestibili, si può rimanere concentrati, evitare di essere sopraffatti e festeggiare i successi ottenuti lungo il percorso. Inoltre, c'è qualcosa di soddisfacente nello spostare quelle piccole schede di attività da "in corso" a "completato". È come la versione adulta del ricevere una stella d'oro nei compiti a casa.

Kanban prevede l'organizzazione dei compiti in tre semplici categorie:

• Per fare
• In corso
• Fatto

Padroneggiare l'adattamento al tempo

L'adattamento al tempo significa essere flessibili, essere presenti ed essere intenzionali con il proprio tempo. Dovete adattare la vostra strategia al volo e non lasciare che interruzioni impreviste o cambiamenti di priorità vi portino fuori strada. Per affinare le vostre capacità di adattamento, dovete diventare maestri nel monitorare il vostro tempo e la vostra energia.

Ciò significa che è necessario verificare regolarmente i propri progressi, valutarli e apportare le modifiche necessarie. Ponetevi domande come queste:

• Sto spendendo troppo tempo in attività a bassa priorità? Il crollo pomeridiano vi sta colpendo più di una tonnellata di mattoni?

Non abbiate paura di cambiare idea, di delegare o di fare una meritata pausa quando il vostro corpo e il vostro cervello vi dicono che è arrivato il momento. Quando quel compito di 30 minuti diventa di 45 minuti, non fatevi prendere dal panico: usate questi dati per affinare le vostre stime future.

Una capacità di adattamento fondamentale è imparare a gestire la propria energia, non solo il proprio tempo.

Ciò significa prestare attenzione ai propri ritmi naturali e lavorare con la propria biologia, anziché contro di essa. Se sapete di essere un'allodola mattutina che dà il meglio di sé prima di mezzogiorno, non forzatevi a fare le ore piccole. Se siete dei nottambuli che danno il meglio di sé dopo il tramonto, accettatelo e strutturate la giornata di conseguenza.

E ricordate che anche i piani migliori a volte vanno storti. Quando ciò accade, non bisogna abbattersi. Fate un respiro profondo, rivalutate le vostre priorità e cambiate rotta con flessibilità.

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Iniziare a padroneggiare la gestione del tempo

A questo punto, dovreste aver imparato che una buona capacità di gestione del tempo implica essere consapevoli del proprio tempo e del fatto che è limitato, quindi organizzarlo con una struttura come obiettivi, priorità, pannello Kanban e infine adattarsi alle nuove sfide.

Non diventerete dei maestri nella gestione del tempo da un giorno all'altro, ma con la pratica riuscirete a raggiungere un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro e a realizzarvi man mano che conquisterete un maggior numero di compiti.

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